Опись личного дела работника: скачать образец

Опись личного дела работника

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Для кого опись обязательна

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?

Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.

Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.

Кто составляет реестр

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия.

Правила оформления

Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утв. Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

  • № п/п;
  • индекс документа;
  • дата составления;
  • заголовок;
  • номера листов дела;
  • примечание.

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д.

, располагаются в следующей последовательности: от первых к последним.

Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, а далее — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Опись подписывается кадровиком, ответственным за ее оформление. Непременно указывается его должность и Ф.И.О. Также должна быть вписана дата составления — она вносится по завершении наполнения дела.

Образец

Скачать

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/opis-lichnogo-dela-rabotnika

Формирование личного дела работника

Формирование личного дела сотрудника или студента ВУЗа происходит на протяжении довольно длительного времени, в период учебы или работы на предприятии. Документы, которые содержаться в деле, отражают сведения о трудовой деятельности или о достижениях в процессе обучения. Любой документ, имеющий отношение к данным видам занятий, заносится в личное дело.

Закон обязывает все государственные и муниципальные органы власти заводить личные дела на служащих и сотрудников данных предприятий (Указ Президента РФ от 30 мая 2005 г. за № 609).

Организации, не принадлежащие к вышеперечисленным сферам деятельности, не обязаны следовать данному порядку.

В большинстве случаев, руководители предприятий сами определяют потребность в ведении личных дел сотрудников.

Правильно сформированные и своевременно укомплектованные личные дела на работников являются довольно полезными документами. Такой способ концентрации и упорядочивания сведений, во-первых, обеспечивает лучшую сохранность документов, во-вторых, позволяет получить быстрый доступ к информации.

Содержание статьи

  • 1 Документы в составе
  • 2 Ведение
  • 3 Порядок оформления

Документы в составе

Основные документы, которые должны входить в состав личного дела сотрудника:

  • заявление о приеме на работу;
  • документ, подтверждающий трудовые взаимоотношения между работником и предприятием (контракт, договор);
  • листок учета кадров с дополнением;
  • автобиографические сведения о сотруднике;
  • дипломы, аттестаты, свидетельства и другие документы, подтверждающие образовательный уровень, а также различные сведения о повышении квалификации;
  • приказы, протоколы, заключения конкурсных комиссий и результаты тестирований, либо другие документы, подтверждающие занимаемую должность;
  • письма-рекомендации, характеристики, ходатайства;
  • должностная инструкция;
  • данные паспорта, свидетельство о браке (копии);
  • копии приказов или выписок, представления, свидетельствующие о переводе на другие должности;
  • документы, подтверждающие поощрения, награждения, благодарности, взыскания;
  • документы, подтверждающие сведения о доходах, имуществе сотрудника (касается муниципальных и государственных служащих);
  • прочие невостребованные документы (дипломы, свидетельства, трудовые и медкнижки и пр.);
  • заявления об увольнении, переводе, в виде копий или выписок;
  • иные документы, предусмотренные законодательством.

Ведение

В основе составления перечня личного дела лежит принцип хронологии, и в соответствии с ним все бумаги должны подшиваться в дело по мере их появления или поступления. После увольнения сотрудников все их личные дела закрываются в соответствии с требованиями правил делопроизводства и переносятся в архив.

Дела сотрудников, пребывавших на государственной службе, в течение 10-ти лет находятся на хранении в отделе кадров. Связано это с тем, что при переводе такого работника на новое место службы дело перемещается вместе с ним.

Личные дела остальных сотрудников передаются в архив по истечении 3-летнего срока после даты их завершения.

Документы, находящиеся в составе дела, считаются важными, на них необходимо составлять внутренний перечень (опись) по установленной форме, а их нумерация производится отдельно. Перед отправкой дела в архив на хранение, количество его листов отражается в приложенном заверительном листе.

На каждого работника личное дело ведется как самостоятельный пакет документов. Только в условиях хранения позволяется несколько отдельных папок с личными делами сшивать в сгруппированный наряд под одним титульным листом. При этом внутренняя опись документов должна содержать перечень всех личных дел, находящихся в наряде, с указанием ФИО и номерами листов каждого пакета документов.

В большинстве случаев сформированные дела имеют существенные размеры, и гораздо удобнее каждое из них хранить как отдельную единицу, а не сшивать в толстые и неудобные пачки. При этом на каждого работника ведется самостоятельное личное дело, что определено нормативными актами.

Порядок оформления

Обложка папки со сформированным личным делом сотрудника должна содержать следующую информацию:

  • указание ФИО работника в именительном падеже (это считается заголовком личного дела);
  • возможные варианты написания имени, фамилии или отчества работника, зафиксированные в документах (изменение фамилии после брака или его расторжения и тому подобные случаи). Например, Сафарова Махребан Каниз кызы (Мария Константиновна), Назарова (Кравченко) Анастасия Валентиновна и т.п.;
  • при архивировании личных дел сшитые папки, в которых находится по нескольку пакетов документов, кроме наименования заголовка имеют буквенные индексы, указывающие на то, что здесь находятся личные дела работников, фамилии которых начинаются на определенные буквы: например, «А»-«К» 2010 г.;
  • даты принятия на работу и увольнения должны совпадать с указанными числами в приказах или выписках;
  • личные дела могут содержать документы, даты на которых являются быть более ранними, чем сотрудники официально приняты на работу. В данном случае это не имеет значения при определении крайних сроков личных дел;
  • согласно статье № 656 Типового перечня, личные дела руководителей не имеют крайнего срока хранения, а документы работников хранятся 75 лет от даты их увольнения, вне зависимости от возраста.

Важно не забывать вносить документы в хронологическом порядке и нумеровать все листы личных дел, что значительно упростит процесс их ведения и поиска нужной информации.

  Образец оболожки личного дела скачать (Размер: 37,0 KiB | Скачиваний: 17 617)

  Бланк внутренней описи документов личного дела работника скачать (Размер: 16,0 KiB | Скачиваний: 13 472)

Источник: http://MirBlankov.ru/formirovanie-lichnogo-dela-rabotnika/

Внутренняя опись документов личного дела — скачать бланк и образец заполнения

На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

Когда необходима опись личного дела?

Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

  • Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
  • Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
  • Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

Порядок проведения описи личного дела работника

За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

  • Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
  • Опись может составляться вручную или печататься.
  • Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
  • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
  • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
  • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
  • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

Источник: https://uvolsya.ru/raznoe/opis-dokumentov-v-lichnom-dele-rabotnika/

Правила формирования личного дела сотрудника

В ходе осуществления деятельности предприятия, для принятия правильных решений, администрации компании требуется максимально полная информация об ее сотрудниках. Данные сведения уполномоченные лица могут получить из дел, заведенных отделом кадров на работников, включающих в себя всю документацию за весь период работы этого человека.

Понятие личного дела

Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.

Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.

Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.

Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.

Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.

Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.

Читайте также:  Приходный кассовый ордер: образец

Оформление и ведение личного дела

[ads-pc-2] [ads-mob-2]

Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.

В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.

Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.

При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала.

Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц.

Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.

При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.

Документы, включаемые в личное делопроизводство

В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу.

Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.

В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.

По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д.

При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку.

После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.

Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.

Образец заполнения титульного листа и описи личного дела

[ads-pc-4] [ads-mob-4]

На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.

В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.

Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.

Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.

Бланки для формирования личного дела и образцы

Скачать бланк обложки личного дела в формате Word.

Скачать бланк для внутренней описи документов для личного дела.

Скачать пример заполнения обложки.

Скачать образец заполнения внутренней описи. 

Источник: https://blankionline.ru/doc/lichnoe-dela-sotrudnika.html

Внутренняя опись документов в личном деле работника

Для чего нужна опись

Образец описи документов в личном деле работника

Для чего нужна опись 

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

  • на кадетов, курсантов;
  • госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
  • военнослужащих;
  • работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса). 

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

  • его автобиографию;
  • заполненную анкету;
  • заявление о приеме на работу;
  • характеристику с прошлого места работы;
  • копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу. 

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи. 

Образец описи документов в личном деле работника 

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

  • его дату и номер;
  • название;
  • номер листа в личном деле;
  • является документ оригиналом или копией. 

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

  • пустые поля перечеркиваются буквой Z;
  • делается запись об общем количестве документов и страниц;
  • ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив. 

Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/obrazec_zapolneniya_opisi_dokumentov_v_lichnom_dele_rabotnika/

Личное дело сотрудника — образец оформления титульного листа, инструкция по заполнению

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

  1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
  2. Заявление о приеме на работу.
  3. Анкета работника с фотокарточками.
  4. Трудовой договор.
  5. Копия приказа о приеме на работу.
  6. Копия аттестата и диплома об образовании.
  7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
  8. Прописка по месту жительства.
  9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

  • личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
  • личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

  1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
  2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
  3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

  1. В алфавитном порядке.
  2. По структурным подразделениям компании(отделы).
  3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

  1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
  2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
  3. Оформление листа-заверителя.
  4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
  5. Подшивка, переплет дела.
  6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Читайте также:  Кс-14: бланк и образец заполнения

 Скачать бланк личного дела (пример) в формате .doc (Word)

Скачать бланк внутренней описи документов личного дела работника (пример) в формате .doc (Word)

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

 Скачать обложку для личного дела работника (рекомендуемая форма) в формате .doc (Word) 

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

  1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
  2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
  3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
  4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
  5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
  6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Источник: https://hardcorecase.ru/biz/personal/lichnoe-delo-sotrudnika.html

Личное дело работника (сотрудника)

15.02.2017

Мы часто сталкиваемся с понятием «Личное дело», сопровождающим нас повсюду, — на работе, в офисе, на службе. Не каждый руководитель или сотрудник кадровой службы в точности следует существующим правилам и инструкциям в области формирования, сохранности и доступа к этому «пакету документов».

Итак, Личное дело – это состав документов, содержащих определенные сведения о сотруднике или работнике, включая его биографию, сведения об образовании, опыте работы, профессиональных навыках и категории той или иной специальности.

Порядок формирования личного дела работников/сотрудников

Скачать образец титульного листа личного дела.doc

Личное дело занимает основное место в системе учета сотрудников. На всех предприятиях в обязательном порядке формируются личные дела на всех сотрудников.

Первоначально личное дело включает только те документы, которые необходимы для принятия на работу определенного сотрудника (о них будет сказано ниже).

Со временем, в процессе работы, личное дело пополняется новыми документами, отражающими деловые качества работника, повышение его квалификации, изменение места проживания или семейного положения.

Личные дела складываются и хранятся в алфавитном порядке или по структурным подразделениям. Каждому делу присваивается номер, соответствующий номеру, указанному в штатно-должностной книге. Он же заносится и в алфавитную книгу личных дел. Личные дела лиц, несущих материальную ответственность в организации, хранятся отдельно.

Документы, составляющие личное дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами. Доступ к ним должен быть ограничен.

Ответственность за сохранность личных дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.
Личные дела не подлежат выдаче сотруднику на руки. Не допускается выносить личные дела за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Нарушением является внесение поправок в записи, сделанные ранее. При увольнении сотрудника, его личное дело передается в архив предприятия, при полной ликвидации предприятия – в городской архив, при реформировании путем присоединения к другой организации – предприятию-правоприемнику.

На новом месте работы на каждого сотрудника заводится новое личное дело.

Состав и внутренняя опись документов личного дела, скачать образец

Скачать бланк опись личного дела, образец.doc

Какие же документы должно включать в себя Личное дело:

  • Персональный лист или карточка учета кадров, на специальное место которого в обязательном порядке наклеивается фотография (размер 4х6 см) сотрудника.
  • Автобиография, написанная самим сотрудником.
  • Ксерокопия паспорта и идентификационного номера.
  • Ксерокопии документов об образовании, курсах повышения квалификации, ученой степени.
  • Если сотрудник имеет ученую степень, должен прилагаться перечень научных трудов.
  • Если имеются характеристики или рекомендательные письма, также они должны быть с личном деле.
  • Копии приказов о приеме, увольнении, переводе сотрудника, а также документы, являющиеся основанием для вышеперечисленных приказов.
  • Документы, подтверждающие проведение аттестации сотрудника.
  • Опись документов, содержащихся в личном деле.

Если у вас остались вопросы, задайте их по БЕСПЛАТНОМУ телефону горячей линии:

8 (800) 350-23-69 доб.162

или воспользуйтесь формой для бесплатной консультации:

Личное дело работника (сотрудника) Ссылка на основную публикацию

Источник: https://plategkin.ru/lichnoe-delo-rabotnika-sotrudnika-2018.html

Внутренняя опись личного дела

В каких случаях составляют внутреннюю опись личного дела сотрудника? Может ли организация разработать собственный бланк описи или необходимо использовать унифицированную форму? Как правильно заполнять, нумеровать и хранить данный документ?

В современном делопроизводстве понятие “дело” подразумевает совокупность документов, объединенных одной тематикой и помещенных в отдельную обложку. 

Они освещают один вопрос или содержат информацию по участку деятельности организации. Что касается персональных дел работников, в них помещают документацию, содержащую необходимые сведения о сотруднике и его трудовой деятельности. Это своего рода досье, которое пополняется на протяжении всей работы данного специалиста в компании.

Даже если стаж специалиста ограничивается всего несколькими годами, в его персональном деле будет находиться сравнительно большой объем документации. Чтобы упорядочить ее и облегчить поиск нужной информации, составляют внутреннюю опись документов личного дела. Она выполняет функции заголовка и представляет собой перечень всей подшитой в папку документации.

Полезная статья: Узнайте больше о хранении личных дел

Ведение персонального дела сотрудника не является обязательным для большинства организаций.

Законодатель обязывает формировать персональные досье для специалистов на государственной службе, работников государственных организаций, если это предусмотрено отраслевым или ведомственным нормативным актом.

Кроме того, такие дела могут формироваться в компаниях, входящих в холдинговые структуры, по решению главы холдинга.

Порядок ведения дел для частных организаций и предпринимателей не регламентируется на законодательном уровне. Как правило, в компании составляют положение, определяющее порядок их формирования, или включают соответствующий пункт в инструкцию по делопроизводству. В персональное досье подшивают следующие группы документов:

1 Предоставляемые сотрудником при приеме на работу Ксерокопии паспорта, дипломов и сертификатов об образовании, СНИЛС, ИНН, документов воинского учета, справки о результатах медосмотра, наличии или отсутствии судимости.
2 Фиксирующие прием на работу Заявление работника, автобиография, листок по кадровому учету, копия приказа о трудоустройстве, экземпляр трудового соглашения, копия трудовой книжки
3 Выпускаемые в период трудовой деятельности Справки и результатах периодических медосмотров, копии официальных бумаг, подтверждающих право на налоговые вычеты, копии дополнительных соглашений к трудовому договору, должностные инструкции, материалы аттестаций, заявления и докладные

Для того чтобы избежать путаницы и обеспечить порядок в документации, составляют внутреннюю опись личного дела работника, которая играет роль заголовка для каждой конкретной папки.

Это производится на первичном этапе, когда оформляют обложку дела и присваивают ему учетный идентификационный номер. В регистр в порядке хронологии заносят записи об объектах, подшитых в папку.

  В нем отражаются сведения обо всех служебных бумагах, в том числе нумерация страниц, в пределах которых они расположены.

Полезная статья: Узнайте о том, как провести внутреннюю опись дела

Внутренняя опись документов личного дела может понадобиться на этапе передачи персонального досье на архивное хранение. Сведения из нее переносят в лист-заверитель, подтверждающий комплектность и целостность передаваемой на хранение папки.

Порядок хранения персональных досье должен соответствовать «Основным правилам работы архивов организаций», одобренным решением коллегии Федерального архивного агентства.

Эти правила предусматривают оформление регистра в соответствии с утвержденной унифицированной формой, приведенной в Приложении 10.

Порядок оформления внутренней описи личного дела работника

В соответствии с ГОСТом 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения, досье подшивают в картонную обложку. В папку помещают наиболее важные документы, касающиеся данного работника.

Бумаги располагают в хронологическом порядке, сортируя по дате поступления. Каждому листу присваивается порядковый номер. Регистр подшивается последним.

Допустимо также располагать его на обороте титульного листа.

Полезная статья: Читайте более подробно об оформлении персонального дела сотрудника

Регистр заверяется подписью его составителя: кадрового работника или другого ответственного сотрудника. Дата составления проставляется по завершении комплектования дела.

В настоящее время единого унифицированного образца подобного регистра законодателем не предложено. Любая частная компания вправе:

  • оформить его в произвольной форме;
  • использовать разработанный в организации и утвержденный локальными нормативными актами бланк;

Основная информация вносится в документ в форме таблицы. К числу обязательных данных можно отнести:

  • Порядковый номер папки в соответствии с журналом учета личных дел;
  • Индекс согласно номенклатуре;
  • Дата выдачи;
  • Заголовок;
  • Дата включения в материалы дела;
  • Срок хранения, определенный перечнем;
  • Примечания (графа для внесения изменений в данные);
  • Количество документов, подшитых в папку;
  • Суммарное количество листов;
  • Сведения об ответственном лице (должность, ФИО, подпись).

Полезная статья: Читайте о том, какое место занимает внутренняя опись документов дела в технологии учета и контроля документов

Приведенный в Правилах работы архивов образец внутренней описи личного дела не ограничивает способы ее оформления. Регистр может быть оформлен от руки или с помощью компьютера. Можно использовать как чистый лист формата А4, так и фирменный бланк компании. Как правило, оформляется один экземпляр для каждого дела.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210900-vnutrennyaya-opis-lichnogo-dela-18-m1

Скачать форму описи личного дела

основное требование к оформлению описи — наглядность и логичность предоставления информации, она должна помогать в описке необходимой информации, а не запутывать.

скачать образец описи личного дела работника можно внизу статьи по ссылке.

образец оформления

для каждого отдельного бланка заполняется своя строка.

число граф и их наименование определяется самим работодателем.

рекомендуем обозначить такие графы для указания информации о каждом вносимом в документе:

при желании таблицу можно дополнить нужными графами.

так как внутренняя опись относится к конкретному делу работника, то номер этого дела следует поставить в, чтобы не произошло утери.

по каждой странице описи нужно зафиксировать количество порядковых номеров, а также общее число номеров с начала ведения. данные сведения нужны для того, чтобы один из документов дела не потерялся.

лицо, ответственное за учет кадров и ведения дел, должен подписать составленный документ.

должна храниться внутри. возможный пример оформления можно скачать ниже.

как составить опись

внутренняя опись дела образец — скачать.

обсуждение: 2 комментария

какие документы должны быть в личном деле работника?

src=» «=»» alt=»Скачать форму описи дела»>

Внутренняя опись личного дела

Внутренняя опись личного дела

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Личное дело заводится на работника при приеме его на работу.

Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные.

Если вопрос касается госучреждения, то дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Читайте также:  Амортизация облигаций

Документы в личное включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

Образец оформления внутренней описи документов личного дела работника можно скачать ниже.

Скачать образец описи

Внутренняя дела работника образец — скачать.

Опись дел по личному составу

Опись дел по личному составу

  • название предприятия и его структурных подразделений;
  • номера фондов и индексов дела;
  • заголовки документации;
  • даты их составления;
  • число страниц в деле;
  • дополнительные примечания.

Правила оформления описи дел по составу

Внутренняя опись документов личного дела

Поэтому компании могут воспользоваться одним из двух вариантов:

    каждый раз по мере надобности составлять его с произвольной форме (что неудобно при большом количестве дел), использовать разработанный и утвержденный в организации шаблон (его необходимо зарегистрировать в учетной политике фирмы).

Документ должен содержать в себе ряд сведений: наименование предприятия, должность и ФИО сотрудника, чьи документы описываются, список описываемых документов, полный список бумаг, хранящихся в деле (а также их копий).

Образец внутренней описи документов личного дела

Важно!

подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.

Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства. Сведения, которые должны содержаться в описи Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в.

Личное дело работника (сотрудника)

Документы, составляющие дело, ведутся на протяжении всего периода времени работы в организации и по степени сохранности стоят наряду с секретными документами.

Доступ к ним должен быть ограничен. Ответственность за сохранность дел сотрудников несет лицо, уполномоченное руководителем предприятия.

Личные не подлежат выдаче сотруднику на руки.

Не допускается выносить за пределы предприятия и удерживать их более одного дня.

Правила формирования личного дела сотрудника

Все листы дела должны иметь сквозную нумерацию. При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.

В соответствии с законодательством, срок хранения дел составляет 75 лет. Документы, включаемые в личное делопроизводство

Источник: http://myeconomist.ru/skachat-formu-opisi-lichnogo-dela-19287/

Порядок составления описи личного дела работника

Ключевым ресурсом любой организации является персонал, ввиду чего вопрос наличия достоверных и актуальных данных о нем обязан постоянно контролироваться отделами кадров.

Поэтому целесообразно иметь опись личного дела работника, образец которого можно скачать на нашем сайте.

Все имеющиеся данные должны быть внесены в информационную базу, отражающую индивидуальные сведения о человеке, его подробную характеристику, трудовой стаж, навыки и прочее.

Основные сведения

Соответствующий документ принято заводить при поступлении сотрудника на работу. Опись подлежит последующему изменению, согласно продвижению по должности работника, до момента окончания трудовых взаимоотношений с собственником фирмы.

Заведение личных дел характерно и для других сфер деятельности, включая образование, медицину, правоохранительную систему.

Важно понимать, как правильно составляются бумаги, что в них должно быть, когда они обязательны, у кого и сколько хранятся.

Имеющееся на предприятии личное дело работника должно содержать все документы, касающиеся конкретного человека. Оно обычно имеет стандартную обложку и включает специальные бумаги, имеющие непосредственное отношение к сотруднику фирмы.

Зачастую оформление дела выполняется согласно регламентирующим правилам, включая ГОСТ-51141-98, 17914-72, федеральные законы.

После того, как работающий решил разорвать отношения с работодателем, его документация передается на хранение в архив организации, срок чего определяется внутренним распоряжением.

Важно понимать, что личные дела работников не являются безусловной документацией, которую обязаны вести все руководители компаний.

Обычно бумаги составляются государственными органами, муниципальными инстанциями, крупными предприятиями, для ведения информации, ее учета по каждому сотруднику. Собственники мелких фирм предпочитают обходиться без составления специальных бумаг.

С точки зрения законодательства стоит отметить, что конкретных требований по данному вопросу не существует, при этом стоит придерживаться указа президента РФ №609.

Досье на работника зачастую оформляется кадровым отделом, либо бухгалтерией предприятия. Его составление производится согласно утвержденному порядку, который определяет:

  • Лицо, на которое необходимо завести личное дело;
  • Перечень документации, требуемой для последующей обработки данных;
  • Место хранения картотеки;
  • Срок размещения личных дел сотрудников предприятия.

Особенно важно вести формирование личных дел сотрудников на предприятиях, имеющих значительную текучку кадров. Нередко работодатели предпочитают оформлять данные бумаги не на весь персонал, а на отдельные категории служащих. В данном аспекте необходимо отметить:

  • Руководителей;
  • Заместителей руководящего состава;
  • Ведущих специалистов фирмы;
  • Материально ответственных лиц, включая кладовщиков, кассиров;
  • Сотрудников, готовых и имеющих заинтересованность относительно продвижения по карьерной лестнице.

Обеспечение сохранности

Руководитель должен не столько составлять, но и обеспечивать должное хранение личных дел сотрудников. Документы категорически запрещается передавать кому бы то ни было на руки. Хранение бумаг допускается в традиционном архиве либо электронном виде. Обычно все дела имеют как минимум бумажный вариант исполнения, входящий номер.

Как правило, основная ответственность по их размещению и использованию возлагается на собственника организации.

Обычно все дела хранятся не менее 75 лет, что делает соответствующий процесс практически бесконечным. Они сортируются таким образом, чтобы обеспечивался свободный и быстрый доступ к искомому документу.

Как пример, бумаги упорядочивают в алфавитном порядке, по профессиям, должностям, месяцам, годам и т.д.

Информация, размещаемая в архивах предприятий на каждого работника, обычно носит конфиденциальный характер. Важно ограничить к ней доступ соответствующим образом. Многие предприятия используют систему шифрования данных. Работа с базой выполняется либо руководителем, либо отделом кадров. По требованию служащего может быть предоставлена копия персонального документа.

Личное дело сотрудника является закрытой информацией, которая не может передаваться подчиненным работодателя. Даже после увольнения досье должно сохраняться в архиве предприятия. Все данные для отдела кадров, сотрудников и других заинтересованных лиц могут быть выданы в виде копии с оригиналов документов.

Бесплатная круглосуточная поддержка юриста по телефону:

Мск +7 (499) 938-51-18, СПб +7 (812) 425-69-08, РФ 8 (800) 350-83-46 (звонок бесплатен)

Структура

Скачать личное дело (.DOC)

Скачать опись личного дела (.DOC)

Регламента по формированию личного дела работника не существует. Собственник фирмы на свое усмотрение выбирает способ сбора и хранения информации для досье сотрудника. Обычно в основной пакет документов входит:

  • Приказ по предприятию относительно трудоустройства соискателя;
  • Письменное обращение потенциального работника к руководителю компании;
  • Распорядительный документ относительно увольнения сотрудника;
  • Акт предоставления человеку трудовой книжки, при наличии от него письменного требования;
  • Анкетные данные кандидата на должность;
  • Оформленное заявление касательно увольнения служащего.

Все указанные бумаги желательно включать в личное дело подчиненного. Интересно, что ряд данных по законодательству РФ недопустимо использовать в служебных документах. Руководитель компании должен понимать, что запрещается осуществлять следующие действия:

  • Делать копии бумаг без наличия на то оснований, хранить их с оригиналами в одной папке;
  • Выполнять смешанное хранение временной и постоянной документации;
  • Вносить в бумаги личные сведения, связанные с вероисповеданием, политическими взглядами и т.д. не связанные с необходимыми работодателю данными.

Служащий, при нарушении собственных прав относительно приватности персональных данных вправе подать на нарушителя иск.

Дополнительная информация

Оформление личных дел производится исключительно на усмотрение руководителя компании. Им же могут устанавливаться правила и регламент их хранения. Кроме учтенных документов обычно включаются дополнительно копии следующих бумаг:

  • СНИЛС;
  • Личной карточки по форме Т2;
  • Военного билета или приписного удостоверения;
  • Общегражданского паспорта;
  • Идентификационного номера налогоплательщика;
  • Фотокарточки, используемой для внутренних документов, анкет;
  • Свидетельства, аттестата, диплома о получении образования;
  • Должностной инструкции работника;
  • Характеристики с прошлого места работы;
  • Автобиографии.

Работодатель вправе использовать личное же дело у работника, образец которого легко скачать с нашего сайта, документы, связанные с его непосредственной деятельностью. Речь идет о приказах наказания, актах об отказе в подписи ознакомления, уведомлении о переводе на другую должность, результатах аттестации рабочего места либо исполнителя и т.д.

Особое внимание стоит уделить вопросу, как должна храниться соответствующая документация. Игнорирование простейших требований способно принести руководителю организации массу хлопот.

Опись дел является справкой, где указаны все прилагаемые к папке досье бумаги. Она обычно идет сразу после титульного листа.

Ее отсутствие не позволит контролировать оборот документации и создаст все условия для того, чтобы работодателя можно было обвинить в служебном подлоге или краже бумаг из личного дела работника.

Задачей организации является не только включение в личное дело стандартной информации, но и дополнительных сведений. Среди прочих не лишним является отметка о наличии благодарностей, наград, медалей, грамот, других достижений.

Желательно, чтобы объем папки одного работника не выходил по толщине за пределы 40 мм, либо 250 листов. Если документов оказывается больше – необходимо завести вторую папку.

Руководитель предприятия вправе проверить личные дела уволенных сотрудников, провести их ревизию с целью удаления ненужной, не актуальной информации.

Основные рекомендации

Никаких особых требований к тому, как правильно оформить соответствующий документ не существует. Достаточно взять типовую папку «дело», в которую поместить все необходимые бумаги на конкретного сотрудника. Титульный лист должен иметь стандартное оформление. По центру указывается фамилия, имя, отчество служащего, ниже указывается дата начала ведения дела.

Предприятие, обязано систематизировать сведения на каждого своего работника. Для этого заводится рабочий журнал учета, отражающий всю необходимую информацию по досье, включая:

  • Регистрационный номер дела;
  • Личные сведения сотрудника организации;
  • Наличие других папок, касающихся работника;
  • Анкетные сведения подчиненного.

Специальная форма журнала не предусмотрена, поэтому он составляется на усмотрение руководителя фирмы. Отличным вариантом учета существующих на предприятии документов является занесение их в единый реестр посредством компьютера. Рекомендуется опись и хранение бумаг осуществлять в следующем хронологическом порядке:

  1. Заявление о трудоустройстве;
  2. Стандартный пакет документов;
  3. Бумаги, которые появляются в ходе обычной деятельности работника, включая заявления, справки, благодарности и т.д.

Достаточно удобно хранить личные дела в алфавитном порядке, что позволит без труда по фамилии работника найти нужную папку.

Нюансы составления описи

Согласно общим правилам составления документации соответствующая опись должна быть выполнена на отдельном листке бумаги. Вариант ее представления можно взять по унифицированной форме Росархива. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

  • Определяется список дел, подлежащих отправке на хранение в архив;
  • Производится систематизация документации;
  • Создается и распечатывается форма описи;
  • Заполняются предусмотренные образцом заголовки;
  • Выполняется итоговая опись.

Возможны ситуации, когда оформляемый документ не будет иметь специального индекса, ввиду отсутствия у предприятия соответствующей номенклатуры. В подобных случаях рекомендуется оставлять имеющийся заголовок.

Правильным считается ситуация, когда дела вносятся на протяжении одного года.

Некоторые ситуации позволяют использовать одну опись для нескольких документов, сделанных в разные периоды, при условии, что они не были переданы на хранение в архив.

Дела можно как разделять, так и соединять, с отражением соответствующей информации в описи. Вполне нормальным считается ситуация, когда отдел кадров включает личные сведения в один документ, а служебные бумаги – в другой. Дела, состоящие их нескольких томов, принято разделять по папкам с отдельной нумерацией.

Кадровые специалисты обязаны создавать, вести дела предприятия, соответствующим образом передавать их на хранение и правильно завершать. Несвоевременное выполнение указанной работы приведет к последующим проблемам по узакониванию всего рабочего архива предприятия.

Как оформить личное дело работника: Видео

Внимание! В связи с правками в законодательство, юридическая информация в данной статье могла потерять актуальность!

Наш юрист бесплатно проконсультирует Вас — задайте вопрос в форме ниже:

Источник: http://ImeetePravo.com/trudovoe/lichnoe-delo-rabotnika.html

Ссылка на основную публикацию