Нормы представительских расходов

Представительские расходы в 2018 (как определить нормы)

Каждая компания обязана следить за нормированием, а также порядком оформления представительских расходов. Это позволит списывать их без последствий для бизнеса.

С этой целью необходимо определиться с тем, что собой представляют такие расходы, какие затраты к ним относят, а также каким образом по ним определяют нормы.

В статье рассмотрим что такое представительские расходы в 2018 году, а также порядок их нормирования.

Что относят к представительским расходам

Под представительскими расходами согласно статье 264 НК РФ понимают затраты компании, которые связаны с проведением официальных приемов, обслуживанием представителей контрагентов, участвующих в переговорах с целью установления и поддержания крепкого сотрудничества. В качестве примера можно привести переговоры с другими организациями, а также заседания высшего руководства компании (Читайте также статью ⇒ Списание представительских расходов).

Порядок учета представительских расходов

В представительские расходы включают следующие виды затрат:

  1. По организации официального приема, прем не будет иметь значение время и место проведения приема. Прием может проходить как в самой организации, так и в каком-либо ресторане, как в дневное, так и в вечернее время. Исключения в данном случае составляют развлекательные организации. В это же группу относят и затрат на покупку алкоголя для приема.
  2. Трансфер до места приема и обратно.
  3. На буфет.
  4. По услугам переводчика, если он не состоит в штате компании.

Следующие виды затрат не могут быть приняты к учету для целей налогообложения:

  1. По организации развлечений и отдыха, в то числе экскурсии, посещение театров, сауны, выезд на природу и т.д.
  2. Связанные с покупкой сувениров и подарков участникам приема. Однако, в некоторых случаях списать сувенирную продукцию в качестве представительских расходов все таки возможно. Например, если на сувенире присутствует логотип компании и вручен он был на приеме участникам с целью поддержания сотрудничества.
  3. На проживание и размещение гостей.

Пределы для нормирования представительских расходов

Если организация является плательщиком налога на прибыль, то она может представительские расходы включить в состав прочих расходов компании (264 НК РФ). При этом следует учитывать, что у данных расходов существует норма.

Порядок списания представительских расходов

Представительские расходы списываются по итогам отчетного периода. К примеру, по итогам первого квартала, полугодия, девяти месяцев или года.

Иногда представительские расходы за один налоговый период превышают указанный лимит. Но при этом в течение года база по определению нормы расходов может увеличиваться. Это говорит о том, что затраты, не учтенные в связи с нормой в одном периоде могут быть приняты к учету в следующем (Читайте также статью Представительские расходы: особенности бухгалтерского и налогового учета).

Порядок подтверждения представительских расходов

Для подтверждения затрат для целей налогообложения требуется документальное подтверждение.Оно включает в себя всю сопутствующую первичку, то есть чеки, акты накладные и т.д.

также потребуется составить приказ о проведении приема, смету расходов (она является предварительной) с установленным лимитом, отчет о проведении приема.

Отчет о проведенном мероприятии должен быть утвержден руководителем компании и содержать следующее:

  • дату и место проведения приема;
  • программу приема;
  • всех участников;
  • стоимость приема.

Представительские расходы в командировке

Если работник находится в командировке, то у него также могу возникнуть расходы, которые могут быть отнесены к представительским. Например, сотрудник в командировке может понести следующие расходы:

  • на официальную встречу с контрагентами;
  • обеспечение представителей транспортом до места приема и обратно;
  • услуги переводчика, привлеченного со стороны.

Пример оформления представительских расходов

Предположим, что ООО «Континент» в первом квартале 2018 года провело прием представителей компании ООО «Веста». Для этого ООО «Континент» оформило такие документы:

  • Приказ о проведении мероприятия;

ОБРАЗЕЦ ПРИКАЗА О ПРОВЕДЕНИИ ОФИЦИАЛЬНОГО МЕРОПРИЯТИЯ

  • Смету расходов на прием, которая содержит предварительные общие суммы по расходам на официальное мероприятие, например:
Затраты Предельный размер расходов, руб.
Доставка представителей ООО «Веста» из аэропорта к месту проведения приема и обратно 3 000,00
Деловой обед 25 000,00
ИТОГО 28 000,00
  • Отчет о проведенном приеме, который составляется уже после проведенного мероприятия. Утверждает отчет руководитель организации.

ОБРАЗЕЦ ОТЧЕТА О ПРОВЕДЕНИИ ОФИЦИАЛЬНОГО ПРИЕМА

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/predstavitelskie-rasxody-v-2018-kak-opredelit-normy/

Представительские расходы в 2018 году

Для любой фирмы важны налаженные партнерские отношения. Сами по себе они такими не станут, работа над ними – важная часть управленческой стратегии предприятия. В ходе проведения переговоров происходят встречи представителей, собрания, приемы. Затраты на эти мероприятия составляют серьезную расходную статью.

Налоговые органы очень внимательно относятся к проверке этого вида затрат, поэтому стоит тщательно контролировать их учет и правильно оформлять документально.

Разберемся, какие именно траты могут быть отнесены к данному виду расходов, а какие списать на этот счет не получится, какие документы могут служить подтверждением и как правильно отразить эту статью в бухгалтерском и налоговом учете. Рассмотрим также современные законодательные изменения относительно представительских расходов и тенденции на ближайшее будущее.

Представительские расходы: что говорит закон

Представительские расходы (ПР)– термин из Налогового кодекса. Их нормы приводятся в пп. 22 п. 1 и п. 2 ст. 264 НК РФ. Определение представительским расходам дается исходя из этих норм.

Представительскими будут считаться траты на официальный прием, сопровождение и сервис для уполномоченных лиц других компаний, а также тех, кто намеревается присутствовать на заседании совета директоров, правления или других руководящих органов.

Факторы, не имеющие значения для определения ПР

  1. Место проведения. Не является значимым, где именно организован прием: в помещении фирмы или в баре либо ресторане. Исключения составляют развлекательные заведения другого формата – к ним ПР не относятся.
  2. Время проведения.

    Рабочее время, вечернее, выходной ли день выбраны для даты мероприятия, расходы все равно остаются представительскими.

  3. Статус участников. К участникам-контрагентам относят как физических, так и должностных лиц, ими могут быть не только представители руководства других фирм, но и клиенты.
  4. Результат встречи.

    Не имеет значения также исход представительского мероприятия. Было ли принято положительное решение о сотрудничестве, заключены договора, или же участники разошлись ни с чем, средства на мероприятие были потрачены и могут быть признаны.

  5. Количество участников также не определяет представительские расходы.

    Этот фактор может повлиять только на размер трат, но если он не выходит за установленную норму, значения этот показатель не имеет.

Траты, которые можно и нельзя счесть представительскими

В НК РФ обозначены особые категории расходов, которые с точки зрения налогообложения правомерно счесть представительским. К ним относятся следующие траты:

  1. Оплата организации официального мероприятия по приему гостей из других фирм. Таким мероприятием может быть:
    • завтрак;
    • обед;
    • выездное заседание.
  2. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Затраты на продукты и алкоголь также включены в эту группу затрат.

  3. Буфетный сервис, сопровождающий указанное мероприятие по приему.
  4. Трансфер участников до места приема и обратно.
  5. Вознаграждение за труд внештатного переводчика, если он был приглашен присутствовать на мероприятии.

ВНИМАНИЕ! Если в штате организации имеется свой переводчик, расходы на приглашенного со стороны специалиста налоговики могут не счесть представительскими. Свою правоту фирма может попытаться доказать в суде, убедив его, что квалификация или спецификация штатных переводчиков не отвечает задачам представительского мероприятия.

По мнению ФНС, перечень представительских расходов закрытый, его нельзя расширять.

Неправомерно учитывать как представительские расходы:

  • обеспечение отдыха и питания в санаториях, пансионатах, других развлекательных заведениях (за исключением ресторанов и баров);
  • средства на развлекательную программу для участников;
  • стоимость экскурсий;
  • деньги на цветы для гостей, памятные сувениры и т.п.;
  • финансы на оформление зала для мероприятия;
  • медицинские траты, если они потребовались;
  • проезд и проживание гостей;
  • оплата визовых услуг участников;
  • траты на корпоративные мероприятия (Новый год, 8 марта, юбилеи и пр.);
  • любое финансовое взаимодействие с руководством структурных подразделений и филиалов своей же фирмы (представительские расходы – по умолчанию только для «чужих»).

Критерии отнесения расходов к представительским

Понятие «официальный прием и обслуживание», через которые в НК дано определение представительских расходов, в свою очередь, не имеет однозначного толкования в законодательных документах.

Поэтому их можно толковать с расширительным значением.

Из-за этого нередко возникают ситуации, когда формально и по факту расходы могут оказаться представительскими, но в законодательном смысле налоговые органы считают иначе.

Чтобы не возникло споров с налоговиками, решать которые возможно лишь в арбитражном суде, рекомендуется при определении расходов пользоваться критериями, обозначенными в Налоговом кодексе и предписаниях Министерства финансов РФ (в частности, Приказе Минфина РФ от 15 марта 2000 года № 26н):

  1. Прием и обслуживание должны быть организованы с целью установления или поддержки сотрудничества, к обоюдной выгоде сторон.
  2. Мероприятия должны быть строго официальными (так, банкет в ресторане, даже если он проводится с партнерами, не будет сочтен официальным, в отличие от делового завтрака или обеда). Официальность мероприятия может быть подтверждена программой вопросов, подлежащих обсуждению в его ходе.
  3. Затраты должны быть обоснованы, то есть оправданы с экономической точки зрения.
  4. Каждая статья расходов должна иметь документальное подтверждение.

В спорных случаях следует обратиться к арбитражной практике. В суде представительскими сочтут расходы, удовлетворяющие одному из двух условий:

  • прямо названы таковыми в соответствующем пункте Налогового кодекса РФ;
  • их разрешено включить в представительские отдельными нормативными актами налоговой службы или Министерства финансов РФ.

Документы для подтверждения представительских расходов

Несмотря на законодательное требование документального подтверждения представительских расходов, не выработано единого стандарта или перечня таких бумаг. Можно сказать, что наличие официальных бумаг обязательно, но форма их не унифицирована. Этот вопрос решается учетной политикой самой организации. В качестве таких актов могут выступать:

  • приказ директора о проведении мероприятия по представительству – обязательно указать цель, дату, время и место организации приема, перечислить контрагентов, принимающих участие, а также привести имена ответственных и контролирующих лиц;
  • программа будущего мероприятия – не будет действительной без приказа, в ней основные этапы представительской встречи нужно привязать к конкретным датам и времени;
  • смета мероприятия – роспись расходов по конкретным статьям (транспортной, буфетной и др.), лучше создать ее на каждый этап отдельно, обязательно утвердить у руководства;
  • отчет о проведенном мероприятии – составляется ответственным лицом, указанным в приказе, в нем отражаются все те же позиции, что и в приказе, плюс конкретный достигнутый результат каждого этапа (особенно если в ходе мероприятия были заключены какие-либо официальные договоры, подписаны документы);
  • акт на списание данного вида расходов – несет информацию о точной сумме по всем видам представительских затрат (этот документ нужно заверить не только у руководителя, но и у главбуха);
  • платежные документы, которые подтверждают расходы: чеки, счета-фактуры, акты выполненных работ и др.

ДЛЯ ИНФОРМАЦИИ! В случае рассмотрения спора в арбитражном суде приоритет будут иметь организации, которые озаботились как предварительными подтверждающими документами (приказ, смета, программа), так и итоговыми (отчет, акт).

Нормирование представительских расходов

Закон не разрешает тратить в представительских целях бесконтрольные суммы, потом списывая их, тем самым снижая базу налога на прибыль. Установлен жесткий лимит для данного вида затрат. Запрещено тратить в качестве представительских средства в размере свыше 4% от фонда оплаты труда на данный отчетный период (п. 2 ст. 264 НК РФ).

Поскольку с течением времени расходы на оплату труда растут, увеличивается и предельное значение представительских расходов. Если, к примеру, в 1 квартале представительских мероприятий не проводилось или денег затрачено на них было меньше нормы, то в остальных кварталах можно будет «разгуляться» – учесть больше средств по этой статье. Естественно, речь идет только об итогах текущего года.

Высчитывать необходимую сумму ограничений по представительским расходам допустимо одним из 3 способов.

1 способ – квартальный. При заполнении декларации налога на прибыль в конце каждого квартала производят учет представительских расходов, принимая во внимание фонд оплаты труда за этот квартал.

Этот способ удобнее для фирм с кассовым методом определения доходов и расходов.

При превышении представительских расходов в период квартала образуется отложенное налоговое обязательство, которое может быть сторнировано по итогам года.

2 способ – годичный. Годовые бюджеты фирм обычно не слишком отличаются.

Это позволяет при планировании следующего года сразу отвести примерные 4% от фонда оплаты труда прошлого года на представительские расходы, а затем разделить эту сумму на кварталы.

Ненормативных затрат при этом способе не будет, но придется постоянно проводить корректировку запланированных и фактических показателей.

3 способ – должностной. Фирма устанавливает, какие должностные лица могут быть ответственными за представительские мероприятия и какие максимальные суммы они могут на это истратить. Важно, чтобы расходы были осуществлены исключительно на заявленные цели. Необходима будет проверка на соответствие 4%-ному лимиту.

Роль представительских расходов в базе налога на прибыль

Представительские расходы вычитаются из сумм, составляющих чистую прибыль предприятия, тем самым уменьшая налоговую базу. При этом входной НДС также вычитается. Если в следующих отчетных периодах расходы укладываются в 4-процентный лимит, НДС с них также может быть принят к вычету.

Именно по этой причине «ломаются копья» относительно признания или непризнания различных расходов представительскими. Даже если организация мероприятия по факту потребовала издержек, не включаемых в представительские расходы Налоговым кодексом, их нельзя включить в эти затраты для снижения налогооблагаемой базы.

НАПРИМЕР. ООО «Кассандра» организовало встречу с представителями других организаций для обговаривания условий сотрудничества. На это мероприятие было затрачено 140 тыс. руб. Из этих средств на прием-обед было затрачено 70 тыс. руб.

, на буфетное обслуживание – 25 тыс. руб., на провоз участников к месту обеда и обратно на фирму – 20 тыс. руб., на посещение представления в театре – 10 тыс. руб., на экскурсию по памятным местам города – 15 тыс. руб.

, на цветы и сувениры для участников – 45 тыс. руб.

На представительские расходы в этом случае можно списать только 115 тыс. руб., то есть сумму расходов на прием, буфетное обслуживание и транспорт. Остальные средства в размере 25 тыс. руб. должны быть выплачены из чистой прибыли после вычисления суммы налога.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Представительские расходы принимаются к вычету только у налогоплательщиков, использующих общую систему налогообложения. В ст. 346.

16 НК РФ приведен перечень расходов, на которые может уменьшать базу плательщик, работающий по УСН – представительские расходы в этом перечне отсутствуют.

Предприниматели, «сидящие» на льготных системах налогообложения, могут использовать на представительские траты только средства из чистой прибыли (разницу между доходами и расходами).

Представительские расходы и бухучет

Если для налогового учета очень важно определение категории «представительские расходы», то в бухгалтерском учете они отдельно не выделяются. Они проводятся как затраты по обычным видам деятельности, а именно:

  • материальные затраты;
  • амортизационные;
  • связанные с оплатой труда и соцвыплатами;
  • прочие.

Логичнее всего отнести представительские расходы к категории «прочие». П. 8 ПБУ 10/99 говорит о том, что организация сама вправе формировать их перечень для целей бухучета. В зависимости от особенностей деятельности фирмы, эти расходы можно отразить как общехозяйственные или расходы на продажи. При этом может осуществляться корреспонденция со счетом учета расчетов или матценностей.

Проводки таких расходов будут осуществляться по счетам 26 (в основном для промышленных организаций) или 44 (чаще используют торговые фирмы):

  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» – приняты к учету услуги или работы, имеющие отношение к представительским расходам;
  • дебет 26 «Общехозяйственные расходы» или 44 «Расходы на продажу», кредит 10 «Материалы» – списаны материальные ценности для представительского мероприятия (например, продукты, напитки, алкоголь).

НАПРИМЕР. ООО «Артаболена» платит авансовые отчисления по налогу на прибыль каждый месяц, считая их по факту прибыли. За 11 месяцев 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 300 тыс. руб. Представительские расходы (без НДС) за эти 11 месяцев составили 13 тыс. руб.

Рассчитывая годовой налог на прибыль, ООО «Артаболена» может учесть представительские расходы в размере не более 4% от 300 000 руб., то есть 12 000 руб. Таким образом, получается сверхнорматив по представительским расходам в размере 1 тыс. руб. С точки зрения налогообложения, это будет постоянной разницей, диктующей постоянное налоговое обязательство.

Проводка будет выглядеть так:

  • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 24% от 1000 руб. – 240 руб. – отражение постоянного налогового обязательства.

В последний месяц 2016 года расходы на оплату труда в ООО «Артаболена» составили 35 тыс. руб., значит, за год они составят 300 000 + 35 000 = 335 000 руб. В этот месяц представительских мероприятий не проводилось.

Значит, сумма соответствующих расходов осталась неизменной – 13 000 руб. НК РФ позволяет учесть представительские расходы в размере 4% от 335 тыс. руб., то есть 13 400 руб.

Поэтому, несмотря на перерасход в течение года, по его итогам ООО «Артаболена» уложилась в норматив по представительским расходам. В бухучете будет записано:

  • дебет 99, субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит 68, субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – сумма ранее начисленного налогового обязательства в 240 руб. сторнирована.

Источник: https://assistentus.ru/buhuchet/predstavitelskiye-rashody/

Представительские расходы: в каком размере нормируются в 2018 году

Налоговым кодексом установлено, в каком размере нормируются представительские расходы в 2018 году. Этот тип издержек не всегда может быть зачтен в налоговом учете в полном объеме. При расчете внутренних лимитов на траты по организации переговорного процесса или конференций необходимо опираться на показатель совокупного годового фонда по оплате труда.

Состав представительских расходов

Издержки для их отражения в учетных данных должны быть документально подтверждены. К нормируемым представительским расходам относятся такие статьи затрат:

  • платежи, связанные с организацией официальных мероприятий по совместным консультациям и переговорам с действующими контрагентами, партнерами и потенциальными клиентами;
  • оплата трансфера до места встречи;
  • денежные ресурсы, направленные на закупку продукции, необходимой для фуршета;
  • средства, выделенные для оплаты услуг, оказанных компании переводчиком.

Лимит устанавливается на год и поквартально корректируется в зависимости от текущих возможностей и потребностей фирмы. В нормы представительских расходов нельзя закладывать такие виды затрат:

  • платежи, направленные на организацию увеселительных мероприятий;
  • оплата путевок на отдых или реабилитационное лечение;
  • платежи, связанные с декоративным оформлением зала для переговоров;
  • оплата счетов за сувенирную продукцию, даже если предполагается ее вручение участникам переговорного процесса.

Как вычислить норматив издержек

По законодательным стандартам нормы представительских расходов определяются исходя из текущих трат на оплату труда. Издержки учитываются и сопоставляются поквартально с накопительным эффектом. Схематично этот процесс выглядит так:

  • по итогам квартала вся сумма представительских затрат в бухгалтерском учете должна быть списана в составе расходов от обычной деятельности;
  • для оптимизации налогового учета после окончания каждого квартала подсчитывается объем ресурсов, затраченных на оплату труда персонала с начала года;
  • по полученному значению ФОТ осуществляется нормирование представительских расходов за период с начала года по текущую дату;
  • списание в налоговом учете представительских трат на прочие издержки в части, которая не превышает лимит на дату закрытия квартала;
  • расходы, которые не удалось списать в налоговом учете в течение текущего периода, могут переноситься на следующие кварталы в рамках одного налогового года.

Затраты, оставшиеся несписанными на конец года, относятся к категории издержек, не уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Представительские расходы нормируются в размере 4% от величины ФОТ. Показатель заработной платы определяется одним из способов:

  • если предприятие применяет метод начисления, ориентироваться надо на начисленную сумму зарплаты;
  • если компания пользуется приемам кассового метода, за основу надо брать фактически выплаченные работникам доходы;
  • если организация по одному из направлений деятельности применяет ЕНВД, из общей величины ФОТ необходимо отнять зарплату персонала, который занят на работах в рамках бизнес-проекта, функционирующего на условиях спецрежима.

Источник: https://buhguru.com/effektivniy-buhgalter/normy-predstavitelskih-rashodov-v-2018-godu-kak-opredelyat.html

Представительские расходы в 2018 году

 Представительские расходы — это расходы организации на официальные примы, деловые встречи, которые совершаются в целях взаимовыгодного сотрудничества.

 С 2002 года к представительским расходам относят также все расходы компании, которые не связаны с производством товаров (оказание услуг) и ее реализацией. Данному виду расходов посвящается пункт 2 главы 264 НК РФ.  

 Согласно Постановлению ФАС Западно-Сибирского округа от 01.03.2007 № Ф04-9370/2006(30552-А81-27), суд указал, что к представительским расходам можно отнести также те расходы, которые прямо в п. 2 ст. 264 НК РФ не упомянуты. Нетрудно понять, что список представительских расходов открытый.

 Для обоснования данных расходов в целях налогообложения по налогу на прибыль, они должны соответствовать определённым критериям:

  •  Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, понесенные налогоплательщиком.

 Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты.

 Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

 Унифицированных форм по оформлению таких расходов не существует. Каждая организация разрабатывает свои удобные формы, некоторые из которых являются обязательными:

  •  Приказ о проведении представительского мероприятия. В приказе должны указываться дата и место проведения, цель мероприятия, наименование организации-контр¬агента, список лиц, ответственных за проведение и обеспечение данного мероприятия, и сотрудник, на которого возлагается контроль. 
  •  Программа представительского мероприятия. Данная программа прикладывается к приказу, в ней необходимо отразить основные этапы и даты официального приема. Программа утверждается руководителем организации.
  •  Смета представительского мероприятия. Смету желательно расписывать на каждое мероприятие в отдельности. Обязательно утвердить у руководителя. В смете как правило расписывают по статейно: транспортные расходы, буфетное обслуживание, расходы на приобретение букетов, сувенирных изделий.
  •  Отчет о проведении мероприятия. В отчете необходимо отразить дату и место проведения, цель, наименование партнеров, участники мероприятия по фамильно с должностями и результат, который был достигнут в ходе мероприятия. 
  •  Акт на списание представительских расходов. А акте необходимо отразить точную сумму (вплоть до копеек), согласно понесенных расходов. Акт подписывает главный бухгалтер и руководитель организации.

 Помимо составление внутренних документов, необходимо собрать все чеки и документы, подтверждающие сумму понесенных расходов.

 В целях уменьшения налога на прибыль (в составе прочих расходов) норма признания представительских расходов (данная статья затрат нормирована) не должна превышать 4% от расходов на оплату труда за отчетный налоговый период, в котором совершалось мероприятие.

 «Входной» НДС принимается к вычету в сумме признания представительских расходов для учета налогообложения прибыли. Если в последующих кварталах текущего года оставшаяся часть представительских расходов укладывается в норматив, то НДС с нее также может быть принят к вычету.

Обращаем ваше внимание, какие расходы нельзя относить к представительским расходам:

  •  Обеды в пансионатах, санаториях, в развлекательных (кроме баров и ресторанов) местах;
  •  Оформление визовых документов для своих сотрудников;
  •  Затраты на оформление праздничных мероприятий (например, Новый год, 8 марта, 23 февраля), а также юбилеи сотрудников;
  •  Сумма представительских расходов, в сумме превышения нормы.

Также читайте на сайте:

Регистрация иностранного представительства

3-НДФЛ для иностранных сотрудников

    Все услуги компании БУХпрофиНаши цены

Источник: http://www.buxprofi.ru/information/predstavitelskie-rashody

В каком размере нормируются представительские расходы

Представительскими расходами называют затраты на обслуживание официальных партнеров по бизнесу при проведении встреч или переговоров, независимо от времени и места, где происходит данное событие.

В бухгалтерском учете представительские расходы регулируется нормативными документами Федерального законодательства Российской Федерации, а также бухгалтерскими положениями и Налоговым кодексом.

Представительские расходы формируются на основании годового фонда оплаты труда, соответственно, размер нормы, которая предусмотрена на такие затраты, формируется по окончанию отчетного периода.

Опираясь на нормативное Федеральное Постановление РФ, представительские расходы в 2018 году нормируется ставкой 4% от расходов, предназначенных на оплату труда работникам подконтрольного предприятия за отчетный год.

Состав и документальное оформление

Перечень, который регулирует состав представительских расходов, утверждается самостоятельно руководителем предприятия. После того как был пересмотрен Федеральный закон 402-Ф3, упоминание об определенном составе встреч с партнерами было исключено, только Налоговым кодексом в ст. 264 был определен порядок официального (формального) приема.

В обслуживание такого рода встреч включаются:

  1. Затраты на транспортировку представительского состава на мероприятие и обратно.
  2. Фуршетное обслуживание непосредственно на самом мероприятии (переговорах).
  3. Если штатное расписание не предусматривает единицу переводчика на предприятии налогоплательщика, то затраты на оплату услуг лингвиста предусмотрены для проведения переговоров.

Также существует ряд факторов, которые не относятся по мнению Налоговой службы к представительским расходам:

  1. Аренда помещения для проведения конференций.
  2. Затраты на проведение профилактики и лечение заболеваний, а также отдых в рамках мероприятия. Официальными Письмами Правительства РФ предусмотрены затраты на развлекательную программу (заказ артиста).
  3. Если проведение переговоров проходит с физическим лицом.
  4. Не всегда на законодательном уровне транспортировка и проживание прибывших лиц на переговоры может считаться представительскими расходами, так как у иностранных партнеров такие расходы считаются командировочными.
  5. Сувенирная продукция, которой обычно обмениваются стороны-партнеры с символикой подконтрольных им предприятий, не может быть включена в сумму затрат на проведение конференции на основании Положения Министерства Финансов РФ.
  6. Затраты для мероприятий на буфетное обслуживание учитываются только при предоставлении в законодательные органы уточненного перечня и документального подтверждения завтрака, обеда и ужина в размере установленной ставки 4% согласно Федеральному законодательству РФ.
  7. В соответствии с официальными Письмами Минфина, затраты на приобретение алкогольных напитков для проведения переговоров или конференций могут быть рассмотрены как представительские, с условием полного предоставления отчетной документации.

Расходы на оформление зала, где непосредственно будет проводиться деловое мероприятие, в представительские не входят, так как на законодательном уровне такие затраты не предусмотрены, даже если тому будет официальное документальное подтверждение.

Все дополнительные расходы на обслуживание конференций, которые не регулируются Федеральным законодательством, могут производиться за счет чистой прибыли предприятия.

Правильное определение размера представительских расходов требует бухгалтерского учета и официального документального подтверждения. Для того чтобы избежать налоговых проверок, а также штрафов контролирующих органов следует тщательно подготовить необходимую документацию, отталкиваясь от принципов проведения переговоров:

  • подтверждение официальности конференции;
  • значимость целесообразности экономических расходов;
  • ведение отчетной документации.

Официально правильно составленными документами признаются:

  • отчетность, составленная на основании законодательства РФ;
  • документация, оформленная в рамках делового оборота;
  • косвенная отчетность, составленная в пределах представительских расходов.

Согласно ст. 9 закона 402-Ф3, утвержденного в 2013 году, представительские расходы субъекта хозяйственной деятельности ведутся учетной документацией с установленными реквизитами:

  • наименование подтверждения и дата его оформления;
  • название предприятия, которое проводит переговоры;
  • полное содержание факта проведенной деятельности;
  • указание единицы измерения натурального и денежного выражения;
  • предоставление в отчетности полного наименования должности лица, которое произвело сделку, а соответственно, является ответственным за ее проведение;
  • указание идентификации лиц, производивших переговоры (фамилия, инициалы, подпись).

Официальная документальная отчетность, подтверждающая представительские расходы, которую требуют контролирующие органы Минфина РФ:

  1. Приказ по предприятию, утвержденный руководителем, который подтверждает расходы на представительские цели.
  2. Смета затрат.
  3. Первичная документация (квитанции) на приобретение тех или иных товаров или оплату услуг, которые внесены в расходы по мероприятию.
  4. Отчет о проведенной конференции.
  5. Определение целей и документальное оформление результатов проведения переговоров.
  6. Обозначение размера суммы затрат на проведение сделки.

В обязательном порядке все операции и процедуры по проведению каких-либо мероприятий должны подтверждаться первичной документацией, согласно видению бухгалтерского учета, а также установленной учетной политики предприятия.

Расчет норматива для списания

Затраты на проведение конференций и сделок регулируются нормативной ставкой. При начислении на отчетную дату налога на прибыль в него включаются расходы на представительские цели, не превышающие ставку в 4% от фонда оплаты труда организации.

Такие затраты учитываются нарастающим методом, поэтому переначисление суммы затрат необходимо проводить ежемесячно либо ежеквартально, в зависимости от выплаты авансовых платежей.

Учет затрат на мероприятия в налоговой и бухгалтерской отчетностях различаются, поэтому часто предприятия пользуются возможностью не отражать расходы в одном отчетном периоде, а показать их в следующем.

Если сумма затрат превышает норматив, то ее зачастую отражают на отдельном субсчете при видении аналитического учета.

В бухгалтерском учете эту разницу называют постоянной, поэтому на таком основании предприятие обязано сформировать налоговые обязательства.

При возникновении постоянной разницы на протяжении отчетного года, в последующие периоды сумма затрат может уложиться в рамки установленного лимита.

Такая операция сопровождается проводкой Дебет 99 (постоянное налоговое обязательство) Кредит 68 (расчеты по налогу на прибыль).

Как увеличить

При учете максимального объема затрат прежде всего следует изучить правомерные нормативы, которые используются в целях оптимизации налогообложения организации. Главной целью и поставленной задачей для ответственных лиц является правильное планирование и определение эффективной учетной величины расходов.

Учет затрат на оплату труда предусматривает на законодательном уровне начисления и выплаты в соответствии с трудовым и коллективным договором на обслуживание персонала предприятия и их содержание, в том числе: спецодежда, оплата коммунальных услуг, надбавки, премии, возмещения.

Досписание затрат по итогам налогового периода может происходить при отсутствии учета расходов в предыдущем отчетным периоде.

Бухгалтерский учет

При учете представительских расходов в бухгалтерии их учитывают в привычных видах деятельности предприятия и фиксируют в дебете производственных затрат, что сопровождается проводками:

  • Дебет 44 Кредит 60 – предоставлены услуги;
  • Дебет 19 Кредит 60 – обозначен НДС.

При выделении денежных средств ответственному за мероприятие лицу делаются записи:

  • Дебет 71 Кредит 50 – выдача средств на проведение переговоров;
  • Дебет 26 Кредит 71 – отражение расходов авансовым платежом.

При затрате организацией каких-либо собственных ресурсов или материалов, в бухгалтерии это отражается как Дебет 26 Кредит 10 – списание ТМЦ для проведения конференции.

Следует тщательно планировать представительские расходы согласно норме, которая утверждена на Федеральном уровне, а также корректно и ответственно определять суммы затрат в соответствии с налоговым и бухгалтерским законодательством.

Подробнее про представительские расходы — в данном видео.

Рекомендуем другие статьи по теме

Источник: http://znaybiz.ru/buh/plan-schetov/passivy/normy-predstavitelskih-rashodov.html

Практическая бухгалтерия

  • «Почти женат» – это значит холост, а «почти здоров» – болен. Что касается «без малого умен» — это, в лучшем случае, означает «вроде бы не дурак». В общем, как говорили в детстве, «почти – не считается». А вот с сотрудниками предпенсионного возраста ситуация несколько иная – с ними приказано считаться. И работодателям, и госструктурам. Поскольку это категория как бы незащищенная категория, обидеть которую очень легко – почти как дети, в общем.
  • Льготная ставка по налогу на прибыль предусмотрена законом для образовательных и медицинских организаций. Однако преференции можно лишиться, опоздав со сроком представления подтверждающих право на нулевую ставку документов всего на несколько дней. Так считают налоговики. А что по этому поводу думают арбитры?
  • Мировое соглашение – это письменная договоренность, когда стороны на основе добровольного волеизъявления идут на уступки и взаимные компромиссы в возникшем споре. Плюсы такого соглашения очевидны: сэкономленные силы, время и деньги оппонентов. Но всегда ли компании имеют возможность заключить такое «волшебное» соглашение? Что если стороной спора выступают ревизоры, которые не вправе самовольно, без разрешения на это государства, «прощать» долги коммерсантам?
  • В российском законодательстве есть интересная форма договора, она многофункциональна, удобна, безопасна, но требует высокой квалификации от составителя. Это самый сложный с точки зрения права, смешанный договор. Он содержит в себе элементы других форм контрактов, предусмотренных законом или иными правовыми актами (п. 3 ст. 421 ГК РФ).
  • По мнению налоговиков, выплата среднемесячной заработной платы на одного работника не должна быть ниже среднего уровня по виду экономической деятельности в субъекте РФ. Поэтому при выявлении этого критерия в адрес компании направляются информационные письма или требования о предоставлении пояснений в отношении низкого уровня дохода персонала фирмы.Что делать с таким запросом? Можно ли не ответить?
  • По окончании проведения кассовых операций и на основании чеков могут оформляться кассовые документы. Поступающие в кассу наличные учитываются в кассовой книге на основании приходных ордеров, денежные средства, полученные от покупателей в безналичном порядке – не отражаются.Вроде бы все ясно и понятно, но что делать, если кассир совершил ошибку и, пробивая чек, выбрал форму расчета «наличные деньги» вместо безналичного порядка?
  • Посмотришь со стороны на взаимоотношения в какой-нибудь фирме – все так чинно, благородно. Прямо единая дружная семья, а не производственный коллектив. В большинстве случаев это, разумеется, только видимость, которая развеется по мере того, как сор перестает умещаться в избе и высыпается наружу в виде судебных разбирательств, в том числе и уголовного порядка. В общем, поговорить о природе различных конфликтов и о том, что они могут быть восприняты не только как «внутренние дрязги», но и как преступление, совсем нелишне.
  • Новый год уже не за горами, а вместе с ним – и 20-процентная ставка НДС. Однако на многие из вопросов, касающихся перехода на ее применение, до сих пор не было однозначных ответов. Что не удивительно: переходных положений ни в Федеральном законе от 03.08.2018 № 303-ФЗ, вводящем это новшество, ни в каких-либо других нормативных актах не найти.
  • Применение ревизорами статьи 122 Налогового кодекса в отношении авансовых платежей по страховым взносам вызывает в бухгалтерском сообществе множество споров. Налоговики считают наложение санкций справедливым, компании придерживаются иного мнения. Попробуем разобраться, чья позиция ближе к истине.
  • Можно закупить суперсовременные и столь же дорогостоящие средства индивидуальной защиты. Можно назначить целый полк ответственных за охрану труда. Но есть еще такое понятие, как «фатум». То есть несчастный случай на производстве может произойти вопреки всем превентивным мерам. Последствия могут быть разными – гарантию от «самого страшного» может дать только «рождение в рубашке». Разбирательства же ЧП частенько превращаются если не в фарс, то в состязания по «переваливанию с больной головы на здоровую».

Источник: http://www.berator.ru/articles/norma-predstavitelskikh-raskhodov/

Отражение представительских расходов в налоговом учете

Представительские расходы, которые так или иные возникают у любой уважающей себя компании при соблюдении делового этикета и взаимодействии с настоящими и будущими партнерами, должны быть должным образом отражены в обоих видах учета: бухгалтерском и налоговом. Делается это для корректировки налогооблагаемой базы организации и в целях соблюдения требований налогового и иного законодательства.

Оформление представительских затрат

К представительским расходам относится величина затрат, понесенных организацией для проведения официальных мероприятий, но только во время проведения деловых переговоров.

Это могут быть как затраты на обслуживание мероприятия (банкет или обеспечение необходимой канцелярией), так и издержки, связанные с необходимостью доставки участников переговоров к месту их проведения.

Участники мероприятия — это или руководители компаний как будущих, так и настоящих партнеров, так и высшее руководство одной компании (члены Совета директоров). Для начала ваш бухгалтер из всех видов издержек должен выбрать те, которые относятся к представительским по действующему законодательству 2014 года.

Необходимость обоснования экономической целесообразности

Для того чтобы затраты вашей компании признали в инспекции УФНС, одних только документов, подтверждающих статус затрат, недостаточно. Потребуется еще и обосновать их экономическую целесообразность. Что это такое и как это оформить?

Экономическая обоснованность — это положительная взаимосвязь между понесенными представительскими издержками и ростом финансовой выгоды компании, заключающейся в увеличении объемов продаж товаров или услуг (естественно, в зависимости от специфики деятельности).

Такие расходы могут быть понесены не только в поддержку уже существующих договоров, например для их пролонгации, но и для налаживания деловых контактов с перспективой на заключение новых контрактов.

То есть проведение переговоров будет считаться экономически обоснованным в том случае, если компании-организатору удастся доказать свою положительную от их проведения выгоду.

Так могут ли налоговые органы отказать в уменьшении базы налогообложения, если контракт все таки заключен не был? Теоретически могут, и на практике такие случаи, увы, не редкость.

Например, мероприятие было проведено во втором квартале 2014 года, а договор будет заключен в лучшем случае в следующем году.

Компания имеет право провести издержки отчетным периодом, но налоговики могут и отказать в уменьшении базы налогообложения.

В этом случае компании поможет арбитраж, который зачастую выносит решение не в пользу налоговиков. Суд чаще всего руководствуется тем, что выгода может быть и отложенной, и мероприятие даст какой-то конкретный результат через некоторый промежуток времени.

Чтобы не довести дело до разбирательства, важно сразу же правильно оформить свои понесенные затраты по нужным статьям.

Представительские расходы в случае невозможности подтверждения экономической целесообразности в отчетном налоговом периоде (отчет по ним ведется именно в том периоде деятельности, когда они были понесены), относятся не на счет прочих расходов, а включаются в состав внереализационных. [goo_mid]

На основании статьи 265 НК РФ (статья 25 пункт 1 подпункт 11) указывается, что такая деятельность, как проведенное официальное мероприятие, в настоящее время не дала ожидаемого положительного результата. Потребуется и составление дополнительного акта, в котором будет указана вся сумма понесенных издержек с разбиением по элементам затрат. Подписать его обязан только руководитель компании.

Норматив затрат и его контроль

Статья 264 НК РФ определяет величину представительских расходов как 4 процента от суммы всех затрат налогоплательщика, понесенных на оплату труда работников компании в отчетном периоде.

Так как такой вид затрат, как оплата труда, величина непостоянная и в течение одного периода постоянно изменяется, то и единую сумму представительских расходов сразу обозначить нельзя — она тоже будет величиной непостоянной.

Для контроля этого показателя составляется так называемая бухгалтерская справка. Этот документ должен включать в себя информацию о виде расходов, норме принятых к налоговому учету расходов и информацию об их оплате.

В каждой графе обязательно указывайте документ, подтверждающий понесенные расходы (платежная ведомость, авансовый отчет). Справка формируется нарастающим итогом.

То есть сначала вы формируете первый отчетный период, затем второй и так далее.

Подитогом каждого отчетного периода должна стать сумма расходов и предельный высчитанная норма. Естественно, сумма представительских расходов может быть как меньше так и ниже, чем эта расчетная норма, но налоговые органы примут к учету лишь ту сумму, которая в этот норматив укладывается и не превышает установленных законом 4% от затрат на оплаты труда.

Составление бухгалтерской справки обязательно и в том случае, если размер представительских издержек превышает расчетную норму от суммы расходов на оплату труда работников.

Затраты на оплату труда должны определяться на основании положений статьи 255 Налогового Кодекса РФ и рассчитываться за тот период, в котором проводятся представительские издержки. Период — это кварталы или помесячно — в зависимости от того, с какой частотой компания перечисляет авансовый платеж за прибыль. Расчет ведется нарастающим итогом с начала текущего года.

Разница между налоговой и бухгалтерской прибылью

Виды разниц

Как же быть с появляющейся разницей в величинах прибыли, принимающейся отдельно в каждом из видов чета? Ведь бухгалтерский учет не устанавливает каких-либо процентных или фиксированных рамок для величины представительских издержек?

Разница в прибыли, возникающая при несоответствии представительских расходов и того, какой получилась норма, может быть двух видов — постоянной и временной.

Постоянная разница — это тот случай, когда налогоплательщик понес определенные затраты, которые можно списать на бухгалтерский учет, но из-за некоторых обстоятельств (например, утеря платежных документов или наличие таких документов, которые не признаются налоговиками в качестве платежных) их нельзя считать уменьшающими налогооблагаемую базу.

Другими словами, если представительские расходы имели место быть, но подтвердить их так, как требуют налоговики нельзя, то разница в прибыли останется навсегда, то есть будет постоянной и неизменной. Истратили средства организации на мероприятие, но не можете это подтвердить? Ждите появления постоянной разницы в прибыли в отчетном периоде.

Временная разница — это когда в налоговом и бухгалтерском учете не совпадает момент признания доходов и расходов. То есть в нашем примере, когда налогоплательщик может учитывать и текущие представительские расходы в конкретном размере, и расходы за предыдущие периоды — при изменении затрат на оплату труда и, ведь в этом случае меняется и норма.

Временная разница также может быть двух видов — налогооблагаемая (прибыль по бухучету на текущий момент признается в размере большем, чем по налоговому) и вычитаемая (когда прибыль по бухучету получается в размере меньшем, чем в налоговом учете).

Пример расчета временной разницы

Если за первый квартал 2014 года величина представительских затрат была в размере 10000 рублей, а 4% (норматив к отражению в налоговом учете) от расходов на оплату труда — 8000 рублей, то разница в 2000 рублей не может быть признана уменьшающей налогооблагаемую базу, и она-то и будет признаваться временной разницей. Списание ее в налоговом учете первого квартала 2014 года будет невозможно. Причем разница будет вычитаемой, ведь прибыль в бухгалтерском учете будет меньше, чем в том же налоговом.

Провести ее в следующем периоде можно следующим образом. Величина, требуемая к доначислению, определяется перемножением излишней суммы и налоговой ставки, то есть в указанном примере это будет 2000*24%=480 рублей. Сумма в 480 рублей будет называться отложенным налоговым активом. Его отражают на 09 счете, и он входит в бухгалтерский баланс.

Провести его можно тогда, когда сумма в 4% от понесенных издержек на оплату труда будет больше, чем представительские расходы, тогда мы сможем вычесть временную разницу из налогооблагаемой базы.

Заключение

Представительские затраты нормируются государством только в налоговом учете. Тем не менее, проводки выполняются в каждом отчетном периоде и важно выполнять их правильно.

Поэтому для соблюдения налогового законодательства разобраться с видами и причинами возникновения временных и постоянных разниц, и правильностью их отражения в проводках должен не только профильный бухгалтер, но и непосредственный руководитель организации.

Перед тем, как истратить средства компании на проведение мероприятия обязательно составьте смету, в который укажите реальную возможность отнесения издержек к представительским. Правильно оформляйте понесенные расходы.

Источник: http://CleverBuh.ru/buxgalterskij-i-nalogovij-uchet/otrazhenie-predstavitelskix-rasxodov-v-nalogovom-uchete/

Ссылка на основную публикацию