Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных работников: как формируется дело, сроки хранения

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Образец оформления внутренней описи личного дела

Образец оформления листа-заверителя личного дела

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Период хранения Категория данных
3 года документы граждан, не принятых на работу;
5 лет характеристики и резюме;
бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
50 лет личные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
75 лет личные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
дела тех, кто был командирован за границу;
данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
документы касаемо реабилитаций;
оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).

Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
  2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
  3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
  4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Источник: https://truddogovor.ru/kak-proisxodit-xranenie-lichnyx-del-sotrudnikov-obrazcy-dokumentov/

Личные дела уволенных сотрудников

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

  • наименование организации;
  • номер дела;
  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);
  • дату окончания личного дела (дата увольнения);
  • количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);
  • срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел.

Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет (пункты «а». «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение.

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров.

Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего.

В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело.

Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело.

Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан.

В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:+7 (499) 455 09 86 (Москва)Это быстро и бесплатно!

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом.

Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи.

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму. установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

  • литерные и пропущенные номера;
  • наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);
  • номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т.д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов.

Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника.

На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Источник: http://pravostoriya.ru/lichnye-dela-uvolennyh-sotrudnikov/

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения

Личные дела сотрудников – обязательный элемент документации в государственных и муниципальных организациях, поэтому должностные лица, в полномочия которых входит составление документации, обязаны соблюдать государственные нормативы и правила сохранности личных сведений о сотрудниках. Однако для частных предпринимателей данная процедура не обязательна. Соответственно, каждый руководящий отдела кадров обязан точно знать, сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения.

Порядок оформления и срок хранения личных дел

Порядок оформления персонального свода обязан инициироваться с зачисления в штат организации. Комплектация продолжается в течение работы и длится до увольнения с дальнейшим перенесением в архивные учреждения.

Индивидуальные акты могут помещаться в обособленный файл. Возможность потери предотвращается благодаря комплектации по единым правилам, а также ведению журнала.

В момент оформления стоит учитывать следующие нюансы:

  • На заглавном листе отображается полная информация о сотрудниках: инициалы, дата регистрации;
  • В своде, где находятся подлинники для временной сохранности, не должны содержаться образцы постоянного нахождения;
  • Каждый документ может быть представлен в едином варианте;
  • Не рекомендуется хранить оригиналы для постоянного содержания, так как подобные бумаги можно заместить копиями;
  • Каждое индивидуальное дело не может превышать толщины в 4 см и не содержать более 250 страниц.

Согласно с действующими нормативами в трудовой области время нахождения бумаг и регистрационных журналов, индивидуальных карточек и трудовых договоров составляет в среднем семьдесят пять лет.

Содержание личного дела

Дело должно состоять из обложки и подлинников, которая содержит полные сведения о сотруднике и характере его трудовой деятельности и обучении. На обложке указываются данные, которые позволяют идентифицировать работника в момент поиска, а также предприятие, если в дальнейшем папки будут сданы в государственный архив.

Читайте также:  Камеральные и выездные налоговые проверки

Титульный лист содержит место для оставления архивных штампов. Ниже указывается название предприятия в полном и сокращенном варианте.

Затем прописывается название отдела, в котором работник занимает определенную должность. Работник отдела кадров обязан оставить пустую строку, которая будет заполняться в случае перевода в другой отдел.

На обложке обязательно указываются инициалы работника и номер.

В нижнем правом углу вписывается дата зачисления персонала на рабочую должность и момент увольнения. Уточняться должно количество листов в папке и оптимальная длительность его нахождения после перевода в архивное учреждения. В личном деле работников должны содержаться следующие бумаги:

  • Заявление, составленное сотрудником в момент зачисления на конкретную должность;
  • Копии внутреннего паспорта, индивидуального налогового номера, полис медицинского страхования);
  • Характеристики, составленные предыдущими работодателями;
  • Трудовой договор;
  • Должностные инструкции, разработанные в соответствии со спецификой рабочих обязанностей;
  • Резюме;
  • Копии оригиналов, подтверждающих образовательный уровень и наличие профессиональной квалификации;
  • Внутренние бумаги предприятия;
  • Подлинники, свидетельствующие о факте аттестации.

Документы служащих содержат в себе бланк с подробным описанием всех образцов, помещенных в папку.

Кадровое делопроизводство: правила хранения и уничтожения

Важнейшим направлением делопроизводства является сфера хранения и использования оригиналов. Бумаги обязаны храниться в архиве предприятия. Порядок хранения бумаг регламентируется отдельными нормативами законодательства. Соответственно, работодатель гарантирует работникам сохранность и конфиденциальность информации, предоставленной в папке.

Уничтожение личных сведений осуществляется в соответствии с государственными требованиями, разработанными в области работы архивов. Уничтожению подлежат акты, срок хранения которых уже подошел к концу. Документацию для дальнейшего уничтожения выбирает ответственная экспертная комиссия, которая действует в соответствии с актом о выделении бумаг для уничтожения.

Папки, которые подлежат уничтожению, передаются для дальнейшей утилизации. Перед сдачей все образцы упаковываются и опечатываются. Передача оформляется в порядке соответствующей накладной, в которой должны точно указываться дата приема, количество папок и общий вес макулатуры.

Учет и регистрация: внесение иных данных

Порядок учета регламентируется законодательными нормативами в трудовой сфере. Соответственно, хранятся и регистрируются в кадровом отделе в определенном порядке. Для удобства используется журнал, форма которого определяется должностными инструкциями. В момент регистрации в журнале должны вноситься следующие сведения:

  • Учетный номер;
  • Имя, фамилия и отчество работника;
  • Дата постановки на учет;
  • Отметка о снятии с учета предприятия.

Моментом постановки на учет организации считается дата фиксации в учетной книге регистрации.

В области делопроизводства, в направлении хранения и регистрации дел предусмотрена возможность внесения изменений в папки с личными делами.

Подобные перемены должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места проживания, повышения квалификации или перевода на рабочее место в другой отдел организации.

Для внесения изменений в кадровый отдел предприятия обращается сам сотрудник, после чего начальник архива призван зафиксировать все изменения. Общий порядок внесения данных определяется соблюдением следующего алгоритма:

  • Предоставление заявления персонала с просьбой о внесении перемен в документацию, а также внесение подтверждающей документации. Данные могут быть изменены исключительно при наличии существенных обстоятельств;
  • Выдача приказа о необходимости внесения новшества в учетную документацию;
  • Регистрация приказа в журнале фиксации приказов, которые распространяются на личный состав;
  • Непосредственная фиксация информации.

Таким образом, оформление, регистрация документации, порядок хранения и уничтожения персональных дел предприятий регламентируется государственным законодательством.

Источник: https://promdevelop.ru/rabota/skolko-let-hranyatsya-lichnye-dela-sotrudnikov-posle-uvolneniya/

Личная карточка работника

Трудовые отношения, а также порядок их оформления регулируются Трудовым кодексом. В статье 85 этого документа содержится пон

ятие персональных данных работника. Это информация о конкретном работнике, необходимая работодателю в связи с оформлением с ним трудовых отношений.

Обработка организацией персональных данных работников заключается в получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании персональных данных. Согласно части 2 статьи 87 Трудового кодекса порядок хранения и использования персональных данных работников устанавливает работодатель, если он не регламентирован законодательством.

Нужно ли заводить личные дела сотрудников — организация вправе решить самостоятельно. Их можно заводить на всех сотрудников компании либо на отдельные категории (например, на руководящий состав). Оформлять личные дела необходимо в соответствии с действующими правилами ведения делопроизводства.

Согласно пункту 3.5.3 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) «личные дела… формируются в течение всего периода работы данного лица в организации».

Личное дело заводят после издания приказа о назначении на должность. Все документы в личном деле подшивают в хронологическом порядке по мере поступления.

Хранят их в сейфе компании и выдают в личное пользование только определенной категории сотрудников, которые имеют доступ к кадровой информации. Изменения в личные дела вносят сотрудники отдела кадров.

Если в организации нет такой должности — бухгалтер.

Перечень документов, которые приобщаются к личному делу, можно найти в пункте 5 Указа Президента РФ от 01.06.

98 № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности».

Несмотря на то что данный документ регламентирует ведение личных дел госслужащих, этот перечень можно использовать и другим компаниям. Как правило, в состав личного дела входят:

— внутренняя опись документов;

— анкета, личный листок по учету кадров;

— резюме (или автобиография);

— копии документов об образовании (в том числе все квалификационные свидетельства), удостоверения личности;

— справки и другие документы, подтверждающие изменения анкетных данных работника (копии свидетельства о браке, ИНН, страхового свидетельства, свидетельства о рождении детей);

— копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях, командировках, отпусках и т. д.;

— трудовой контракт;

— данные аттестаций;

— характеристики;

— план карьерного роста.

Во внутренней описи перечисляют все документы, которые подшиты в личное дело. Изъятие документов из личного дела, замену подлинников копиями отражают во внутренней описи в графе «Примечание». В период работы сотрудника в компании во внутренней описи учитывается каждый документ личного дела.

Также сотрудники отдела кадров ведут учет дополнительных сведений о сотруднике и вместе с личным листком по учету кадров помещают в начале дела. Закрывая личное дело, к нему подшивают заявление работника об увольнении по собственному желанию либо другие документы, которые служат основанием для увольнения, и копию приказа.

 
Внутреннюю опись подписывает составитель с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основным документом по учету персонала предприятия является личная карточка (унифицированная форма № Т-2), которая заводится на каждого сотрудника, принятого на постоянную и временную работу. Форма утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 №1.

Личную карточку заполняют на сотрудников, принятых на работу согласно приказу (форма № Т-1 или Т-1а), а также на основании документов, предъявляемых работником в соответствии со статьей 65 ТК РФ. Это:

— паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

— трудовая книжка;

— страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

— документы воинского учета (для военнообязанных);

— документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, а также о дополнительной информации, которую сообщает о себе работник.

В отдельных случаях с учетом специфики работы в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

В разделе «Прием на работу, переводы на другую работу» должны содержаться ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работников. Эти сведения необходимо заносить максимально корректно, так как они служат основанием для подтверждения трудового стажа сотрудника. В конце каждого раздела этой записи (в графе 6) должна стоять подпись сотрудника.

Непрерывный стаж работника рассчитывают на основании трудовой книжки в соответствии с Правилами исчисления непрерывного трудового стажа рабочих и служащих при назначении пособий по государственному социальному страхованию, утвержденными постановлением Совмина СССР от 13.04.73 № 252.

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, другие льготы, установленные в организации) рассчитывают на основании записей в трудовой книжке или иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносят данные, которые заверяют подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняют раздел II «Сведения о воинском учете», являются (образец заполнения раздела см. ниже):

— военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) — на граждан, пребывающих в запасе;

— удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. производится на основании информации из перечисленных документов.

При заполнении пункта 5 «Знание иностранного языка» раздела 1 форм указывается степень знания языка: «владею свободно», «читаю и могу объясниться», «читаю и перевожу со словарем».

В разделе «Отпуск» ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Здесь нужно указать вид отпуска, за какой период он предоставляется, дату его начала и окончания, количество дней, основание — номер приказа и его дату.

Раздел «Дополнительные сведения» заполняется для полноты учета сведений об обучающихся сотрудниках, работающих инвалидах и др.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и подпись сотрудника.

Для учета лиц, замещающих государственные должности, применяется личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС), которая ведется вместо формы № Т-2 и имеет аналогичное содержание. Отличия в наименовании разделов и их заполнении продиктованы спецификой государственной службы.

В научных, научно-исследовательских, образовательных и других организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и технологии, для учета научных работников (параллельно с формой № Т-2) заполняется учетная карточка научного, научно-педагогического работника. Данные в нее вносят на основании соответствующих документов (диплома доктора и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личную карточку менеджер службы персонала заполняет от руки. Все записи должны быть четкими, без сокращений.

Личную карточку заводят на работника в одном экземпляре. Хранится она в сейфе в отдельной картотеке. Все записи в карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных работником.

Последняя запись производится при увольнении работника и содержит основания и дату увольнения, дату и номер соответствующего приказа.

Карточки уволенных сотрудников изымают из оперативного пользования кадровой документации, формируют в самостоятельное дело (папку) по алфавиту. Перед сдачей в архив организации дело оформляют согласно требованиям, указанным в пункте 3.6.3 Основных правил работы архивов организаций.

Сроки хранения документов

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Согласно пункту 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» «организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения», установленных законодательством.

Читайте также:  Отличие осно от усн

Сроки хранения документов определены в Перечне типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций с указанием сроков хранения, утвержденном Росархивом 06.10.2000 (далее — Перечень).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, то есть общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

Сроки хранения кадровых документов представлены в таблице на с. 89.

В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы № Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет.

Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями без исключения, а постоянные теми государственными и муниципальными учреждениями, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы, а также негосударственными организациями, с которыми заключены соглашения, то есть источниками комплектования архивов.

Сроки хранения кадровых документов

Вид документа Срок хранениядокументов
Личные дела (заявления, автобиографии, копии приказови выписки из них, копии личных документов, характеристики,листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.):а) руководителя организации; членов руководящих,исполнительных, контрольных органов организации;работников, имеющих государственные и иные звания,премии, награды, ученые степени и званияб) работников Постоянно75 лет ЭПК*
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения,не вошедшие в состав личных дел 75 лет ЭПК
Личные карточки работников (в том числевременных работников) 75 лет ЭПК
Характеристики работников, не имеющих личных дел 75 лет ЭПК
Документы (анкеты, автобиографии, листки по учету кадров,заявления, рекомендательные письма, резюме и др.) лиц,не принятых на работу 1 год
Личные документы в подлиннике (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) До востребования**
Документы (справки, докладные и объяснительные записки,копии приказов, выписки из приказов, заявления,командировочные заявления, командировочные удостоверенияи др.), не вошедшие в состав личных дел 5 лет

* ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

** Невостребованные — не менее 50 лет.

Источник: http://proektarhiv.ru/Kadroviku.html

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Для кадровой и бухгалтерской службы законодательством определена обязанность обеспечить надлежащее хранение документации, имеющей отношение к персоналу компании или индивидуального предпринимателя. Однако нередко среди специалистов бухгалтерии или отдела кадров возникают сомнения относительно того, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников в архиве работодателя.

Самыми важными документами, определяющими этапы взаимоотношения работника компании и его работодателя, являются личные дела сотрудников. Конкретных правил оформления личных дел не существует, так как, начиная с 2013 года, унифицированные формы перестали быть обязательными к применению.

Тем не менее, определенного рода рекомендации для кадровиков все же имеются. Так, формировать личное дело целесообразно отдельно для каждого работника компании или предпринимателя. Для этой цели удобно использовать папки-скоросшиватели. Чтобы архивировать документы наиболее удобно, необходимо оформить обложку папки так, чтобы она отражала максимум полезной информации, а именно:

  • Полное название организации;
  • Номер личного дела физлица;
  • ФИО работника компании;
  • Дата приема в организацию сотрудника и, соответственно, дата его увольнения (даты начала и завершения личного дела). При этом даты должны совпадать со сведениями, указанными в приказах директора организации о приеме и увольнении сотрудника;
  • Число страниц личного дела. Заполнить эту информацию следует при непосредственной передаче документов в архив личных дел уволенных работников;
  • Срок, в течение которого компания обязуется хранить данные материалы.

Какие документы включает в себя личное дело уволенного сотрудника

Правовыми нормами определено включение в личное дело сотрудников таких документов, как:

  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником;
  • Экземпляр трудового договора, заключенного между работодателем и работником организации;
  • Анкета работника;
  • Документы, которые подтверждают образование сотрудника или определенный уровень квалификации;
  • Документы, которые отражают принятие на конкретную должность в организации данного работника (например, кадровые переводы);
  • Рекомендации предыдущих работодателей;
  • Ксерокопии всех необходимых личных документов, таких как паспорт, СНИЛС, ИНН, свидетельства и т.д.
  • Документы, подтверждающие увольнение работника (заявление сотрудника, приказ руководителя).

Период, в течение которого компания должна организовать на своей территории хранение личных дел работников, с которыми расторгнут договор, главным образом, зависит от того, какую должность занимал на предприятии уволенный сотрудник.

Для основной категории работников российских компаний срок хранения личных дел определен 75 годами со дня увольнения сотрудника. Однако существует группа занимаемых должностей, в отношении которых возникает потребность хранить документы постоянно. К ним относятся:

  • Руководящий состав каждой организации;
  • Работники, относящиеся к контролирующим и исполнительным органам компании;
  • Депутаты всех уровней власти;
  • Сотрудники компании, которые имеют как государственные, так и иные награды и звания.

Определенный в отношении уволенного работника срок хранения личного дела, в обязательном порядке должен быть указан на титульном листе данного документа непосредственно перед передачей в кадровый архив.

Источник: https://LawCount.ru/zarplata/skolko-hranyatsya-lichnyie-dela-uvolennyih-sotrudnikov/

Сколько хранятся личные дела и трудовые договора уволенных сотрудников

Хранение личных дел уволенных сотрудников должно быть организовано не по ФИО сотрудников, а по порядку с учетом дат оформления приказов. Все приказы за год в иерархии по номерам сшиваются, снабжаются описью и  отправляются в архив с сортировкой по годам. Давайте посмотрим, какие именно документы регламентируют такую систему архивирования документов.

Архив личных дел уволенных работников

Номенклатурные дела для целей архивации документов следует открывать по каждому наименованию. К примеру, в одной папке хранить документы на отпуск, в другой – приказы на увольнение, а в третьей – основания для переводов и поощрений. Главное складывать и сшивать все бумаги в хронологическом порядке.

ВАЖНО: все документы, являющиеся приложениями к приказам со сроком хранения 75 лет, должны храниться на протяжении этого же периода.

Все документы должны подразделятся при архивации с учетом регламентированных сроков их хранения. По окончании каждого года требуется сшить все приказы, заархивировать личные карточки уволенных (форма Т 2), опечатать документы и передать архивариусу. Если у вас нет специального архива, заприте папки в несгораемый шкаф.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ: нужно хранить отдельно документы работающих и личное дело уволенного сотрудника.

Порядок организации хранения личных дел

Хранить документы нужно в подлинниках. Копии допустимы как приложения к приказам на прием/увольнение/перемещение. Процедура хранения требует следования таким правилам:

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню.

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель. Основные правила закреплены Коллегией Росархива 6 февраля 2002 года. Правила формирования архивного фонда не распространяются на бумаги с несущественным сроком хранения 10 и менее лет.

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников можно показать в таблице. Она сформирована с учетом требований статей Перечня типовых управленческих документов от 6 окт. 2000 г.

Номер статьи Наименование операции Регламентированный срок хранения
333 Переписка о приеме/перемещении 5 лет
336-340 Трудовые договоры, личные дела работников, личные карточки, характеристики 75 лет
341 Анкеты, автобиографии 1 год
344 Протоколы заседания комиссии Постоянно
345 Выписки из отчетов/трудовых книжек/протоколов 75 лет
346, 347 Переписка об избрании, заявления на замещения 3 года
348 Протоколы определения трудовых стажей для надбавок 15 лет
350 Списки работников 75 лет
350 Информация о ставках/окладах 10 лет
351 Акты учета трудовых книжек 3 года

Источник: https://raszp.ru/uvolnenie/arkhiv-lichnykh-del-uvolennykh-rabotniko.html

Сколько времени нужно хранить личные дела сотрудников?

Сколько времени нужно хранить личные дела сотрудников?

  1. Кадровые документы

    Сроки хранения определяются архивным законодательством. Это, в частности, Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Росархивом 06.10.2000).

    Обобщение сведений, которые содержатся в данном Перечне, позволяет вывести следующие правила хранения для кадровых документов. Документы, с которыми законодательство связывает предоставление каких-либо выплат или льгот хранятся не менее 75 лет.

    Именно такой срок установлен для личных карточек, личных дел, трудовых договоров, списков работников, занятых на вредных условиях труда и т. п.

    Пожалуй, единственным исключением тут будет невостребованная трудовая книжка, хранить которую нужно всего 50 лет.

Как хранить личные дела

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передаются на хранение в архив.

Документы личного дела подшиваются на четыре (три) прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетаются таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции. Перед тем как подшивать (переплетать) , нужно удалить скрепки со всех документов.

В начало дела подшиваются бланки форм для внутренней описи документов дела, а в конец — бланки листов-заверителей дела.

Ежегодно в кадровой службе должна проводиться проверка личных дел. Если выявляются недостатки в оформлении и ведении личных дел, составляется соответствующий акт. Отметки о проверке личного дела проставляются в дополнении к личному листку по учету кадров.

Личные дела сотрудников должны храниться 75 лет, личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов фирмы, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, — постоянно (п. 337 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения , утвержденного Росархивом 6 октября 2000 г.) .

Для остальных документов сроки гораздо меньше. Так, договоры о материальной ответственности хранятся 5 лет. Столько же положено хранить информацию об обучении сотрудников технике безопасности, приказы об установлении сокращенного рабочего времени, переводах. Также пятилетний срок установлен для приказов о командировках, награждениях.

Документы по учету рабочего времени и дисциплине труда можно хранить и того меньше: 3 года. А для табеля учета рабочего времени срок сокращен вообще до 1 года.

Также в течение года хранятся графики отпусков и документы на сотрудников, которым отказано в трудоустройстве.

Обратите внимание, что в отличие от Налогового кодекса, в Перечне уточнено, что исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п. 2.9).

Невыполнение требований по хранению кадровых документов может обернуться для организации как штрафом по ст. 13.20 КоАП (300-500 руб.

за невыполнение требований о хранении документов) , так и негативными последствиями в виде проверок Государственной инспекции труда, Пенсионного фонда, либо в виде судебного решения о восстановлении сотрудника на работе. Так что не спешите избавляться от кадровых документов!

Читайте также:  Классификация затрат на производство продукции, состав затрат
  • В разделе 8.1 Перечня приведены сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Так, трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки, книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, сопровождающих деятельность организаций, с указанием сроков хранения . Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив. Личные дела уволенных сотрудников передаются на архивное хранение на 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.
  • 75 лет
  • Личные дела хранятся 75 лет
  • Наверно пока не уволишь или не уволятся сами
  • 75 лет
  • Насколько я знаю 7 лет документация хранится потом в архив
  • лет 10 или что-то вроде того
  • десять лет
  • Источник: http://info-4all.ru/rabota-i-karera/otdel-kadrov-hr/skolko-vremeni-nuzhno-hranit-lichnie-dela-sotrudnikov/

    Хранение личных дел

    Хранение личных дел сотрудников организации производится в соответствии с установленными нормами архивного законодательства и положениями закона о персональных данных. Как правильно организовать текущее и архивное хранение личных дел работников предприятия рассказывается в статье.

    Личное дело: формирование, ведение, хранение

    Эффективность процесса управления персоналом зависит во-многом от того, насколько индивидуальным будет подход к каждому конкретному работнику. Чем больше сведений о сотруднике известно, тем в большей степени будет обеспечиваться его персонификация. 

    Такие сведения собираются, систематизируются и анализируются с помощью личных дел. В них подшиты документы, позволяющие получить точное, объективное и максимально полное представление о конкретном работнике.

    Обязанность работодателя организовать формирование, ведение и хранение личных дел сотрудников установлена законом только в отношении учреждений государственного подчинения. Управляющая компания также имеет право установить такую обязанность в отношении предприятий, находящихся в ее непосредственном подчинении.

    Но никто не запрещает работодателям вести такие дела и на коммерческих предприятиях. По сути, личное дело — это досье, которое начинает формироваться уже в момент приема нового сотрудника на работу. При этом законом не установлено, какие именно документы должны подшиваться в папку с личным делом.

    Но, как правило, к числу документов, которые подшиваются в нее первыми, относятся:

    трудовой договор (экземпляр работодателя), заверенный подписью сотрудника;

    приказ о приеме его на работу;

    копии документов, подтверждающих уровень и наличие образования (в том числе дополнительного), квалификации;

    копии свидетельств и постановке на налоговый учет (ИНН) и СНИЛС.

    В зависимости от порядка приема на работу и  установленного в конкретной организации регламента оформления личных дел, их формирования, ведения и хранения, во вновь открываемое дело также могут быть подшиты: заявление о приеме на работу, резюме и автобиография, которые сотрудник заполнил еще находясь в категории соискателя.

    Справка

    Впоследствии, в процессе трудовой деятельности сотрудника на данном предприятии, его личное дело дополняется и другими документами:

    1. копиями документов, подтверждающих изменения в его семейном положении или составе семьи;
       
    2. заключенные с работником дополнительные соглашения к трудовому договору;
       
    3. копиями документов, подтверждающих изменение персональных данных, например, в случае смены фамилии или имени;
       
    4. копиями документов, подтверждающих изменение уровня образования, получение дополнительного образования, присвоение новой квалификации или разряда;
       
    5. приказами о переводе, перемещениях по должности;
       
    6. характеристиками, составляемыми по разным поводам: для награждения или вынесения дисциплинарного взыскания, аттестации, перевода;
       
    7. аттестационные документы;
       
    8. копиями документов о полученных поощрениях и награждениях;
       
    9. приказом об увольнении.

    Обратите внимание: поскольку с 1 июля 2017 года ужесточились требования к порядку сбора, обработки и хранения персональных данных, целесообразно в личное дело включить копию согласия сотрудника на сбор и обработку сведений личного характера о нем.

    Для облегчения поиска нужных документов в процессе формирования, ведения и хранения личных дел, каждое из них содержит внутреннюю опись с перечнем всех подшитых в дело документов. Образец внутренней описи личного дела приведен ниже.

    Скачать чистый бланк >>>
    Скачать заполненный образец >>>

    Процесс формирования и ведения личного дела завершается с момента увольнения сотрудника, после чего оно уже утрачивает свое практическое, управленческое значение и считается исполненным и может быть передано на хранение. Архивное хранение личных дел работников осуществляется в соответствии с установленными регламентами.

    Порядок хранения личных дел сотрудников

    Документы, входящие в состав личного дела работника, содержат его персональные данные и при этом некоторые из них относятся к документам длительных сроков хранения. Поэтому как текущее, так и архивное хранение личных дел работников осуществляется по особым правилам и предусматривает специальную процедуру при оформлении и передаче их на хранение в архив организации.

    Справка

    Текущий порядок хранения личных дел работников

    В практике текущего делопроизводства сведения, информация, хранящаяся в личном деле используется довольно часто, например, при планировании карьеры сотрудника, разработки программы его обучения, уточнения условий заключенного с ним трудового договора. Поэтому текущее хранение личных дел работников необходимо организовать таким образом, чтобы обеспечить их быстрый оперативный поиск и, вместе с тем, исключить несанкционированный доступ к персональным данным третьим лицам.

    Папки с этими кадровыми документами должны храниться либо в специальном сейфе, либо в опечатываемом закрытом шкафу, доступ к которому разрешен только тем должностным лицам, перечень которых утвержден приказом руководителя. Лицо, ответственное за сохранность и обеспечение ограниченного доступа — это, как правило, руководитель кадровой службы.

    Папки с личными делами хранятся на полках шкафов вертикально, корешками с номерами наружу.

    Если штатная численность предприятия превышает 50 человек, есть смысл вести алфавитные карточки, в которых, кроме фамилии, имени и отчества работника будет указан номер его личного дела и дата, когда оно было заведено.

    Это позволит существенно ускорить поиск нужной папки. Если кадровый состав организации небольшой, учет личных дел можно вести с помощью специальной алфавитной книги.

    Работник, желающий ознакомиться с содержанием своего личного дела, находящегося в текущем хранении, может это сделать только написав соответствующее заявление и получив визу руководителя.

    Посмотреть документы сотрудник может только в присутствии работника кадровой службы.

    При обнаружении ошибочных или неточных данных сотрудник должен предоставить документы, на основании которых в личное дело будут внесены изменения.

    Обратите внимание: Проверка наличия, правильности ведения и хранения личных дел сотрудников должна проводиться в организации ежегодно. По ее результатам составляется акт.

    После увольнения сотрудника, пока текущий календарный год не закончится и далее, еще в течение одного-трех лет, личные дела могут храниться в сейфе кадровой службы, но затем необходимо осуществить их архивно-техническую обработку и передать на хранение в архив по сдаточной описи.

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210994-qqq-17-m7-hranenie-lichnyh-del

    Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения

    После увольнения сотрудников начинается этап обработки и подготовки к архивированию документов. Закон говорит об обязательной архивации с учётом срока хранения личных дел уволенных сотрудников.

    Время и порядок обработки документации для длительного хранения в архиве зависят от характера внесённой информации.

    В приказе Минкультуры РФ за № 558 определены границы времени, в течение которых папки с личной информацией должны оставаться в архиве.

    Общие требования к архивированию

    Подлинники — это приоритетное условие для хранения документов в личном деле. Копированные варианты возможны, но только в виде приложений к различным приказам: о приёме, увольнении сотрудника, а также о его возможных перемещениях. Есть несколько правил подготовки к долгосрочному хранению документов уволенных сотрудников, которых необходимо придерживаться:

    1. На любого принятого сотрудника заводится личная папка на бумажном носителе и (или) в электронном формате. Сформированный документ подлежит обязательной прошивке и нумерации каждого его листа.
    2. На обложке личного дела ставятся порядковый номер и дата.
    3. Сформированные дела со всеми входящими приложениями формируются в архиве по дате увольнения работника и строго в алфавитном порядке.
    4. Документы ушедшего персонала находятся в архиве — в специально оборудованном помещении без возможности доступа вредного воздействия.

    Архивное хранение

    Время хранения кадровой документации не совсем однозначно. Личные дела уволенных сотрудников по срокам хранения делятся на два периода: до 2003 года и папки, созданные после этого времени.

    Документация на сотрудника формируется в течение всего времени трудовых отношений с работодателем. В папку личного дела могут входить следующие документы:

    1. Опись — перечень документов, подшитых в личном деле.
    2. Анкета.
    3. Личная карточка.
    4. Резюме.
    5. Документы: правоустанавливающие, удостоверяющие личность (заверенные копии), об образовании, подтверждающие квалификацию свидетельства.
    6. Трудовой договор.
    7. Характеристика.

    Сколько лет хранятся личные дела сотрудников после увольнения, зависит от характера собранных сведений. Согласно Федеральному закону от 2004 года № 125 все дела должны сдаваться в архивное хранение сроком на 75 лет. Личные дела уволенных позже 1 января 2003 сотрудников хранят в течение 50 лет.

    Трудовой договор

    Соглашение о трудовых отношениях между работником и работодателем определяется как трудовой договор. В нём заключены обоюдные права и обязанности сторон. Грамотно составленный документ — это защита обеих сторон от возможных нежелательных правовых разногласий.

    При увольнении работников дела с подшитыми трудовыми договорами остаются до окончания календарного года в делопроизводстве организации. В течение 1—3 лет они проходят обработку и только потом передаются в архив.

    Сколько хранятся трудовые договоры уволенных сотрудников, будет определяться по дате подписания соглашения. При подписании приказа до 2003 года — 75 лет, позже 2003 — 50 лет.

    Карточка работника

    При приеме на работу на человека в обязательном порядке заводится форма образца Т-2. На сотрудников, занимающих должности на государственных постах, заводится карточка по форме Т-2ГС.

    Такой документ заполняется отделом кадров только от руки. Записи должны быть без помарок, ошибок, чёткими и без сокращения информации. Заводится такая бумага, как правило, в единичном экземпляре. Храниться она будет в специальной картотеке.

    Личные карточки уволенных сотрудников формируются в отдельную папку с обязательной прошивкой, датой, нумерацией и в алфавитном порядке. Для дальнейшего хранения со временем они передаются в муниципальные городские архивы. Сколько хранится личная карточка уволившегося работника — по закону 75 лет. И первым днём будет считаться дата увольнения.

    Личное дело офицера МВД

    МВД России устанавливает регламент хранения документов уволенных офицеров. При необходимости прямо сейчас узнать, где хранятся личные дела уволенных офицеров МВД, легко сориентироваться.

    Согласно приказу № 345 от 05.09.1995 первые несколько лет дела будут находиться по месту прохождения службы офицеров.

    Для дальнейшего содержания они передаются в архив Главного Командования внутренних войск.

    Правовое регулирование сроков хранения сформированных дел когда-либо уволенных сотрудников в архиве организации регламентируется документом, который был утверждён Росархивом в далёком 2000 году. Не стоит также забывать, что личные папки с разными сроками хранения не группируются в один общий документ.

    Источник: https://trud.help/docs/lichnyie-dela-uvolennyih-sotrudnikov/

    Ссылка на основную публикацию