Электронный документооборот между организациями. как это работает?

Электронный документооборот между организациями: как это работает

Электронный документооборот — обмен электронными документами между организациями по телекоммуникационным каналам связи оператора ЭДО.

Как работает электронный документооборот через Диадок? Для пользователей работа в веб-версии Диадока схожа с работой с электронной почтой.

В ящике организации есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные» и другие, обусловленные тем, что в данном случае речь идет о работе с юридически значимыми оригиналами: «Требующие обработки», «Обработанные», а также кнопки «Согласовать», «Подписать и отправить» и т.д.

Отличие Диадока от e-mail — полная прозрачность. Отправитель видит в ящике актуальный статус каждого исходящего документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи». Диадок автоматически формирует протокол передачи по каждому циклу документооборота, в котором фиксирует любой действие, произведенное сторонами с документом. Протокол передачи можно скачать или распечатать.

Поставщик формирует документы в редакторе Диадока или загружает их с ПК, при необходимости отправляет на согласование внутри компании. Последним звеном цепочки согласования становится подписант, который нажимает кнопку «Подписать и отправить». Как работает система электронного документооборота в этот момент? Диадок автоматически проверяет:

  • сертификат электронной подписи: легитимность, срок действия;
  • формат документов;
  • соответствие данных в конкретном документе.

Если Диадок находит ошибки, пользователь получает на них указание и подсказки, как их исправить. Если все в норме, документ уходит контрагенту, который видит его в папке «Входящие». Он его открывает и просматривает.

Если документ требует двусторонней подписи и не вызывает вопросов у получателя, получатель подписывает его. В этот момент Диадок, так же как и при отправке, автоматически проверяет его сертификат.

Отправитель видит статус документа «Подписан». К подписанному документу имеют доступ обе стороны. Если документ нуждается в корректировке или исправлении, получатель отказывает в подписи.

Отправитель видит соответствующий статус и изменяет документ.

После того как документы подписали и поставщик, и покупатель, в него невозможно внести изменения. Если документ должен подписать только поставщик, например, счет-фактуру, документооборот по нему считается завершенным после того, как покупатель получил его, а оператор ЭДО зафиксировал этот факт.

Источник: https://www.diadoc.ru/docs/faq/faq-168

ЭДО. Электронный документооборот что это и как выбирать

Не так давно я занимался внедрением электронного документооборота для одного из своих клиентов. В процессе мне пришлось пояснять очень многие понятия, рассказывать, что это такое, как работают системы этого типа.

И только после этого он сумел разобраться в сути моих предложений и одобрил план работ. В процессе обсуждения я понял, что по этой тематике очень мало написано простым языком для широкого круга читателей.

Как обычно постараюсь объяснить простым языком про это понятие.

Важно понимать, что существует два вида документооборота — внутренний (СЭД) и внешний(ЭДО). ЭДО и СЭД так разделяют в принципе эти понятия в РФ. То есть если вы ищете систему для обмена с контрагентами, то вам нужно искать ЭДО, если для внутреннего документооборота то СЭД.

В этой статье я хочу рассказать о внешнем электронном документообороте, между компанией и ее контрагентами. Внутренние системы электронного документооборота применяются для обмена документами между подразделениями одной компании, к ним предъявляют несколько иной набор требований. Но их я здесь рассматривать не буду.

Зачем нужен электронный документооборот

Электронный документооборот – это современная удобная альтернатива обычным бумажным документам, которые используются для любого вида бизнес-деятельности.

Традиционный документооборот связан с постоянными временными задержками. Для начала сотрудничества с клиентом необходим счет, часто – договор, а потом – подписанные накладные, акты выполненных работ и т.д.

Все эти бумаги проходят согласования, их распечатывают, ставят подписи и печати. После чего появляется необходимость передать их партнеру по бизнесу, где они также проходят процесс согласования и подписания.

Далее документы с подписями сканируют, отправляют по электронной почте. После чего курьером, силами сотрудников или обычной почтой высылают оригиналы. Все это занимает значительное время, бумажные документы иногда теряются, требуют правок (что еще больше замедляет процесс получения документов). А для их хранения зачастую выделяют целые помещения.

В результате бизнес испытывает массу неудобств, заключение сделок затягивается, возникают проблемы с бухгалтерией, так как на конец отчетного периода бумаги все еще находятся где-то «в пути».

А если в договоре после подписания одной из сторон были выявлены спорные пункты или в бухгалтерской документации найдена ошибка, то процесс получения правильного бумажного документа растягивается еще больше, иногда даже на месяцы.

Электронный документооборот позволяет избавиться от всех этих неудобств:

  • Все документы «подписывают» в электронном виде при помощи цифровых подписей. Это быстро и просто.
  • Для получения бумажной копии достаточно просто распечатать экземпляр. Заинтересованные лица получают всю документацию мгновенно, без долгого ожидания писем или курьеров.
  • Заключение договоров и подтверждение завершения сотрудничества (накладные и акты) происходит без задержек и дополнительных усилий со стороны сотрудников.
  • Снижается влияние на бизнес человеческого фактора: документы не теряются, ошибки исправляются в сжатые сроки.
  • Нет необходимости выделять полезную площадь для хранения множества бумажных документов.

Кроме того, электронный документооборот позволяет решить проблему отчетности бизнеса перед государством. Ранее документы принимались только в бумажном виде, и сотрудники компаний затрачивали долгие часы на поездки в налоговую, стояли в очередях к инспектору, а инспектора, в свою очередь, обрабатывали множество бумаг для проверки правильности отчета и внесения данных в общую базу.

Сейчас все эти вопросы также можно решать при помощи электронного документооборота. При этом важно понимать, что в электронном виде налоговая служба принимает отчеты и документы строго установленного образца.

Любой другой формат принят не будет.

А потому при внедрении электронного документооборота имеет смысл проверить формат внутренней документации компании и при необходимости внести в шаблоны документов соответствующие корректировки.

На первом этапе государство начало принимать в электронном виде налоговые декларации. Методика оказалась успешной. И с недавних пор все документы также принимаются в электронном виде.

Из чего состоит электронный документооборот

В этом виде документооборота участвуют 4 стороны:

  1. Поставщик товаров или услуг. Сторона, которая генерирует электронный документ.
  2. Покупатель или клиент. Сторона, которая принимает электронный документ.
  3. Компания вендор, которая предоставляет электронную площадку для обмена документами и услуги сервиса для организации электронного документооборота.
  4. Государство. Госорганы, куда компания вендор передает данные о зафиксированных сделках и оформленных документах.

Как это реализуется на практике:

  1. Поставщик товаров или услуг генерирует электронный документ в собственной учетной системе или сразу в сервисе, предоставляемом вендором.
  2. Документ внутри сервиса мгновенно отправляется компании-адресату, которая получает его либо непосредственно в сервисе, либо в подключенной к сервису собственной программе.
  3. Площадка фиксирует данные о документе.
  4. После «подписания» (подтверждения) стороной получателя данные о документе отправляются в налоговую инспекцию.

Таким образом автоматически фиксируется факт отправки и получения документа.

В отличие от бумажных пакетов с документами, которые передаются сотрудниками компании, курьерской или почтовой службой, в электронном виде не получить документ или потерять его невозможно.

Факт своевременного получения документа в электронной системе фиксируется автоматически, эти данные можно использовать в случае возникновения спора даже в суде.

Также автоматически информация о подписанных с двух сторон документах передается в налоговые органы, что снижает вероятность ошибок бухгалтерии, потерянных бумажных копий или не включения какой-то сделки в отчет, что исключает в будущем возможные штрафы и другие проблемы с налоговой, связанных с человеческим фактором и столь распространенных в случае использования бумажного документооборота.

При бумажном документообороте руководителю компании сложно контролировать своевременность получения каждого документа. Чаще всего эти вопросы решаются на уровне бухгалтеров, курьеров, менеджеров по продажам. В результате далеко не всегда бумажные оригиналы оказываются у бухгалтера до окончания отчетного периода. А это в случае проверки может привести к штрафам и другим неприятностям.

При электронном документообороте:

  • Оригинал документа доставляется мгновенно. Нет необходимости в почтовых отправлениях, помощи курьеров или менеджеров. Нет отсрочек и связанных с ними проблем.
  • Руководитель компании в любой момент может проверить, когда именно был отправлен и получен документ. И в случае проблем, связанным с отсутствием важной документации, у сотрудников нет возможности переложить ответственность за свои ошибки на “плохую работу почты” и другие внешние факторы. Это понимают и сами сотрудники компании. А потому отсрочки и проблемы с отправкой/получением документов после внедрения этой системы становятся крайне редким явлением.

Чтобы реализовать сотрудничество через электронный документооборот необходимо, чтобы обе стороны пользовались программным обеспечением, подключенным к какой-либо площадке документооборота. Или, как вариант, одна или обе стороны могут работать прямо в сервисе отправки-получения документов.

Электронная подпись

Для организации электронного обмена документами необходима высокая степень безопасности и защиты. Все сервисы электронного документооборота пользуются защищенным соединением, шифрованием данных, а для подтверждения подлинности отправляемого документа применяют электронную цифровую подпись.

Цифровая подпись – это специальный «электронный ключ», который создает уникальный цифровой код при помощи математической обработки данных сертификата пользователя и электронного документа. Для проверки и подтверждения подписи применяют публичные сертификаты. А для генерации (подписания) – личный конфиденциальный «ключ» пользователя.

Площадки (сервисы) документооборота

Сегодня существует широкий перечень площадок, предоставляющих услуги документооборота. Это Directum, ELMA, DocsVision, WSS Docs, E-COM, Диадок и многие другие. Все они выполняют примерно одинаковые функции:

  • Получение электронного документа от пользователя.
  • Отправка адресату в его учетную запись или передача в указанную систему, если получатель работает с другим сервисом.
  • Фиксация данных о документе и отправке.

При выборе системы для своей компании важнее всего учитывать предпочтения ваших клиентов. Здесь важно, чтобы вы либо работали в той же системе, что и важный для вас клиент, либо должна быть в сервисе возможность интеграции (обмена данными) между вашей системой и аналогичной площадкой, которой пользуется ваш клиент.

В некоторых случаях вы сумеете убедить покупателя начать работу с удобной для вас площадкой. Но очень часто, особенно, в случае начала сотрудничества с крупными торговыми сетями и предприятиями, они уже давно сделали свой выбор, и одно из условий сотрудничества – возможность работы с определенной площадкой электронного документооборота.

Системы ЭДО и EDI: в чем разница?

При выборе системы документооборота многие пользователи также сталкиваются с системами, которые позиционируют себя не как ЭДО, т.е. «электронный документооборот», а как EDI (документооборот для ритейла).

Системы EDI являются частным случаем электронного документооборота. Они ориентированы на обмен данными с торговыми партнерами или подразделениями торговой сети.

Если в общем случае через документооборот проводят любые виды юридически значимых документов, то здесь реализован оперативный обмен коммерческой информацией между организациями, в том числе, юридически значимыми документами, необходимыми для торговых операций.

Обычный электронный документооборот допускает использование любых типов документов в любом удобном для сторон формате. При использовании EDI перечень возможных документов, их формат строго регламентированы.

Здесь нет возможности сформировать и передать документ во внутреннем формате компании или не относящийся непосредственно к торговым операциям.

О том, как работает EDI, почему ее используют только в торговле, и в чем ее преимущества, я расскажу в одной из следующих статей.

Интеграция с 1С и другими учетными системами

Для эффективной работы электронного документооборота очень важно, чтобы выбранная вами площадка поддерживающая интеграцию с вашей учетной системой.

Зачем это нужно:

  • Сотрудники компании создают документы в учетной системе предприятия;
  • После формирования документ автоматически передается внутри системы руководителю или бухгалтеру на подпись;
  • Проверенный и подтвержденный руководителем документ необходимо передать без искажений и ручного ввода данных, т.е. дополнительных затрат времени и возможных ошибок, в сервис электронного документооборота;
  • При грамотной реализации передача данных происходит автоматически. После нажатия кнопки «Отправить документ» он трансформируется в форму, необходимую для системы электронного документооборота автоматически и отправляется в сервис, где происходит фиксация и отправка документа получателю.
Читайте также:  Производственная травма выплаты и компенсации

Очень важно, чтобы под вашу учетную систему было готовое решение на стороне сервиса, на основании которого ваши специалисты смогут реализовать необходимую надстройку для учетной программы.

Если подобного решения нет, то лучше не пытаться реализовать его самостоятельно, это очень трудоемкий и сложный процесс. В сервисах документооборота применяется цифровая подпись, сложные системы шифрования.

А потому нет никаких гарантий, что даже после всех усилий программистов вы получите необходимый результат. Лучше выбрать другую площадку, где вы найдете подходящий вариант интеграции.

Стоимость услуги

Сервисы документооборота обыкновенно предлагают подключение к сервису бесплатно. А за отправку документов взымается оплата. В одних случаях это будет фиксированная цена за каждый отправленный документ. Где-то можно покупать услуги пакетами, т.е. одна сумма – за 100 документов, другая – за 1000 в месяц и т.д.

К этому вопросу нужно также подходить разумно. С одной стороны, чем больший пакет вы выбираете, тем меньше будет стоимость отправки одного документа. С другой, нет никакого смысла при документообороте, не превышающем 100 документов в месяц, оплачивать пакет на 300, 500 или 1000 документов.

Часто задаваемые вопросы

Все ли документы надо отправлять через электронную систему?

Нет. При помощи электронного документооборота вы будете отправлять только те документы, которые именно таким образом отправить удобнее всего. Обычно это акты выполненных работ, налоговые накладные, иногда договора и т.д. Здесь все зависит только от ваших потребностей и удобства.

Оплата отправки производится за документ или страницу?

Вы оплачиваете, и система фиксирует отправку именно документа. Даже если в вашем документе много страниц, он считается как одна единица к оплате.

Насколько это безопасно?

Электронный документооборот полностью безопасен. Причем, сервис, предоставляющий услугу, несет ответственность за обеспечение безопасности.  Для этого используется цифровая подпись, шифрование данных, защищенный канал связи. Уровень безопасности примерно такой же, как и в привычных вам сервисах банк-клиент.

Если у нас установлена 1С, все ли пользователи смогут получить доступ к электронному документообороту?

Нет. Помимо ограничения прав доступа в самой учетной системе, для работы с электронными документами подключение ограничивается одним сеансом на одном компьютере. Для доступа с другого компьютера потребуется подключение с нуля со всеми паролями и другими методами защиты.

Можно ли использовать электронный документооборот без электронной подписи и подключения к платным сервисам?

Нет. Подпись и применение сервиса документооборота, прошедшего государственную сертификацию, являются необходимыми для того, чтобы ваш документооборот получил юридическую силу.

Вы можете, конечно, отправлять любыми методами по любым каналам вашим клиентам документы без электронных подписей. Но они не считаются документооборотом. Это не более чем копии для ознакомления.

В этом случае вам понадобится подтверждать их всегда бумажными оригиналами.

Настолько сложно пользоваться электронным документооборотом?

Сложности могут возникнуть только на этапе подключения. Но для решения этого вопроса обычно привлекают специалистов. Сам процесс использования прост и удобен. Руководитель (ответственное лицо) проверяет документ, нажимает кнопку «подписать» и «отправить». Т.е. отправка документов становится много проще, чем даже при обмене сканами по электронной почте.

А что делать, если мой клиент не использует площадку, которой пользуюсь я?

У вас есть два варианта. Можно подключить контрагента к вашей площадке, например, за ваш счет.  Либо можно узнать, имеется ли между вашими системами электронного документооборота возможность интеграции.

Если да, просто воспользоваться этим сервисом. Тогда документ будет передаваться по схеме: от вас – в вашу систему – потом в систему получателя – и, наконец, лично к получателю.

На скорость получения документа или сложность использования системы это никак не повлияет.

Источник: http://www.pvsm.ru/e-lektronny-j-dokumentooborot/264257

Документооборот между организациями | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документооборот в каждой организации имеет большое значение. От того насколько грамотно и удобно настроен документооборот в компании зависит насколько быстро и качественно она сможет взаимодействовать с другими организациями. Документооборот между организациями называют внешним документооборотом. Он является продолжением внутреннего и не может существовать без него.

В данной статье мы рассмотрим:

  • что такое внешний документооборот;
  • что такое ЭДО;
  • как организовать ЭДО между компаниями.

Внешний документооборот

Документооборот между организациями фактически и будет являться внешним документооборотом, поскольку именно он предполагает движение документов между организациями.

К нему можно отнести все входящие и исходящие документы по деятельности вашей компании. Например, это могут быть договоры со сторонними организациями, накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ, справки о стоимости работ и т.д. Все ваши сделки с партнерами, деловая переписка, которую вы с ними ведете, коммерческие предложения и прочее будет входить в рамки внешнего документооборота.

Его важность заключается в том, что на его основе в компаниях ведется бухгалтерский учет, а также налоговый учет и статистический. Также благодаря организации внешнего документооборота создается деловая репутация компании. Поэтому крайне важно обучить сотрудников компании ответственному отношению к подобным документам.

Сотрудникам следует помнить, что документ всегда должен быть в наличии, ведь иногда отсутствие какого-либо документа может привести к большим проблемам для компании.

Технология работы с документами. Документооборот

Помимо этого необходимо правильно оформлять документы. Существует множество первичных бумаг, для которых установлена форма и законом определены требования к их заполнению.

Документы должны храниться надлежащим для этого образом. Необходимо обеспечить их физическую сохранность и легкий, удобный доступ к ним.

Электронный документооборот

В настоящее время все больше компаний предпочитают переходить на электронный документооборот (ЭДО), с помощью которого происходит движение и обмен документами в электронном виде.

Обмен документами между предприятиями в электронном виде предоставляет компаниям ряд преимуществ и является в настоящее время наиболее предпочтительным. Особенно это касается документооборота с государственными учреждениями, которые все больше переходят на безбумажные процессы.

Переход на ЭДО в компании происходит не сразу, это постепенный и поэтапный процесс.

Как показывает практика лучше всего данный переход начать с внутреннего документооборота компании. Так будет намного проще и удобнее, а как только внутренний электронный документооборот будет налажен, можно приступать к установке электронного документооборота между организациями или по-другому, межкорпоративного электронного документооборота (МЭДО).

Технология работы с документами. Документооборот

На сегодняшний день и технические средства, и программное обеспечение, а главное, и законодательство РФ позволяет это сделать без особых затруднений.

Нормативно-правовая база обмена электронными документами закреплена такими документами как:

  1. Гражданский кодекс Российской Федерации;
  2. Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации;
  3. Налоговый кодекс Российской Федерации;
  4. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210709-qqq-16-m11-24-11-2016-qqq-16-11-dokumentooborot-mejdu-organizatsiyami

Организация электронного документооборота с контрагентами

Рассмотрим более подробно процедуру обмена с помощью оператора ЭДО СФ. Для правильной работы необходимо выполнить три простых действия:

  • Купить сертификат ЭП и средство криптографической защиты (СКЗИ).
  • Подключиться к интересующему вас оператору.
  • Пригласить к обмену контрагентов, с которыми вы работаете регулярно.

Прочие организационные вопросы уладят специалисты оператора ЭДО. Их главная задача — обеспечить пользователям комфортные условия работы.

За 7 минут вы узнаете все про систему внешнего электронного документооборота в организации на примере сервиса Synerdocs. Видеоролик расскажет про порядок обмена в веб-клиенте: как загружать их из локального хранилища и создавать в сервисе, как приглашать контрагентов и т.д.

Посмотрите ролик и оцение удобство работы в веб-клиенте Synerdocs.

Подключаемся к сервису обмена. Порядок действий

Чтобы запустить ЭДО, вам необходимо связаться с представителями оператора и обсудить два момента:

  1. сколько стоит подключение;
  2. в какие сроки оно будет выполнено.

Только после этого с оператором заключается соглашение, и вы присоединяетесь к регламенту обмена, где подробно описаны задачи, решаемые сервисом, правила его работы и важные правовые моменты.

Получение сертификата ЭП и СКЗИ

Сертификат выдается в любом Удостоверяющем центре, который прошел аккредитацию Минкомсвязи РФ (перечень аккредитованных УЦ). Нередко сами операторы ЭДО СФ выполняют функции подобных центров и выдают сертификаты через свою партнерскую сеть.

Несколько слов об электронной подписи. Она представляет собой записанный в определенном порядке набор символов, который присоединяется к документу и удостоверяет его подлинность. Существует три вида подписи: простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

В Федеральном законе № 63 «Об электронной подписи» указано, что электронный документ (ЭД), который заверен простой либо усиленной неквалифицированной ЭП, можно считать эквивалентным бумажному с реальной подписью. Однако простой ЭП может быть недостаточно для базового ведения электронного документооборота между организациями.

Что касается документа с усиленной квалифицированной ЭП, то он считается аналогом бумажного с собственноручной подписью и печатью. Федеральная налоговая служба признает юридически значимыми исключительно те ЭД, которые подписаны квалифицированным сертификатом.

Для создания и проверки ЭП в сервисах обмена используется средство криптографической защиты информации (СКЗИ), которое представляет собой специальную программу для шифрования и расшифровки передаваемых данных.

О подключении контрагентов

Перевести межкорпоративный документооборот в цифровое «поле» можно только с теми контрагентами, кто уже подключен к оператору ЭДО. Конечно, таких наберется не больше половины.

Часто контрагентам требуется дополнительная мотивация, чтобы принять решение в пользу перехода на новый формат взаимодействия. Со своей стороны, оператор готов предложить небольшой бонус в виде бесплатного или льготного обмена на определенный период.

Он же помогает решать все вопросы по подключению контрагентов, поскольку напрямую заинтересован в квалифицированной поддержке текущих абонентов и присоединении новых.

Не имеет значения, услуги какого оператора ЭДО СФ использует ваш подрядчик. Вы можете обмениваться с ним с помощью технологии роуминга. Также организовать взаимодействие с контрагентами можно другими способами.

Один из вариантов — подключиться сразу к нескольким сервисам (системам) обмена. Такой способ электронного документооборота между организациями называется мультиоператорностью. Вы можете выбрать его для себя или предложить партнеру (если это уместно).

Что делать, если вы и ваш контрагент используете разные сервисы, и ни один из вас не желает менять его? В такой ситуации оптимальным является второй вариант, когда вы вместе обращаетесь к своим операторам и предлагаете им настроить обмен друг с другом.

Источник: https://www.synerdocs.ru/5646989.aspx

Система электронного документооборота – что это и зачем нужно?

В настоящее время обмен документами между хозяйствующими субъектами и физлицами постепенно переходит с бумажного на электронный. Система электронного документооборота имеет ряд преимуществ перед простой бумагой — она позволяет сэкономить время и увеличить эффективность принимаемых решений. СЭД может быть построена как внутри компании, так и между разными фирмами через сеть Интернет.

Что такое система электронного документооборота (ЭДО)?

Электронный документооборот — это система процессов по обработке документов в электронном виде. Большинство современных бухгалтерских и кадровых программ умеют формировать электронные документы в стандартном установленном на законодательном уровне формате. Но чтобы такой документ обладал юридическим весом, он должен быть подписан обеими сторонами электронной подписью.

Электронный документооборот можно разделить на два больших вида — обмен документами внутри фирмы либо между разными компаниями по каналам связи. Допускается объединить эти две системы в одну глобальную.

Использование электронного документооборота внутри компании требует приобретения необходимого программного пакета (платформы ЭДО), а также оборудования для его функционирования (сетевого оборудования, сервера и т. д.).

Для того, чтобы произвести обмен документами между двумя компаниями необходим оператор электронного документооборота. Он гарантирует доставку сообщений, контролирует формат пересылаемых документов, требует заверения работы с данными электронной подписью, хранит архив документов.

Читайте также:  Фиксированные платежи ип в 2017 году: кбк

Внимание! Одним из таких сервисов является «диадок электронный документооборот». Документы, полученные через него, являются юридически значимыми, если на них находится отметка от ЭПЦ обеих сторон документооборота.

Преимущества и недостатки ЭДО

Основные преимущества

Электронный документооборот обладает неоспоримыми преимуществами перед бумажным:

  • Упорядочивание делопроизводства — система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это будет происходить по порядку и автоматически;
  • Отслеживание положения каждого документа — в любой момент времени можно будет узнать кто именно работает с документом. Сотрудник не сможет его испортить или потерять. Удаленный случайно или специально документ все равно можно восстановить;
  • Ускорение обработки документов — если отделы компании разбросаны по нескольким зданиям, то бумажный документ необходимо лично нести туда для согласования. При ЭДО необходимый документ попадает к работнику за доли секунды;
  • Удобная работа с версиями — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить кто и когда вносил в документ изменения;
  • Круглосуточный удаленный доступ — при необходимости, доступ к системе ЭДО можно организовать через интернет с любого компьютера земного шара. Работник может работать с документами находясь в командировке, в отпуске или на больничном;
  • Планирование работы — благодаря указанию даты создания и срока исполнения, можно планировать исполнение поступающих документов согласно очереди;
  • Поиск документов — можно произвести поиск в общей базе документов по ключевым словам и выражениям;
  • Экономия бумаги — нет необходимости распечатывать все документы в необходимом количестве.

Источник: https://ip-on-line.ru/servisy/sistema-elektronnogo-dokumentooborot.html

Электронный документооборот между организациями

Одной из ключевых задач предприятия является создание определенных условий для взаимодействия и работы с другими компаниями.

Именно по этой причине в настоящее время все фирмы стараются переходить с бумажного на электронный документооборот между организациями. В самое ближайшее время такой способ передачи данных станет основным для всех предприятий нашей страны.

Тем более, что законодательство Российской Федерации теперь разрешает использовать подобные системы на законных основаниях.

Каким образом осуществляется электронный документооборот между различными компаниями?

Для того, чтобы предприятие имело возможность обмениваться данными с другими, значимыми для него компаниями, оно должно провести специальную процедуру по внедрению соответствующего программного комплекса.

Его вариант может быть выбран по желанию.

Использование такой системы дает возможность оперативно отправлять и получать важную информацию от других фирм, используя при этом соответствующие телекоммуникационные каналы связи.

Подобный программный комплекс обычно включает в себя:

  • адресную книгу с необходимыми контактами;
  • возможность передавать или получать такую документацию, как счета-фактуры, договоры на поставки и т.д.;
  • интеграцию с другими видами систем, которые используют партнеры компании;
  • хранение и упорядочение исходящих или входящих писем;
  • электронно-цифровую подпись и шифровку отправляемых файлов;
  • поддержку бизнес-документации и неформальных данных (осуществляется посредством применения специально разработанных стандартов).

Достоинства внедрения и использования электронного документооборота

Главными преимуществами применения систем для электронного обмена информацией являются:

  1. Значительное снижение затрат бюджета организации на отправку документации другим фирмам. Это связано с отсутствием необходимости в расходах на почтовые пересылки или содержание курьера в штате.
  2. Возможность существенно экономить пространство в офисе, поскольку все данные будут храниться в электронной форме, а не в отдельных помещениях, когда используются бумажные носители.
  3. Оперативное получение данных другими организациями. Для этого потребуется буквально несколько секунд.
  4. Простота в эксплуатации системы и удобство в работе. Сотрудник с легкостью может найти нужный файл по определенным критериями, осуществлять составление документов по шаблонам, отслеживать передачу данных другим компаниям.

Каким образом обеспечивается юридическая значимость отправляемой и принимаемой информации?

Помимо этого, в настоящее время законодательство страны обязывает все российские предприятия составлять специальное соглашение, которое разрешает обмен документацией, представленной в электронной форме.

Его можно заключить либо в качестве дополнения к основному договору с определенной компанией, либо отдельным документом. Первый вариант предполагает получение и отправку данных, касающихся только конкретного договора, а второй не запрещает обмениваться любой информацией.

Данный документ может быть составлен и подписан на любой срок.

Целесообразней будет оформить соглашение об обмене электронными документами, используя при этом бумажный носитель, поскольку это позволит не столкнуться в дальнейшем с какими-либо проблемами, связанными с партнерами или проверяющими инстанциями. Хотя у компании есть возможность составить его также в электронной форме, но для достоверности информации необходимо будет применить электронно-цифровую подпись.

Соглашение, предусматривающее обмен предприятий своей информацией, должно иметь следующие пункты:

  1. Тип применяемой электронно-цифровой подписи.
  2. Условия и очередность подписания всей документации.
  3. Порядок действий для связи компаний с удостоверяющим центром.
  4. Правила поведения сотрудников в ситуации, когда документ не может быть принят из-за отсутствия технических возможностей.
  5. Условия, при которых электронно-цифровая подпись является действительной и равнозначна собственноручной.

Электронный документооборот в организации дает обширные возможности не только для упрощения своих бизнес-процессов, но и позволяет оперативно и удобно взаимодействовать с контрагентами, от которых напрямую зависит результативность предприятия. Именно поэтому в настоящее время все успешные фирмы должны переходить с рутинной работы с бумажными носителями на усовершенствованный способ обмена между своими партнерами.

Электронный документооборот и основная деятельность организации

Электронный документооборот между страхователями и органами ПФР

Электронный документооборот с контролирующими органами (Контур.Экстерн)

Эффективность электронного юридически значимого документооборота

Источник: http://documentooborot.com/dokumentooborot/elektronnyj-dokumentooborot-mezhdu-organizaciyami.html

Электронный документооборот между компаниями, ЭДО между организациями

Любая организация может организовать электронный документооборот (ЭДО) и обмениваться электронными документами со своими контрагентами. Для этого ей нужно внести изменения в учетную политику, издать приказ о введении ЭДО, заключить соглашение об обмене электронными документами, создать рабочую группу, назначить ответственных лиц.

Соглашение нужно заключить с каждой организацией, с которой вы собираетесь обмениваться электронными документами. В нем нужно определить правила, на основании которых будут создаваться, передаваться и храниться электронные документы. Необходимо прописать, какими документами будут обмениваться стороны, какая подпись будет использоваться при подписании тех или иных электронных файлов.

Использовать можно все 3 вида подписей, установленных Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»:

  1. Простая подпись обычно используется для подписания писем и спецификаций (формируется с помощью кодов и паролей).
  2. Усиленная неквалифицированная позволит установить, кем подписан документ (образуется в процессе криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи).
  3. Усиленная квалифицированная подпись — наиболее защищенная. Она выдается только аккредитованными Удостоверяющими центрами. Для её создания и проверки используются средства криптозащиты, сертифицированные ФСБ России. Этой подписью нужно подписывать счета-фактуры и отчетность в ИФНС, ПФР, ФСС, Росстат. Такую подпись можно получить в УЦ «Такском». Обмениваться электронными документами можно будет через программное обеспечение «Такском-Файлер». А пригласить своих контрагентов к обмену электронными документами можно с помощью «1С-Такском».

Специалисты компании «Такском» охотно ответят на все ваши вопросы и разъяснят условия, по которым будет осуществляться обмен электронными документами. Для обмена данными необязательно, чтобы все участники были подключены к одному Оператору ЭДО.

Роуминг между операторами электронного документооборота поможет клиентам разных операторов ЭДО обмениваться друг с другом юридически значимыми электронными документами.

Что сделать, чтобы организовать электронный документооборот между контрагентами? Нужно приобрести лицензионное ПО, сервер, обновить оборудование, обучить персонал работе с электронной подписью, разъясняя преимущества новой технологии. Автоматизация процессов может занять от нескольких месяцев до нескольких лет.

Однако и преимущества очевидны: организация сможет мгновенно обмениваться электронными документами со своими клиентами, поставщиками, партнёрами, подразделениями, экономя время. Особенно это актуально для крупных компаний, которые активно переходят на ЭДО, снижая затраты на печать, доставку и хранение электронных документов.

А удобный поиск документов, избежание штрафных санкций за счет ускорения взаимодействия с контролирующими органами и другие преимущества делают электронный документооборот между компаниями незаменимым.

Источник: https://taxcom.ru/dokumentooborot/edo-org/

Сервис 1С-Электронный документооборот (1С-ЭДО): что это и как работает — Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт»

Всё популярнее становятся безбумажные технологии работы. Расскажем в этой статье о популярной системе электронного документооборота 1С-ЭДО. Сервис 1С-ЭДО входит в состав большинства типовых программных продуктов 1С и позволяет обмениваться с контрагентами юридически значимыми документами в электронном виде.

Преимущества электронного документооборота в сравнении с обменом документами в бумажном виде:

  1. ЭДО надёжнее бумажных документов.

Что может случиться с бумагой: износ со временем, пожар, соседи сверху затопили и прочее.

От подобного ЭД спасает резервное копирование: на портативный носитель, в облачное хранилище (специальный сервис, который предлагает 1С), на другой компьютер. Скопировали и спите спокойно.

  Что же касается кибер-защиты, то при работе устанавливается специальная программа для шифрования — криптопровайдер, которая гарантирует высочайшую защиту документов.

  1. Не требуется обучение персонала.

Работа с 1С-ЭДО очень проста и интуитивно понятна. Достаточно показать один раз сотруднику, который постоянно работает с программой, как принять и отправить документ, и в следующий раз он сможет это сделать самостоятельно.

  1. ЭДО экономит средства и время.

Для доставки бумажных документов требуется курьер или почта, для доставки электронных документов нужно открыть программу и отправить/принять нажатием одной кнопки. Все входящие документы в сервисе 1С-ЭДО бесплатные, отправка одного пакета документов стоит 10 рублей, при наличии ИТС ПРОФ в месяц сто пакетов отправляются бесплатно.

Обмен юридически значимыми электронными документами

Документы, переданные с помощью электронного документооборота, являются юридически значимыми, что регулируется законодательством РФ:

  • ФЗ №63 «Об электронной подписи», правила представления документов в ФНС прописаны в приказе Минфина № ММВ-7-2/168.
  • ЭДО между организациями осуществляется на основании приказа Минфина № 50н.
  • Правила обмена первичными бухгалтерскими документами в электронной форме прописаны в приказе ФНС № ММВ-7-6/36@.
  • Все операторы ЭДО в процессе деятельности должны руководствоваться приказом ФНС № ММВ-7-6/253@.

Как выбрать оператора ЭДО

На российском рынке есть множество операторов электронного документооборота. Каждому оператору требуется установить своё программное обеспечение, не всегда можно отправить документы от одного оператора другому, что не очень удобно. Если у вас много контрагентов, потребуется роуминг ЭДО. Роуминг ЭДО — обмен электронными документами между разными операторами ЭДО.

Компания 1С решила вопрос роуминга, реализовав в программе 1С модуль электронного документооборота 1С-ЭДО и заключив договор с двумя крупными операторами ЭДО «Калуга-Астрал» и «Такском». Эти операторы могут обмениваться электронными документами с большинством операторов ЭДО.

Преимущества 1С-ЭДО:

  • бесплатный сервис для компаний с приобретённой подпиской ИТС Проф;
  • интегрирован в программу 1С;
  • есть роуминг с большинством операторов ЭДО;
  • настраивается за 5 минут;
  • настройка сервиса бесплатная для наших Клиентов.

Как перейти на электронный документооборот со своими контрагентами?

Для перехода на 1С-ЭДО вам нужно:

  1. Настроить возможность обмена электронными документами сначала у себя в программе 1С.
  2. Затем в программе 1С вы увидите список ваших контрагентов, у которых также настроен обмен электронными документами.
  3. По законодательству РФ для перехода на ЭДО требуется ваше согласие и согласие контрагента. Из программы 1С отправляете контрагенту запрос из программы, контрагент отправляет согласие. Это делается один раз.
  4. Готово, можете обмениваться электронными документами.
Читайте также:  Как рассчитать отпуск

Для работы 1С-ЭДО требуется:

  1. Криптопровайдер, установленный на компьютере (КриптоПро CSP, VipNet CSP).
  2. Электронная подпись. В данном случае подойдут подписи для сдачи отчётности в контролирующие органы, изданные в любом удостоверяющем центре. Первый Дом Консалтинга «Что делать Консалт» работает с операторами для сдачи отчётности 1С-Отчётность (оператор Калуга-Астрал) и СБиС (оператор Тензор).
  3. Конфигурация 1С:

— 1С:Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые, и отраслевые решения, написанные на Бухгалтерии);

— 1C:Управление нашей фирмой;

— 1C:Управление холдингом;

— 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11;

— 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0;

— 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0;

— 1С:Управление производственным предприятием 8;

— 1C:ERP Управление предприятием 2.0;

— 1С:Клиент ЭДО 8, ред. 2.0.

Как настроить 1С-ЭДО?

Настройку 1С-ЭДО лучше доверить техническим специалистам. Чтобы настроить 1С-ЭДО требуется наличие Криптопровайдера, электронной подписи и конфигурация 1С из списка выше. Создается профиль ЭДО, этому профилю присваивается уникальный идентификатор.

Далее настраиваются каналы связи между контрагентами путём отправки/приёма приглашений к электронному документообороту.

Наша компания осуществляет установку сервиса и оказывает безлимитную техническую и консультационную поддержку для всех Клиентов компании бесплатно.

С каждым годом всё больше и больше компаний переходят на электронный документооборот, и в ближайшем будущем большинство юридических лиц страны полностью откажутся от «бумаги».

И тот, кто не перейдёт на электронный документооборот своевременно, столкнутся с трудностями, примерно такими же, как человек с кассетой на магнитной ленте в поисках магнитофона, который сможет её воспроизвести.

Чтобы идти в ногу со временем, упростить свою работу, получить конкурентные преимущества сейчас, перейдите на электронный документооборот уже сегодня.

Проконсультируем по вопросу перехода на ЭДО, поможем настроить 1С-ЭДО и решить все технические вопросы — оставьте заявку здесь.

Источник: https://www.4dk.ru/1c/news/d/20180511103633-servis-1s-elektronnyy-dokumentooborot-1s-edo-chto-eto-i-kak-rabotaet

Портал 1С:ИТС

«1С-ЭДО» — решение фирмы 1С, которое обеспечивает обмен юридически значимыми документами, электронными счетами-фактурами и другими электронными документами прямо из 1С:Предприятия, без использования других программ через одного из операторов электронного документооборота (ЭДО), поддерживающих технологию «1С-ЭДО». 

Большинство предприятий ведут учет хозяйственной деятельности и создают документы для оформления сделок в учетной системе. Обычно бухгалтерия распечатывает, подписывает бумажные документы, отправляет их почтой или курьером.

И наоборот, получает от контрагента, визирует и возвращает подписанные документы.

После осуществления хозяйственной операции сотрудник предприятия вводит в свою учетную систему счет-фактуру, первичные документы, полученные от контрагента.

Использование электронного документооборота «1С-ЭДО» позволяет обмениваться юридически значимыми документами в электронном виде через Интернет за считанные секунды, и это не единственное преимущество.

•    Сформировать, подписать и отправить электронный документ можно нажатием одной кнопки – проще, чем бумажный документ. •    Обмениваться можно не только счетами-фактурами, но и всеми остальными документами – накладными, актами, счетами, заказами и т. д.

•    Операторы ЭДО, поддерживающие технологию «1С-ЭДО», гарантируют доставку электронного документа адресату в соответствии с требованиями нормативных актов, регулирующих деятельность операторов электронного документооборота.

•    Входящие документы в информационной базе «1С» формируются автоматически на основе электронных документов – их остается только провести. •    Система работает с любым количеством пользователей, имеющих сертификаты электронной подписи.

•    Обмен электронными документами органично встроен в регламент внутреннего документооборота. •    Электронные документы можно удобно отправить в ФНС в ответ на запрос, используя сервис «1С-Отчетность».

•    Для подписания электронных документов может  применяться квалифицированный сертификат электронной подписи (ЭП), выданный любым удостоверяющим центром, аккредитованным Минкомсвязи России.

Работать с ЭДО можно в следующих типовых программах «1С:Предприятия»:

  • 1С: Бухгалтерия 8, ред. 2.0 и 3.0 (в т.ч. базовые)
  • 1C:Управление нашей фирмой
  • 1C:Управление холдингом
  • 1С:Управление торговлей 8, ред. 10.3 и 11
  • 1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 1.1 и 2.0
  • 1С:Бухгалтерия государственного учреждения ред. 1.0 и 2.0
  • 1С:Управление производственным предприятием 8
  • 1C:ERP Управление предприятием 2.0
  • 1С:Клиент ЭДО 8, ред. 2.3

Сервис доступен в отраслевых приложениях, разработанных на основе этих типовых решений. Состав прикладных решений, включающих «1С-ЭДО», планируется расширять.

«1С:Клиент ЭДО 8» редакции 2.3 можно интегрировать с учетными решениями, в первую очередь с любыми конфигурациями на платформах «1С:Предприятие 7.7» и «1С:Предприятие 8», за счет обмена данными.

Возможность обмена данными с конфигурацией «Управление производственным предприятием» редакции 1.3 включена в поставку редакции 2.3 «1С:Клиента ЭДО 8».

Для того чтобы реализовать обмен данными с другими конфигурациями, необходимо разработать правила конвертации данных и выполнить настройку подсистемы «Обмен данными» в пользовательском режиме «1С:Клиента ЭДО 8».

Методические рекомендации по реализации конвертации данных опубликованы на портале 1С:ИТС по адресу https://its.1c.ru/db/metod8dev#content:2943:hdoc

Также у пользователей есть возможность встроить функциональность ЭДО и в другие конфигурации на платформе «1С:Предприятие 8» самостоятельно или с помощью партнеров фирмы «1С». Для этого фирма «1С» опубликовала дистрибутив решения «1С:Библиотека электронных документов 8″ (см. информационный выпуск № 15245)».

Источник: https://portal.1c.ru/app/edo

Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)

Электронный документооборот глазами бухгалтеров (видео)24 октября 2012 24 октября 2012

В мае нынешнего года произошло историческое событие — в России был выставлен и отправлен первый электронный юридически значимый счет-фактура.

В этот день все хозяйствующие субъекты страны получили возможность отказаться от бумажных документов и полностью перевести первичку и счета-фактуры в электронный вид. При этом даже при налоговых проверках документы не нужно будет печатать на бумаге (см.

«Самые распространенные подтверждающие документы можно будет отсканировать и прислать в инспекцию по ТКС»). Казалось бы, такая возможность — большое благо для учетных работников.

Однако на мероприятиях, где освещается электронный документооборот (ЭДО), часто приходится слышать реплики бухгалтеров о том, что электронный документ слишком дорог по сравнению с бумажным. О том, так ли это, рассказывают бухгалтеры и менеджеры, которые уже перешли на электронный документооборот (система «Диадок»).

Вывод, который следует из интервью опрошенных нами бухгалтеров и менеджеров, звучит так: дороговизна электронного документооборота — это какой-то странный миф. Можно даже проследить происхождение такого мифа.

Реплики «Дорого!» обычно произносят те, кто только что узнал среднюю стоимость отправки одного электронного документа (она зависит от объема пересылаемых документов и составляет 3-7 рублей).

Однако весьма простые расчеты наших собеседников показывают, что электронный документ обходится в разы дешевле бумажного. В чем же дело? Кто из бухгалтеров прав?

Мы долго думали над этим феноменом, и неожиданно нас осенило: люди, называющие электронный документооборот дорогим, исходят из того, что бумажный документооборот осуществляется бесплатно. Они настолько привыкли к нему, что никогда не считали, сколько стоит один бумажный документ и во сколько обходится его отправка контрагенту или проверяющим.

Дмитрий Львов, директор департамента по работе с корпоративным сегментом ОАО «Ростелеком» — макрорегиональный филиал «Урал»:
— Что касается нашего филиала, то количество документов, которые мы в бумажном виде подписываем с нашими клиентами, исчисляется миллионами в месяц.

Если, допустим, умножить один листочек на стоимость листа, на печать, на доставку, то цена одной доставки будет варьироваться от 50 до 100 рублей. То есть при полном переводе на электронный документооборот в масштабах макрорегионального филиала «Урал» мы можем сэкономить десятки миллионов рублей в месяц и сотни миллионов рублей в год.

Это достаточно ощутимые деньги, это те деньги, ради которых стоит работать над внедрением электронного документооборота.

Людмила Хомякова, главный бухгалтер Комбината хлебопродуктов им. Григоровича (торговые марки «Царь» и «СОЮЗПИЩЕПРОМ»):
— Экономия на электронном документообороте складывается не только из разницы между изготовлением/отправкой бумажного документа и документа электронного.

Большая проблема связана с работой с сетевиками. Наши сетевики содержат торговые точки во всех городах России, поэтому мы вынуждены по окончании месяца распечатывать отгрузочные документы и отправлять им по почте.

Во всех договорах указано, что оплата производится только при получении отгрузочных документов, таким образом, оплата нашей продукции задерживается.

Кроме того,  из-за несвоевременного получения счетов-фактур и ошибок, которые в них допускают наши контрагенты, мы в период закупа недополучаем вычет из бюджета по НДС в размере около 9 миллионов рублей в месяц. А в простом режиме около 3 миллионов рублей в месяц.

Эдо экономит время и бережет нервы бухгалтера

Другое очевидное преимущество электронного документооборота — это полный порядок в бухгалтерии, или, говоря современным языком, оптимизация учетного бизнес-процесса. Безусловно, хороший бухгалтер обеспечит такой порядок и при работе с бумажными документами.

Вопрос только в том, сколько сил ему придется на это потратить и сколько раз остаться в офисе после окончания рабочего дня, потому что день ушел на закрытие «хвостов» по недополученным от контрагентов бумажным документам или работу с бумажным архивом, и отчетность приходится готовить в свое личное время.

Марина Пашкова, заместитель главного бухгалтера ОАО «Кировский завод»:
— В рамках развития корпоративной стратегии группы компаний руководством перед нами, бухгалтерией, была поставлена задача по сокращению сроков подготовки финансовой отчётности, в том числе, консолидированной отчётности группы. Проанализировав основные причины, мешающие быстрому закрытию финансовой отчётности, мы поняли, что одной из причин является несовершенный бумажный документооборот. Каждый документ проходит процедуру согласования в компании, затем передаётся контрагенту — дочернему обществу, там также проходит процедуру согласования и только затем проводится в учёте. При неверном оформлении все документы возвращаются обратно контрагенту, и вся процедура согласования и передачи документов начинается заново. Нередки случаи, когда документы теряются в ходе согласования или передачи контрагенту и их приходится восстанавливать. Мы надеемся, что электронный документооборот поможет нам в сокращении срока подготовки отчётности и не только. Мы ожидаем положительного результата также в снижении трудоёмкости при формировании и согласовании документов, подготовке электронных баз документов и работе с налоговыми органами на принципиально ином электронном уровне.

Сергей Кулабухов, IT-директор ОАО «Кировский завод»: — Мы живём в XXI веке. Уже минимум полтора десятка лет все документы готовятся с помощью компьютера в электронном виде.

Затем эти документы распечатываются, переводятся в бумажный вид, а потом эта бумага снова погружается в электронную информационную систему. То есть документы сканируются и переходят в электронный вид.

Современные технологии позволяют исключить из бизнес-процессов лишние бумажные операции и сделать весь документооборот электронным.

Если говорить о результате, то внедрение системы ЭДО позволит нам добиться сокращения сроков закрытия периодов и увеличить эффективность и прозрачность обмена первичными документами между предприятиями. И, безусловно, сократить как прямые, так и косвенные издержки этого процесса.

Дмитрий Львов, директор департамента по работе с корпоративным сегментом ОАО «Ростелеком» — макрорегиональный филиал «Урал»:
— Ежемесячно мы осуществляем порядка нескольких миллионов доставок, мы подписываем документы и отправляем их.

Стандартный порядок таков: отправляем их по почте нашему клиенту, ждем, клиент смотрит, если не возникает никаких вопросов, по почте отправляет нам, мы тоже ждем, если всё выстроено правильно, данные документы дальше уходят в архив.

Электронный документооборот обеспечивает, мягко говоря, значительное ускорение этого процесса. Ведь с электронными документами все описанные процедуры — отправки, получения, согласования — происходят просто моментально. Это очень хорошо.

Речь, ещё раз хочу подчеркнуть, миллионы бумажных копий, миллионы доставок.

Людмила Хомякова, главный бухгалтер Комбината хлебопродуктов им. Григоровича (торговые марки «Царь» и «СОЮЗПИЩЕПРОМ»):
— Бумажный документооборот создает большую проблему при работе с архивом.

Мы используем около 30 пачек бумаги в месяц или минимум 360 пачек за год. Если говорить об архиве таких документов, то он составляет около 2-х тысяч пачек за пять лет.

Поэтому большая проблема создаётся при содержании архива, при поиске документов в этом архиве и потере документов при обращении в архив.

Еще одна проблема бумажных документов — несвоевременное получение актов сверок при проведении годовой инвентаризации.

Если говорить о почте, то в нашей базе контрагентов существует около 50-ти тысяч контрагентов, с которыми мы обязаны подписать акт сверки в срок не позднее сдачи годовой отчётности.

Понятно, что сделать это вовремя удается далеко не всегда. С помощью электронного документооборота мы хотим разрешить проблему сверок с контрагентами.

Посмотреть интервью названных в статье и других бухгалтеров об электронном документообороте можно в этом ролике: 

Обсудить на форумеРаспечатать10 045

Источник: https://www.buhonline.ru/pub/experience/2012/10/6567

Ссылка на основную публикацию