Журнал учета движения путевых листов

Журнал учета путевых листов: форма 8

Журнал учета путевых листов – типовая унифицированная форма № 8, применяемая компаниями, имеющими транспортные средства (ТС), для осуществления контроля эксплуатации автотранспортного парка и топливных затрат. Как используют этот регистрирующий документ, является ли типовая форма обязательной к применению и возможна ли альтернатива, расскажет эта публикация.

Журнал учета движения путевых листов: что это за документ

Форма № 8 утверждена Госкомстатом в 1997 году и до 2013 года являлась обязательной для предприятий, имеющих на балансе любой автотранспорт. С начала 2013 года она перестала быть обязательной, однако это совершенно не означает, что вести журнал теперь нет необходимости.

Просто законодатели разрешили компаниям разрабатывать более удобные для себя формы документа, сохраняя, тем не менее, в нем полный набор обязательных реквизитов.

Заметим, что большинство компаний по-прежнему используют журнал учета путевых листов, дополнив необходимые (важные для компании) графы.

Типовая или измененная форма журнала вводится в документооборот отметкой в учетной политике или отдельным приказом руководителя.

Обычно журнал обновляется ежегодно, однако в крупных автотранспортных предприятиях зачастую устанавливают ежемесячный цикл, о чем также упоминают в учетной политике фирмы.

Являясь первичным учетным документом, по общему правилу журнал хранится в предприятии или архиве не меньше пяти лет.

Журнал учета движения путевых листов: как применяется

Закон обязывает фирмы и предпринимателей, использующих в деятельности ТС различных категорий, выдавать водителям путевые листы (ПЛ) — документы, дающие право их эксплуатировать.

В нем фиксируются сведения о маршруте, остатках и движении топлива, показаниях спидометра, особенностях рабочего процесса (например, число подъемов груза), времени выхода на работу и приезда в гараж. Крупные и автотранспортные предприятия практикуют ежедневную выдачу путевых листов.

Небольшие организации, деятельность которых не относится к автотранспортной, могут оформлять путевой лист водителям на срок до 1-го месяца. Но, какой бы не была периодичность выдачи путевок, они обязательно должны фиксироваться в журнале учета ПЛ.

Требования к заполнению журнала

Форма № 8 – это журнал, на титульном листе которого указывается название компании, ее статус и период охвата.

Собственно журнал – это таблица, в которую вносятся сведения обо всех выданных фирмой путевых листах.

Даже, если какой-либо из них будет неправильно заполнен и испорчен, он прикладывается к журналу с пометкой «Испорчен», а его номер должен быть занесен в общем хронологическом порядке в журнал.

Как и многие регистрационные книги, журнал имеет сквозную нумерацию листов, прошивается, заверяется росписью руководителя и печатью организации (если она есть).

Ответственность за заполнение документа и достоверность сведений в нем возлагается на сотрудника, назначенного выполнять эту работу распоряжением руководства либо в соответствии с должностными обязанностями.

Журнал учета путевых листов, форма 8, скачать можно ниже. Выглядит он так:

Все графы этой формы обязательны к заполнению. В них в хронологическом порядке отражается информация о номере ПЛ, дате выдачи, ФИО водителя, которому он выдан и его подтверждающую подпись.

При возврате путевого листа делается отметка о дате его возврата и подтверждается подписью диспетчера, который принимает лист и передает в обработку бухгалтеру.

Бухгалтер также подтверждает передачу путевок росписью в получении.

Журнал учета путевых листов: образец заполнения

№ п/л Дата выдачи п/л Водитель Гаражный № ТС Подпись Примечание
ФИО таб. № водителя в получении п/л диспетчера и дата приемки п/л и документов от водителя бухгалтера и дата приемки п/л
1 2 3 4 5 6 7 8 9
0001

Источник: https://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8

Журнал учета путевых листов: как правильно заполнять?

Журнал учета путевых листов: 5 причин вести такой журнал + 2 способа ведения + 14 обязательных реквизитов, согласно образцу + 3 способа обзавестись путевыми листами + 5 полезных советов.

Бизнес, связанный с автоперевозками, востребован на рынке.

Хорошо организованный, он может приносить отличный доход владельцу и обеспечивать работой многих людей.

Хорошо организовать грузовые и пассажирские перевозки невозможно, если вы не знаете, что такое журнал учета путевых листов.

Этот документ служит методом контроля, причем не только со стороны владельцев компании, но и со стороны государства.

Разобраться с особенностями заполнения этого журнала достаточно просто. И вы точно оцените преимущества, которые он дает.

Что такое журнал учета путевых листов?

Владельцы транспортных компаний, которые не первый год работают на рынке, прекрасно знают, что это за журнал такой и зачем нужно его вести. Новичкам в этом деле придется еще разобраться с рабочей документацией, чтобы не нарваться на штрафы.

28 ноября 1997 года Госкомстат издал постановление, согласно которому вводилась унифицированная форма № 8, обязательная к заполнению всеми транспортными компаниями.

Единая форма, разработанная специалистами Госкомстата, была обязательна к использованию в неизменном виде вплоть до 2013 года.

Начиная с этого периода, владельцы компаний получили возможность разрабатывать свои бланки, но с обязательным указанием всех реквизитов.

То есть владельцам просто разрешили добавить несколько граф, если есть такая необходимость, оформив соответствующий приказ и назначив ответственных за исполнение этого приказа лиц.

Новые правила с увеличением количества реквизитов начали действовать с 1 марта 2017 года. С ними стоит ознакомиться, чтобы получить компенсацию за расходные материалы и снизить налоговую нагрузку.

Водитель, независимо от того, что он водит (автобус, грузовик, тягач, трактор и т.д.), не имеет права выходить на рейс, если у него нет с собой путевого листа.

Есть два способа оформления движения путевых листов:

  1. Ежедневная.

    Если транспортные средства, что есть на балансе вашей организации, осуществляют ежедневные рейсы, то и журнал они обязаны заполнять ежедневно.

    Правда, бывают командировки на несколько суток, когда путевой лист выдается именно на период командировки.

  2. Ежемесячная.

    Если любые типы перевозок – дополнительный вид деятельности вашей компании, то можно заполнять журнал раз в месяц.

Если в вашей компании нельзя найти лицо, которое было бы ответственным за ведение журнала, можно заключить договор с фирмой, которая, к примеру, занимается техосмотром и ремонтом вашей техники.

Тщательно составляйте договор, чтобы другая сторона точно знала свои обязанности и не совершала ошибок при заполнении формы. Это поможет вам избежать спорных ситуаций и проблем с Налоговой.

Зачем нужно вести журнал учета путевых листов?

Многие владельцы транспортных компаний, не желая морочиться с документами, интересуются, обязательно ли оформлять и заполнять такой журнал?

Обязательно, если на автоперевозках вы зарабатываете деньги.

А вот если за свои транспортные услуги вы не берете деньги, то и учет движения вести не нужно.

В любом случае журнал учета очень удобен и полезен, потому что позволяет:

  1. Списать расходы на топливо и масло, которые были использованы транспортными средствами вашей фирмы.
  2. Проконтролировать путь груза или пассажирского автобуса.
  3. Подтвердить реальность сделки, если возникнет такая необходимость.
  4. Снизить налоговую нагрузку на предприятие.
  5. Правильно рассчитать заработную плату для водителей, надбавки за лишний километраж и т.д.

Да и вообще, имея среди документов такой журнал, у вас не возникнет проблем с учетом всех операций, которые совершили транспортные средства компании.

Как вести журнал учета движения путевых листов: подробно

Предпринимателей волнует, как правильно оформлять журнал учета путевых листов, чтобы не возникло проблем с проверяющими органами и чтобы не запутаться самому.

1) Ключевые требования к ведению записей журнала учета движения путевых листов

Бланк, о котором идет речь, еще называют унифицированной формой № 8 как раз из-за того, что сам образец и порядок его ведения утвержден Госкомстатом.

Есть две основные части, из которых состоит эта форма:

  1. Обложка (титульный лист).

    Эту часть нужно заполнить первой, написав или напечатав на ней хотя бы наименование организации и дату, которая знаменует начало внесения первой записи. Можно при необходимости пропечатать на обложке адрес организации, реквизиты и прочее.

  2. Таблица с графами.

    Именно эти графы вам предстоит заполнять в дальнейшем.

Видим, что в табличной части 9 колонок:

1. Порядковый номер путевого листа
2. Дата выдачи
3. Личные данные о водителе
4. Табельный номер
5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля
6. Подпись о получении листа водителем
7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа
8. Подпись бухгалтера и дата приема листа
9. Примечания

Все колонки, которые есть в наличии, нужно заполнить в обязательном порядке. Заполненный бланк учета будет иметь вот такой вид:

Вот несколько советов по поводу того, как грамотно заполнить журнал учета движения путевых листов:

  1. Во избежание фальсификаций все листы лучше сшить и пронумеровать.
  2. Руководитель компании, а также главбух на обратной стороне тетради обязательно ставят свои подписи, скрепляя их печатью компании.
  3. Нумерация должна быть сквозной для всего журнала.
  4. Вести правильно эту тетрадь в ваших интересах, потому что ее наличие позволяет существенно снизить расходы на налоги в конце каждого периода.
  5. Если люди, ответственные за заполнение журнала, будут относиться к своим обязанностям халатно и налоговая проверка обнаружит ряд ошибок, то не видать вам компенсации за бензин и другие расходные материалы.

Не принципиально вносить данные вручную и систематизировать информацию в виде бумажной книги.

Сегодня многие компании, желая использовать в своей работе новые технологии, хранят всю информацию на компьютере и ведут записи в электронном виде.

Подобная форма учета допускается, но не лишним будет делать резервные копии, чтобы в случае форс-мажора с компьютером, вся информация сохранилась.

Это крайне важно, потому что согласно требованиям Госкомстата все заполненные журналы следует хранить в архиве не менее 5 лет, независимо от того, заполнялись они вручную или в электронном виде.

2) Новые правила заполнения журнала учета путевых листов

18 января 2017 года Минтранс России издал указ о том, что унифицированная форма изменит свой внешний вид, в первую очередь из-за увеличения количества реквизитов, которые предстоит заполнить.

Если раньше их было 9, то теперь количество реквизитов увеличилось до 14:

1. Название «Путевой лист»
2. Порядковый номер путевого листа
3. Сроки действия
4. Сведенья о собственнике автомобиля
5. Тип и модель автомобиля
6. Регистрационный знак авто
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж
9. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
10. Подпись и ФИО работника, который указывает данные одометра
11. Дата и время передрейсового и послерейсового медосмотра водителя
12. Штамп, подпись и ФИО работника, что проводит медосмотр
13. Отметка о передрейсовом осмотре технического состояния авто
14. Подпись и ФИО контролера технического состояния авто

Естественно, из-за увеличения количества реквизитов изменился и сам внешний вид путевых листов:

Если говорить о других изменениях, то это необязательность штампа или печати в журнале. Хотя никто вас не накажет, если вы по-прежнему будете штамповать свои листы.

Еще во избежание недоразумений о том, кому нужно вести такой учет движения, а кто может обойтись без него, в новом Приказе прописан список компаний, для которых данный журнал необходим. Это:

  • владельцы маршрутных такси (и городских, и пригородных, и междугородних);
  • компании, имеющие на балансе автомобили, что перевозят грузы разных габаритов;
  • организации, что занимаются перевозками с помощью других видов транспорта, например, троллейбусов.
Читайте также:  Расчетный листок по зарплате: расшифровка

3) Где взять журнал учета путевых листов?

Есть 3 способа обзавестись путевыми листами, чтобы работать по правилам Минтранса:

  1. Купить уже готовый журнал.

    Они могут продаваться в книжных магазинах вашего города. Если же вы не можете найти подходящую тетрадь в обычном маркете, то вас точно выручит интернет-шопинг.

    Готовые журналы по приемлемым ценам продаются на:

    • https://www.komus.ru/katalog/bumaga-i-bumazhnye-izdeliya/bukhgalterskie-knigi-blanki-formy/knigi-spetsializirovannye/zhurnal-ucheta-putevykh-listov-a4-50-listov/p/507644/,
    • http://cityblank.ru/catalog/journals_of_record_and_registration_of_traffic_and_transport_traffic/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevykh_listov/,
    • http://www.labirint.ru/office/150845/,
    • http://www.rublank.ru/shop/transport/zhurnaly/zhurnal_ucheta_dvizheniya_putevyh_listov/,
    • http://my-shop.ru/shop/products/1717106.html и других сайтах.
  2. Скачать бланк в интернете.

    Если вы собираетесь заполнять путевые листы в электронном виде и хотите сэкономить на покупке журнала, можно скачать готовый образец на одном из многочисленных ресурсов. Например:

    • http://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/zhur-uchet-putevyh-listov-forma-8.html,
    • http://mospostavka.ru/page/zhurnal-ucheta-dvizhenija-putevyh-listov-forma-8,
    • http://znaydelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html,
    • https://buhnk.ru/buhgalterskij-uchet/kak-zapolnit-zhurnal-ucheta-putevyh-listov-osobennosti/,
    • http://spmag.ru/articles/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-forma-8 и т.д.
  3. Разработать собственный образец.

    Если готовая унифицированная форма нового образца вас не устраивает, допустим, вам не хватает нескольких граф для указания важных данных, вы можете разработать собственную форму.

    Но и в этом случае стоит воспользоваться уже готовыми образцами, подготовленными Минтрансом, чтобы не упустить важных реквизитов.

Оформление путевого листа. Пример заполнения.

В нашем видеосюжете представлены обязательные
к заполнению реквизиты путевого листа.

Можно ли создать свой образец журнала путевых листов и как именно это лучше сделать?

Согласно новому Приказу Минтранса, вы можете как скачать унифицированную форму образца, так и разработать собственный бланк, который отвечает интересам вашей компании.

Просто так (сели, поиграли на компьютере и образец готов) ввести свою форму нельзя. Нужно создать соответствующий приказ.

Приказ обязательно издается на фирменном бланке вашей фирмы.

Он должен включать в себя следующие составляющие:

1. Наименование вашей организации
2. Номер и дату составления приказа
3. Название документа
4. Краткое изложение сути приказа
5. Дату ввода приказа в действие
6. Круг лиц, которых непосредственно касается приказ
7. Перечень лиц, которые и будут непосредственно исполнять приказ
8. Подписи руководителя
9. Печать компании
10. Подписи тех лиц, что ознакомились с приказом

Не важно, используете вы готовую форму или разработали собственный вид журнала учета путевых листов. Главное, чтобы ваша транспортная компания имела такой документ, и он отвечал всем требованиям Минтранса.

Источник: https://yuristotboga.com/raznoe/zhurnal-ucheta-putevyh-listov.html

Журнал выдачи путевых листов. Образец и бланк 2018

Журнал выдачи путевых листов обязаны вести все организации, которые имеют на балансе грузовые или легковые автомобили. Естественно, те, которые совершают выгодные для компании поездки.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала выдачи путевых листов .xlsСкачать образец журнала выдачи путевых листов .xls

Важность ведения  документа заключается в том, что в нем регистрируются путевые листы, которые, в свою очередь, являются подтверждением понесенных организацией затрат. Без журнала соблюдать порядок в обращении с путевыми листами и доказать вообще их существование (при больших объемах работ) достаточно проблематично.

Способ ведения

Заполнение журнала выдачи путевых листов можно организовать исключительно в бумажном виде. Возможность внесения необходимой информации в электронном варианте отсутствует (только если у каждого из водителей, диспетчеров и бухгалтеров организации есть своя электронная подпись).

С самого начала ведения документ распечатывается, при необходимости снабжается дополнительными листами. По окончании срока ведения он прошивается, заверяется подписью руководителя организации и хранится еще 5 лет.

В идеале он должен быть в постоянном употреблении сотрудника, который занимается выдачей и приемом от водителей путевых листов.

Составные части журнала

Бланк документа состоит из двух листов. В заполненном виде журнал представляет собой книгу с обложкой и несколькими листами, напечатанными и оформленными в виде таблицы. На обложке, в центре, находится наименование журнала с указанием года (месяца) заполнения (обычно его срок действия – 1 год, но бывают и краткосрочные варианты, на один месяц).

В верхней части обложки заполняющий пишет полное название организации, код документа по ОКУД (для типовой межотраслевой формы №8 это 0345008, он сразу вписан в бланк), код по ОКПО.

Таблица, которая располагается на втором листе журнала, содержит столбцы. Каждый из этих столбцов предполагает содержание следующей информации:

  • Номер путевого листа. В документе принята сквозная нумерация. Все записи производятся в хронологическом порядке.
  • Когда был выдан путевой лист (дата).
  • Информация на водителя: ФИО прописью, если есть – табельный номер.
  • Цифры гаражного (не номерного) номера машины.
  • Подпись водителя как гарантия того, что путевой лист им получен.
  • «Автограф» диспетчера, который принял путевой лист с отметками, а также другие документы о поездке (эти данные указываются в примечании).
  • Подпись бухгалтера. Ставится после того, как путевой лист поступил в бухгалтерию.
  • Примечание. Эта графа предназначена для данных, которые принципиально важны для выдачи или принятия путевых листов. Там указываются пометки (или их отсутствие) на документах, исправления, физические свойства поступившей бумаги и пр.

Второй лист журнала может продолжаться сколько угодно долго. Главное, чтобы занесенные в него путевые листы имели надлежащий срок выдачи. Сотрудник не имеет права вносить в журнал неактуальные или заведомо ложные сведения.

Что касается срока хранения, то, согласно существующим нормам, журнал выдачи путевых листов хранится не менее 5 лет.

Важный момент! В журнал выдачи путевых листов должна вноситься информация о всех выданных документах. Если путевой лист не зарегистрирован, то бухгалтерия не имеет права его принимать.

Кто заполняет

Автоматически ответственным за ведение журнала изначально назначается руководитель организации. Но в подавляющем большинстве случаев он доверяет эту обязанность своим подчиненным. Сделать это можно двумя путями:

  • Через трудовой договор (прописав это в качестве прямых обязанностей определенного сотрудника).
  • Отдельным приказом. Документ будет называться «Приказ о назначении ответственного за ведение журнала выдачи путевых листов». Он составляется в свободной форме. Главное, чтобы на нем имелись подпись руководителя, реквизиты организации, данные о назначаемом сотруднике и его подпись в знак согласия с содержанием.

Никакой специальной подготовки для ведения журнала назначенному работнику проходить не нужно.

Законодательная база

Прилагаемый бланк и образец заполнения – это типовая межотраслевая форма №8, которая была принята Постановлением №78 Госкомстата 28 ноября 1997 года. Она долгое время была в ходу, да и сейчас не потеряла своей актуальности.

Однако с 2013 года применение именно такого бланка стало необязательной процедурой. Каждая организация вправе самостоятельно выбирать, какой из форм для отметки выдачи путевых листов она будет пользоваться.

Организация даже может вносить изменения в существующие формы документов для собственного удобства. Главное, чтобы эти действия подтверждались отдельным приказом руководителя с подписью и печатью, а также были отмечены в учетной политики компании.

Если же использовать типовую форму, то такие меры не понадобятся. Кроме того, типовая форма журнала удовлетворяет всем требованиям, которые к ней применяются. Внося изменения в графы, заполняющий рискует столкнуться с ситуацией нарушения трудового или налогового законодательства. По этим и другим причинам форма №8 остается в ходу.

Возможные дополнения

Так как применяется журнал достаточно давно, ряд компаний дополнили графы собственными. Практика показала, что удобно вносить в этот журнал также:

  • Маршрут автомобиля, по которому он будет двигаться. Некоторые указывают просто точку прибытия.
  • Какие грузы доставляет транспортное средство.
  • Пробег.
  • Расход топлива, который произошел в результате поездки и пр.

Естественно, все эти данные заполняются только после возвращения путевого листа или даже после его поступления к бухгалтеру организации. Какие бы изменения ни вносились в существующую форму, они должны быть подкреплены отдельными приказом руководителя.

Журнал выдачи путевых листов является одним из первичных документов, которые подтверждают расходы организации или ИП на топливо. Если юридическое лицо выбрало систему налогообложения, при котором учитываются расходы, то этот документ является особо важным при расчете причитающихся с организации налогов.

Источник: https://assistentus.ru/forma/0345008-zhurnal-vydachi-putevyh-listov/

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Поскольку налогоплательщикам позволено списывать часть производственных расходов, организациям нужны документы, подтверждающие затраты.

В транспортной сфере одним из таких первичных документов является путевой лист.

Вся информация, которая касается маршрута поездки, водителя, используемого транспортного средства, перевозки грузов или пассажиров, содержится в нем. Информация о самом листе должна учитываться в специальном журнале.

Журнал выдачи путевых листов, образец

Образец обложки

Образец формы

Чтобы контролировать, кто из водителей и на какой машине уезжал, необходимо завести журнал учета выдачи путевых листов, образец которого можно скачать бесплатно на этой странице.

Исходя из норм Федерального закона от 8 ноября 2007 года № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» и «Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов», утвержденных Приказом Минтранса от 18.09.2008 № 152, этот документ или журнал является обязательным для всех собственников транспортных средств.

Журнал учета путевых листов, образец заполнения

Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям.

К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Дополнительно есть столбец для комментариев. Его заполняют по желанию и необходимости, например, чтобы обозначить населенный пункт, где был водитель.

Журнал учета путевых листов, форма 8

скачать

Периодичность ведения

Журнал из образца составлялся на месяц и каждый раз на новой странице. Но организации и ИП могут делать иначе: уточнять периоды, за которые ведется учет, и заполнять его, не оставляя пустых строк.

Законодательство позволяет выдавать водителям документы на поездку на срок до 1 месяца. Если за это время транспортным средством будет пользоваться не один, а два водителя, то разрешается выдавать каждому из работников свою «путёвку».

В таком случае по факту их возвращения в форму учета вписываются все поступившие бухгалтеру документы. При заполнении реестра большая часть информации при этом будет одинаковой, но это не страшно.

Где купить

В продаже имеются готовые книжечки, используемые для контроля и учета передвижения транспортных средств. Страницы такого журнальчика обязательно должны быть пронумерованы.

Когда он закончится, его необходимо подписать как минимум двум ответственным сотрудникам:

  • тому, кто его вел;
  • и директору или бухгалтеру.

Те же самые требования к реестру, распечатанному собственноручно. Если он заводится на месяц, то обязательно в конце периода его надо пронумеровать, прошнуровать и подписать.

Сроки хранения

В законе нет указаний на то, сколько времени надо хранить такой реестр, будь он распечатанный или купленный в магазине. Но поскольку первичные документы, сведения о которых заносятся в форму, хранятся в организации не менее 5 лет, очевидно, что и сам реестр должен храниться столько же.

Читайте также:  Ключевая ставка цб рф в 2018 году: таблица

До того, как его уничтожить, важно убедиться, что срок хранения последнего учетного документа еще не истек. Иначе при необходимости вы не сможете подтвердить наличие и ведение контроля.

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/pravila-zapolneniya-zhurnala-ucheta-putevykh-listov

Журнал регистрации путевых листов можно ли в электроном виде

Журнал путевых листов является первичным документом, и срок его хранения составляет не менее 5 лет. Пример журнала Перейдем к документам и примерам. Для начала вы можете скачать форму журнала движения путевых листов № 8.

Алгоритм заполнения журнала прост и сводится к следующему: в журнал учета выдачи путевых листов вносится информация обо всех выданных организацией путевых листах. Каких-либо исключений в данном случае не предусмотрено.

Журнал имеет сквозную нумерацию и ведется в хронологическом порядке. После того как журнал полностью заполнен, он прошивается, скрепляется печатью и подписью руководителя.

Ведение в электронном виде В законодательстве нет никаких запретов на ведение журнала учета движения путевых листов в электронном виде. Вы можете вести журнал электронном в любом удобном виде: в Excel, 1С, облачной программе и т.п.

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Как осуществляется учет путевых листов

Журнал учета путевых листов, образец заполнения Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 года № 78, но она действует до сих пор и содержит обязательные реквизиты, необходимые для бухгалтерского и налогового контроля, а также для дальнейшего расчета заработной платы водителям. К обязательной информации относится:

  • сведения о номере и дате выдачи путевого листа;
  • данные о водителе, его табельном номере;
  • гаражный номер транспортного средства (обычно он присваивается в государственных учреждениях, а частные компании этого не делают, поэтому допускается не заполнять соответствующую колонку).

Записи в форме подтверждают сразу три работника:

  • сам водитель;
  • тот, кто занес сведения, (например, диспетчер);
  • а также бухгалтер, получивший документ.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Внимание

Для этого в путевом листе делается пометка о принадлежности конкретного автомобиля работнику. Форма журнала №8 унифицирована, из нее нельзя удалять строки или блоки. Предприятиям разрешено расширять перечень указываемых в документе показателей.

Важно

Оптимизировать систему контроля движения путевых листов можно путем внедрения электронного учета бланков.

Автоматизация процедуры позволяет сократить временные затраты работников на работу с документами и минимизирует риски появления утечек информации.

Обеспечить работоспособность электронного документооборота в сегменте учета транспорта можно при помощи специализированных программ или услуг аутсорсинга.

КСТАТИ, правильностью и полнотой заполнения путевых листов и организацией контроля их движения могут заинтересоваться органы налоговой инспекции, представители трудовой инспекции и сотрудники ГИБДД.

Заполняем журнал учета путевых листов

  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета путевых листов: форма 8

Для ситуаций с командированными лицами главное требование контролирующих органов к оформлению путевого листа – возможность учесть рабочее время и объективно отразить расходы на топливо. ЗАПОМНИТЕ! В путевые листы обязательно вписываются показания спидометра до выезда в начале смены и после окончания работы. Значения на конец дня и на утро следующих суток должны совпадать.

В зависимости от используемой формы документа бухгалтер может списывать ГСМ по фактическому расходу топлива или по установленным нормативам. Путевые листы дают право водителям эксплуатировать конкретное транспортное средство в рабочие часы. В бланке указывают предполагаемый маршрут движения, остатки топлива и данные спидометра.
Дополнительно вносят сведения о специфике рабочей деятельности и времени начала рабочего дня и его окончания. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Путевые листы не заполняются при расходовании ГСМ в инструментах.

Правила заполнения журнала учета путевых листов

Содержание журнала представлено таблицей, которая заполняется по мере выдачи путевок. Если путевой лист был неправильно заполнен, бланк испортили, данные об этом должны быть отражены в журнале формы №8. Такие путевки прикладываются к журналу, обязательно делается пометка, что листы испорчены.

Сведения вводятся с сохранением хронологии оформления документов. Для журнала учета характерна сквозная нумерация. Книга должна быть прошита и заверена подписью директора предприятия. Подпись подкрепляется печатью организации. Это необходимо для обеспечения сохранности документа и предотвращения попыток уничтожить отдельные листы книги.
Руководитель учреждения приказом назначает лицо, которое будет нести ответственность за ведение журнала.

Какой порядок заполнения журнала учета путевых листов?

Запрета на ведение журналов по учету путевок в электронном формате в законодательной базе не предусмотрено. Предприятия вправе самостоятельно решать, как им организовать ведение учета:

  • заполнять бумажный вариант журнала;
  • вести таблицы в Excel;
  • ограничиться заполнением формы в программе 1C.

Главное требование – соблюдение формы документа, наличие обязательных реквизитов и возможность оперативно распечатать заполненные страницы бланка. Основная документация Мероприятия по мониторингу норм расхода ГСМ и обоснованности списания топлива реализуются с обязательным оформлением путевых листов и журнала их учета формы №8.

Источник: http://advokat-na-donu.ru/zhurnal-registratsii-putevyh-listov-mozhno-li-v-elektronom-vide/

Журнал учета путевых листов на 2018 год

Предприниматели и организации, использующие в своей деятельности автотранспорт, оформляют для каждой поездки путевые листы. Эти бланки отражают расход ГСМ и другие показатели работы. Каждый выданный документ отмечается в соответствующем регистре, который называется журнал учета путевых листов. Для него разработана унифицированная форма. В конце статьи можно скачать бесплатный образец.

Как оформлять журнал учета

Журнал регистрации путевых листов имеет унифицированную форму № 8, которая утверждена Госкомстатом РФ в 1997 году. Предприниматели и организации могут использовать этот шаблон и сегодня. Вместе с тем с 1 января 2013 года действует закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года. На основании этого акта применение унифицированных форм не является обязательным.

Касательно ведения журнала учета путевых листов 2018, стоит учесть ряд моментов:

  1. Регистр заводится на срок до 1 года.
  2. Руководитель сам определяет продолжительность ведения журнала.
  3. Если руководитель решает отказаться от использования унифицированной формы, нужно составить свой образец, который будет содержать те же самые реквизиты.
  4. Срок хранения журнала – минимум 5 лет (как и для других первичных документов).

Важно! Перед списанием журнала нужно убедиться, что закончился срок хранения последнего зафиксированного в нем бланка. В противном случае нельзя будет подтвердить ведение контроля.

После внесения отметок в регистр нужно поставить подписи. Подтверждают внесенные данные бухгалтер, сотрудник, ведущий журнал, и сам водитель. В конце унифицированной формы таблицы имеется графа для комментариев. Ее заполнять необязательно. В некоторых случаях в ней ставится наименование населенного пункта, куда следовал водитель, или другие дополнительные отметки.

Образец формы: обязательные реквизиты

По состоянию на 2018 год, стандартная форма выполняется в виде сшитых в брошюру бумаг. На странице располагается таблица из 9 столбцов. Во время разработки образца для своего предприятия можно расположить их в наиболее удобном порядке, убрать ненужные графы или включить дополнительные.

На первой странице журнала учета путевых листов образца заполнения указано наименование предприятия или организации и период ведения регистра. В специально отведенных полях справа вводятся коды по ОКУД и ОКПО.

Далее следует таблица. Она включает:

  1. Номер путевого листа.
  2. Дата выдачи документа.
  3. Данные водителя. Вносят ФИО и табельный номер.
  4. Номер автомобиля.
  5. Подписи водителя, диспетчера (с датой взятия у водителя бланка) и бухгалтера (с датой приемки документации).
  6. Дополнительная информация. Заключительная графа заполняется при необходимости.

По единому шаблону печатаются все остальные страницы. В большинстве случаев в строки вносятся примерно одни и те же данные. Когда свободные страницы закончились, журнал учета движения путевых листов следует отправить в архив. Там он будет храниться в течение 5 лет (по правилам для первичной документации).

Кому поручается ведение регистра

Журнал учета ведется сотрудником, который назначен приказом директора или ИП. Кроме того, это может быть поручено работнику, в трудовом договоре с которым уже прописана данная обязанность.

Еще один вариант – руководитель вправе привлечь для ведения журнала стороннюю организацию или ИП. Чтобы документально оформить такое сотрудничество, заполняется договор оказания услуг.

Вне зависимости от того, кто делает отметки в таблице, порядок ведения учета не меняется:

  • запись делается по каждому путевому листу;
  • бланки отмечаются в хронологическом порядке;
  • страницы нумеруются подряд.

Если период, на который оформлялся документ, подошел к концу, журнал учета выдачи путевых листов прошивается и подписывается. Нужно убедиться в том, что все страницы регистра пронумерованы.

Почему нужно вести учет путевых листов

По закону каждый предприниматель (или организация), использующий автомашины для своей деятельности, обязан предоставлять путевые листы и учитывать их в регистре. Сам бланк содержит полную информацию о поездке: данные водителя, маршрут, особенности груза.

Путевой лист служит доказательством расхода ГСМ при перевозках. На основании этого документа налогоплательщик может списывать расходы на топливо для транспортных средств. Также данные, содержащиеся в документах, упрощают бухучет и начисление водителям заработной платы.

Подведем итог. Для журнала учета предусмотрена унифицированная форма, но ее использование в 2018 году не является обязательным. Выбранный образец утверждается приказом руководителя. В случае с организацией, форму журнала нужно закрепить в учетной политике. Далее можно скачать образец заполнения. При необходимости в него можно внести коррективы.

Образец заполнения журнала учета путевых листов

Источник: https://paperdoc.ru/documents/buxgalteriya/obrazec-zhurnala-registracii-putevyx-listov

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

Крупные организации и индивидуальные предприниматели, которые используют в своей отрасли различные виды транспорта, предназначенного для грузовых и пассажирских перевозок, обязаны выдавать водителям своих автомобилей путевые листы.

Такой лист служит первичным документом для контроля над расходом топлива и фиксирования километража по маршруту движения автомобиля.

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Читайте также:  Оплата больничного после увольнения по сокращению штатов

Путевые листы особенно необходимы в крупных организациях, осуществляющих пассажирские перевозки на рейсовых автобусах, троллейбусах, трамваях и других видах наземного и подземного транспорта, а также для фирм, осуществляющих транспортировку крупногабаритных и других грузов.

Что это за документ

В путевом листе должна быть представлена следующая информация:

  • личные данные водителя;
  • регистрационный номер автотранспорта;
  • личные данные владельца автомобиля или организации, которой принадлежит транспортное средство;
  • расходы на топливо (показания спидометра);
  • начальные и конечные точки маршрутов;
  • их общая протяженность и километраж.

В случае возникновения аварий на дорогах либо иных правонарушений, совершенных водителем, он также обязан предоставить сотруднику ГИБДД помимо других документов свой путевой лист для занесения в него информации о правонарушении.

Оформление листа должно происходить вне зависимости от того, является ли транспортное средство собственностью организации, или же автомобиль принадлежит водителю, но используется им в служебных целях.

При перевозке объемных грузов, требующих лицензии, необходимо заполнить графу «лицензионная карточка», а также указать номера товарных накладных в соответствии с перевозимым грузом, особенно если он представляет материальную ценность. В конце рабочей смены заполненный путевой лист передается диспетчеру, который обязан сделать запись в журнале с сохранением заполненного бланка «путевки».

По мере заполнения, предусмотренного внутренним распорядком организации, журнал необходимо передавать для проверки бухгалтеру. Для этого в журнале учета есть выделенная графа для отметок сдачи документации в бухгалтерию.

В случае отсутствия лица, ответственного за ведение журнала, возможно заключение договора со сторонними организациями, которые занимаются техническим обслуживанием транспорта перед выездом на линию либо предоставляют услуги стоянки транспортных средств. В договоре прописывается соответствующая информация о сотрудничестве сторон для предотвращения спорных ситуаций, касающихся вопросов отчетности.

Посмотреть как осуществляется учет листов в программе 1С можно на следующем видео:

Порядок заполнения

Унифицированная форма №8 журнала учета, утвержденная Госкомстатом, является типовой для всех организаций и состоит из обложечной части и таблицы с графами, надлежащими к заполнению. При необходимости журнал прошивается, а листы пронумеровываются.

На титульном листе журнала указывается название организации и дата начала его заполнения, а также при необходимости другие реквизиты организации, такие как ИНН, ОГРН и прочее.

На оборотной стороне он должен быть скреплен печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера.

В соответствующих графах указываются фамилии и должности лиц, отвечающих за ведение и оформление журнала, и их подписи.

Табличная часть состоит из 9 колонок:

  1. Порядковый номер путевого листа.
  2. Дата выдачи.
  3. Личные данные водителя.
  4. Табельный номер.
  5. Гаражный номер водителя и марка автомобиля.
  6. Подпись о получении листа водителем.
  7. Подпись диспетчера и дата приема путевого листа и других документов водителя.
  8. Подпись бухгалтера и дата приема листа.
  9. Примечание.

В журнале необходимо указывать информацию обо всех выданных путевых листах вне зависимости от их формы. Порядковые номера бланков должны быть сквозными.

Несмотря на типовую форму журнала, законодательство разрешает разработку и ведение своего журнала учета и добавление в него новых пунктов, которые организация посчитает нужными, но при условии, что пункты, обозначенные в утвержденной форме, должны быть приведены в обязательном порядке. Это необходимо учитывать для соблюдения правил проведения расчетов между компанией и заказчиком, а также для контроля работы, выполняемой водителем, и расчета заработной платы.

Ведение журнала очень выгодно крупным предприятиям, так как после подачи отчета в налоговые органы данная информация позволяет существенно сократить налоговые выплаты организации.

Если журнал заполнен неправильно с рядом выявленных ошибок, то все затраты на горюче-смазочные материалы при проведении проверки налоговой службой будут признаны недействительными.

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и образец заполнения данной книги

Поскольку путевые листы и журнал учета их движения являются первичными документами, в целях соблюдения норм бухгалтерского законодательства подобная документация должна храниться в архиве не менее пяти лет.

Данные нормы предусмотрены для документов как на бумажных, так и на электронных носителях. Многие организации с большим штатом водителей первоначально оформляют журнал в электронном виде, что экономит время, так как заполнение путевых листов и ведение журнала вручную – дело достаточно трудоемкое.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/journal/ucheta-putevyh-listov.html

Журнал учета путевых листов в электронном виде

В них вносятся следующие данные:

  • Порядковые номера выданных листов;
  • Даты выдачи;
  • ФИО водителей;
  • Табельные номера работников;
  • Гаражные номера транспортных средств;
  • Подписи водителя, диспетчера и бухгалтера;
  • Примечания в случае необходимости.

Обратите внимание! Если организация ведет учет при помощи собственной разработанной формы ведомости, учетный журнал может содержать дополнительные графы, используемые конкретно взятой организацией. В случае если в учетную книгу внесены ошибочные данные, допускается внесение исправлений в соответствии с положениями 9 Федерального закона № 402-ФЗ.

Ведение и хранение журнала учета путевых листов

Выдача предусматривается раз в сутки в начале рабочего дня или смены, или же может выдаваться на срок до одного месяца в случае длительных командировок, когда водитель выполняет свою работу более одного дня, о чем в журнале должна быть сделана соответствующая заметка.

Онлайн журнал для бухгалтера

Заполняем журнал учета путевых листов

ВниманиеЖурнал учета путевых листов, скачать заполненный бланк Скачать Сроки хранения и ответственность Действующее законодательство не устанавливает точных рамок для хранения для этого случая. Храните подшитый и пронумерованный документ в организации не менее 5 лет, так как он содержит информацию о первичке (путевых листках).

ВажноОпределите отдельным приказом ответственное лицо за ведение и хранение ЖУ. Под подпись ознакомьте его с порядком ведения документа.Если в организации не ведется журнал учета выдачи путевых листов, образец не утвержден, то налоговики могу оштрафовать по п. 1 ст. 126 НК РФ.

То есть по запросу налоговой инспекции учреждение должно в установленный срок предоставить требуемую документацию.

Как осуществляется учет путевых листов

Документ будет недействительным, если отсутствует хоть один из обязательных реквизитов. Они определены 402-ФЗ и приказом № 152:

  1. Название документа.
  2. Номер документа в хронологическом порядке.
  3. Срок действия.
  4. Сведения об организации — собственнике транспортного средства, в том числе ОГРН.
  5. Тип и модель автомобиля.
  6. Государственный регистрационный знак авто.
  7. Показания одометра перед выездом и по возвращению в гараж (стоянку).
  8. Дата и время выезда и возвращения в гараж (стоянку).
  9. Подпись и Ф.И.О.
    ответственного работника, который указал показания одометра, дату и время.
  10. Ф.И.О. водителя.
  11. Дата и время предрейсового и послерейсового медицинских осмотров (освидетельствований) водителя.
  12. Штамп, подпись и Ф.И.О.

Журнал учета путевых листов – образец заполнения

Законом от 06.12.2011 г. №402-ФЗ в ст. 9. Алгоритм действий:

  • перечеркнуть одной линией неверную информацию;
  • рядом с исправлением делается запись «Исправлено»;
  • указывается надпись с правильными данными;
  • обязательно проставляется дата корректировочных действий;
  • каждый случай внесения исправлений должен подтверждаться собственноручной подписью ответственного должностного лица.

Самостоятельно разработанная форма Если предприятие использует самостоятельно разработанные шаблоны документов по учету ГСМ, эти формы должны быть отражены в двух локальных актах организации:

  • учетной политике;
  • приказе об утверждении первичного бланка.

В приказ об утверждении образца путевого листа или журнала учета путевок надо внести информацию об организации, номере документа и дате его составления.

Назначение и заполнение журнала учета путевых листов по форме 8

При допущении ошибки запись исправляется следующим образом:

  1. Ошибочная запись перечеркивается одной чертой;
  2. Рядом проставляется отметка «исправлено», и вписываются верные сведения;
  3. Проставляется дата внесения исправлений;
  4. Произведенные исправления должны быть завизированы лицом, ответственным за ведение учетной ведомости;

Важно! При перечеркивании ошибочной записи необходимо проводить черту так, чтобы сама неверная запись оставалась читаемой после ее перечеркивания. Срок хранения Путевые листы сотрудникам, работающим на автотранспорте, выдаются единожды за рабочий день или смену.

Сам регистрационный журнал заводится с расчетом на годовой период, но в случае необходимости период ведения может быть сокращен до одного месяца, например, если речь идет о единичных длительных поездках вроде командировок.

Cdbexception

  • Отметка об осмотре технического состояния автомобиля перед выездом с указанием даты и времени (минуты и часы).
  • Подпись и Ф.И.О. ответственного за проверку технического состояния транспортного средства (механик, контролер, мастер).

  • Ведется он по простому алгоритму: в журнале указывают все выписанные путевки, без исключения. Для учета используют сквозную нумерацию с соблюдением хронологического порядка.

    ЖУ составляется на месяц, и каждый раз на новой странице, если в учетной политике организации не установлены другие периоды.

    Подробнее о том, как правильно составить путевку, читайте в статье «Правила оформления и ведения путевых листов в 2018 году».

    Бланк путевки Скачать Журнал учета путевых листов, образец заполнения Рассмотрим, как заполнить ЖУ в бюджетном учреждении, на примере. ГБОУ ДОД СДЮСШОР «АЛЛЮР» эксплуатирует легковой автомобиль марки «Рено Логан».

Журнал учета путевых листов в электронном виде скачать

Можно ли вести в электронном виде Каких-либо ограничений касательно ведения журнала учета путевых листов в электронном варианте нет ни в одном правовом акте действующего законодательства, следовательно, допускается создание учетной ведомости в электронном формате.

Обратите внимание! Можно использовать любой, наиболее удобный вариант ведения, будь то обычный Excel или 1С.

Для организаций, имеющих обширный автотранспортный парк и значительный штат водителей, ведение электронной версии более предпочтительно, чем оформление вручную, ввиду значительной трудоемкости процесса.

При этом желательно, чтобы имелась возможность распечатать журнал на бумажные носители в случае надобности.
Как вести журнал Лист журнала Журнал учета путевых листов, форма 8, выполнен в табличном виде, представляя собой ведомость, разделенную на колонки. Таких колонок девять.

  • ФИО водителя, на имя которого выписана путевка;
  • номерные знаки транспортного средства;
  • подпись водителя, получившего заполненный бланк путевого листа.

Если произошел возврат путевки, то в журнале делается соответствующая запись. Обязательно указывается дата возврата, подтверждаемая подписью ответственного диспетчерского работника. В форме 8 должны присутствовать подписи таких должностных лиц:

  • водителя, который подтверждает факт получения путевого листа;
  • диспетчера или иного уполномоченного сотрудника, который получает в конце смены от водителей путевки;
  • бухгалтера, который своей подписью должен засвидетельствовать правильность заполнения документа и факт принятия его к учету.

Форма 8 или собственный шаблон журнала могут быть распечатаны и прошиты сотрудниками предприятия или заказаны в типографии.

Журнал учета движения путевых листов в электронном виде

Типовая межотраслевая форма №8 Журнала учета движения путевых листов утверждена постановлением Госкомстата России №78 от 28 ноября 1997 года. Применяется если на балансе организации есть транспорте средства и выдаются путевые листы.

Эта форма позволяет вести учет выдачи и возврата диспетчеру путевых листов выданных водителю. Кроме того в Журнале учета движения путевых листов предусмотрено поле для фиксации даты приемки путевого листа бухгалтером.

В зависимости от степени автоматизации в организации Журнал учета движения путевых листов может заполняться и храниться в печатном или электронном виде. В журнал заносятся сведения о всех выданных путевых листах вне зависимости от их типа. Нумерация путевых листов сквозная.

Физически Журнал учета движения путевых листов форма №8 состоит из обложки и табличной части.

Источник: http://advocatus54.ru/zhurnal-ucheta-putevyh-listov-v-elektronnom-vide/

Ссылка на основную публикацию