Бухгалтерский учет трудовых книжек

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2018 году

Период работы физических лиц отражаются записями в трудовых книжках. Документ относится к обязательным формам кадрового учета. Для лиц с отсутствием опыта работы трудовые книжки открывает работодатель.

При отсутствии свободного места для записей в книжке дополнительно производится выдача вкладыша.

Операции с движением документов сопровождаются бухгалтерскими проводками (Читайте также статью ⇒ Порядок учета трудовых книжек + бухгалтерские проводки 2018).

Возникновение потребности ведения бухучета

Необходимость в ведении бухучета трудовых книжек не возникает, если работник приносит форму для хранения в кадровом органе. После трудоустройства в документе производится соответствующая запись с последующей регистрацией в журнале учета. При этом действия ограничивается кадровым учетом.

Потребность в бухучете возникает при трудоустройстве работника без стажа или отсутствии места в книжке для внесения текста о приеме на работу или увольнении. При ведении учета производится запись операций, сопровождающих действия:

  • Покупку предприятием трудовых книжек.
  • Постановку документов на учет.
  • Выдачу документа работнику.
  • Прием платы, равной стоимости затрат предприятия на покупку.

Выдача нового документа производится после обращения работника к руководителю с заявлением. Согласно ст. 65 ТК РФ организация или ИП обязаны предоставить новый бланк или вкладыш при их отсутствии или утрате работником.

За предоставление трудовой книжки необходимо получить компенсацию затрат. Отказ получателя документа оплатить расходы организации или ИП по покупке формуляра не является основанием для отказа в выдаче. Все действия по покупке, учету, списанию документов сопровождаются бухгалтерскими записями.

Основные нормы в документообороте

На предприятиях трудовые книжки учитываются как бланки строгой отчетности (БСО).

Несмотря на распространенность документа в рознице, единственно законным способом приобретения является покупка форм БСО у законных представителей Гознака.

Предприятия организовано на базе федерального учреждения, с 2014 года является акционерным обществом. Компания занимается выпуском изделий, отмеченных государственными знаками, включая трудовые книжки.

В документообороте ответственные лица руководствуются Правилами, утвержденными ПП от 16.03.2003 № 225 (далее – Правила). Для осуществления записей используется журнал – приходно-расходная книга по учету бланков и вкладышей.

Порядок ведения книги учета

Руководители предприятий назначают лиц, отвечающих за ведение журнала. Движение документов осуществляется в бухгалтерии компании. При ведении учета применяют порядок, установленный Правилами:

  • Листы журнала нумеруются и прошиваются нитью. Табличная часть документа после сшивания должна быть доступна для записи и ее прочтения или ксерокопирования.
  • На прошивку устанавливается пломба с указанием стандартного текста о количестве листов, наименовании предприятия и данных о удостоверяющем лице. Запись должна быть заверена подписью директора или лица, замещающего согласно приказу.
  • В книгу вносятся записи о движении бланков или вкладышей. Выдача документов производится кадровому сотруднику, отвечающему за ведение трудовых книжек.
  • Учет ведется по каждому документу с указанием серии и номера.

По окончании каждого месячного периода ответственное лицо должно предоставить отчет о движении книжек, количества на начало и конец периода, наличия на учете. Дополнительно указывают размер поступивших средств для компенсации затрат предприятия.

Коммерческие компании и бюджетные организации обязаны иметь достаточное количество бланков на учете для обеспечения потребностей трудоустраивающихся лиц (Читайте также статью: → «Как заполнить трудовую книжку в 2018 году?»).

Записи в учете при покупке бланков

Учет операций по приобретению трудовых книжек осуществляется с использованием счета 76 при покупке по безналичному расчету. При постановке на учет необходимо иметь накладную, выданную продавцом. Трудовые книжки, приобретенные предприятием, нельзя отнести к категории товара. Основанием является то, что документ не предназначен для дальнейшей перепродажи.

Учет движения бланков преимущественно производится записями по счету 10. Ряд предприятием используют счет 41, что не соответствует позиции об отсутствии признаков товара. При постановке на учет одновременно осуществляется запись по счету 006, предназначенном для учета БСО. Забалансовый учет позволяет иметь информацию о наличии на учете необходимого количества документов.

Назначение операции Дебет счета Кредит счета
Произведена оплата за бланки 60 (76) 51
Отражено оприходование бланков 10 60 (76)
Учтен НДС от поставщика 19 60 (76)
Бланки приняты на забалансовый учет 006

В дальнейшем при учете движения бланка и денежных средств в счет оплаты стоимости используется счет 73, к которому открывают субсчет 3 «Расчеты за трудовые книжки».

Выдача бланка работнику без стажа или вкладыша к нему

В связи с переходом права собственности от работодателя сотруднику возникает налоговая база по НДС. Налог, выставленный поставщиком, принимается к вычету. Обязанность по уплате налога не возникает, если предприятие не является плательщиком НДС. Моментом возникновения базы по НДС является день открытия трудовой книжки.

Пример оформления выдачи бланка ⇓

Предприятие ООО «Новость» приняла на работу сотрудника В. без трудового стажа. Стоимость приобретения после учета НДС составила 100 рублей. В учете ООО «Новость» произведены записи:

  1. Стоимость оформленного бланка учтена в расходах: Дт 91/2 Кт 10 на сумму 100 рублей;
  2. Отражено начисление НДС: Дт 91/2 Кт 68/1 на сумму 18 рублей;
  3. Произведено списание бланка на основании справки: Кт 006 на сумму 100 рублей;
  4. Стоимость бланка отражена в доходах: Дт 73/3 Кт 91/1 на сумму 118 рублей;
  5. Сумма задолженности удержана при начислении заработной платы по заявлению лица: Дт 70 Кт 73/3 на сумму 118 рублей.

Момент учета расходов предприятия определяется при возникновении затрат – приобретении бланков. Сумма платы за полученные бланки учитывается в составе доходов при возникновении задолженности перед предприятием.

Учет поступлений денежных средств

Предприятия должны получить компенсацию стоимости документа – сумму, затраченную на его приобретение. Величина платы не должна превышать стоимости приобретения (без учета НДС). Возможность получения оплаты предусмотрена п.

47 Правил.

Несмотря на то, что представление трудовой книжки является обязанностью компании, сумма, внесенная работником в кассу предприятия, может быть рассмотрена как выручка, поступление которой требует использования кассовой техники.

Во избежание спорных вопросов с налоговой инспекцией оптимальным вариантом является удержание суммы при начислении заработной платы работнику. Удержание осуществляется по заявлению лица, направленного на имя руководителя или главного бухгалтера. Без согласия сотрудника удержание не производится.

Назначение операции Дебет счета Кредит счета
Отражено поступление в кассу платы за предоставленный формуляр 50 73/3
Отражено удержание стоимости бланка из расчетной ведомости 70 73/3
Отражен доход от полученной платы 73/3 91/1

При отказе работника оплатить сумму, затраченную работодателем на покупку трудовой книжки, стоимость списывается за счет средств предприятия. Сумма отражается в составе прочих расходов предприятия.

Учет книжек, предоставленных без взимания платы

Безвозмездная выдача бланков сотрудникам производится при массовой утрате книжек при хранении на предприятии либо порче документа по вине ответственного лица.

Компания в указанных случаях обязана обеспечить бланками трудоустроенным сотрудникам с отсутствием стажа или при отсутствии незаполненных листов бесплатно.

Законодательными нормами не установлено ограничение на безвозмездную выдачу трудовых книжек и вкладышей к ним. При оформлении процедуры возникают особенности:

  • Для обоснования действий по безвозмездной выдаче формуляров издается приказ.
  • Порядок должен быть внесен в локальный акт, например, коллективный договор.
  • В расчете базы при подсчете прибыли и единого налога расходы по приобретению безвозмездно отпущенных бланков не участвуют. Стоимость выданной книги облагается НДС, к вычету налог продавца не принимается.

Выданные в безвозмездном порядке бланки должны облагаться у работника НДФЛ как полученный доход. Исключить налогообложение можно в случае оформления в составе необлагаемой суммы 4 000 рублей. Если выдача бланка оформляют в форме подарка, обязанность по обложению суммы не возникает (Читайте также статью ⇒ Книга учета трудовых книжек в 2018).

Распространенные ошибки в учете бланков

Несмотря на простоту учета движения бланков в ряде случаев возникают ошибочные позиции.

Неверное положение Верное положение
Ответственное лицо производит удержание стоимости из заработной платы сотрудника без получения согласия Безусловное удержание средств из дохода сотрудника производится только в отдельных случаях, определенных законодательством. Плата за предоставление бланков удерживается по заявлению лица
Предприятие использует незаполненную трудовую, принесенную самим работником Работодатель должен оформлять только трудовые книжки, купленные самим предприятием у официального представителя Гознак. Бланки в розничной продаже предназначены для покупки организацией или ИП

При использовании бланков, приобретенных не у представителей производителя, на предприятие может быть наложен штраф за нарушение трудового законодательства. Сумма административного штрафа установлена для ответственных лиц и ИП от 1 до 5 тысяч рублей, для организаций – от 30 до 50 тысяч рублей.

Вопрос № 1. В какой стоимости учитывается предприятием БСО за балансом?

Оприходование бланков с отражением по счету 10 производится в соответствии со стоимостью, указанной в накладной. При отражении бланков на забалансовом счете 006 учет ведется в условных единицах. Количество места учета зависит от наличия обособленных подразделений. Предприятие самостоятельно производит выбор единицы учета, равную, например, одному рублю.

Вопрос № 2. Когда необходимо произвести удержание платы за предоставленный работнику без стажа бланк?

Внесение платы за предоставленный документ либо удержание стоимости бланка по ведомости при выплате вознаграждения производится при открытии трудовой книжки. Основанием для оплаты является предоставление бланка сотруднику. Допускается производить удержание суммы при увольнении лица и получении документа на руки.

Оцените качество статьи. Мы хотим стать лучше для вас:

Источник: http://online-buhuchet.ru/buxgalterskij-uchet-trudovyx-knizhek/

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете проводки 2017

Опубликовано в журнале «Бухгалтерская газета» №5 год — 2014

Согласно Трудовому кодексу РФ работодатели обязаны оформлять работникам трудовые книжки на бланках установленной формы.

Формы трудовых книжек и вкладышей в них утверждены постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. № 225.

Этим же постановлением утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков, а также обеспечения ими работодателей (далее – Правила).

В бухгалтерском учете операции по движению трудовых книжек необходимо отражать согласно приказу Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению».

Для обобщения информации о наличии и движении бланков строгой отчетности предназначен забалансовый счет 006 «Бланки строгой отчетности».

Порядок отражения операций по выдаче бланков трудовых книжек в бухгалтерском учете может иметь два варианта.

Согласно первому бланки трудовых книжек учитываются на счете 41 «Товары», а их выдача проводится как реализация товаров по счету 90 «Продажи».

Второй предполагает, что учитывать купленные бланки следует на счете 10 «Материалы», а стоимость бланков при их выдаче списывать на счет 91 «Прочие доходы и расходы».

Учитывая, что «продажа» бланков трудовой книжки не является основным видом деятельности организации, второй способ более правильный.

На счете 10 «Материалы» учитывают движение материалов. Принятие их к бухгалтерскому учету отражают записью по дебету счета 10 и кредиту счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и других счетов.

На счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» обобщают информацию обо всех видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов по выплате работникам дивидендов и других доходов от участия в уставном фонде организации, расчетов с подотчетными лицами. Аналитический учет по счету 73 ведут по каждому работнику организации.

При отпуске бланков трудовых книжек и вкладышей в них, осуществляемом в порядке, установленном Правилами (п. 42 Правил), в бухгалтерском учете производится их списание со счетов учета материальных ценностей и зачисление на соответствующие счета учета затрат (п. 93 Методических указаний по бухгалтерскому учету МПЗ, утвержденных приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н).

Поскольку расходы на приобретение бланков в соответствии с п. 47 Правил компенсируются работником, то стоимость отпущенных МПЗ, должна быть отнесена на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы».

В соответствии с положениями ПБУ 9/99 «Доходы организации» и ПБУ 10/99 «Расходы организации» указанные доходы и расходы в сумме затрат на приобретение бланков могут быть отнесены к операционным с кредита счета 10 «Материалы».

Читайте также:  Налог на имущество. усн-2018

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 455 09 86 (Москва)Это быстро и бесплатно!

Проводкой дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» кредит счета 91 «Операционные доходы» отражается задолженность работника (доход организации) в сумме платы за бланк трудовой книжки.

В налоговом учете при выдаче трудовых книжек отражают доход и одновременно стоимость выданных бланков включают в расходы.

Поскольку расходы на приобретение бланков трудовых книжек экономически оправданны и произведены для деятельности, направленной на получение дохода, они учитываются в расходах при исчислении налога на прибыль (п. 1 ст. 252 НК РФ) в составе косвенных расходов.

Выдача работникам трудовых книжек и вкладышей к ним за плату является реализацией товаров и объектом обложения налогом на добавленную стоимость, поскольку право собственности на заполненную трудовую книжку переходит к работнику (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ).

Обращаем внимание, что предложенный порядок отражения в бухучете операций по приобретению и отпуску бланков трудовых книжек не является единственно возможным. При разработке и выборе собственного способа учета бланков трудовых книжек бухгалтеру следует закрепить выбранный способ в учетной политике организации.

При другом варианте учета считается, что организация покупает книжки для личных целей сотрудников, а не для себя. Следовательно, работодатель является посредником между продавцом бланков и работником, поэтому бланки трудовых книжек к учету не принимаются.

В этом случае бланки трудовых книжек учитываются только за балансом – на счете 006 «Бланки строгой отчетности» (вместе с налогом на добавленную стоимость).

В этой ситуации необходимо в учетной политике организации закрепить положение, что расходы организации на приобретение новой трудовой книжки работник возмещает при ее получении на руки. А в заявлении на удержание из заработной платы стоимости трудовой книжки необходимо сослаться на гл. 50 ГК РФ.

Необходимо отметить, что, возможно, право применения данного способа придется отстаивать в суде.

Также по этой теме:

Электронные требования по уплате налогов и взносов: новые правила направления

Недавно налоговики обновили бланки требований об уплате задолженностей в бюджет, в т.ч. по страховым взносам. Теперь настал черед откорректировать порядок направления таких требований по ТКС.

Расчетные листки распечатывать необязательно

Работодателям отнюдь не обязательно выдавать сотрудникам расчетные листки на бумажном носителе. Минтруд не запрещает рассылать их работникам по электронной почте.

«Физик» перечислил оплату за товар по безналу – нужно выдать чек

В случае, когда физлицо перечислило продавцу (компании или ИП) оплату за товар по безналичному расчету через банк, продавец обязан направить покупателю-«физику» кассовый чек, считает Минфин.

Список и количество товаров на момент оплаты неизвестны: как оформить кассовый чек

Наименование, количество и цена товаров (работ, услуг) – обязательные реквизиты кассового чека (БСО). Однако при получении предоплаты (аванса) объем и список товаров определить иногда невозможно. Минфин рассказал, что делать в такой ситуации.

Медосмотр для работающих за компьютером: обязательно или нет

Даже если сотрудник занят работой с ПК не менее 50% рабочего времени, само по себе это еще не повод регулярно отправлять его на медосмотры. Все решают результаты аттестации его рабочего места по условиям труда.

https://www.youtube.com/watch?v=GgrzQ-LvfZU

Сменили оператора электронного документооборота – сообщите ИФНС

Если организация отказалась от услуг одного оператора электронного документооборота и перешла к другому, необходимо направить по ТКС в налоговую инспекцию электронное уведомление о получателе документов.

Спецрежимников не будут штрафовать за фискальные накопители на 13 месяцев

Для организаций и ИП на УСН, ЕСХН, ЕНВД или ПСН (за исключением отдельных случаев) действует ограничение в отношении допустимого срока действия ключа фискального накопителя используемой ККТ. Так, они могут применять только фискальные накопители на 36 месяцев. Но, как оказалось, пока эта норма фактически не работает.

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

Обновление: 8 февраля 2017 г.

Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия. Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход?

Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

  • в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
  • в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
  • в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Оценим перечисленные варианты с точки зрения соответствия их законодательным нормам.

Трудовая книжка — расход работодателя

Источник: http://pravostoriya.ru/uchet-trudovyh-knizhek-v-buhgalterskom-uchete-provodki-2017/

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Ведение и бухгалтерский учет трудовых книжек является очень ответственной задачей уполномоченного лица. Этот документ подтверждает стаж работы, который необходим при смене должности, а в будущем на основе данных этого документа рассчитывается пенсия. В этой статье мы расскажем о нормах и правилах учета трудовых книжек и других документов строгой отчетности.

Нормы учета трудовых документов и бланков строгой отчетности (БСО) регулируются ПП РФ от 25.03. 2013 № 225. Бланки строгой отчетности – это заявления, вкладыши в трудовую книжку и другие документы, необходимые для оформления и увольнения работника.

Трудовую книжку вместе с заполненными бланками и вложениями новоиспеченный сотрудник обязан оставить на хранение своему работодателю.

Получить ее обратно работник может только при увольнении. Руководитель несет ответственность за сохранность трудовой книжки и остальных оригинальных документов нанятого им работника.

Регистрация и учет вкладышей трудовой книжки в бухгалтерии производится работодателем либо кадровиком. При оформлении документов в процессе найма штатной единицы необходимо зарегистрировать его трудовую книжку в локальном журнале учета.

Выдача трудовой книжки ее владельцу может осуществляться только на основании его расписки, которая составляется в произвольной форме. Она должна содержать реквизиты предприятия-работодателя, актуальную дату, причину выдачи документа, подпись владельца трудовой книжки и печать предприятия.

Выдача трудовых документов производится с занесением соответствующей записи в журнал учета БСО. Она должна иметь порядковый номер, быть завизированной подписью работодателя и печатью отдела управления персоналом. Если данного отдела в организации нет, тогда в книге должна стоять печать нанимателя.

Учет

Учет трудовых книжек и вложений обязательно должен осуществляться по определенным законодательным нормам. Они прописаны в ПП РФ от 25.03. 2013 № 225. В том случае, если у нового сотрудника отсутствует трудовой документ, предприятие должно самостоятельно оформить его и сделать в нем первую запись о принятии сотрудника на работу.

В журнал учета БСО вносятся все операции, связанные с движением документов в компании. В нем также необходимо указывать серию и номер бланка.

Трудовые документы, вкладыши и копии хранятся в бухгалтерии в отдельной папке документов строгой отчетности и могут быть выданы исключительно уполномоченным лицам на основании приходно-расходных накладных.

Ежемесячно ответственному сотруднику необходимо составлять отчет о наличии бланков строгой отчетности в соответствии с журналом регистрации отчетных документов. Если подотчетные документы или вкладыши были испорчены, то необходимо составить акт об их списании. Также ежемесячно должна проводиться инвентаризация бланков, которые не были использованы в течение месяца.

Подотчетный документ имеет свою номинальную стоимость, которая указывается при оприходовании бланков. За сохранность каждого документа отвечает уполномоченный сотрудник.

Получая бланки строгой отчетности, уполномоченный сотрудник обязан оприходовать их, прописать стоимость за 1 бланк и поставить личную подпись. В наличии у работодателя всегда должно быть нужное количество требуемых бланков.

Источник: https://zhazhda.biz/base/buhgalterskij-uchet-trudovyh-knizhek

Порядок учета и хранения трудовых книжек — Все о кадрах

Трудовая книжка действует на территории России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в настоящее время применяется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

Поскольку бланки трудовых книжек приравниваются к бланкам строгой отчетности, они должны соответственно учитываться и храниться. Аналогичные требования установлены для хранения трудовых книжек работников.

В статье напомним, как обеспечить должный учет и хранение трудовых книжек в организации и какие документы в связи с этим оформить.

Бланки трудовых книжек и порядок их приобретения

Начиная разговор об учете и хранении трудовых книжек, обратимся к основному и всем известному документу — Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», которым утверждены Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее — Правила).

Но прежде скажем несколько слов о приобретении бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Формы этих бланков утверждены указанным постановлением Правительства РФ. А образцы трудовой книжки и вкладыша в нее, а также порядок обеспечения работодателей бланками книжек и вкладышей утверждены Приказом Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках».

Напомним, что вкладыш нужен в случаях, когда в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов. Он вшивается в трудовую книжку и оформляется и ведется в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша (п. 38, 39 Правил).

Бланки трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку изготавливаются только Объединением государственных предприятий и организаций по производству государственных знаков «ГОЗНАК» Минфина. Бланки имеют определенную степень защиты.

Распространение бланков может осуществляться юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, отвечающими требованиям, установленным изготовителем, на основании заключенного между ними договора.

Работодатели могут приобретать бланки непосредственно со склада изготовителя или распространителя либо иным способом.

Обратите внимание! В силу ст.

 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше пяти дней в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной. При этом если трудовой договор заключается с работником впервые (ст. 65 ТК РФ), на него оформляется новая трудовая книжка.

Если работодатель заводит на работника новую трудовую книжку, расходы на приобретение ее бланка затем взимаются с работника, за исключением случаев:

— массовой утраты трудовых книжек работников по вине работодателя (п. 34 Правил);

— порчи трудовых книжек или вкладышей не по вине работника (п. 48 Правил).

Довольно часто возникает вопрос, может ли работник сам купить и принести бланк трудовой книжки. Принимать и вести такую трудовую книжку не стоит, в первую очередь потому, что она может не соответствовать требованиям защиты, а во-вторых, потому, что работодатель обязан вести четкий учет трудовых книжек с момента их приобретения.

Читайте также:  Уточнение кбк в ифнс: образец письма

Полномочия по ведению, хранению и учету трудовых книжек

Согласно п. 45 Правил ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

При этом работодатель своим приказом назначает ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Как правило, это работник кадровой службы. Если же такой службы в организации нет, соответствующие полномочия возлагаются на бухгалтера.

Помимо обязанностей по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек, можно предусмотреть обязанность по своевременному приобретению трудовых книжек и вкладышей. В этом же приказе можно назначить лицо, исполняющее данные обязанности на период отсутствия уполномоченного работника.

Приведем образец такого приказа.

Общество с ограниченной ответственностью «Аметист»

(ООО «Аметист»)

Приказ

Г. Новгород

О назначении лица, ответственного за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них

В соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225,

Приказываю:

Назначить ответственной за покупку, ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек и вкладышей в них специалиста отдела кадров Жемчугову Т. Б. с 15.08.2014.

Во время отсутствия Жемчуговой Т. Б. обязанность по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей к ним возлагается на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров Бирюзову В. М.

Генеральный директор Алмазов С. В. Алмазов

С приказом ознакомлены:

Начальник отдела кадров Бирюзова В. М. Бирюзова

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/poryadok-ucheta-i-xraneniya-trudovyx-knizhek/

Бухгалтерский учет трудовых книжек

x

Check Also

Расчет квартплаты: что входит и как рассчитывается? Что входит в квартплату, интересует многих плательщиков ЖКУ. Узнать, что входит в квартплату и как определить ее размер, граждане смогут из данной статьи. …

Расчет кадастровой стоимости земельного участка Кадастровая стоимость земельного участка — условная денежная расценка земельной недвижимости, применяемая в основном для исчисления налога. Как вычислить кадастровую стоимость земельного участка самостоятельно, расскажем в …

Расчет и уплата транспортного налога за 1 квартал 2018 года Особенности расчета налога НТС = Б × СТн × Ку × Кв – АВ, Б — налоговая база (которая соответствует …

Расчет и уплата социальных взносов Кто и за что платит страховые взносы? Согласно ст. 419 НК РФ страховые взносы должны уплачивать все, кто является страхователем по законодательству РФ. Это: компании; …

Комиссия по охране труда Комиссия по охране труда в организации руководствуется в процессе работы: положениями ТК РФ (статья 218); нормами Приказа Минтруда от 24.06.2014 г. № 412н. Создание данной структуры …

Расчет и уплата налога на имущество за полугодие Аванс по налогу на имущество организаций (за 2 квартал): расчет по кадастровой стоимости объекта Если по налогооблагаемому объекту определена кадастровая стоимостная оценка, …

Расчет и уплата земельного налога за 1 квартал 2018 года Расчет земельного налога: формула Для определения суммы налога применяется формула: НАЛОГ = (КС × СТ / 12) × МЕС – …

Расчет и сроки уплаты налогов за 1 квартал 2018 года Отличие налогового периода от срока уплаты налога Налоговый период представляет собой временной интервал, по окончании которого плательщик определяет налоговую базу …

Расчет и оплата госпошлины в суд общей юрисдикции (районный, мировой) Госпошлина в суд общей юрисдикции включается законодателем в сумму судебных расходов, связанных с рассмотрением дела. Данная статья поможет правильно рассчитать …

Продление командировки: как оформить В случае, когда работнику нужно продлить срок его пребывания в командировке, это необходимо оформить надлежащим образом. Данная процедура состоит из нескольких этапов. Для начала нужно правильно …

Расчет зарплаты работникам — порядок и формула Как рассчитать заработную плату при обычном графике? То, как считать зарплату, зависит, прежде всего, от рабочего графика сотрудника. В самом общем случае — …

Кто может подписывать первичные документы? В общем случае правом представлять компанию (действовать от имени компании), в том числе подписывать первичные учетные документы, не имея доверенности и каких-либо иных документов, обладает …

Расчет ежемесячного детского пособия по уходу за ребенком Пособие на детей до полутора лет (общие вопросы) Прежде чем рассмотреть, как рассчитывается пособие по уходу за ребенком, расскажем о базовых моментах, …

Расчет доплат и надбавок к окладу на отдельных примерах Расчет доплат и надбавок — ответственная процедура, которой регулярно приходится заниматься сотрудникам, ответственным за их начисление. Об основных доплатах и надбавках, …

Новый налог на недвижимость 2015 года для физлиц: расчет, льготы Налог на недвижимость 2015 года и в последующем рассчитывается по новым правилам. Согласно им налог на недвижимость с 2015 года …

Как оформить перевод сотрудника на другую должность Как оформить перевод сотрудника на другую должность На всей территории России условия и порядок кадрового перемещения сотрудников регламентированы Трудовым кодексом. Все перемещения на …

Налоговая база для патента на 2017 год — расчет стоимости Налоговая база для патента на 2017 год устанавливается на уровне законодательства региона и включается в формулу расчета налога для ИП …

Какова кадастровая стоимость земельного участка (расчет)? Кадастровая стоимость земельного участка — важный показатель, который используется во многих операциях с землей. Попробуем разобраться, от чего зависит эта стоимость и где ее …

Как сделать расчет трудового стажа? Расчет трудового стажа может потребоваться при оформлении пенсии, дополнительных льгот, пособия по временной нетрудоспособности и так далее. В этой статье мы разберемся, как рассчитать трудовой …

Как сделать расчет неустойки или пени по договору? Расчет неустойки — дело не такое уж и сложное, как кажется на первый взгляд. Понять, как производится расчет неустойки, может любой желающий. …

Приказ о назначении исполняющего обязанности директора образец Приказ о назначении исполняющего обязанности директора образец На практике возникают ситуации, когда директор по каким-либо причинам не может исполнять свои обязанности в течение …

Как провести расчет социальных взносов в 2017-2018 годах? Расчет социальных взносов в 2017-2018 годах может быть осуществлен с применением разных ставок и принципов расчета платежей. Изучим специфику расчета данных взносов …

Как выбрать КАСКО: правила и условия страхования, расчет, цена? Для многих автовладельцев актуальным является ответ на вопрос: «КАСКО: как выбрать?». И связано такое обилие вопросов, прежде всего, с недостаточной информацией …

Источник: http://2018-g.ru/buhgalteru/buxgalterskij-uchet-trudovyx-knizhek

Как делают бухгалтерский учет бланков и вкладышей трудовых книжек

Относительно ведения трудовых книжек существуют разработанные и утвержденные правительством правила и инструкции. Один из актуальных вопросов, с которым обращаются к этим документам, – как вести бухгалтерский учет бланков трудовых книжек.

Трудовые книжки как особый документ

Документ, который должен иметь при себе любой гражданин, устраивающийся на работу, – трудовая книжка. Она должна быть современного образца и иметь многочисленные степени защиты от фальсификации.

Почему трудовая так важна для людей? Почему она приравнивается к особо важным документам?

В первую очередь рабочая книжка сотрудника – это возможность отследить его многолетний стаж, который был наработан за всю трудовую жизнь. А во вторую, и это самое главное – книжка рабочего помогает оформлению пенсии гражданина, когда наступает пенсионный возраст. Сведения о специалисте, должность, переводы, увольнения, награждения – все это фиксируется в книжке работника.

Здесь же осуществляется фиксирование записей о прохождении сотрудником воинской службы, ОВД, других особо важных органах, о времени получения квалификации, ее повышения и кадровой подготовке. Если специалист работает по совместительству, то эти данные также могут быть записаны в документ.

Информация записывается на предприятии, где работает гражданин на данный момент. Данные действия осуществляет руководитель, работник кадров или человек, занимающийся трудовыми в силу своей профессии. Ведение трудовой, внесение в нее информации, наличие вкладышей, копий и так далее – все это прописано в правилах, инструкциях и Трудовом кодексе России.

Отражение в бухучете бланков трудовых книжек

Если человек впервые пришел устраиваться на работу, то руководителю необходимо обеспечить его наличием такового бланка. Для этого гражданину нужно написать заявление руководителю предприятия. На оформление книжки отводится пять дней.

В организации всегда должно быть нужное количество трудовых и вкладышей к ним.

Их руководитель компании закупает заранее в специализированных местах продажи, уполномоченных на это, за определенную законом плату по договору, предварительно направив заявку в нужный адрес.

Но работодатель должен взять с работника полную сумму за приобретение книжки. Исключением является лишь пункт тридцать четвертый и пункт сорок восьмой Правил:

  • потеря или утрата документа (массовый характер), который находился в организации,
  • неверное заполнение первой страницы документа ответственным лицом.

В таковых случаях ответственность за оплату нового бланка или дубликата возлагается на руководителя компании.

По прошествии месяца сотрудник, ответственный за книжки работников, должен проинформировать бухгалтерский отдел:

  • о количестве бланков и вкладышей,
  • о денежной прибыли за оформление.

Количество чистых бланков, оставшихся в конце месяца, бухгалтерия учитывает досконально (штучно).

В любой компании должна присутствовать бухгалтерская документация:

  • книга по учету прихода и расхода бланков рабочих книжек и вкладышей}
  • книга по учету движения рабочих книжек и вкладышей.

Книги ведет кадровый работник (подразделение) или та служба, которая занимается оформлением сотрудника в организацию.

Данные книги нужны для того, чтобы производить законный учет трудовых и вкладышей всех сотрудников в определенной организации. Для них указана специальная форма ведения, утвержденная законодательством России.

Приходно-расходная книга

Данный бухгалтерский документ имеет в себе массу важной информации о рабочих книжках:

  • регистрация (учет),
  • операции получения и расходования (сведения о них).

При этом обязательно вносится серия и номерной знак каждой книжки и вкладыша. К тому же данный вид бухгалтерского документа должен сочетать в себе все необходимые аспекты, установленные законодательством:

  • твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
  • нумерация страниц (производится до внесения данных),
  • шнуровка и пломба на книге,
  • надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

В книге о приходе и расходе трудовых (вкладышей) имеются столбцы (графы), которые заполняются в соответствии с правилами. Основной раздел:

  • номер записи,
  • число, месяц, год,
  • получение и отпущение (от кого, кому),
  • указание документа,
  • приход (количество книжек и вкладышей, сумма),
  • расход (количество трудовых и вкладышей, сумма).

Также в документе имеется дополнительная информация о правильном ведении таких книг.

Очень важно знать, что отражение в учете трудовых книжек недействительно без контрольной пломбы. Она нужна для того чтобы уберечь данную документацию от незаконного пользования. Ставится пломба после того, как уполномоченный человек сделает все необходимые записи в титульник, а также заверительную надпись по количеству страниц. Перед установкой устройства пишется номерной знак пломбы.

Если книга заполнена неправильно или ее вообще не существует в организации, то это нарушение закона. В законодательстве указанно, что в таких случаях компания несет административную ответственность (штраф до 50 тысяч рублей).

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей

Данный документ имеет такое же немаловажное значение, как и предыдущий. В нем идет отражение движения трудовых книжек (вкладышей) в бухгалтерском учете.

Читайте также:  Пособия беременной в 2018 году

Регистрация (учет):

  • поступления книжек (вкладышей),
  • книжек (вкладышей), выданных работникам.

Регистрация и выдача вкладышей происходит в организации лишь на момент работы в ней сотрудника. Так что если работник предъявил книжку и вкладыш, сделанный в другом месте, то регистрируют исключительно сам документ.

Завести такого рода книгу необходимо всем руководителям независимо от типа организации. Хранится документ семьдесят пять лет (срок утвержден законодательством).

Основные условия для книги учета движения такие же, как и приходно-расходной:

  • твердый переплет (для сохранности внешнего вида книги),
  • нумерация страниц (производится до внесения данных),
  • шнуровка и пломба на книге,
  • надпись о количестве страниц на шнуровке (заверительная).

Основной раздел документа содержит графы:

  • нумерация,
  • число приема на работу,
  • ФИО владельца книжки,
  • номерной знак и серия книжки,
  • должность, профессия сотрудника,
  • название места работы,
  • номер и число документа-основания,
  • роспись ответственного лица,
  • сумма за трудовые (вкладыши),
  • дата выдачи книжки владельцу (то есть дата увольнения),
  • подпись владельца.

Книга содержит примеры, инструкции, правила ведения. Пломба ставится с теми же требованиями, что и в книге учета прихода/расхода. Строгий отчет, который ведется при хранении трудовых (вкладышей), указывает на особую важность документации. Выдача бланков лицу, отвечающему за книжки рабочих, происходит исключительно с подачей заявки.

  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/kak-delayut-buhgalterskiy-uchet-blankov-i-vkladyshey-trudovyh-knizhek

Бухгалтерский учет трудовых книжек

x

Check Also

Учет курсовых разниц Компании, связанные партнерскими обязательствами с зарубежными фирмами, обязательно сталкиваются с расчетами в …

Срок уплаты налогов для ИП на УСН за 2017 год Что должен знать ИП на …

Срок сдачи декларации по УСН для ИП Стандартная отчетная дата для ИП на УСН Механизм …

Срок сдачи 3-НДФЛ для ИП и самозанятых лиц Когда ИП на ОСНО сдает 3-НДФЛ за …

Красное сторно в бухгалтерском учете Сторнировочная запись операции формируется с отрицательным значением параметра. К примеру, …

Сколько стоит открыть ИП в 2017-2018 годах (госпошлина)? «Открыть ИП сколько стоит?» — этот вопрос …

Самостоятельная регистрация ИП в 2017-2018 годах: как оформить? Самостоятельная регистрация ИП год от года становится …

Получение патента для ИП в Москве на 2018 год Что нужно сделать для получения патента …

Подается ли среднесписочная численность работников ИП без работников? Среднесписочная численность работников ИП без работников не …

Исправительные проводки в бухгалтерском учете Никто из бухгалтеров не застрахован от ошибок в бухучете. При …

Отчеты ИП в 2018 году — какую отчетность и когда сдавать? Как определяется состав отчетности …

Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности Порядок …

Основные правила внутреннего трудового распорядка для ИП Правила внутреннего трудового распорядка для ИП (правила ВТР) …

Оплата и получение патента для ИП на 2018 год Кто может получить патент: виды деятельности …

Объявлена налоговая амнистия физлиц и ИП ― 2018 Речь идет о списании долговых сумм имущественного …

Нужна ли онлайн-касса для ИП на патенте? Кому из ИП на патенте нужна ККМ в …

Нужна ли для ИП печать? Нужна ли ИП печать — в начале деятельности многие предприниматели …

Метод Директ Костинг Одним из ключевых параметров в учете формирования прибыли в каждой производственной фирме …

Налоги ИП в 2017-2018 годах: как построена система налогообложения ИП? Налоги ИП в 2017-2018 годах: …

Может ли у ИП быть обособленное подразделение? Обособленное подразделение ИП — это понятие, которое подразумевает …

Признание расходов в бухгалтерском учете Статья расходов является одной из самых важных позиций в учете. …

Может ли ИП иметь фирменное наименование? Фирменное наименование индивидуального предпринимателя Понятие «фирменное наименование» дается в …

КБК по ЕНВД в 2018 году для ИП и юридических лиц — таблица Что такое …

КБК для оплаты патента ИП на 2018 год Какие КБК используются при ПСН Для оплаты …

Источник: https://2018-god.com/buhgalteru/buxgalterskij-uchet-trudovyx-knizhek

Бухгалтерский учет вкладышей в трудовую книжку

Главная → Бухгалтерские консультации → Трудовая книжка Обновление: 8 февраля 2017 г. Трудовой кодекс РФ в ст. 65 обязывает работодателя оформить трудовую книжку принятому в штат человеку в случае ее отсутствия.

Рассмотрим, может ли работодатель при этом произвести реализацию трудовых книжек сотрудникам и какими проводками необходимо отразить действия по оформлению и выдаче этого важного документа.

Трудовая книжка — товар, иной актив или расход? Есть несколько вариантов учета формуляров трудовых книжек, например:

  • в качестве товара, предназначенного для перепродажи работникам;
  • в качестве МПЗ, предназначенных для управленческой деятельности организации;
  • в качестве расходов организации.

Организация самостоятельно определяет, какой способ бухгалтерского учета трудовых книжек будет применяться, и утверждает его в учетной политике.

Бухгалтерский учет трудовых книжек: проводки

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Трудовые книжки приняты в качестве активов: Дебет Кредит Пояснение 10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов 19 60 Отражён НДС 006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности 91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов 91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам 73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Документы, используемые для учёта трудовых книжек В соответствии с п.

Бухгалтерский учет трудовых книжек

Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Трудовые книжки приняты в качестве активов: Дебет Кредит Пояснение 10(41) 60 Трудовые книжки приняты в качестве материально-производственных запасов 19 60 Отражён НДС 006 Трудовые книжки приняты в качестве бланков строгой отчётности 91(90) 10(41) Стоимость оформленных трудовых книжек принята в качестве расходов 91(90) 68 Начисление НДС со стоимости выданных бланков трудовых книжек 006 Списание трудовых книжек, оформленных вновь принятым сотрудникам 73 91(90) Возмещение стоимости трудовых книжек, выданных сотрудникам при увольнении, учтено в доходах 50 73 Погашена задолженность за выданные формуляры трудовых книжек Документы, используемые для учёта трудовых книжек В соответствии с п.

Бухгалтерский учет трудовых книжек в 2018 году

Дополнительно в приказе можно назвать лицо, которое будет вести трудовики в период отсутствия ответственного.

Учет трудовых книжек в бухгалтерском учете: проводки

Нужен ли бухгалтерский учет трудовых книжек? Но при увольнении и передаче книжки на руки сотруднику организация берет с него плату в сумме расходов на ее покупку.

Этими же документами определено, что реализацию формуляров трудовых книжек имеют право осуществлять только их изготовитель и специализированные продавцы.

Если следовать логике названных документов, работодатель выступает лишь посредником между специализированным продавцом формуляров трудовых книжек и сотрудниками.

Источник: http://02zakon.ru/buhgalterskij-uchet-vkladyshej-v-trudovuyu-knizhku/

Порядок учета трудовых книжек на предприятии. Налоги и бухгалтерский

Учитываем трудовые книжки

Трудовые книжки хранят на предприятиях, в учреждениях и организациях, а при увольнении работников выдают им под расписку в журнале учета. Так предусматривает п. 3 постановления № 301.

Сразу обрадуем вас:

трудовые книжки и вкладыши к ним уже давно не считаются бланками строгой отчетности

Хотите убедиться? Загляните в постановление № 301 — сейчас там нет даже намека на «строгость» этих документов.

Правда, п. 7.2 Инструкции № 58 трудовую книжку все еще рассматривает как «строгий» бланк, а п. 7.1 данной Инструкции до сих пор предлагает использовать для учета:

— приобретенных бланков трудовых книжек — Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-9), которую ведет бухгалтерия предприятия;

— заполненных трудовых книжек — Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (типовая форма № П-10)*.

Но этим требованиям не стоит придавать значение — просто у уполномоченных органов пока не дошли руки до внесения изменений в Инструкцию № 58.

На самом деле Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 вы сейчас не ведете.

А вот Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-10 по-прежнему актуальна.

В ней вы регистрируете все трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, вновь заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним с указанием серии и номера, а также трудовые книжки, выданные при увольнении.

Книгу типовой формы № П-10 следует пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя предприятия и печатью.

Если в своей хоздеятельности предприятие не использует печать, то для «трудовых» целей у него все равно должна быть печать — отдела кадров/службы персонала. Вот этой печатью и заверяют подпись руководителя в Книге.

Книгу ведет отдел кадров или другое аналогичное подразделение, ответственное за оформление и увольнение работников.

В графах 2 — 4 этой Книги должна фигурировать:

— дата предоставления трудовой книжки при трудоустройстве — в отношении работников, которые приняты с трудовой книжкой,

или

— дата, когда этот документ оформили на предприятии, — для работников, которые трудоустраиваются впервые.

Графу 11 Книги заполняют только в отношении трудовых книжек и/или вкладышей, которые выдали и оформили на этом предприятии

В отношении книжек и вкладышей, предоставленных работниками, в данной графе проставляют прочерк.

В день увольнения работнику возвращают трудовую книжку (вкладыш). При этом дату выдачи книжки и реквизиты приказа об увольнении вносят в графу 12 Книги по форме № П-10, а в графе 13 работник расписывается в получении трудовой.

Кроме того, подпись о получении трудовой книжки уволенный работник должен поставить в Личной карточке работника (типовая форма № П-2, утвержденная приказом № 495/656).

В бухгалтерском учете предприятие учитывает бланки трудовых книжек и вкладыши к ним на субсчете 209 «Прочие материалы».

На испорченные бланки трудовых книжек (если произошла такая неприятность) составляют Акт по типовой форме № П-11. В таком случае бланки списывают на недостачи* и потери от порчи ценностей с помощью записи: Дт 947 — Кт 209.

И в заключение пару важных моментов:

1. Если бланк трудовой книжки (вкладыша) был испорчен, то надо начислить компенсирующие налоговые обязательства по НДС (нехозяйственное использование), если на входе был налоговый кредит.

2. Выдача бланка трудовой книжки за компенсацию рассматривается как поставка с начислением налоговых обязательств по НДС.

3. Выдача без компенсации рассматривается как подарок с начислением налоговых обязательств по НДС, НДФЛ, ВС и ЕСВ. Подробнее — в «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 69, с. 44.

Вот и весь учет трудовых книжек!

выводы

  • Книгу учета бланков трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-9 сейчас не ведут.
  • Трудовые книжки, принятые от работников при трудоустройстве, вновь заведенные трудовые книжки и вкладыши к ним, а также трудовые книжки, выданные при увольнении, регистрируют в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним по типовой форме № П-10.

Источник: https://i.Factor.ua/journals/nibu/2017/january/issue-01-02/article-24281.html

Ссылка на основную публикацию