Инвентаризация оборудования

Инвентаризация оборудования

Опыт автоматизации управления производственными активами и процессами ТОиР на промышленных предприятиях России и стран СНГ позволил Корпорации Галактика создать доступную тиражную систему «Галактика EAM» и минимизировать стоимость внедрения.

Для достоверного определения фактического наличия оборудования каждое предприятие периодически проводит инвентаризацию. Инвентаризация дает информацию о наличии оборудования, его состоянии, кроме того она отражает картину хозяйственной жизни предприятия в бухгалтерском учете.

Цели инвентаризации оборудования

Основными целями инвентаризации являются: • выявление фактического наличия имущества; • сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества с данными аналитического и синтетического учета;

• проверка полноты и правильности отражения в учете оценки имущества и обязательств.

Проведение инвентаризаций обязательно в целом ряде случаев: • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия; • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года. • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел); • при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи ценностей; • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусматриваемых законодательством РФ или нормативными актами минфина.

При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более пятидесяти процентов его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество инвентаризаций в отчетном году (кроме обязательных к проведению), дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем.

Как проводится инвентаризация оборудования

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В ее состав можно включать и представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.

Председатель комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__» (дата) », что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки в том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны.

Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) документы должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т. п.) заявить об этом председателю комиссии.

Инвентаризационная комиссия проверяет указанные факты и в случае их подтверждений исправляет выявленные ошибки в установленном порядке.

Проверки правильности проведения инвентаризации

После проверки фактического наличия материальных ценностей составляются акты инвентаризации и инвентаризационные описи. Причем основной формой первичной документации для учета результатов вещественной инвентаризации является инвентаризационная опись, а для учета документальной инвентаризации – акт инвентаризации.

Для усиления контроля над правильностью подсчета и исключения ошибок следует проводить контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Контрольные проверки проводятся по окончании инвентаризации и подтверждают достоверность данных о фактическом наличии имущества, отраженных в инвентаризационных описях.

Контрольные проверки следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.

Потребность в проведении инвентаризации возникает у организаций разных форм собственности, разных размеров и отраслей деятельности. Понимание о необходимости проведения инвентаризации возникает на определенном этапе развития любой организации.

Весьма распространенной является ситуация когда в результате упущений в системе учета допущенных в прошлом на складах скапливается большое количество оборудования или других материальных ценностей, идентификация которых вызывает серьезные затруднения в связи с отсутствием маркирования, или бессистемного использования наименований для идентификации в базах данных.

Тем не менее, информация о фактическом наличии объектов учета необходима и крайне важна в случаях, когда стоимость такого оборудования представляет значительную стоимость как, например, в случаях с телекоммуникационным оборудованием в компаниях оказывающих услуги сотовой связи. Когда стремительное развитие технологий влечет за собой частое обновление оборудования и, как правило, скопление на складах большого количества как выведенного из эксплуатации так еще и не введенного в эксплуатацию оборудования.

Источник: https://www.galaktika.ru/eam/inventarizaciya-oborudovaniya.html

Идентификаторы для инвентаризации ИТ оборудования это легко и просто

Доброго дня почтенной публике. Немалая часть моей работы — инвентарный учет оборудования. Я занимаюсь этим уже много лет и во многих компаниях, занимаюсь достаточно успешно, поэтому могу поделиться тем, как нужно делать первые шаги к тому, чтобы этот мутный процесс не превращался в головную боль для человека, которому его поручили.

Начну издалека: чтение статей про инвентаризацию на хабре показало, что в головах моих коллег по цеху творится лютый ужас, они вообще не понимают, с какого конца к задаче подходить и, что еще хуже, не понимают, какая задача, собственно решается.

Отчего-то мои уважаемые коллеги считают, что инвентаризация ит-оборудования должна отвечать на вопрос «какая начинка внутри компьютера?» или нечто вроде того. Для решения этой задачи привлекаются всякие системы вроде Aida, ведутся совершенно дикие способы учета и мониторинга и так далее.

а между тем отношения с бухгалтерией портятся, оборудование теряется, админ носится с выпученными глазами по офису и ничего не может найти. Парни, открываю страшную тайну: никому вообще нет дела до того, что установлено внутри компьютера.

Никого, абсолютно никого не интересует весь тот объем шлака, который выдают автосборщики информации, никому не интересно то, что хранит обычный админ в своих учетных таблицах.

Почему? Потому, что бизнес думает в рублях, ему нет никакого дела до мегабайт и мегагерц, потому, что если оборудование до сих пор находится в эксплуатации, его конфигурация наверняка достаточна для решения задач, которые на нем решаются (а если нет, то отслеживание и управление конфигурацией совершенно точно осуществляется не в рамках процесса инвентарного учета).

И тут возникает вопрос: а что же ожидает бухгалтер от ИТ-подразделения? Ответ прост, их интересует всего лишь одно: на месте ли предмет с инвентарным номером ABC1234? Несколько более продвинутого бухгалтера может также заинтересовать, соответствует ли всё ещё инвентарному номеру ABC1234 то изделие, которому этот номер был присвоен? Другими словами, не пытаются ли нам выдать микроволновку LG за дисковое хранилище HP EVA P6000? Иногда нас еще волнует вопрос, соответствует ли изделию с этим инвентарным номером заранее известный нам заводской номер — этот вопрос мы тоже решим. Следует также понимать, что упомянутая микроволновка от упомянутого дискового хранилища с точки зрения бухгалтера отличается именно что инвентарным номером (ну там есть еще стоимость, амортизация и так далее, но, по счастью, это уже не айтишная головная боль). А это понимание нас приводит к дополнительному бонусу: мы легким движением руки можем выстроить прекрасные отношения не только с бухгалтерией, но и с тем подразделением, что учитывает шкафы, столы и стулья, предоставив им удобный инструмент для работы. Кстати, заодно мы решим еще одну задачу: облегчение идентификации оборудования, принадлежащего вашей компании — это поможет вашим коллегам из сторонних организаций легко определить, кто забыл ноутбук в их переговорке. При написании этого текста я исхожу из предположения, что в вашей компании уже имеется некий софт, в котором как минимум бухгалтерия ведет учет материальных ценностей. Поэтому у вас как минимум нет проблем с получением таблицы соответствия описаний единиц хранения их инвентарным номерам. Мы же сделаем так, чтобы эта информация была наглядно представлена и могла быть легко использована при инвентарном учете оборудования. А, и еще я предполагаю, что у вас установлен Microsoft Office. Всю работу мы будем делать именно в нем. Итак, наш первый шаг — изготовление правильной инвентарной этикетки. Правильная инвентарная этикетка это то, чего как правило нет нигде. Как делают инвентарную этикетку, если вообще ею заморачиваются? Пишут туда то, что не нужно, не пишут то, что нужно, изготавливают ее неподобающим инструментом (например, ленточным принтером LetraTag — вещь прикольная, только вот не контролирует уникальность вводимых данных и изготовить на ней пару тысяч этикеток без ошибок невозможно. Хоть раз, да облажаешься.) Правильная инвентарная этикетка, с моей точки зрения, должна содержать: 1. Краткое название объекта хранения (чтоб ни у кого не возникало соблазна при увольнении, например, наклеить инвентарник от дорогого ноутбука на дырокол). 2. Собственно, инвентарный номер объекта 3. Машиночитаемый инвентарный номер — здесь уместен и достаточен только штрихкод. Я видел предложение кодировать информацию QR-кодом, оно ужасно, и я быстро объясню, почему: это решение не предполагает быстрого и массового ввода информации в компьютер. Сканер баркодов представляет собой с точки зрения компьютера usb-клавиатуру, считывание баркода приводит к отправке в компьютер символьной последовательности закодированного текста, как если бы его набрали руками на клавиатуре и нажатию кнопки Enter. Соответственно, при желании можно идти по офису с ноутбуком, к которому подключен сканер бар-кодов, снимать код за кодом и получить на выходе инвентарную таблицу. Будете использовать QR-коды — такого у вас не получится. Ну сосканируете вы код телефоном, ну распознаете, а что дальше? 4. Логотип компании Сейчас мы это все и сделаем, причем не потратим ни копейки на софт для того, чтобы сделать действительно годную штуку. Для начала мы получаем в бухгалтерии таблицу с инвентарными номерами и описанием позиций. Не смущаемся, что там много текста в описаниях, он нам нужен, чтобы понимать, о чем идет речь, но печатать на этикетках мы будем свое и сами. Важно: то, что мы получили инвентарную таблицу от бухгалтерии в электронном виде, дает нам 100% гарантию того, что мы будем делать этикетки с заведомо правильными инвентарными номерами. Не менее важно: убедитесь, что инвентарные номера не содержат кириллицы. Если содержат — решите этот вопрос, пока не начали делать всё остальное. Итак, исходный вид таблицы (описания позиций взяты из реальной жизни, инвентарные номера и логотип компании — нет, но это неважно):Таблица хороша, будем ее дорабатывать. Введем еще несколько колонок:

Line 1 — сюда мы впишем тип устройства (ноутбук, МФУ, сервер или что там у вас еще есть)

Читайте также:  Законодательство о налогах и сборах

Line 2 — сюда мы впишем марку и модель устройства (например HP Elitebook 6930p)
Barcode — сюда мы вставим баркод-представление нашего инвентарного номера. Об этом чуть ниже.
Sheet — не менее важный параметр. Он нужен для того, чтобы легко находить нужную этикетку на этикеточном листе. Если вы решитесь делать все с нуля по моему рецепту, у вас образуется прорва листов, на которых будут некоторым образом упорядоченные этикетки. Проблема в том, что оборудование разбросано по офису абсолютно хаотичным образом, и, подходя к очередному устройству, вы вряд ли захотите перелопачивать все свои 50-60 листов по 48 этикеток на листе. Позаботьтесь о себе заранее, укажите, на каком листе у вас находится нужная вам этикетка: первые 48 записей — лист 1, с 49 по 96 — лист 2 и так далее. Уверен, справитесь. Самый важный момент — как же транслировать инвентарный номер в баркод-представление.

Сначала скачиваем c сайта http://code128.narod.ru/ маленький архив, в котором есть нужный нам макрос: http://code128.narod.ru/Barcode.zip, и распаковываем его.

Находим файл со шрифтом barcode.ttf и импортируем шрифт в систему. Находим прекрасный файл Barcode.bas — его надо втащить в файл с нашей инвентарной таблицей: Alt-F11, File->Import file…, находим и выбираем Barcode.bas -> Open, Alt-F4 Ура, макрос импортировался в нашу таблицу. Воспользуемся им.

Автор макроса предлагает массу вариантов кодирования данных в баркод. Опыт показывает, что наиболее подходящий для наших целей тип кодирования — Code 128, ибо он позволяет кодировать буквы латиницы в верхнем и нижнем регистрах, цифры и знаки препинания, при этом он достаточно компактен и легко читается сканерами.

Таблица к моменту своей готовности (на всякий случай я показываю и то, как пользоваться макросом):На этом, собственно, самая муторная часть мероприятия закончена. Сохраняем таблицу, закрываем Excel.

Быстренько идем на сайт чудесного производителя материалов Avery Zweckform и загружаем программу генерации этикеток с этой страницы: http://www.avery-zweckform.ru/download/avery-wizard-for-microsoft-office

Чуть не забыл: к этому моменту у вас под рукой уже должны быть инвентарные этикетки, на которых мы все и будем печатать. Я использую этикетки Avery L6009-20, чего и вам желаю. Они имеют оптимальный размер (45.7 x 21.2 мм), они прочные, они хорошо клеятся и хорошо проходят через лазерный принтер. С моей точки зрения, идеал.

Вы можете использовать другие размеры, в этом случае делайте соответствующие поправки при создании макета. Итак, Avery Wizard для Microsoft Office установлен, открываем MS Word, в нем уже появилось меню Avery c единственной кнопкой:Нажимаем ее, запускаем плагин, нажимаем очевидное «Далее».

В меню выбора этикеток находим нужный нам сорт L6009:В следующем окне выбираем «Слияние данных из существующего файла», жмем «Далее».

В следующем окне находим и выбираем выбираем созданный нами файл Excel, нажимаем «Далее»В следующем окне выбираем очевидный «Лист1$» или «Sheet1$», не забываем поставить чекбокс, что первая строка содержит заголовки:И в результате получаем окно верстки наклейки. По сути, это все то же окно Microsoft Word с практически всеми инструментами верстки текста.

В правой части окна верстки имеется список полей таблицы, двойной щелчок вставляет нужное нам поле данных в нужное место этикетки. Чтобы сэкономить время верстающим, сразу дам оптимальные величины: Первая строка – поле Line1: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт. Вторая строка – поле Line2: Шрифт Arial, высота шрифта 8пт.

Третья строка – инвентарный номер: Шрифт Arial полужирный, высота шрифта 10пт. Четвертая строка – баркод-представление инвентарного номера. Шрифт Barcode, высота шрифта 18пт. Обратите внимание, что во время верстки эта строка выглядит ужасно. Этого не надо бояться, так и должно быть. Слева остается полно места для размещения логотипа.

Итак, вот наш макет:И мы в одном шаге от победы. Нажимаем «Далее», нажимаем «Готово», плагин далее сам раздраконит наш файл данных и подготовит листы с этикетками.Печатаем этикетки на обчном лазерном принтере, получаем этикеточные листы. Не забываем эти листы пронумеровать.

Хотите, можете сделать это через добавление колонтитулов с номером страницы, не хотите — надпишите каждый лист ручкой. Будете делать колонтитул — проконтролируйте, чтоб он не сдвинул содержимое вниз. Итак, вот у нас этикетки:Наклеиваем по устройствам, наслаждаемся полученным эффектом. Мы только что стали лучшими друзьями бухгалтеров, только те еще об этом не знают.

Ерунда, узнают, когда будет проходить инвентаризация. Да, кстати: о том, куда именно наклеивать номера. У себя я использую два варианта: либо так, чтоб этикетка была легкодоступна, но не бросалась в глаза, либо рядом с заводской табличкой с маркой и моделью оборудования, заводским номером и тому подобной информацией.

Первое удобно тем, что инвентарник можно можно легко считать, второе — тем, что нужно меньше вертеть изделие при его инвентаризации: считываем не только инвентарный номер, но и заводской. Да-да. Не все знают, но практически все производители дублируют написание заводского номера баркодом, что изрядно облегчает жизнь специалисту, ответственному за инвентаризацию.

Итак, у нас есть чудесные инвентарные этикетки, мы оклеили ими все, до чего смогли дотянуться в нашей организации, при помощи сканера баркодов мы установили соответствие инвентарных номеров заводским — там, где это можно сделать. Мы молодцы? Да. Можно остановиться? Да, но можно сделать и еще лучше. Сейчас мы можем быстро проинвентаризировать все офисное имущество, но еще не можем ответить на вопрос «где что лежит?». Давайте сделаем так, чтобы и это было возможно. Берем в руки план офиса — нас в нем интересует все вообще: как расположены рабочие места, где комнаты печати, где складские помещения, где что еще. Взяв план, берем карандаш и начинаем нумеровать все, что видим. У себя я применяю следующую схему:

Location/Room/Place

Где: Location — трехбуквенная аббревиатура офиса. Например, MSW — Москва, SPB — Питер, NSK — Новосибирск и так далее. Room — номер помещения Place — номер места в помещении. Это может быть номер стола, за которым сидит работник, номер полки на складе, номер шкафа и так далее.

В результате у нас получается нечто вроде MSW/123/15A

Полученные номера сводим в табличку Excel — в ней будет всего четыре колонки: Address — адрес рабочего места Barcode — баркод-представление адреса Comment — текстовый комментарий для себя любимого.

Я в это поле пишу фамилию работника, если речь идет об адресе рабочего места и прочие комментарии, если это требуется обстоятельствами. Sheet — номер этикеточного листа, мы это уже проходили. Теперь, имея подготовленную табличку в Excel, формируем этикетки.

Не буду перегружать рассказ картинками, просто расскажу готовый рецепт: Формат наклейки: наклейка белого цвета Avery Zweckform №3659 (97×42.3мм) Расположение и формат надписей на наклейке: 1. Первая строка — логотип компании 2.

Вторая строка – описание типа места (рабочее место, складское место, складское помещение и т.п.) Шрифт Arial, высота шрифта 11пт.

3. Третья строка – идентификатор рабочего места (вот это вот MSW/123/15A). Шрифт Arial, полужирный, высота шрифта 14пт.

4. Четвертая строка – баркод-представление идентификатора места. Тип кодирования CODE128. Шрифт – Barcode, высота шрифта 18пт. 5. Пятая строка – контактная информация службы ИТ-поддержки. Заметили? У наших сотрудников прямо перед глазами появились телефон и е-мейл адрес хелпдеска, причем практически на халяву. И теперь никто не сможет сказать, что не знал, куда звонить — мы позаботились. А заодно мы пронумеровали все рабочие места, и теперь любой работник может объяснить, где он находится, не прибегая к языку жестов, HR-служба сможет нам давать заявки на организацию рабочих мест для новых работников, не прибегая к рассказам про «это через стол от Любочки», а новый работник хелпдеска не будет бродить по всему офису в поисках того, кто его позвал, он просто спросит номер рабочего места и посмотрит в поэтажный план, чтобы понять, куда ему идти. Я намеренно не рассказываю о том, каким софтом пользоваться для сбора и анализа данных. Это может быть и Access, и Excel, и модуль учета 1С, и что угодно еще. Все, что мы сейчас сделали, может быть интегрировано в любую существующую систему управления активами. Проведя первичный ввод данных, если мы этого еще не делали, мы получаем таблицу, в которой есть соответствие инвентарного номера, заводского номера, адреса установки, ФИО пользователя — этого достаточно, чтоб уверенно беседовать с бухгалтерами и отвечать на их каверзные вопросы. В дальнейшем надо просто поддерживать информацию в актуальном состоянии. Задача не из тяжелых. И, резюмируя: 1. Для управленческого учета вообще не имеют значения начинка компьютеров и характеристики периферии. Имеют значение только инвентарный номер, ФИО материально ответственного лица, местонахождение и, факультативно, заводской номер изделия. 2. Баркоды рулят. Все остальное — не рулит. Из баркодов рулит кодировка Code128. 3. Если что-то можно баркодировать, это нужно баркодировать. 4. Чтобы получить профессионально изготовленные этикетки, надо всего лишь купить этикетки. Софт покупать не надо. 5. Баркод-сканер ускоряет работу в тысячи раз. Даже самый дешевый. 6. При условии, что вы поддерживали инвентарную ведомость в актуальном состоянии, годовую инвентаризацию вы сможете провести практически с той скоростью, с которой вы в состоянии перемещаться по офису. Задиктовывать вслух инвентарные номера и забивать их в компьютер руками вам больше не придется. В этом году я проводил инвентаризацию. Over 9000 позиций — нашлось все, работа заняла два дня на обход и еще пару дней на поиски того, что не обнаружилось сразу, вроде ноутбуков по домам и в запертых кабинетах, оборудования в технологических помещениях и т.п. В общем, я доволен.

Чего и вам желаю.

Источник: https://habr.com/post/205802/

Автоматизация инвентаризации основных средств (ОС)

Содержание:

  1. Как вам поможет автоматизация инвентаризации ОС
  2. Структура решения
  3. Профильное программное обеспечение
  4. Выбираем технологию идентификации
  5. Оборудование для инвентаризации ОС

Mobile lnform Group предлагает Вам решение DataMobile Invent для автоматизации инвентаризации основных средств, в основе которого, отечественное программное обеспечение и оборудование ведущих мировых производителей.

Как Вам поможет автоматизация инвентаризации?

К сожалению, товары, которые лежат на полке сами себя не посчитают, не соберут информацию о себе по команде и не отправят ее на сервер.

Конечно, можно пересчитать их вручную, но, сколько времени это займет, если Вы – владелец крупного магазина или склада в котором хранится несколько тысяч наименований? Не меньше сложностей с инвентаризацией основных средств: за кем закреплено, в каком помещении должно находиться и т.д.

Автоматизация инвентаризации – решение данной проблемы. Она позволит Вам:

  • Уменьшить финансовые и временные затраты – высокая скорость исключает необходимость закрывать предприятие на несколько дней;
  • Значительно повысить точность инвентаризации – отсутствие влияния «человеческого фактора» исключает риски ошибок при проведении учёта;
  • Сократить количество сотрудников, задействованных на инвентаризации
  • Обнаружить и оперативно устранить поврежденную/нечитаемую маркировку

Структура решения для автоматизации инвентаризации основных средств

Профильное программное обеспечение

Программное обеспечение выступает надстройкой к вашей 1С. Т.е. в привычном интерфейсе появляется дополнительная закладка. Права доступа также определяются администратором. Кроме того, решение включает в себя мобильный клиент, который устанавливается на терминал сбора данных.

Читайте также:  Сроки сдачи отчетности за 1 квартал-2018

Инвентаризация может происходить как «в слепую», т.е. когда человек не знает, сколько должно быть тех или иных позиций, так и «в открытую» – остатки по базе видны.

DataMobile Invent позволяет:

  1. Добавлять фотографии ОС
  2. Списывать брак, с возможностью выбрать причину из выпадающего списка
  3. Назначить МОЛ и место хранения ОС
  4. Просмотреть в реальном времени план/факт инвентаризации, с понятной цветовой индикацией
  5. Печать этикеток на мобильном принтере. Задание отправляется с терминала.

Решение доступно в специальной версии для работы с RFID. DataMobile Invent RFID поддерживает работу с радиочастотными метками, что существенно ускоряет процесс инвентаризации, так как нет необходимости в прямой видимости идентификатора, а также все метки в зоне видимости считываются одновременно.

Решение совместимо с “1С:Предприятие 8,2, 8.3”, «Бухгалтерия» 3.0

 С другими учетными системами реализуется файловый обмен данными (txt, xml).

Cтоимость лицензии на 1 устройство:

  • DataMobile Invent7800 рублей
  • DataMobile Invent RFID21000 рублей

Для данной задачи все чаще применяется  RFID технология, т.к. она позволяет считать идентификатор без прямой видимости. И на порядок быстрее, чем  штрих кодирование.

Представим себе, что у вас есть офисное помещение и в нем стоят столы, стулья, диваны. Вряд ли человек, который будет проводить инвентаризацию, знает, в каком укромном уголке наклеен штрих код. К тому же, обычно этикетку не клеят на лицевой части, т.к.

во-первых, это некрасиво, а во-вторых, сотрудники могут повредить ее, просто-напросто затереть. При этом большинство мебели сделано из дерева, пластмассы, кожи и мягкой обивки, а это радиопрозрачные материалы, что обеспечивает 100% считывание RFID метки.

Для этого нужно будет подойти к объекту и направить на него считыватель.

Но не нужно ждать чудес. Вам будет недостаточно просто зайти в комнату и нажать кнопку – средний радиус считывания составляет 1-1,5 м, к тому же, все металлические объекты и жидкости полностью заглушают сигнал.

По RFID метке также можно осуществлять поиск предмета по принципу «холодно-горячо»: чем ближе к предмету, тем сильнее уровень сигнала.

 Штрих кодирование в разы проигрывает RFID в рамках задач инвентаризации основных средств.

Оборудование для инвентаризации ОС

Оборудование для инвентаризации ОС с использованием технологии штрихкодирования:

Для инвентаризации основных средств на базе DataMobile Invent мы предлагаем использовать компактный защищенный смартфон Honeywell EDA50. Он легок, удобен в эксплуатации, имеет встроенный сканер штрихкодов.

Для маркировки вам потребуется принтер этикеток. Основная нагрузка на него будет при внедрении решения, потом же объемы печати будут существенно меньшими.

Поэтому предлагаем рассмотреть модель среднего класса IntermecPD43c. Он спокойно выдержит недельную максимальную нагрузку, а потом не будет мешаться, т.к.

выполнен в компактном корпусе, да и стоимость его не существенно скажется на бюджете проекта.

Оборудование для инвентаризации ОС с использованием технологии RFID:

Если вы планируете использовать технологию RFID – то стоит обратить внимание на самую компактную модель мобильного компьютера со считывателем – Коперник С1 или на складской форм-фактор MotorolaMC319Z.

Для маркировки основных средств подойдут гибкие RFID метки на клеевой основе (IQ 800P). На их поверхности можно напечатать информацию, как на обычной этикетке. К тому же они гораздо дешевле корпусированных меток.

Для техники (мониторы, системные блоки и прочее) нужны специальные метки, которые исключают потерю сигнала. Например, Silverline Micro. Для металлических предметов (запчасти, инструменты и т.д.) необходимы корпусированные метки (Global Trak II). Для медицинских инструментов или всего металлического, но очень компактного, есть специальные метки очень маленького размера (Dash XXS).

Для маркировки вам также понадобится принтер этикеток c RFID – он и печатает на поверхности и программирует метку. Здесь также подойдет модель IntermecPD43 (модификация с UHF модулем). Программирование корпусированных меток происходит с помощью мобильного компьютера или стационарного считывателя

Источник: https://m-infogroup.ru/107-avtomatizatsiya-inventarizatsii

Инвентаризация оборудования

Под инвентаризацией в программе понимается проверка наличия оборудования в конкретном помещении на определенную дату путем сверки оборудования, обнаруженного в помещении по факту, с числящимся в базе. В качестве оборудования может выступать не только техника, но и мебель.

Для проведения инвентаризации каждая единица оборудования должна иметь уникальный штрихкод, сгенерированный программой. Производить сверку удобнее всего с помощью сканера штрихкодов. При его отсутствии штрихкод может быть введен вручную.

Данные инвентаризации вносятся в специальный диалог, который доступен в разделе «Помещения» программы. Для вызова диалога выделите в списке нужное помещение и воспользуйтесь командой / кнопкой «Инвентаризация помещения».

Также для выбранного помещения можно открыть закладку «Инвентаризация», на которой представлены записи обо всех проведенных проверках, и воспользоваться кнопкой / командой «Добавить инвентаризацию».

Диалог инвентаризации помещения выглядит следующим образом.

Дата проведения инвентаризации автоматически указана сегодняшним числом.

Закладка «Сканирование штрихкодов» служит для ввода штрихкодов с оборудования. Для этого следует установить курсор в первое поле «Наименование» и считать сканером код с устройства. Если оборудование присутствует в базе, будет показана информация о нем: модель, местонахождение по данным учета и сотрудник, за которым оно числится. Статус оборудования может принимать три значения:

  • «Есть в помещении» – оборудование числится в данном помещении.
  • «Должно быть в другом помещении» – в соответствии с данными учета оборудование числится в другом помещении.
  • «Код не найден» – штрихкод на устройстве не найден в базе. Возможно, он не верен или не указан в описании оборудования.

Закладка «Наличие в помещении» показывает список оборудования, которое по базе числится в данном помещении. Обнаруженное в результате инвентаризации оборудование имеет статус «Найдено». Если статус не указан, необходимо выяснить, где находится устройство. Возможно, оно было перенесено в другое помещение, отправлено в ремонт, списано и т.п. без отражения этого действия в учете.

Кнопка «ОК» диалога позволяет сохранить запись об инвентаризации на закладке «Инвентаризация» в разделе «Помещения».

По итогам инвентаризации программой может быть сформирован отчет, содержащий результаты проверки. Вывод отчета осуществляется при помощи соответствующей команды на закладке «Инвентаризация» либо через сочетание клавиш Ctrl+R.

Пример отчета показан на изображении ниже. При необходимости его можно распечатать и использовать в качестве документального подтверждения инвентаризации.

Источник: http://perfectsoft.ru/docs/printstore/how-to/inventarizacija-oborudovanija/

Инвентаризация оборудования

Документ “Инвентаризация оборудования” предназначен для обновления списка торгового оборудования на территории торговой точки.

Рис. 10.27 Документ “Инвентаризация оборудования”

Для оформления документа “Инвентаризация оборудования” необходимо заполнить следующие поля:

  • Номер“. В поле указывается номер документа. Поле заполняется автоматически при записи документа. 
  • Дата“. В поле указывается дата создания документа. При создании документа поле заполняется текущей датой.
  • Местонахождение“. В поле указывается торговая точка или склад, для которого фиксируется список торгового оборудования.
  • Агент“. В поле указывается сотрудник, от имени которого создается документ.
  • Подразделение“. В поле указывается подразделение агента, оформившего документ.

В табличной части “Торговое оборудование” указывается список торгового оборудования, находящегося на складе или в торговой точке и подлежащего инвентаризации. Для того чтобы добавить торговое оборудование в табличную часть документа следует нажать кнопку “Добавить“. Выбор осуществляется из элементов справочника “Торговое оборудование”.Для того чтобы добавить в документ уже ранее учтенное на складе или в торговой точке оборудование следует нажать на кнопку “Заполнить“. При этом в табличную часть автоматически заносится торговое оборудование, ранее закрепленное за данным складом или торговой точкой в документе “Оприходование оборудования”.Для торгового оборудования, внесенного в табличную часть при автоматическом заполнении, устанавливается флажок в колонке “По учету“. При добавлении нового оборудования, не фигурировавшего ранее в документах для данного склада или торговой точки, флажок устанавливается только в колонке “По факту“. В случае если оборудование, ранее закрепленное за данным складом или торговой точкой, не указывается в инвентаризации, то флажок в колонке “По факту” не устанавливается. В последствии при создании на основании документов “Оприходование оборудования” и “Списание оборудования” в табличные части данных документов попадут соответствующие единицы торгового оборудования. В документ “Оприходование оборудования” будет добавлено оборудование, для которого отсутствовал флажок в колонке “По учету”. В документ “Списание оборудования” – торговое оборудование, для которого отсутствовал флажок в колонке “По учету”.

На закладке “Дополнительно” указывается текстовый комментарий к документу.

Информация о документах, созданных на основании данного документа, отображается в отчете “Структура подчиненности

См. также:

Источник: http://help.agentplus.online/ud/inventarizatsiya_oborudovaniya.htm

Программный продукт DataMobile Invent: удобное решение для инвентаризации основных средств

Инвентаризация – один из основных бухгалтерских процессов, который подразумевает проверку фактического наличия имущества организации на конкретную дату и сличение этих данных с данными бухгалтерского учета.

Раньше для проведения инвентаризаци каждый код основного средства нужно было проверить вручную

Основные цели инвентаризации основных средств:

  • определение фактического наличия ОС для обеспечения их сохранности, выявление неучтенных объектов;
  • сопоставление фактического количества ОС с учетными данными: выявление недостач и излишков;
  • проверка правильности и полноты отражения информации об ОС с учетом рыночной стоимости и фактического состояния;
  • проверка соблюдения правил использования и содержания ОС;
  • списание изношенных ОС.

Как автоматизируется процесс инвентаризации?

Сверка вручную – процесс, отнимающий много времени. К тому же влияние оказывает человеческий фактор: из-за большого объема работы часто возникают ошибки, которые приводят к появлению недостач, излишков, пересортицы.

Процесс инвентаризации стандартизован (предполагает повторение типовых операций), поэтому его можно легко автоматизировать, используя технологию штрихкодирования или RFID-метки, специальное программное обеспечение и устройства для считывания меток.

Автоматизация существенно облегчает процесс проведения инвентаризации, повышает качество учета данных и скорость их обработки.

  • Технология RFID обеспечивает быстрое удаленное считывание радиометок. Единственный нюанс: возможны сложности, если есть объект учета, но потеряна метка или, напротив, если метка находится в помещении, но отсутствует сам объект./li>
  • Технология штрихкодирования отличается более низкой стоимостью и легкостью внедрения. Но при инвентаризации нужно подходить к каждому объекту и сканировать его штрихкод.

Что нужно предпринять для внедрения автоматизации: пошаговая инструкция

  1. Промаркировать объекты учета.

    Для автоматической идентификации объекты нужно промаркировать. Для этого используются клеящиеся этикетки со штрихкодами или метки RFID. Они создаются с помощью принтеров печати этикеток, RFID-меток.

    Принтер печати штрихкодов

    Тип этикеток выбирается в зависимости от вида основных средств, подлежащих учету.

    При работе со штрихкодами лучше всего использовать полипропиленовые этикетки, они наиболее долговечны, устойчивы к механическим воздействиям, могут использоваться в агрессивных средах.

    При использовании технологии RFID отдать предпочтение можно как простым меткам-наклейкам, так и защищенным корпусным меткам.

  2. Приобрести специальное оборудование для считывания данных.

    Речь идет о терминалах сбора данных – защищенных мобильных компьютерах со сканером штрихкодов. В офисе можно использовать и обычные смартфоны, в условиях производства и склада предпочтение стоит отдать ТСД.

    Использование терминала сбора данных при инвентаризации

    Если используется автоматическая идентификация на базе технологии RFID, потребуется мобильный считыватель меток.

  3. Установить программное обеспечение для инвентаризации.

    Команда Сканпорт разработала специальное программное обеспечение для управления ТСД или мобильными устройствами при проведении автоматизации. С этим ПО процесс сбора информации об основных средствах и передачи ее в учетную программу отнимает минимум времени и сил.

    Программное обеспечение DataMobile Invent поддерживает технологию штрихкодирования и RFID. В зависимости от того, какая маркировка основных средств используется, можно использовать одну из версий программы:

    • DataMobile Invent;
    • DataMobile Invent RFID.
Читайте также:  Облачная онлайн-касса без кассового аппарата, облачный сервис онлайн-касса для интернет-магазина

Основные функции и возможности ПО для инвентаризации

ПО DataMobile Invent устанавливается на ТСД и интегрируется с 1С. Приложение позволяет:

  • производить выбор пользователя: так как ПО многопользовательское, каждый сотрудник может иметь свои данные для входа;
  • проводить инвентаризацию основных средств путем считывания штрихкодов (RFID-меток) и ввода данных в систему;
  • добавлять фотографии основных средств;
  • работать с малоценными объектами учета из справочника «Номенклатура» с возможностью ввода их количества;
  • списывать брак с указанием причины списания из перечня, который можно выгрузить из 1С, при необходимости есть возможность добавить комментарий;
  • назначать материально ответственных лиц (МОЛ) и определять места хранения; список материально ответственных лиц и перечень подразделений выгружаются из 1С;
  • создавать маркировочные этикетки и отправлять их на печать при наличии мобильного принтера.

Инвентаризация объектов, промаркированных RFID-метками, может осуществляться на расстоянии с мгновенным внесением данных в карточку ОС. Для удобства в приложении реализована функция поиска определенного объекта с помощью звукового и визуального сигнала – чем ближе мы к нему подходим, тем интенсивнее сигнал.

Внешний вид экрана ТСД при использовании программы DataMobile Invent для сканирования штрихкода и RFID-метки

В чем состоит работа сотрудника, выполняющего инвентаризацию ос?

Выполнять проверку наличия и состояния ОС с помощью ТСД и приложения DataMobile Invent очень просто:

  • нужно войти в программу под своими данными;
  • отсканировать штрихкод ОС (на экране появится его название, МОЛ, место хранения, дата проведения инвентаризации);
  • поставить галочку «Списать», если ОС требует списания, при необходимости добавить комментарий;
  • если требуется, включить в настройках функцию «Фотофиксация» и сделать фото объекта;
  • перейти к сканированию следующего ОС.

Если нужно добавить информацию по уже отсканированному объекту, вернуться к нему можно с помощью повторного сканирования штрихкода, а после внесения изменений просто продолжить инвентаризацию. По окончании сканирования всех объектов нужно нажать «Завершить инвентаризацию».

При сканировании RFID-меток действия аналогичны, только все проходит быстрее, так как метки считываются сразу со всех объектов.

Чтобы приобрести ПО DataMobile Invent, достаточно оставить заявку на сайте или позвонить нам. При необходимости мы сориентируем, какое оборудование подойдет вам лучше всего, и поможем разобраться с функционалом программы.

Источник: https://scanport.ru/blog/po-datamobile/programmnyj-produkt-datamobile-invent-udobnoe-reshenie-dlya-inventarizaczii-osnovnyx-sredstv/

Инвентаризация имущества для бюджетного учреждения

Реальная инвентаризация основных средств (ОС) и малоценки – трудозатратная, кропотливая, периодическая задача, обязанность выполнения которой возложена на организации и учреждения существующим законодательством.

Каждое основное средство должно нести на себе инвентарный номер (т.е. быть промаркировано), во время проведения инвентаризации все их необходимо найти, проверить состояние, отметить в инвентаризационной ведомости.

В современном мире задачу маркировки, инвентаризации и составления инвентаризационных ведомостей помогает решить технология автоматической идентификации имущества при помощи штрихкодов или радиочастотных меток (RFID).

Понятное и быстрое внедрение штрихкодов или RFID на базе «1С:Предприятия» или отдельной простой программы (по типу Excel) обеспечивает программное обеспечение компании Клеверенс.

Информация ниже поможет вам выбрать необходимое оборудование и программное обеспечение.

Что я получаю?

Внедрив у себя учет имущества по штрихкодам или RFID вы получаете огромную экономию времени на выполнении рутинных задач. Ведомости, полученные по штрихкодам, гораздо более достоверны, и вселяют больше уверенности в том, что работа проделана правильно.

Как это работает?

Сначала всё имущество маркируется этикетками со штрихкодом (или радиочастотной меткой), на которой отображено наименование и инвентарный номер основного средства (а для малоценки – просто штрихкод и наименование).  Чтобы этикетки не изнашивались и их было тяжело отклеить, вместо бумаги используются специальные этикетки из полипропилена.  Такие этикетки печатает специальное оборудование – принтер этикеток.

Штрихкоды и радиочастотные метки на основных средствах и малоценке читаются при помощи специального оборудования – терминалов сбора данных со встроенными сканерами штрихкода или RFID-считывателями.  При этом на терминале должно быть установлено специальное программное обеспечение Клеверенс.

Чтобы перегрузить информацию в учетную систему («1С:Предрпиятие» или Excel-подобную программу) также потребуется дополнительное программное обеспечение: специальные обработки для 1С или отдельная программа от Клеверенс.

Как выбрать нужную программу?

Если у вас на предприятии используется «1С:Бухгалтерия» в любой поставке, «1С:УПП» или 1С для строительной организации и вы планируете проводить инвентаризацию только на штрихкодах (не будете использовать RFID), то вам полностью подходит специальный драйвер для проведения инвентаризации от Клеверенс, в комплект поставки которого входят все программы и обработки, необходимые как для печати этикеток, так и для работы с терминалом сбора данных.

Если используется 1С, но вы планируете внедрять RFID, то вам подходит уже другая программа – Клеверенс: Учет имущества.

Если вы не хотите использовать 1С и хотели бы работать с максимально простой программой по типу Excel, то вас должна полностью устроить отдельная самостоятельная программа Клеверенс: Инвентаризация имущества, которую можно поставить просто на ноутбук.

Вы можете прямо сейчас обратиться за подробностями по данному решению, направив нам письмо или позвонив по телефону +7 (495) 662-98-03

Обратиться за решением!

Источник: http://www.cleverence.ru/solutions/ich/

Инвентаризация оборудования и материалов

Инвентаризация оборудования и материалов, а также объективный контроль проведения технического обслуживания оборудования является одним из самых трудоемких, но необходимых процессов бизнес-деятельности.

Первое поколение технологии инвентаризации – это инвентарный номер на этикетке (бирке).

Недостатки:

— трудоемкий процесс с возможностью совершить ошибки;

— возможность порчи надписи на этикетке;

— необходимость прямого доступа (видимости) к этикетке

Второе поколение технологии инвентаризации —  это штрих-код.

Достоинства:

— инвентарные номера формируются автоматически по учетной базе данных;

— считывание номера и сверка автоматизированы;

— инвентарный номер может содержать много информации;

Недостатки:

— необходимость прямого доступа (видимости) к штрих-коду;

— изменение или дополнение информации в инвентарном номере невозможно (только новая печать и замена)

— загрязнение и порча поверхности инвентарного номера делают его нечитаемым.

Третье поколение технологии инвентаризации – радиочастотные (RFID) метки – энергонезависимые хранители данных.

Справочная информация:

RFID (англ. Radio Frequency IDentification, радиочастотная идентификация) — способ автоматической идентификации объектов, в котором посредством радиосигналов считываются или записываются данные, хранящиеся в так называемых транспондерах, или RFID-метках.

Любая RFID-система состоит из считывающего устройства (считыватель, ридер или интеррогатор) и транспондера (он же RFID-метка, иногда также применяется термин RFID-тег).

Большинство RFID-меток состоит из двух частей. Первая — интегральная схема (ИС) для хранения и обработки информации, модулирования и демодулирования радиочастотного (RF) сигнала и некоторых других функций. Вторая — антенна для приёма и передачи сигнала.

RFID-метки могут быть активными (с собственным долгоживущим источником питания) и пассивными (без источника питания).

RFID-метки могут быть различного исполнения и способа монтажа поверхность, на них могут быть нанесены дополнительные надписи.

Идентификация с помощью радиочастотных меток регулируется международными и национальными стандартами РФ:

— ИСО/МЭК 15963-2011 «Информационные технологии. Радиочастотная идентификация для управления предметами. Уникальная идентификация радиочастотных меток»

— ИСО/МЭК 19762-1 «Информационные технологии. Технологии автоматической идентификации и сбора данных. Гармонизированный словарь. Часть 1. Основные термины в области автоматической идентификации и сбора данных» (ISO/IEC 19762-1, Information technology — Automatic identification and data capture (AIDC) techniques — Harmonized vocabulary — Part 1: General terms relating to AIDC)

— ИСО/МЭК 19762-3 «Информационные технологии. Технологии автоматической идентификации и сбора данных. Гармонизированный словарь. Часть 3. Радиочастотная идентификация» (ISO/IEC 19762-3, Information technology — Automatic identification and data capture (AIDC) techniques — Harmonized vocabulary — Part 3: Radio frequency identification (RFID))

— ISO 18000 — «RFID для управления товарами: беспроводной интерфейс»

— ISO 18001 — «Информационные технологии — RFID для управления товарами — Рекомендуемые профили приложений»

 Технологии использования RFID-меток:

1. Применение RFID-меток для складского учета:

— резкое снижение затрат на ведение складского учета, упрощение приемки товара при условии наличия меток, возможность оперативной инвентаризации, упрощение отгрузки товара;

— предотвращение хищений материальных ценностей;

— интеграция с бухгалтерскими системами, упрощение подготовки документов, минимизация ошибок, снижение влияния человеческого фактора.

 2. Применение RFID-меток для предотвращения поставки контрафактной продукции:

— использование меток в качестве защитного механизма (требуется применение специальных механизмов формирования уникальных идентификаторов меток);

— существенное облегчение процедуры приемки товаров на склад;

— возможность хранения дополнительной информации о товаре в самом товаре (спецификация, артикул и прочее), что облегчает его последующее использование.

 3. Применение RFID-меток для инвентаризационного учета:

— маркировка используемых материальных ценностей RFID-метками упрощает бухгалтерский учет (Согласно п. 27 Положения о бухгалтерском учете и отчетности в РФ проведение инвентаризации в организациях обязательно как минимум перед составлением годовой бухгалтерской отчетности);

— предотвращение хищений материальных ценностей;

— снижение затрат на инвентаризацию за счет автоматического формирования

— в RFID-метку может быть записана дата последней инвентаризации;

 4. Применение RFID-меток в системах управления надежностью активов:

— хранение оперативной информации (в том числе расширенной) о контролируемом активе;

— хранение информации о последнем обследовании контролируемого актива;

— хранение информации о результатах «ручного» инструментального мониторинга контролируемого актива.

 5. Применение RFID-меток в качестве кабельных бирок:

— долговременное сохранение информации о маркируемом кабеле (в комплекте с визуальной маркировкой);

— хранение расширенной информации о маркируемом кабеле (в интеграции с проектной документацией);

— упрощение проведения ревизии и модернизации кабельных систем.

 6. Применение RFID-меток для оперативного определения местоположения оборудования/персонала (в комплекте с WiFi-точками):

— оперативное определение местоположения персонала с точностью до 1-3 метров (повышение эффективности работы);

— реализация системы экстренного вызова;

— повышение эффективности использования оборудования, снижение времени простоя;

 7. Применение RFID-меток в системах контроля доступа: 

— использование в качестве «ключа» для входа в помещение (имеется собственная система контроля доступа);

— использование в качестве идентификатора для доступа в информационные системы.

Преимущества RFID-меток:

  • Возможность перезаписи. Данные RFID-метки могут перезаписываться и дополняться много раз.
  • Отсутствие необходимости в прямой видимости. RFID-считывателю не требуется прямая видимость метки, чтобы считать её данные. Взаимная ориентация метки и считывателя часто не играет роли. Метки могут читаться через упаковку, что делает возможным их скрытое размещение.
  • Большее расстояние чтения. RFID-метка может считываться на значительно большем расстоянии, чем штрих-код. В зависимости от модели метки и считывателя, радиус считывания может составлять до нескольких сотен метров.
  • Больший объём хранения данных. RFID-метка может хранить значительно больше информации, чем штрих-код.
  • Поддержка чтения нескольких меток. Промышленные считыватели могут одновременно считывать множество (более тысячи) RFID-меток в секунду.
  • Считывание данных метки при любом её расположении. Единственное условие — нахождение метки в зоне действия считывателя.
  • Устойчивость к воздействию окружающей среды. Существуют RFID-метки, обладающие повышенной прочностью и сопротивляемостью жёстким условиям рабочей среды. Пассивные RFID-метки имеют практически неограниченный срок эксплуатации.
  • Интеллектуальное поведение. RFID-метка может использоваться для выполнения других задач, помимо функции носителя данных.
  • Высокая степень безопасности. Уникальное неизменяемое число-идентификатор, присваиваемое метке при производстве, гарантирует высокую степень защиты меток от подделки. Также данные на метке могут быть зашифрованы. Радиочастотная метка обладает возможностью закрыть паролем операции записи и считывания данных, а также зашифровать их передачу. В одной метке можно одновременно хранить открытые и закрытые данные.

Источник: http://www.TexnoProm.com/resheniya/inventarizatsiya-oborudovaniya-i-materialov/

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector