Лист ознакомления с личным делом (образец)

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений. Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640

Законодательные требования

Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы. Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является. Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся:

  • заявление о приеме на вакантную должность;
  • резюме;
  • ксерокопии индивидуального номера налогоплательщика, паспорта, пенсионного;
  • ксерокопии дипломов о высшем или среднеспециальном образовании;
  • рекомендации предыдущих работодателей;
  • все внутренние документы компании, относящиеся к данному сотруднику;
  • трудовой договор и приложения к нему;
  • данные аттестации;
  • должностные инструкции.

Каждый листок в деле должен быть в хронологическом порядке прошит, а также пронумерован и описан.

Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Источник: https://dedadi.ru/trudovoe-pravo/dokumenty-v-lichnom-dele.html

Лист ознакомления личного дела

Как оформить ознакомление с локальными нормативными актами На практике предприятия используют:

  • проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
  • журнал ознакомления с ЛНА;
  • лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

В качестве одной из возможностей предлагается применение листа ознакомления с ЛНА.

Его можно сделать приложением к трудовому договору; в таком случае при необходимости будет проще найти соответствующую подпись сотрудника. Еще один вариант — приложение к ЛНА, с которым знакомятся.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере. Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА?

  1. Это прямая обязанность работодателя, невыполнение которой является административным правонарушением по ст. 5.27 КоАП РФ (см.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

ТК РФ или в соответствии с требованиями иных нормативно-правовых актов.В личном деле могут храниться также различные информационно-справочные документы, например анкеты, опросные листы.

Работник имеет право на ознакомление со своим личным делом.

Ведение личных дел сотрудников Порядок учёта и хранения документов в организации Для регистрации личных дел в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец Книгу учёта личных дел заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф.И.О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

Причем его подпись нужна в отношении как обязательных ЛНА (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, документы по охране труда положения о персональных данных, оплате труда), так и тех актов, которые дополнительно приняты организацией и непосредственно касаются деятельности этого работника (положения о филиале, структурном подразделении, документообороте, коммерческой тайне и др.).

  • С новыми или измененными ЛНА работников необходимо знакомить в том порядке, который установлен приказом о введении этих документов в действие.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Образец внутренней описи документов Скачать образец этой описи Порядок ведения Любые данные в документы вносит только официально уполномоченный кадровик.

В его распоряжении должна быть специальная книга по учету документов.
Без отдельно оформленного приказа руководства никто не имеет права заменять кадрового работника и знакомиться с содержанием дел.

Все дополнения и изменения подкрепляются соответствующими бумагами.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

  • Анкета для личного дела
  • Внутренняя опись личного дела
  • Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами — образец

ВниманиеВ то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации. Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.

  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ.

Важно

На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве. Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Что должно быть в личном деле работника: образец

Здравствуйте! В этой статье расскажем о таком понятии, как личное дело сотрудника. Сегодня вы узнаете:

  1. Что называют личным делом и в каких случаях его стоит вести;
  2. Какие документы должны содержаться в нем;
  3. Сколько и как хранить дела.

Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников.

Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.

Лист ознакомления с документами личного дела

Какие меры необходимо принять

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.
  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Формирование документации Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

Лист ознакомления работника с документами личного дела

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.

№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г. № 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.

  • Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
  • Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
  • Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
  • На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Источник: http://zakon52.ru/list-oznakomleniya-lichnogo-dela/

Лист ознакомления с приказом: образец

Лист ознакомления с приказом содержит информацию о прочтении текста документа сотрудником и его подпись. В статье излагаются правила оформления листа и дается ссылка, по которой можно скачать образец листа ознакомления с приказом.

Если в организации издается приказ, в котором прямо или косвенно упоминаются сотрудники компании, то упомянутые в документе лица должны быть с ним ознакомлены.

Работники не просто читают документ, но и расписываются в специальном бланке. Такой бланк называется листом ознакомления с приказом.

Этот порядок закреплен законодательно. Руководство компании обязано знакомить сотрудников с приказами, в которых они упоминаются.

Подпись работника на приказе свидетельствует о том, что он не имеет возражений по содержанию документа и готов его исполнять.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом?

Лист ознакомления с приказом оформляется в тех случаях, когда распоряжение имеет отношение к большому количеству работников (отдел или конкретная группа сотрудников). Лист ознакомления служит приложением к деловой бумаге и не является самостоятельным документом.

К сбору подписей сотрудников следует отнестись ответственно. В случае возникновения спора между работником и работодателем этот лист будет служить доказательством в трудовой инспекции или в суде.

Нельзя пропускать в листе ни одного сотрудника, упомянутого в приказе. Нельзя подделывать его подпись. Если в момент сбора подписей сотрудник отсутствует, то вам придется его дождаться и получить подпись.

Кого нужно ознакомить с приказом?

В первую очередь с приказом нужно ознакомить его главных героев: работников, которые получают в документе какое-либо задание. Например, если в приказе Иванов получает одно задание, Петров другое, а на Сидорова возлагают контроль за исполнением распоряжения, то ознакомить с документом нужно всех троих.

Исполнители задания могут быть указаны в документе обобщенно, например: «Начальникам структурных подразделений представить информацию до 01.09.2018». Тогда в лист ознакомления с приказом нужно включить всех начальников структурных подразделений без исключения.

Приказ может быть рассчитан и на неопределенный круг лиц. Например, если документом утверждается локальный нормативный акт (ЛНА), который касается всех, ознакомить нужно всех работников.

В таких случаях кто-то из работников административного сектора, например, вы, как секретарь, получает задание ознакомить работников с этим распоряжением.

Тогда на документе под словами «С приказом ознакомлен» распишетесь только вы, а затем вам нужно создать лист ознакомления с приказом и либо подойти лично к каждому из коллег, либо действовать через начальников отделов.

В любом случае, если в документе есть задание, то у него должен быть исполнитель и срок выполнения: не просто «Довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся», а «Секретарю Кузнецовой П. А. довести приказ до руководителей подразделений в части их касающейся в срок до 01.09.2018».

Ознакомление работника с документом оформляют по аналогии с реквизитом «виза». Виза ознакомления содержит слова «С приказом ознакомлены», должность работника, его личную подпись, инициалы, фамилию и дату ознакомления.

Читайте также

Как составить лист ознакомления с приказом?

Стандартной унифицированной формы листа ознакомления с приказом не существует. Лист составляется секретарем в произвольной форме или по шаблону, принятому в делопроизводстве компании.

Во избежание проблем в суде или трудовой инспекции рекомендуем придерживаться стандартной структуры документа.

«Шапка» листа содержит:

  • наименование организации;
  • название деловой бумаги (лист ознакомления с приказом);
  • информацию о приказе, его номер и дату подписания.

Основная часть листа оформляется в виде таблицы со следующими графами:

  • номер сотрудника по порядку;
  • ФИО сотрудника;
  • должность сотрудника;
  • дату ознакомления с приказом;
  • подпись сотрудника.

В случае необходимости добавьте в таблицу информацию о структурном подразделении, к которому принадлежит сотрудник и примечания.

Если работников, упомянутых в приказе, много, то для оформления их ознакомления и подписей используйте несколько листов. Листы пронумеруйте и скрепите степлером или суровой нитью.

Образец заполненного листа ознакомления с приказом

Скачать лист ознакомления с приказом

Как оформить лист?

Лист ознакомления работников с приказом оформляется либо на фирменном бланке организации, либо на пустом листе формата А4. Лист составляется в одном экземпляре. Бланк документа распечатайте на принтере или напишите от руки. Главное условие легитимности листа — наличие подлинных подписей сотрудников.

Если локальным нормативным актом организации не закреплен порядок удостоверения документов печатью или штампом, то оттиск печати не нужен. Напомним, что с 2016 года юридические лица имеют право не использовать печати и штампы для визирования документации.

После сбора всех подписей и оформления листа, зарегистрируйте его в Журнале учета внутренней документации компании.

Вывод

Лист ознакомления с приказом является подтверждением того, что сотрудник, упомянутый в распоряжении, знаком с его содержанием и готов его выполнять.

В случае возникновения трудовых споров лист ознакомления будет служить доказательством в суде или трудовой инспекции.

Форма листа является свободной, но содержит ряд обязательных элементов: название предприятия, информацию о приказе, фамилии и подписи сотрудников, упомянутых в распоряжении.

Читайте также:  Срочный трудовой договор (образец)

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211285-list-oznakomleniya-s-prikazom-18-m8

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации.

Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта.

Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Для чего необходимо ознакомление сотрудников с локальными актами

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание! С принятыми локальными нормативными актами  необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры.

При этом на уровне законодательства это никак не отражено.

Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

  • Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
  • Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
  • Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
  • Внести в трудовой договор пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации — можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще.

Далее создается таблица со следующими графами:

  • №1 — Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
  • №2 — Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
  • №3 — Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
  • №4 — Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
  • №5 — Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
  • №6 — Подпись. Работник расписывается в этой графе.

Внимание! Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.

Помогите нам в продвижении проекта, это просто:
Оцените нашу статью и сделайте репост!(1

Источник: https://buhproffi.ru/dokumenty/list-oznakomleniya-s-lna.html

Личное дело сотрудника: какие документы должны быть

Для каждого работодателя важно, чтобы конфиденциальная информация о его сотрудниках хранилась систематизировано и на это есть несколько причин, достаточно веских.

Причина номер один – так проще, при необходимости, найти сведения о работнике. Вторая причина – надёжная защита сведений от разглашения. И, наконец, третья причина – возможность быстро внести изменения и дополнения.

С каждой из этих задач отлично справляется такое «изобретение», как личное дело сотрудника.

Государственные структуры

Согласно законодательству, работодатель вовсе не обязан заводить дело на каждого своего сотрудника. Исключением являются государственные и муниципальные служащие.

В этом законе прописано, какие должны быть документы в личном деле сотрудника. Эти сведения помогают следить за изменениями конфиденциальных данных. Всё это необходимо для отслеживания сведений о доходах и собственностью государственных сотрудников.

Более подробные сведения о ведении персональных дел содержатся в соответствующем Указе Президента. Утверждённые в указе положения чётко регламентируют что, как и когда необходимо делать с личным делом госслужащего, а также очерчен круг лиц, которым разрешён доступ к делам.

Частные предприятия

Коммерческие и частные организации не обязаны заводить персональные дела на своих сотрудников, законодательство их не обязывает к этому. Но это вовсе не означает, что они не могут этого сделать.

Для этого составляются внутренние правила ведения такой документации, назначается лицо, ответственное за внесение записей и сохранение дел сотрудников. Обычно, при составлении внутренних правил, организации руководствуются именно законами и указами, определяющими, что должно быть в личном деле работника для государственных служащих.

Оформление дела

Титульный лист

Поскольку личное дело это – не просто папка, а папка с информацией о конкретном человеке, то и первый лист документа должна оформляться соответственно. На обложке должны быть сведения, позволяющая идентифицировать сотрудника при поиске, а также организацию, в случае если дела в последующем будет сдано в архив.

Для этого вверху обложки нужно оставить место для пометок архива, которые наносятся специальным штампом. Затем ниже указывают название предприятия в полном и сокращённом варианте.

Далее идёт строчка с указанием отдела, в котором работает работник. Затем оставляется несколько пустых строчек – на случай перевода сотрудника.

Далее следует номер дела и заголовок – в нашем случае это ФИО работника.

Источник: http://101biznesplan.ru/spravochnik-predprinimatelya/rabota-po-najmu/chto-dolzhno-byt-v-lichnom-dele-rabotnika-obrazec.html

Как работнику ознакомиться с личным делом

  • личный листок по учету кадров;
  • анкета;
  • дополнение к личному листку по учету кадров;
  • автобиография;
  • заявление о приеме на работу;
  • копия документа, удостоверяющего личность;
  • копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
  • копия ИНН;
  • должностная инструкция;
  • копии документов об образовании;
  • характеристики и рекомендательные письма;
  • личные заявления работника;
  • трудовой договор;
  • копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;
  • аттестационные листы;
  • отзывы должностных лиц о работнике;
  • справки о состоянии здоровья;
  • фотографии;
  • лист-заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив).

Внимание: информация, вносимая в личные дела сотрудников, содержит их персональные данные.

Внимание

Поэтому при ведении личных дел работодателю необходимо соблюдать требования по защите персональных данных сотрудников. Подробнее об этом см. Как организовать обработку персональных данных сотрудников. Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников.

Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив. Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Такой порядок следует из пункта 3.6.4 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. В начало дела подшейте бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец – бланки листов-заверителей дела (п.

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

При ведении личных дел работников необходимо придерживаться строгих правил, даже если это не является обязательным требованием к работодателю. Важно помнить, что независимо от того, как называются заведенные папки («личные данные», «досье» или как-то иначе), в них содержатся персональные данные работника, поэтому необходимо соблюдать все требования, предусмотренные гл.

Личное дело сотрудника

Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф.И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Вопрос Помогите разобраться. 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) 2. Должен ли работодатель при увольнении работника, возвращать копии документов (паспорта, диплома и т. Д.) работнику. Если да, то какими нормами это предусмотрено.

Важно

Ответ Ответ на вопрос: Рассмотрим ваши вопросы: 1. Обязан ли работодатель ежегодно знакомить работников с персональными данными (личным делом) Нет, не обязан.

Персональные данные сотрудников – любая информация, необходимая администрации в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного сотрудника (п. 1 ст. 3 Закона от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ).

Следовательно, обладателем персональных данных является работник, а работодатель, в свою очередь, может у него в случае необходимости запрашивать их.

Также отметим, что в соответствии со ст.

Как формируется и ведется личное дело работника

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине.
Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации. В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию.

Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

При формировании личного дела работника осуществляется также первичное оформление, что означает присваивание делу учетного номера, внесение соответствующих данных в строки на лицевой стороне, составление внутренней описи.

О любых изменениях персональных данных, включенных в состав личного дела, работники обязаны своевременно сообщать в отдел кадров организации.

Как правило, это делается в письменной форме с приложением документов, подтверждающих изменения.

После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В случае необходимости с этих документов предварительно снимаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу. В любом случае внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании подлинников документов (или надлежаще заверенных копий документов).

Порядок ведения личных дел в 2017 году

После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело. Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом.

Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию. Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи.

Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Право работника ознакомиться с личным делом

  • Сколько и как хранить дела.
  • Не все категории работодателей обязаны вести личные дела своих работников. Но для эффективности управления коллективом, формировать их целесообразно. Как это делать правильно, обсудим сегодня.
  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте.

Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г.№ 640 « О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы»[1].

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя — государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом. Например: приказ Роспотребнадзора от 16 марта 2005 г.

№ 300, которым утвержден Регламент Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (в соответствии с п.

Читайте также:  Консолидированная группа налогоплательщиков (кгн), что такое консолидированная группа налогоплательщиков

Исходя их практических соображений, целесообразным представляется ограничить формирование и ведение личных дел в отношении трех категорий: руководящий состав; специалисты; лица, с которыми оформлены договора о материальной ответственности.

В том случае, когда порядок оформления личных дел действителен только в отношении некоторых категорий работников, в папку должен быть подшит документ, подтверждающий принадлежность сотрудника к такой категории. Например, когда речь идет о руководителе предприятия, это может быть выписка из протокола общего собрания или решения совета директоров. Таким документом также может быть приказ о назначении на должность или договор о материальной ответственности.

Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки. Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно.

Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил. Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде. Как поступать с делами уволенных сотрудников Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель.

Источник: http://kodeks-alania.ru/kak-rabotniku-oznakomitsya-s-lichnym-delom/

Лист ознакомления с личным делом работников учреждения

Личное дело работника

Читайте, в каком случае это возможно. Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации. Требования к оформлению титульных листов регулируется ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года.

Он предусматривает, что сверху находятся строчки, информация в которых заполняется исключительно государственным или муниципальным архивом при приеме дела на хранение.

Например, код организации, сдавшей, дело в архив, код гос.

архива, наименование архива. Однако сейчас многие архивы систематизированы и не заполняют данные строчки от руки, как это было раньше, а проставляют заранее подготовленный штамп, поэтому организации достаточно будет оставить сверху немного места для него.

Обязательными для отображения являются следующие элементы: Скачать бланк обложки для личного дела (титульный лист) можно здесь: Стоит заметить, что по ГОСТ 17914-72 дела длительного хранения, в том числе и персональное дело сотрудника должны находить исключительно в цельнокартнонных обложках.

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

В этом случае в бланке ставится подпись всего персонала организации, в перечне указаны классифицированные по категориям все нормативные акты.

В этом варианте в документ должна быть включена графа, куда вносится информация относительно структурного подразделения, перечень всех сотрудников и их инициалы.

Практика и Трудовой Кодекс определили несколько механизмов и составление ознакомительного листа один из них. Электронный вид акта не имеет юридической силы, если не проставляется квалифицированная электронная подпись.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии — при издании новых документов. По ст. 68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, под подпись.

Есть два варианта, как провести ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами: Лист ознакомления – бумага, в которой персонал проставляет подпись после ознакомления с тем или иным положением, инструкцией и т.п. Его прикладывают к нормативному акту и хранят вместе.

Закон не устанавливает унифицированных бланков оформления листов и журналов для ознакомления трудоустроенных граждан с локальными нормативными документами. Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных: • название документа, дата начала и завершения его заполнения; • название нормативного акта; При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Организация работы с личными делами работников

Трудовые договоры, не вошедшие в состав личных дел, должны формироваться в самостоятельное дело«Трудовые договоры с работниками».

[1] В рамках данной статьи не рассматривается.

[2] Соответствующие предписания содержатся, в частности, в Методических рекомендациях Мосгорархива

. М.: Мосгорархив, 1993. [3] Подобные документы, как правило, хранятся в специальных кармашках, расположенных на внутренних сторонах обложки.

[4] В том числе во внутренней описи.

Личное дело работника

М.: Мосгорархив, 1993. 2.

Формирование личных дел работников — личный листок по учету кадров или анкета ; — дополнение к личному листку по учету кадров; — копии документа об образовании; — трудовой договор (экземпляр работодателя); — договор о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); — характеристики (рекомендательные письма); — заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность); — выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности); — выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности; — выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Рекомендации Мосгорархива носят исключительно рекомендательный характер и касаются прежде всего государственных организаций.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это можно сделать одним из следующих способов:

Скачать образец листа ознакомления с локальными нормативными актами в формате Word (вариант 1).

Скачать образец листа ознакомления сотрудников с ЛНА в формате Word (вариант 2). Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Далее создается таблица со следующими графами:

Образец листа ознакомления с приказом

Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

Лист ознакомления с ЛНА.doc При проведении действий по ознакомлению необходимо учесть следующие моменты: На практике предприятия используют:

  • проставление подписей работника об ознакомлении в трудовом договоре;
  • журнал ознакомления с ЛНА;
  • лист-вкладыш в личное дело сотрудника и др.

Лист можно заполнить вручную или на компьютере.

Почему же необходимо так серьезно подходить к процедуре ознакомления сотрудников с ЛНА? Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами можно скачать по ссылке: образец листа ознакомления с ЛНА.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

  1. Руководящий состав и лица, их замещающие;
  2. Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
  3. Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
  4. Главные специалисты;

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Источник: http://credit-helper.ru/list-oznakomlenija-s-lichnym-delom-rabotnikov-uchrezhdenija-25741/

Лист ознакомления с приказом: образец заполнения и необходимые реквизиты

Такого определения, как лист ознакомления с приказом, образец которого часто можно встретить в кадровой работе, нет ни в одном законодательном акте. Тем не менее, им пользуется практически каждая организация, имеющая в своем штате наемных работников.

Зачем знакомить работников с приказами

Законодательство обязывает работодателя знакомить работников со всеми локально-нормативными актами, которые непосредственно их касаются. Все это в полной мере относится и к распорядительной документации.

Факт доведения информации до людей должен подтверждаться росписью работника, также важна дата, когда информацию довели до сведения сотрудника, поскольку законодательство регламентирует сроки, в которые работодатель должен  это сделать. В качестве примера можно привести следующие сроки:

  • 3 дня дается работодателю, чтобы ознакомить человека с информацией о наложении на него дисциплинарного наказания;
  • За 2 месяца и более работодатель должен предупредить сотрудников об изменениях основных условий трудового договора, например графика работы.

В большинстве случаев для этого используют отдельный документ, на котором все сотрудники ставят свою подпись.

Способы довести информацию

Поскольку законодательство не регламентирует, как именно информация доводится до людей, то работодатель сам выбирает способ это сделать.

В основном применяются два способа:

  1. Простановка росписи на самом документе, на лицевой или оборотной стороне. Этот способ применяют, когда нужно ознакомить 1-2 человек или была использована унифицированная форма, в которой предусмотрено место для подписи;
  2. Во всех остальных случаях гораздо удобнее это сделать на отдельном документе, который затем вшивается в книгу приказов, вместе с оригиналом.

Способы доведения информации до сотрудников не ограничиваются двумя вышеперечисленными, компания может разработать свой способ.

Образец листа ознакомления с приказом

Поскольку законодательство не регламентирует способ доведения информации до людей, то и соответственно нет утвержденного образца листа ознакомления с приказом.

Какие сведения необходимо указывать

Для того чтобы факт знакомства работника с приказом имел юридическую силу необходимо включить в лист следующую информацию:

  • Реквизиты и наименование документа, с которым знакомятся работники;
  • ФИО и должность человека, поставившего подпись;
  • Непосредственно подписи ознакомившегося;
  • Дата ознакомления.

Это основные сведения, которые указывают, что конкретный работник ознакомился с новой информацией в установленный срок.

Бланк

Этот документ можно составить следующими способами:

  • Разработать общий бланк, в котором оставить место под необходимые реквизиты;
  • Напечатать бланк для конкретного документа и сразу внести список людей, которые должны поставить подписи. Сотрудникам останется только поставить подпись и дату;
  • Взять чистый лист, на котором все сотрудники поочередно напишу свои данные, и поставят подписи.

Примерный бланк будет выглядеть следующим образом:

Обязательно ли его составлять

Лист ознакомления не является документом, который должен быть у работодателя в обязательном порядке, поэтому его отсутствие само по себе не несет никаких штрафных санкции. Ответственность наступит только в случае, если компания не ознакомила своих сотрудников с тем или иным приказом. Поэтому он составляется не по требованию закона, а для удобства работодателя.

Срок и место хранения

Лист ознакомления может храниться либо с оригиналом нормативной документации, либо в личном деле сотрудника. Хотя некоторые организации хранят их отдельно, составляя из них журнал. Такой способ может оказаться неудобным, если необходимо подтвердить факт ознакомления с нормативными актами, которые уже сданы в архив.

Срок хранения равен сроку хранения приказа, к которому он прилагается. Это еще один аргумент в пользу хранения этих двух документов вместе.

Вывод

Лист ознакомления с приказом не является обязательным для составления, его используют как один из способов фиксации факта ознакомления сотрудников с документацией на предприятии.

Источник: https://Papinian.com/trudovoe/obrazec-lista-oznakomleniya-s-prikazom.html

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Форма листа ознакомления с должностной инструкцией нового сотрудника

Они также обязаны оформлять и вести трудовые книжки на всех сотрудников. Следующий документ – свидетельство СНИЛС (о пенсионном страховании). На его основании работодатели производят отчисления из заработной платы в Пенсионный фонд. В большинстве случаев от соискателей-мужчин требуется военный билет и некоторые другие документы по воинской повинности.

Для большинства работодателей важны данные о наличии дипломов и сертификатов, подтверждающих квалификацию.

Кроме того, в некоторых сферах такая документация является обязательной.

К примеру, образование, медицина. По общему порядку граждане принимаются на работу путем заключения трудовых договоров, закрепляющих правоотношения работодателей с сотрудниками.

Образец листа ознакомления с приказом

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения:

Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может.

Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Важным моментом является то, что подпись в листе означает не только факт самого – своим автографом работник подтверждает, что согласен с приказом и готов выполнять то, что руководитель требует.

Кто формирует документ? То, на ком лежит ответственность за формирование листа, как правило, зависит от величины (в кадровом понятии) организации и от того, каким образом на нем распределены должностные обязанности.

В большинстве случаев ответственность за составление листа и то, насколько он будет соблюдать все нормы законодательства, несет специалист отдела кадров (инспектор), хотя это могут вполне быть юрисконсульт или секретарь (помощник руководителя).

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом:

Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие:

В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько.

В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.

Ознакомление сотрудников с ЛНА на отдельном листке ознакомления

Можно ли ознакомить сотрудников с ЛНА след. образом: для каждого сотрудника составить лист ознакомления — в нем перечистить все ЛНА с датами утверждения, датой ознакомления, и после подписания сотрудником подшить в ЛД?

Читайте также:  Налоговая база усн (упрощенная система налогообложения)

Рассмотрев ваш вопрос можно сказать следующее, листы ознакомления с документами организации (приказ, должностная инструкция, график отпусков и т.п.) являются необходимыми для доказательства факта ознакомления работников с различными кадровыми документами.

Обычно лист ознакомления оформляется в виде таблицы с графами «Ф.И.О сотрудника», «Должность», «Дата ознакомления», «Подпись».

Работники собственноручно заполняют как минимум графы «Дата ознакомления», «Подпись».

При заполнении даты ознакомления необходимо помнить, что работник приступает к работе после ознакомления с ЛНА, поэтому дата ознакомления не должна быть позже даты начала работы в соответствии с трудовым договором.

Сроков хранения для листов законодательством не установлено. Рекомендуется хранить лист как минимум все время действия ЛНА.

Подробности в материалах Системы:

Правовая база:Трудовой кодекс РФ

Статья 68. Оформление приема на работу

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора.

Источник: http://kerch-vizavi.ru/list-oznakomlenija-rabotnika-s-lichnym-delom-obrazec-96313/

Лист ознакомления работника с личным делом образец

Для чего нужен журнал ознакомления с локальными нормативными актами

  • оформить отдельные листы ознакомления и приложить их ко всем Положениям, приказам и иным документам;
  • ставить росписи непосредственно на ЛНА;
  • завести специальный журнал.

Ничего сложного в таком документе быть не должно.

Например, он может выглядеть так: Также не обязательно придавать ему книжную форму.

Это могут быть и отдельные листы, помещенные в папку-скоросшиватель.

Никаких виз об утверждении ставить на тутульном листе не нужно, можно только проставить дату начала и дату окончания записей.

  • данные работника (ФИО);
  • должность и отдел в организации;
  • дату визирования (при необходимости — время);
  • личную подпись каждого работника.

При желании листы можно пронумеровать и прошить, но это не обязательно.

Ответственным лицом за ведение такого журнала обычно является специалист по кадрам или сам руководитель, если организация небольшая.

  • Положения о структурных подразделениях организации;
  • Положения об оплате труда.

Поэтому, если работники ставят свои подписи и знакомятся именно с этими ЛНА лично, срок хранения формы, подтверждающей этот факт, должен быть аналогичным.

Форма листа ознакомления с должностной инструкцией нового сотрудника

Правильное ознакомление сотрудников с локальными актами предприятия позволяет избежать недопониманий, неприятных ситуаций и судебных разбирательств.

Этому способствует следование общей схеме приема, включающий несколько основных этапов: Подробная процедура заключения трудовых договоров и оформления трудовых книжек определена главами 10 и 11 Трудового кодекса РФ.

Понятия должностной инструкции в данном законе не установлено.

Из законодательных норм следует, что новый сотрудник знакомится под роспись со своими трудовыми обязанностями в основном договоре или должностной инструкции. Одного заявления о приеме с указанием на ознакомление с обязанностями недостаточно.

Скачать статистическую форму 1-МС можно здесь. В первую очередь, трудовая книжка. Она является основным документом, подтверждающим наличие трудовых взаимоотношений.

Она всегда выдается на руки в предыдущем месте работы.

Для большинства работодателей важны данные о наличии дипломов и сертификатов, подтверждающих квалификацию. Кроме того, в некоторых сферах такая документация является обязательной.

К примеру, образование, медицина.

По общему порядку граждане принимаются на работу путем заключения трудовых договоров, закрепляющих правоотношения работодателей с сотрудниками.

Оформляться они должны в строгом соответствии с правилами, которые содержит Трудовой кодекс. Гражданско-правовые договоры не регулируются трудовым правом.

Однако, на практике они очень распространены, поскольку имеют определенные преимущества для обеих сторон.

Трудовой договор подлежит письменному оформлению в 2-х экземплярах.

Иногда, работник приступает к своим трудовым обязанностям, еще не подписав договор. Образец заполнения листа ознакомления с должностной инструкцией Какой-либо формы документа для фиксации факта ознакомления персонала с внутренними актами предприятия законом не утверждено.

Как оформить по правилам заявление о разблокировке счета — расскажем далее.

Пример договора на оказание юридических услуг физическим лицом можно скачать здесь.

Личное дело работника

Кроме того, все они должны быть пронумерованы, описаны, прошиты. Внизу прописью и цифрами проставляется количество документов и листов описи.

Далее, вся информация заверяется подписью с расшифровкой ответственного лица и указывается дата.

Образец описи личного дела можно скачать здесь: В приказе организации, предусматривающем заведение на сотрудников личных дел, должен быть подробно расписан порядок их регистрации и учета. Как правило, заводиться книга или журнал учета личных дел. В ней по порядку вновь создаваемому делу присваивается номер по предприятию, который затем проставляется непосредственно на нем самом.

Нумерация дел, осуществляется только по данному журналу. Вносить любые изменения в персональное дело, может, только сотрудник, назначенный по приказу, а в его отсутствии никто, либо временно назначенный приказом руководителя исполняющий обязанности. Рекомендуется исправления вносить по аналогии с исправлением данных в трудовых книжках.

Какие документы должны быть в личном деле сотрудника?

Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений.

Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.1998 № 640 Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры.

Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.

  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве. В личном деле сотрудника хранятся: Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив.

Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Журнал ознакомления с локальными нормативными актами (образец)

Согласно ТК РФ, работодатели должны ознакомить сотрудников с локальными нормативными актами при их трудоустройстве и впоследствии — при издании новых документов. По ст.

68 ТК РФ предприятие несет обязательство ознакомить персонал с локальными нормативными актами, связанными с трудовой деятельностью, под подпись.

Но, рекомендуется включать в них определенный перечень данных: • название документа, дата начала и завершения его заполнения; • название нормативного акта; При необходимости в форму допускается вносить дополнительные столбцы.

Какие документы хранятся в личном деле сотрудника

самые важные статьи вам на Обязательными личные дела являются исключительно для государственных компаний, ведомств и учреждений.

Здесь существует жесткий регламент ведения личных дел, прописанный в президентском указе от 01.06.

1998 № 640 Согласно документу, дело сотрудника — это подборка исчерпывающих сведений о работнике и этапах его карьеры. Дело необходимо заводить сразу после назначения соискателя на государственную должность.

Знакомиться с содержанием личных дел сотрудников, кроме работников кадровой службы, могут правоохранительные органы.

Однако доступ к документам даже они получают только по предварительному запросу. После ознакомления дела должны вернуться обратно.

Для частных предприятий ведение личных дел штатных работников обязанностью не является.

Поэтому заводятся такие документы по личной инициативе руководителя. В то же время решение это обязывает работодателя позаботиться о сохранности информации.

  1. Составить внутренний регламент ведения личных дел.
  2. Назначить ответственного за оформление, ведение и хранение документов.

  3. Опираться при формировании внутреннего регламента на президентский указ, актуальный для госслужащих.

Вне зависимости от того, в государственной или частной компании оформляется дело сотрудника, необходимо правильно оформить этот важный документ. На обложке указываются сведения, позволяющие облегчить и ускорить поиск в архиве.

Помимо названия предприятия, информации о переводах и номера дела, на форзаце указываются фамилия, имя и отчество работника, число, месяц и год оформления на работу и официального увольнения, количество листов в папке и срок ее хранения в архиве.

В личном деле сотрудника хранятся: Не стоит вкладывать в папку бумаги с небольшим сроком хранения. Так как личные дела могут храниться в архивах до 75 лет, многие документы просто устареют.

Сама опись размещается на обложке или на последней странице и содержит:

  • перечень документов в личное дело сотрудника;
  • данные конкретного сотрудника;
  • нумерацию папок;
  • номенклатурные индексы;
  • время составления;
  • полный перечень бумаг;
  • подпись кадрового работника;
  • печать.

Чтобы обезопасить содержимое личных дел от утечки конфиденциальной информации, папки с документами хранятся в специальных металлических сейфах с надежной системой безопасности.

Как только сотрудника увольняют, его личное дело отправляется в архив. Срок хранения данных бывших работников зависит от статуса предприятия и составляет от года до 10 лет.

Для сдачи дела в архив в обязательном порядке заполняется лист заверитель.

Он содержит итоговую информацию о его составе и физическом состоянии каждого личного дела. Указанный лист подшивается последним. Лист ознакомления может выглядеть следующим образом: Лист ознакомления работников ГБУЗ «Клиническая больница N 2» с правилами внутреннего трудового распорядка N п/п Ф.И.О.

работника Дата ознакомления Подпись … … … … В таком случае наименование предшествующего отдела берется в скобки. Если первичная профсоюзная организация отсутствует, то работодатель может утвердить ПВТР самостоятельно, без представительного органа.

N 79-ФЗ . Рекомендательные письма или характеристики с предыдущего места работы. Какие документы не подшиваются?

В состав дела подшивают наиболее важные документы работника и документы предприятия большого срока хранения (не менее 75 лет). Читайте, в каком случае это возможно.

Формирование личного дела. Оформление обложки (титульный лист). Обложка лист любой папки документов должен содержать все значимые сведения для поиска и идентификации найденной информации.

Образец листа ознакомления с приказом

По своей сути документ может относиться к любым сторонам взаимоотношений сотрудников и работодателей, а также процессов, на которые работники своими действиями могут оказать влияния.

В частности, приказы могут быть следующего рода или назначения: Особенностью издаваемых документов является то, что все они подписываются исключительно руководителем (в некоторых случаях лицом, временно исполняющим его обязанности).

Также необходимо отметить, что хоть такие документы могут действовать исключительно в пределах одной организации, но их текст ни в коей мере не должен нарушать гражданские или трудовые права работника.

Разумеется, такой лист не представляет собой отдельного документа – он лишь служит приложением к приказу и отдельно существовать или оформляться кем-либо не может. Может быть и наоборот, если подписи сотрудника в таком листе нет, то и фактически ответственности за невыполнение его он нести не может.

Важным моментом является то, что подпись в листе ознакомления означает не только факт самого ознакомления – своим автографом работник подтверждает, что согласен с приказом и готов выполнять то, что руководитель требует.

Кто формирует документ? То, на ком лежит ответственность за формирование листа ознакомления, как правило, зависит от величины (в кадровом понятии) организации и от того, каким образом на нем распределены должностные обязанности.

В большинстве случаев ответственность за составление листа и то, насколько он будет соблюдать все нормы законодательства, несет специалист отдела кадров (инспектор), хотя это могут вполне быть юрисконсульт или секретарь (помощник руководителя).

Итак, рассмотрим, из каких основных частей должен состоять лист ознакомления с приказом: Поскольку именно в таблице отражается ознакомление с приказом и согласие с его выполнением, рассмотрим более подробно основные ее составляющие: В некоторых случаях количество работников, которое должно поставить подпись о своем ознакомлении, слишком большое, листов получается несколько.

В такой ситуации листы обязательно скрепляют (при помощи степлера, прошивают и т.д.), но впоследствии нумеруют.

Как оформить ознакомление с приказами под роспись? Ответ на вопрос — на видео.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами

— образец данного источника поможет вам правильно его составить с учетом всех правовых нюансов.

Рассмотрим, какие этот документ имеет особенности в части структурирования и заполнения.

Существует 2 основных подхода к утверждению рассматриваемого журнала, а также к формированию его структуры. 1. Создание документа, являющегося приложением к трудовому договору работника.

  • подписывается только тем работником, с которым заключен трудовой договор;
  • включает перечень только тех актов, действие которых распространяется на конкретного работника.

2.

Создание самостоятельного нормативного документа, который:

  • подписывается всеми сотрудниками фирмы;
  • содержит перечни всех ЛНА, используемых в компании (классифицированные по категориям).

В первом случае в форме журнала отражаются: В структуре документа также должны присутствовать графы для проставления подписей работника.

Второй вариант структурирования листа ознакомления с ЛНА предполагает включение в него: Загрузить заполненный образец листа ознакомления с ЛНА в обоих рассмотренных нами вариантах вы можете на нашем сайте.

Здесь вы можете скачать пример заполнения листа ознакомления, являющегося приложением к трудовому договору.

А здесь вы сможете ознакомиться с образцом листа ознакомления, являющегося самостоятельным документом. Знакомить работников с локальными нормативными актами фирма-работодатель обязана в силу требований закона.

Лист ознакомления с ЛНА – один из самых удобных инструментов для исполнения организацией требований ст. 22 и 68 ТК РФ. Ознакомиться со спецификой ряда распространенных ЛНА, с положениями которых работодатели должны знакомить сотрудников, вы можете в статьях: Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы?

Источник: http://razvodved.ru/list-oznakomlenija-rabotnika-s-lichnym-delom-obrazec-72254/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector