Личный листок по учету кадров: образец заполнения

Личный листок по учету кадров

Скачать

При необходимости вы можете скачать пустой бланк и использовать его в работе.

Скачать

Зачем он нужен?

В листке собраны основные данные о сотруднике. Это позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними. С помощью указанной информации директор может составить правильное представление о новом работнике и принять решение о том, какую работу тот может выполнять.

Для частных организаций этот документ не является обязательным, тем не менее часто ими применяется. Особенно если речь идет о трудоустройстве в крупную компанию.

Для государственных организаций обязательность его применения в каждом конкретном случае определяется специальным нормативно-правовым актом. Например, согласно Приказу Генпрокуратуры России от 13.03.

2018 N 135, этот документ обязательно должен находиться в личных делах прокурорских работников.

Единого же нормативного акта, который бы обязывал все государственные предприятия использовать листок, не существует.

Правила заполнения

Унифицированной формы этого документа нет, поэтому каждая организация может разработать собственную форму и использовать ее в работе. Скачать бланк личного листка по учету кадров вы можете на нашем сайте. Как правило, листок содержит следующие сведения о сотруднике:

  • ФИО гражданина;
  • пол;
  • число, месяц, год и место рождения;
  • национальность;
  • домашний адрес, телефон;
  • паспортные данные;
  • образование;
  • сведения о трудовой деятельности: период работы, наименование и местонахождение организации, должность;
  • профессиональные навыки и умения;
  • пребывание за границей: период, место, цель поездки;
  • отношение к воинской обязанности;
  • данные о семейном положении;
  • сведения о близких родственниках: степень родства, ФИО, год рождения;
  • дата заполнения и личная подпись сотрудника;
  • фото размером 4 на 6 см.

Бланк заполняется работником собственноручно. Своей подписью он заверяет правильность указанных в документе данных.

Какие документы требуются для оформления?

Вносимые сведения должны быть подтверждены документально. Поэтому работнику понадобятся:

  • паспорт;
  • диплом об образовании;
  • трудовая книжка;
  • военный билет;
  • документы о семейном положении;
  • справки о наличии наград, льгот и т.д.;
  • личная фотография.

Что делать, если сведения, внесенные в личный листок, устарели

В жизни каждого человека происходят перемены. В связи с этим сведения, внесенные в документ, теряют свою актуальность. Как вариант — сотрудница выходит замуж и берет фамилию мужа.

Или работник окончил обучение в учебном заведении и получил диплом, подтверждающий наличие у него новой ступени образования.

В этом случае сотрудник должен обратиться к кадровику и передать ему новую информацию, предъявив подтверждающий изменения документ.

Поскольку изменения в личный листок по учету кадров после его заполнения не вносятся, кадровый работник для отражения новой информации составит дополнение к личному листку по учету кадров. В этом документе отражаются данные о работе и изменения в учетных сведениях о работнике.

Скачать

Можно ли отказаться от заполнения бланка

Если гражданин трудоустроился в частную организацию, он имеет полное право отказаться от заполнения этого документа или некоторых его граф. Например, работник может не захотеть указывать в бумаге информацию о своих родных и близких. Принудить человека к заполнению документа никто не может.

Но, принимая решение об отказе, работник должен понимать, что у работодателя может сложиться о нем впечатление как о несговорчивом человеке или возникнуть предположение, что новому сотруднику есть что скрывать.

Совсем другое дело, если речь идет о прокуратуре – личный листок по учету кадров должен быть заполнен работником собственноручно и находится в первом разделе его личного дела.

Можно ли забрать его после увольнения

Так как этот документ является частью кадровой документации фирмы, забрать его гражданин не вправе даже после увольнения. Но в некоторых случаях он может обратиться к работодателю с письменным заявлением, содержащим просьбу о предоставлении ему на руки заверенной копии листка.

Источник: https://clubtk.ru/forms/dokumentooborot/lichnyy-listok-po-uchetu-kadrov

Личный листок по учету кадров

Личным листком по учету кадров называют такой документ, где содержатся разного рода биографические и личностные сведения о сотрудниках той или иной компании.

Этот листок включается в их личное дело наряду с другими документами, касающимися работника.<\p>

Личный листок по учету кадров своим видом очень напоминает анкету, которая заполняется во время взятия на должность.

Но они отличаются тем, что личный листок нужен уже после устройства на работу и содержит фото работника форматом 4х6 см.

Личный листок по учету кадровскачать бланк бесплатно

Скачать заполненный образец личного листка по учету кадров можно ниже.

Итак, личный листок должен быть заполнен сотрудником собственноручно и подается всего лишь в единственном экземпляре. Здесь не допускается каких-либо помарок или исправлений. Для заполнения всех полей понадобится информация из паспорта, военного билета (для мужчин), трудовой книжки, образовательных документов и т. д.

В силу того, что такой документ является личным, он удостоверяет права и личность заполняющего, а также его положение в обществе и должностные обязанности. При этом стоит понимать, что каждый вопрос личного листка предвидит исчерпывающие ответы. Так здесь нельзя отвечать «да» или «нет», а также нельзя ставить прочерк.

Образец заполнения личного листка по учету кадров

Если говорить более конкретно о полях с вопросами, то свое имя, отчество и фамилию сотрудник должен писать полностью. При этом дату рождения нужно подавать в виде цифр. А вот место рождения нужно писать в той форме, каким оно было на время рождения сотрудника.

Строка с информацией о гражданстве просто должна включать название страны. А вот со строкой под названием «образование» уже немного сложнее.

Так, здесь требуется указать степень образования заполняющего в соответствии с действующим законом.

В таком личном листке нужно также перечислить языки, которыми владеет сотрудник, включая и владение государственным языком. Вдобавок здесь указывается и уровень владения ими.

После этого заполняется поле «Ученая степень», где осветляется наличие присвоенной степени или же звания.

Поле под названием «Какие имеете труды и изобретения» предвидит перечисление всех трудов с указанием из выходных данных, а также запатентованных изобретений. Бывает так, что на перечисление всех трудов в личном листке по учету кадров не хватает отведенного места, тогда все нужно оформить на отдельном листке бумаги.

Кроме этого, далее также сотруднику нужно будет указать его предыдущие места работы, семейное положение.

После этого на документ нужно наклеить соответствующую фотокарточку. Далее составитель листка должен подписать его и указать текущую дату. После этого в документ уже не могут быть внесены какие-либо дополнения или изменения.

Скачать образец документа

Источник: http://blankidom.ru/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov/

Образец заполнения личного листка по учету кадров в 2018 году – скачать бланк унифицированная форма, пример

Существуют определенные требования к заполнению документов для каждого сотрудника предприятия, которые должны соблюдаться.

При приеме человека на работу заполняется личный листок. Можно воспользоваться образцом при составлении.

Персональный листок является неотъемлемой частью для каждого сотрудника предприятия. В карточку вписываются все основные данные о человеке – ФИО, должность, биографические и персональные сведения.

Для чего формируют данный документ

Листок содержит все основные данные о гражданине, который трудоустраивается на предприятие. Это позволяет директору ознакомиться с ними в кратчайшие сроки, что очень важно для крупных организаций.

Кроме того, данные из анкеты могут потребоваться при переоформлении человека на другую должность.

Изучив информацию, руководитель составляет свое мнение о человеке, и принимает решение о том, какую работу ему можно поручить.

Несмотря на то, что небольшие, частные компании не обязаны использовать эту форму документа, они применяют ее, поскольку это удобно.

Государственные организации обязаны заполнять такие листки, поскольку это требование закреплено законодательством – Приказом Генпрокуратуры РФ № 135.

Особенно важно, чтобы данный документ находился в личном деле каждого работника Прокуратуры.

При этом не существует отдельного нормативного документа, который устанавливает требование иметь базу анкет для всех работников государственных предприятий.

Персональный листок, заполняемый для каждого сотрудника отделом кадров является неотъемлемой частью личного дела.

Это своего рода визитка, содержащая актуальную информацию о том, где проживает работник, о его персональных и иных данных. Указываются сведения об образовании, о наличии супруга, детей.

Женщина также должна указать, не планирует ли она в ближайшее время отправиться в отпуск по беременности и родам.

Данные, представленные в ней, могут быть запрошены только в крайних случаях сотрудниками прокуратуры. В остальных ситуациях они должны быть надежно защищены от третьих лиц.

Бюджетные организации обязаны учитывать нормативные постановления, в частности такое, как Письмо № 03 – 51, в котором приведены методические рекомендации по документообороту в образовательных учреждениях.

Согласно этому документу, на каждого сотрудника школы, института должна быть оформлена личная карточка.

Единая унифицированная форма не была предусмотрена законодательством. Работодатели самостоятельно создают бланк и утверждают его путем утверждения через Приказ.

Можно упростить задачу, воспользовавшись готовым бланком. Это позволит учесть все пункты и избежать ошибок.

Правила его составления

При оформлении трудового соглашения работник сам заполняет бланк в единственном экземпляре.

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Сведения необходимо вносить строго в соответствие с официальными бумагами – свидетельством о рождении, паспортом, трудовой книжкой сотрудника.

Кроме того, нужно учитывать следующие требования и нюансы:

  1. В документе не допускается наличие помарок, исправлений. Если они были допущены, необходимо все переписать.
  2. К анкете прилагается фотография размера 4 на 6 сантиметров.
  3. Указываются стандартные персональные данные работника – национальность, место проживания, домашний и фактический адрес, дата и место рождения, ФИО, пол.
  4. Данные о прежних местах работы – наименование предприятия, занимаемая должность.
  5. Сведения о полученных премиях и наградах.
  6. Информация о выезде за границу.
  7. ФИО ближайших родственников – супруга, детей.
  8. Воинская обязанность.

В самом конце ставится подпись сотрудника и дата заполнения бланка. Анкета вклеивается в личное дело работника и хранится в организации.

Какие документы потребуются для оформления

Перечень документов, которые потребуются при заполнении личной карточки сотрудника на предприятии:

Паспорт Если планируется смена фамилии в скором времени, можно заполнить карточку после получения нового документа, либо же, потребуется внесение изменений
Свидетельство о рождении Предоставляется, если паспорт временно отсутствует
Документы Подтверждающие заключение брака и рождение детей
Трудовая книжка Из нее выписываются данные о прежних местах работы

Другие документы могут быть запрошены в зависимости от обстоятельств. Так, может быть затребован сертификат, подтверждающий получение премии работником.

Пример заполнения бланка, унифицированной формы

Чтобы создать личный листок по учету кадров, следует использовать образец заполнения 2018 года, его можно скачать здесь.

Документ содержит следующие пункты:

  1. Наименование.
  2. Фотография – приклеивается справа в верхнем углу.
  3. ФИО, пол работника и другие персональные данные.
  4. Гражданство, место жительства.
  5. Название учебного заведения.
  6. Владение иностранными языками.
  7. Сведения о предыдущих местах работы.
  8. Подпись и дата составления анкеты.
Читайте также:  Форма 14001 (скачать образец)

Заполнить листок можно и в онлайн формате, но после этого его нужно распечатать для того, чтобы вложить в личное дело.

Законодательством не установлены требования и к формату документа. Компании разрабатывают подходящие для них бланки с учетом личных требований и пожеланий, но при этом не должны быть нарушены права работника организации.

Ввиду того, что единая, унифицированная форма не была принята, сотрудники отдела кадров используют стандартные бланки, при этом можно вносить некоторые поправки в случае необходимости.

Рекомендуется использовать форму Т-2 или Т-2ГС. Заполняет документ работник, вручную. Делать это нужно непосредственно в момент оформления на предприятие, сразу же после заключения трудового соглашения.

При этом гражданин должен на все вопросы дать полные, достоверные ответы. Не допускаются помарки и пропуски.

В случае если ответить нечего, указывается слово «нет». Если ошибка все же допущена, следует переписать все данные в новый бланк.

Листок кадрового учета можно заполнить и со слов сотрудника, если он по каким-либо причинам не может сделать это самостоятельно.

Но подпись должна быть поставлена вручную тем человеком, на которого приведены данные в анкете.

Как вносить изменения

В случае, если изменился адрес проживания, или семейное положение, и возникла необходимость внести изменения в листок, необходимо следовать некоторым правилам.

Порядок редактирования данных:

Обо всех изменениях необходимо сообщить в отдел кадров Сотруднику будет выдана новая анкета для заполнения
После того, как все сведения будут внесены Начальник отделения проверяет анкету, и вносит информацию в дело
Чаще всего осуществляются незначительные поправки Изменение фамилии из-за регистрации брака, данные о рождении ребенка, либо о повышении квалификации, об изменении паспорта или места жительства

Для того, чтобы работники не забывали предупредить отдел кадров обо всех изменениях, происходящих в их жизни и имеющих отношение к личному делу, в конце документа необходимо сделать соответствующую приписку, в соответствие с которой работник обязуется извещать отдел кадров своевременно.

Каждый сотрудник имеет право дать отказ на заполнение листка, при условии, что он устраивается на негосударственное предприятие, принуждать к этой процедуре работодатель не имеет права.

Однако, составляя отказ, следует учесть, что данное решение может привести к нежелательным последствиям в будущем.

В случае, если речь идет о крупной организации, при устройстве в которую каждый гражданин обязан использовать листок по учету кадров, поскольку действует учетная кадровая политика, отказ на заполнение анкеты может быть приравнен к отказу принять должностные обязанности и приступить к их исполнению.

Для того, чтобы изменить данные в уже действующем документе, нужно заполнить приложение к нему. В нем указываются следующие данные:

  1. Должность, название отделения компании.
  2. Полное местонахождение предприятия – город, улица, дом.
  3. Даты вступления в должность и ухода с нее.
  4. Вносимые изменения.

Кроме того, некоторых интересует вопрос – можно ли после увольнения забрать свой листок.

Следует учитывать, что анкета – это документ, который необходим для ведения учетной базы на предприятии, поэтому, при увольнении забрать его нет возможности.

Работник может попросить руководителя о предоставлении ему копии, если в этом есть необходимость.

Сколько хранится документ

После заполнения документ должен храниться в персональной документации в деле работника компании.

Если оно было сформировано до 2003 года, то срок хранения остается прежним – 75 лет. Для новых документов был принят новый срок – 50 лет.

Личные дела руководителя организации должны храниться на предприятии постоянно. После его увольнения документы передаются в архив и не могут быть уничтожены.

На всех крупных предприятиях составляются карточки работников, для того, чтобы вести учет в отделе кадров.

Чаще всего люди заполняют анкеты при оформлении на работу, и они сохраняются в личном деле, но иногда выдается специальный бланк для заполнения уже после подписания трудового соглашения.

Источник: https://juristhere.ru/obrazec-zapolnenija-lichnogo-listka-po-uchetu-kadrov/

Личный листок по учету кадров — как правильно заполнить?

Этот вид документации относится к кадровой учетной политике организаций. Он содержит личную и биографическую информацию каждого из сотрудников по отдельности.

Внешне лист учета сильно похож на анкету о приеме на работу. Только в отличие от последнего, составляется он после момента трудоустройства.

Листки по учету кадров удобны в обращении и помогают сразу визуально сложить мнение о человеке.

Характеристика и предназначение личного листка по учету кадров

Листки кадрового учета являются базовыми документами. Они содержат информацию о каждом сотруднике предприятия в индивидуальном порядке. Общий вид этого документа очень похож на анкету.

Он включает:

  • постоянные данные о работниках;
  • переменная информация каждого из них.

Этот вид документации отражает основную информацию о человеке, которая должна быть в личном деле. Листок учета кадров содержит определенные данные. А также причину их изменений.

Оформляется такой лист, после официального трудоустройства работника на предприятие. Установленной формы у этого документа нет. Но практически все организации придерживаются определенной схемы их составления.

Предприятие или ИП, имеющие наемных работников, по закону обязаны вести личное дело на всех своих людей:

  • руководителей;
  • специалистов;
  • научных работников;
  • государственных служащих;
  • других.

Личный лист по учету кадров используются как ведущий документ личного дела сотрудника. Он относится к первичной регистрации работников. Этот документ содержит личную информацию о человеке, и дает возможность составить общее впечатление о специалисте. Главным назначением листа учета кадров считается ведение первичного кадрового состава компании.

Это документ собирает основную информацию о специалисте. Он дает возможность работодателю:

  • быстро ознакомиться с личными данными человека;
  • сформировать общее представление о новом работнике;
  • определить профессиональный уровень вновь принятого сотрудника.

То есть, лист кадрового учета помогает сразу определить: на сколько человек соответствует занимаемой должности. А также, с его помощью, можно определиться, существует ли возможность предоставить ему иную работу.

Кто и когда заполняет документ?

При начале деятельности на предприятии, руководитель может интересоваться, кто должен заниматься заполнением и ведением листков по учету кадров. Его оформляют:

  • Принимаемый сотрудник, в момент трудоустройства. Он заполняется шариковой ручкой. Обычно организации используются уже напечатанные бланки. В них остается только внести свои данные.
  • Специалист отдела кадров, основываясь на слова новоиспеченного сотрудника предприятия.

Читайте также!  Как подать заявление на алименты и какие документы нужны

Заполняя лист учета кадров, следует учитывать, что напротив каждого пункта обязательно должна быть соответствующая информация. На все вопросы, должны стоять четкие ответы.

Не допускаются ошибки и исправления в подобной документации. Практически все сведения, обозначенные в листке, подтверждаются документально.

Они должны соответствовать личной информации, так как лист является одной из основных составляющих личного дела.

Процесс заполнения и нюансы оформления

Во многих негосударственных компаниях листок по учету кадров не обязательный документ. Но его можно отнести к категории востребованных бумаг. Он широко используется большими коммерческими структурами.

Такой лист не имеет утвержденной законом формы. Поэтому его структура и содержание в разных организациях могут отличаться друг от друга. Но есть пункты, которые используют абсолютно все предприятия:

  • число, месяц и год рождения;
  • адрес проживания;
  • реквизиты паспорта;
  • информация о семейном положении.

При заполнении листа учета пригодятся следующие документы:

  • удостоверение личности;
  • трудовая книжка;
  • военный билет, если есть.

Кроме того, понадобятся корочки, свидетельствующие об уровне образования, наградах, изобретениях, ученых степенях и иных привилегиях.

Основная масса компаний обозначают здесь образование и опыт работы сотрудника. Лист всегда содержит фотографию владельца. Во всем остальном информация, содержащаяся в этом документе, может быть разной. Она зависит от требований организации.

Лист учета кадров всегда заполняется от руки в единственном экземпляре. Он остается у работодателя и сотрудникам не выдается.

Этот вид документации обязательно должен содержать подпись владельца листа, свидетельствующую о достоверности предоставленных данных. Каждый работодатель имеет право разработать свою форму листа учета кадров, которая будет удобна именно для него.

Скачать образец личного листка по учету кадровСкачать бланк личного листка по учету кадров

Примерная схема заполнения документа

Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:

  • Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4. Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
  • Заполняется личная информация. К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
  • Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
  • Наличие военной обязанности.
  • В отдельной графе проставляется семейное положение.
  • Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
  • Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
  • Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
  • Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
  • Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
  • Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
  • Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.

Читайте также!  Что такое БИК и как расшифровывается?

Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.

Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.

Заполнение личного листка по учету кадров

Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации.

Место расположения и хранения документа

Правильно оформленный листок, со всеми документами специалиста складывается в отдельное дело. Там он хранится весь период его работы на предприятии. Когда он увольняется, полностью его личное дело передается архиву на хранение.

Читайте также:  Как посчитать декретные в 2017

Конечно, этот вид документации не обязателен по закону. Человек вправе отказаться его заполнять. Но он должен понимать, что в таком случае, его, скорее всего, возьмут на карандаш.

Государственные организации имеют обязательство вести листок учета кадров, поэтому при отказе, его действия воспримут как отказ от труда.

Так как лист учета является частью кадровой документации, забрать его нельзя, даже после увольнения. Иногда, допускается написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать его копию.

Личный листок по учету кадров не обязательный документ в негосударственных организациях. Он содержит сведения о принимаемом на место труда сотруднике. Информация в нем позволяет сложить общее представление о человека. Хранится лист учета в личном деле сотрудника до момента его увольнения. После чего, он передается в архив совместно с личным делом.

Источник: https://vesbiz.ru/dokumenty/poleznaya-informaciya/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov.html

Личный листок по учету кадров – что это такое, образец заполнения, бланк, дополнение в 2018 году

Работодатель требует от вас предоставления личных сведений, и вы не знаете, какая при этом используется форма для заполнения?

Или вы являетесь руководителем предприятия, и желаете собрать личную информацию о работниках в рамках, позволенных законодательством Российской Федерации?

Тогда нужно выяснить, что такое личный листок по учету кадров. Ведь это важный документ, который должен формироваться согласно определенных правил.

При принятии сотрудника на фирму работодатель готовит немало учтенных кадровых документов, которые подшиваются в личное дело гражданина и хранятся в компании довольно длительный период.

Это может быть личная карточка сотрудника, личный листок по учету кадров и т. д.

И, кстати, важно отличать личные документы от справок по личному составу предприятия. В нашем случае речь будет идти именно о второй разновидности документов.

Определим, как стоит формировать листок по учету кадров, тем более что процесс не представляет трудностей, если знать все тонкости и учитывать рекомендации по составлению.

Важные аспекты ↑

Перед тем, как приступить к заполнению самого бланка, предложенного работодателем, стоит выяснить, что собой представляет личный листок и почему руководители многих юридических лиц обязывают его составлять своих подчиненных. Какие цели при этом преследуются?

Выясним основное назначение, рассмотрим определение, которое актуально на данное время и обратимся к законодательным актам, принятым правительством российской Федерации, которые являются регулирующими в данном вопросе.

Основные понятия

Личным листком по учету кадров называют документ, в котором отражается личная и биографическая информация о работнике юридического лица и должна включаться в его личное дело.

Она содержит больше информации по определенным вопросам, к примеру, включает пункт причины смены фамилии работника.

В обязательном порядке такой документ должен содержать фотографию сотрудника 4*6 см. Это далеко не полный перечень требований к формированию данного документа. Рассмотрим их далее.

С какой целью формируется?

Наниматель обязан вести личное дело руководства, специалиста компании, научных сотрудников, госслужащих, иных работников в случаях, что прописаны в законодательных документах.

А личные листки по учету кадров – документы, которые являются ведущими среди документации, используемой для первичной регистрации сотрудника.

Назначение документа является таким – он используется для ведения первичного учета кадрового состава компании.

Законодательная база

Как заполнять личный листок по учету кадров? ↑

Листок кадрового учета – базовый документ личных дел сотрудников предприятий. Форма представлена, как приложение к инструкции о правилах формирования, ведения, хранения личного дела сотрудника.

Постоянная информация в анкете – обобщенное название признака, а переменная – конкретная характеристика данного человека.

В листке учета кадров отражаются вопросы:

  • о биографии сотрудника юридического лица;
  • о его образовании (даже, если учебное заведение не было окончено);
  • о работе, которую он выполнял с начала своей трудовой деятельности (данные о всех фирмах, где ранее лицо работало);
  • о пребывании за пределами страны;
  • о полученных наградах;
  • о воинском учете;
  • о семейном положении;
  • о месте жительства;
  • данные из гражданского удостоверения личности и т. д.

Отраженные данные работником должны в полной мере соответствовать тем сведениям, что представлены в личной документации человека.

Отрицательный ответ стоит давать, не повторяя вопрос (к примеру, учетная степень – не имею). Нельзя допускайте никаких сокращений.

Листок должен содержать только актуальные сведения. О любых изменениях лицо обязано уведомлять представителя отдела кадров.

Чтобы о таком обязательстве специалист компании не забывал, он в бланке пишет:

«Обязуюсь своевременно извещать службу кадров обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Документ составляется на листе А4. При заполнении листка стоит опираться на данные:

  • паспорта;
  • трудовой книжки;
  • военного билета;
  • документа о получении образования;
  • справок о наградах, ранее полученных лицом;
  • документа об изобретении;
  • документа ВАК о присужденной степени ученого или получении льготы.

То есть, все представленные сведения должны подтверждаться соответствующим документом. То есть, информация фактически переписывается из паспорта, трудовых книжек и т. д.

Форма документа (бланк)

Законодательными документами Российской Федерации не устанавливается требований к структуре листка учета.

Так как унифицированная форма отсутствует, работники отделов кадров обычно применяют бланки, которые устоялись на практике, делая определенные корректировки.

Если вы сомневаетесь, какие вопросы включить в документ, то учтите, что личный листок по учету кадров и форма Т-2 могут заполняться по общим правилам.

И в таком случае ваша задача при разработке бланка существенно упростится. Приведем пример бланка, который вы можете использовать.

Хотя, допускается брать его только за основу, и включить те пункты, которые будут актуальны в вашей ситуации.

Кто должен заполнять?

Такой документ должен заполнять сам работник (от руки), оформляясь на предприятие. Он обязан отвечать на все без исключения вопросы.

Листок по кадровому учету может также заполняться работником отдела кадров со слов сотрудника предприятия, информация о котором будет отражена.

Порядок составления

Обычно, в документе такого типа пишут:

  • фамилию, имя, отчество сотрудника;
  • его пол;
  • дату и место рождения;
  • национальность;
  • где лицо проживает;
  • контактные данные – номер телефона;
  • данные из удостоверения личности специалиста;
  • какое образование;
  • место и время работы (на каждом предприятии), занимаемую должность;
  • какие навыки, знания имеет;
  • состоит ли лицо на воинском учете;
  • данные о близких – сведения о степени родства, ФИО, указание, когда лицо родилось (достаточно прописать только год).

При заполнении стоит учитывать такие рекомендации:

В пункте об образовании пишут о получении высшего; незаконченного высшего; среднего специального; среднего; неполного среднего;начального образования (опираясь на данные документа – диплома, свидетельства)
Сведения в пункт о выполняемой работе С начала трудовой деятельности вписывают согласно данным, указанным в трудовой книжке работника компании
При указании семейного положения указывают женато лицо/замужем; является вдовцом/вдовой; холостой/не замужем;указывают членов семьи, которые живут вместе с сотрудником предприятия
При необходимости дать отрицательный ответ Стоит использовать короткие формулировки – не владею, не был, не знаю, не имею
Ответ не может быть односложным «Да», «Нет»
Все пункты должны быть заполненными Нельзя ставить прочерки
При отражении ФИО сотрудника используется именительный падеж И сокращение не допустимо
Дату рождения прописывают арабскими цифрами Она должна иметь такой формат – 00.00.0000. Хотя не будет считаться ошибкой и использование иного формата, например – 4 июля 1990 г.
Место, где человек родился Указывают согласно административно-территориальному делению, которое действовало в период рождения. Кстати, и такая информация также не может сокращаться
После того, как документ заполнен Никакие изменения не могут вноситься. Если есть измененные обстоятельства, которые необходимо указать в дальнейшем, используется дополнение к личному листку по учету кадров. Никаких перечеркиваний, надписей сверху!
Если лицо не успело окончить образовательное учреждение Нужно указывать – сколько классов, курсов закончено
При отражении сведении об образовании Указывают наименования образовательного учреждения и полностью специальность, которую получено
Указывая предыдущие места работы, пишут не только сведения о трудовой деятельности Но и о перерывах, что связаны с учебой, болезнями и т. д. Если лицо в одной организации занимал в определенные временные периоды разные должности, отражают, когда именно оно работало на каждой из должностей
Сведения о семейном положении Пишут те, что актуальны на текущую дату. При наличии детей данные о них также в обязательном порядке прописываются

Помните, что лицо, заполнившее бланк, несет ответственность за все предоставленные ведения. Именно по этой причине вписывать нужно только правдивую информацию, которая подтверждается соответствующими документами.

Часто работники задают вопросы такого плана:

Как писать информацию о языках, которыми лицо владеет? Нужно указывать только иностранные языки, хотя не запрещается указывать и родной
Как быть в том случае, если лицо не помнит точного адреса предыдущей работы? Возможно указание только населенного пункта, где находится юридическое лицо или ИП
Как правильно заполняется пункт о воинской обязанности? Стоит отразить отношение и звание – военнообязанный, рядовой. Такие сведения стоит переписывать из военного билета

Заполненный образец (пример)

Для наглядности представим заполненный образец, опираясь на который вам будет легче заполнить бланк.

Формирование дополнения

Данные о любом изменении относительно сотрудника, которое произошло уже после формирования личного листка учета кадров, должны отражаться в Дополнении к такому документу.

В Дополнении должна содержится такая информация – фамилия, имя, отчество работника и 2 раздела, представленных табличной формой.

1-й раздел отражает данные о перемещении лицо по службе Пишут даты, когда человек вступил на должность и когда ушел с должности. Указывается решение о том, что работник утвержден или освобожден. Могут отражаться данные о работе, о переводе, об изменении в должностях, структурных подразделений. Обязательна ссылка на дату и номер приказов по личному составу
2-й раздел содержит сведения об изменениях иного учетного признака О награждении, о наложении дисциплинарного взыскания, об изменениях в образовании, квалификационном уровне и т. д.

Любое изменение, которое отражается в Дополнении, должно подтверждаться первичной документацией. 

Обязательный реквизит Дополнения – отметка о том, что проводилась проверка наличия и состояния личного дела. Отметка представлена надписью «Личное дело проверено». Далее уполномоченное лицо ставит дату и подпись.

Так как все корректировки возможны исключительно на основании данных, представленных сотрудниками компании, все поданные новые справки должны помещаться в личные дела вместе с теми, что были ранее подшиты.

Как показывает практика отделов кадров, обычно включают в личные дела ксерокопии приказов или соответствующую выписку:

Все эти данные отражает Дополнение. Справку о состоянии здоровья, с места проживания лица, обходной лист не включают в личное дело работника предприятия, учитывая тот факт, что сведения из них переносят в дополнение к листу кадрового учета.

Читайте также:  Расчет пособия по уходу за ребенком-2018

Если возникает такая необходимость, их формируют в самостоятельное дело в учете кадров и хранят 3 года. Все данные по кадровому учету подшивают в папку.

Когда в личные дела подшивают новый документ, сначала информацию о нем вносят в опись дел, тогда каждый лист нумеруют и вкладывают в личное дело.

Обложка личного дела будет содержать:

  • название фирмы;
  • заголовок;
  • ФИО сотрудника;
  • индекс справки;
  • номер дела (указание табельного номера).

Обязателен или нет? ↑

Личный листок по учету кадров не является обязательным документом.

Если при отсутствии законодательного предписания компания примет решение вести личные дела, тогда можно применять закон, указанный выше.

К примеру, если в коммерческую фирму обратится сотрудник с просьбой предоставить личный листок кадрового учета, руководство вправе ничего не предъявлять (если не занимается оформлением подобного рода документов).

Личные листки – основа личных дел, которые должны вести только в государственных учреждениях. Личный листок по учету кадров и дополнение к нему – документы, которые составляются обязательно не во всех случаях.

Но сейчас такой документ, как личный листок по учету кадров оформляют почти в каждой фирме. Ведь это позволяет работодателю получить полную картину о сотруднике, который у него работает.

Личные листки – первоначальные письменные документы, что прикладываются к личным делам граждан, что трудоустроены на предприятии.

А значит, стоит помнить о том, какие сведения должен указываться и как правильно заполнять бланк.

Источник: http://buhonline24.ru/kadry/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov.html

Как самостоятельно заполнить личный листок по учету кадров предприятия: 9 правил

Личный листок вкладывается в личное дело.

Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Возврат товара поставщику оформляется документально, а как это сделать правильно — узнайте по ссылке.

Для чего формируют такой документ?

Наниматель обязан вести личные дела всех, кто работает под его руководством. И вообще всех сотрудников, если это прописано в Законодательстве. Личные листки – первичные документы, которые играют самую важную роль в такой регистрации.

За заполнение отвечают специалисты кадровой службы в компании. Работники только расписываются на документе в знак того, что никаких ошибок не обнаружили.

Какие документы входят в личный листок?

Есть множество вопросов, которые должны найти отражение в документе.

  1. Данные, взятые из гражданского удостоверения личности.
  2. Место жительства.
  3. Семейное положение.
  4. Воинский учёт.
  5. Полученные награды.
  6. Пребывание за пределами страны, если оно имело место быть.
  7. Ранние места работы, подробная информация о них.
  8. Образование. Даже если получено, но не до конца.
  9. Биография сотрудника.

Допустимо только наличие сведений, которые признаются актуальными. Представителей в отделах кадров надо отдельно уведомлять, если какая-то информация подлежит изменениям.

Что такое счет-фактура и зачем она нужна? Прочтите по ссылке.

Для составления документа пользуются обычным альбомным листом формата А4. Когда справку заполняют, используют сведения из:

  • Документа ВАК о получении льготы или присвоении степени учёного.
  • Справки о наличии собственного изобретения.
  • Справки о наградах, которые были получены лицом ранее.
  • Документа, подтверждающего получение высшего образования.
  • Военного билета.
  • Трудовой книжки.
  • Паспорта.

Где можно скачать образец документа?

Образец бланка личного листка по учету кадров можно скачать тут.

Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите эту статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Пример оформления личного листа.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе  указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете тут.

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Какие ещё есть правила оформления?

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в этой статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.

Дополнение к личному листку по учету кадров.

Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Статья Порядок начисления и списания алиментов с заработной платы: что нужно знать? расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

 Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео: 

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/kak-samostoyatelno-zapolnit-lichnyy.html

Как правильно заполнить личный листок по учету кадров

Документооборот в кадровом делопроизводстве организации регламентируется трудовым законодательством РФ, отраслевыми и внутренними локальными правовыми актами. Документы в сфере кадровой деятельности подразделяются на нормативные и имеющие рекомендательный характер.

Личный листок по учету кадров в отличие от унифицированных форм (например, личной карточки работника формы Т-2) не входит в номенклатуру обязательной кадровой документации, но в целях оптимизации работы с персоналом широко используется в организациях.

Характеристика и предназначение

Личный листок по учету кадров занимает ведущее место в совокупности документов первоначальной регистрации кадров. Этот информационный носитель включает индивидуальные данные о сотруднике, в том числе биографические, которые необходимы работодателю.

Основное предназначение личного листка заключается в первичном учете кадрового состава учреждения, предприятия или компании.

Структура этого кадрового документа не регламентирована федеральными нормативными актами и может устанавливаться организацией самостоятельно. Работодатель имеет право самостоятельно разработать и утвердить форму бланка листка.

Документ содержит информацию о дате, месте рождения и регистрации сотрудника, сведения об его уровне образования, повышении квалификации, фиксированных периодах работы в других организациях, составе семьи и воинской обязанности.

Как правило, данный документ заполняется на специалистов и руководящих работников.

Наличие в кадровом производстве личного дела, куда он помещается на хранение, не является обязательным для некоммерческих организаций или компаний разных форм собственности.

Комплектование информационных носителей данными о сотрудниках в форме личного дела является обязательным только для лиц, занимающих должности гражданской и муниципальной службы.

О том, как правильно формируется личное дело работника, смотрите на следующем видео:

Кто и когда его заполняет

Листок по учету кадров содержит индивидуальную информацию о работнике, заполняется им собственноручно или специалистом кадровой службы со слов работника. Заполненный документ заверяется личной подписью сотрудника.

По структуре личный листок напоминает анкету при приеме на работу. Однако между ними имеются отличия: анкета заполняется в процессе трудоустройства до момента допущения к работе, а листок – после принятия работодателем решения о приеме лица на работу.

Процесс заполнения

При заполнении листка каждый работник предоставляет исчерпывающую информацию по всем пунктам документа. Записи вносятся в полном соответствии с информацией в личных документах: паспорте, трудовой книжке, дипломе о профессиональном образовании и повышении квалификации, военном билете (при наличии).

Здесь вы можете бесплатно скачать бланк и пример заполнения документа

В процессе оформления записей стоит обратить особое внимание на раздел о периодах трудовой деятельности. Информацию следует вносить в строгом соответствии с порядком и содержанием записей в трудовой книжке. В случае прерывания трудового стажа обязательно нужно указать причину (учеба, декретный отпуск, болезнь).

В личном листке предусмотрена фотография сотрудника установленных размеров, которая крепится в верхнем углу документа.

Документ подписывается работником. При возникновении обстоятельств, требующих внесения изменений в личные данные сотрудника организации (например, изменение фамилии), составляется Дополнение к листку. Все дополнения также подписываются лицом.

Личный листок, как и иная кадровая информация о работнике, получаемая работодателем при реализации трудовых отношений с персоналом, входит в единую систему персональных данных и подлежит защите в соответствии с требованиями законодательства.

Источник: http://ZnayDelo.ru/document/lichnyj-listok-po-uchetu-kadrov.html

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector