Допустимы ли в первичке арифметические ошибки?

Исправления в первичных документах — ошибок бухгалтерских, учетных, или корректировка по согласованию сторон

В статье будут высветлены вопросы, касающиеся исправлений в первичных документах. Как правильно заполнять документацию, исправления допускаются или нет, что делать в случае ошибки и как ее исправить – далее.

При осуществлении хозяйственной операции в организации все действия необходимо высветить в первичных документах. На их основании ведется учет бухгалтерии, поэтому важно заполнять документацию правильно.

Важные аспекты ↑

В первичной документации информация должна быть достоверной, сдавать ее необходимо вовремя. Создается либо в момент осуществления операции либо после ее завершения.

Чтобы документы обладали юридической силой, необходимо указывать следующие реквизиты:

  • название документа и дата составления;
  • название компании, от имени которой оформляется документ;
  • содержание операции;
  • ее измерители (в натуральном и финансовом выражении);
  • список лиц, которые составляли документы;
  • подписи данных лиц.

Во время проверки налоговой службой сотрудники уделяют много вниманию правильному оформлению документов. На основании результатов делается вывод о правильности бюджетных расчетов.

Ошибки влекут за собой финансовые потери:

Штраф Если за один отчетный период – 10 тысяч рублей, за несколько – 30 тысяч
Переплата налогов или их недоплата Если первичная документация отсутствует или заполнена неправильно, компания будет переплачивать налог в связи неправильным подсчетом

Учетные документы проверяются по нескольким аспектам:

По форме Полностью ли заполнены
По содержанию Соблюдаются ли требования и условия законов
Правильность подсчета сумм

Для исправления ошибок в первичных документах применяются способы:

Корректурный Неверная запись зачеркивается, сверху указывается правильная. Зачеркивать необходимо одной линией, чтобы исправленный текст можно было разобрать. Данный способ используют при неправильном подсчете результатов, неправильно выбранном регистре
Красное сторно Используется в ситуациях, когда бухгалтерские проводки или учетные регистры неправильно пронумерованы и сумма проведенной операции меньше действительной. Возможно его применение и для аннулирования документа
Дополнительный Используется тогда, когда уже подведены итоги и подсчитаны суммы

Определения

Документация Подтверждение проведения хозяйственной операции необходимыми документами
Первичные документы Документы, которые включают в себя информацию, полученную после осуществления операций, вычислений, наблюдений. Обладают юридической силой и не требуют каких-либо пояснений
Хозяйственная операция Действие, отражающее результаты деятельности компании, подсчеты и вычисления
Регистр Элемент ведения бухгалтерского учета, цель которого – обобщение и накопление информации, которая содержится в первичных документах. Также регистр отражает счета бухгалтерской части

Общие требования к заполнению

Определены и требования к составлению учетных документов:

  • запись можно вести любым средством, которое обеспечивает сохранность – ручка, химический карандаш (простой использовать запрещено), чернила;
  • записи вести аккуратно, писать четко и разборчиво;
  • заполнять все реквизиты. Если данных нет, ставить прочерк;
  • суммы прописывать и цифрой, и буквами;
  • на документах должны быть подписи руководителя предприятия, бухгалтера;
  • расшифровки подписей обязательны;
  • печать также необходима.

Нормативная база

В соответствии с 9 статьей Федерального закона № 402 «О бухгалтерском учете» от 6 декабря 2011 года:

  • любой процесс деятельности организации хозяйственной части необходимо отображать в документах;
  • к учету принимать не оформленные документы недопустимо;
  • первичная учетная документация должна оформляться во время осуществления операции или после ее завершения;
  • форму документа определяет руководящее лицо предприятия;
  • составляется в бумажном или электронном варианте;
  • исправления допустимы в тех учетных документах, которые разрешены законом.

Согласно Приказу Министерства финансов № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухучета», принятому 29 июля 1998 года, устанавливается следующее:

  • на основании первичной документации осуществляется бухгалтерский учет;
  • лица, имеющие право подписывать документы, утверждаются руководителем учреждения;
  • подпись начальника и бухгалтера обязательна;
  • кассовая и банковская документация не подлежат исправления;
  • в остальных типах поправки вносятся по согласованию с людьми, оформлявшими документацию.

В остальных типах первичной документации исправлять записи можно.

Правила исправления ошибок в первичных бухгалтерских документах ↑

Если в документах обнаружится ошибка, их необходимо составлять заново. Правила внесения поправок в учредительных документах (кроме кассовых и банковских):

  • неверная запись зачеркивается тонкой линией, чтобы можно было увидеть исправленное;
  • если ошибка допущена в одной цифре, зачеркивается сумма полностью;
  • над исправленным надписывается правильная запись;
  • на полях строки с исправлением делается отметка «исправлено»;
  • если экземпляров несколько, исправление делать на каждом по отдельности.

Это касается документов, оформленных на бумаге. Бухгалтер не имеете права заверять своей подписью исправления, если нет подписи руководителя или ответственного за операцию лица.

Также при исправлении нельзя использовать корректор, не допускается подтирать записи. Исправляются ошибки по мере их обнаружения, так как в законодательстве нет сроков.

В случае неправильного заверения исправлений, документ является недействительным. Ошибки (или их не исправление) грозят ответственностью в виде штрафа, а также ведут к потерям в финансовом плане.

Распространенные случаи

Чаще всего в учетных документах допускаются следующие ошибки:

  • в организации используются документы, которые не были утверждены;
  • присутствуют не все обязательные к заполнению реквизиты;
  • отсутствует список граждан, ответственных за оформление документации;
  • есть ошибки или исправления;
  • записи нечеткие;
  • используется простой карандаш;
  • нет прочерков в пустых колонках;
  • арифметические ошибки.

Распространенной ошибкой является попытка главного бухгалтера внести поправки, подтереть записи. Делать это не разрешено, так как документы могут не принять.

Еще одна ошибка – подписание документации лицом, не имеющим на это право. Такой документ теряет юридическую силу.

Применяемые правила для изменения

Ошибки, которые были обнаружены в документах, подлежат исправлению по четко установленным правилам. Зависит и от того, когда они были найдены – до сдачи отчетности или после.

Видео: не хочу вести бухучёт и первичные документы, какой ждать ШТРАФ? — это ответ на вопрос

Если выявлена в течение отчетного периода, то неправильные данные перечеркиваются, и указываются верные. Также делается запись «исправленному верить».

При обнаружении неточностей после сдачи оформляется справка, в которой отображается следующее:

  • название документа, день его составления;
  • номер документа;
  • месяц обнаружения ошибки;
  • причина ее возникновения;
  • какой характер носит ошибка;
  • действия, направленные на исправление;
  • имена человек, ответственных за учет операции, их подписи.

Корректировка по согласованию сторон

Ошибки в первичной документации может выявить одна из сторон. Существует специальный документ – «Корректировка поступления»:

В верхней его части содержится несколько пунктов Тип операции, исправление в первичных документах, корректировка по согласованию сторон
Номер документа и дата Формируются автоматически, но могут изменяться вручную/td>

В последнем случае оформляется корректировка реализации исправлений в первичных документах 1С. Данный документ разработан для регистрации исправлений в первичной документации.

Если требуется зарегистрировать ошибки, то в программе 1С выбирается пункт «Исправление в первичных документах» и заполняются необходимые поля.

Корректировка по согласованию сторон используется для отображения операций в случае изменения стоимости товара или услуги. В этом случае выбирается раздел «Корректировка по согласованию сторон».

Внесение исправлений в кассовых документах

Документы из банка и кассовая документация (ордеры, которые поступают в кассу и уходят) должны отвечать требованиям:

  • исправления, помарки, использование корректора в подобных документах не разрешены;
  • если обнаружена ошибка, сдавать документы нельзя, необходимо оформить их заново;
  • в случае порчи выбрасывать нельзя, документы прикрепляются к отчету за тот день, когда были выданы.

Законодательством определен четкий порядок ведения операций по кассовой части. При обнаружении ошибок в кассовых документах организации грозит штраф.

Допущенные ошибки исправляются следующим образом:

Об ошибке в кассовой книге Составляется рапорт, направленный руководителю или главному бухгалтеру компании
Начальник издает приказ О назначении комиссии, которая будет ответственной за внесение исправлений в кассовой книге
Из места хранения испорченные документы Изымаются и аннулируются. Оформляется новый документ
Начинается исправление ошибок Положение «О ведении кассовых операций» не допускает внесение исправлений, но и не запрещает это делать. Неправильная запись зачеркивается, и сверху указывается верная
Исправленные данные необходимо заверить Подписью руководителя или бухгалтера. Делается отметка «исправлено» и ставится дата
Если ошибка заключалась в пропуске страницы То она перечеркивается и ставится надпись «аннулировано», указывается дата. Также нужна подпись бухгалтера или кассира
Бухгалтер составляет справку Указывает причину ошибки, информацию об исправлении. Документ заверяется руководителем фирмы или главным бухгалтером

Исправлять можно не только в документах на определенный день, но и в ранее принятых к учету.

В каких документах исправления не допускаются

Не все первичные документы разрешено исправлять. Не допускается вносить поправки в кассовые и банковские документы.

Как они должны быть подтверждены ↑

При обнаружении ошибки в документах исправления должны быть обязательно заверены. Для этого ставится подпись ответственного за исправление лица.

Таким образом, любая операция хозяйственного типа должна подтверждаться документально. Заполнять необходимо правильно, придерживаться требований законодательства.

В случае обнаружения ошибки своевременно исправлять, так как неправильно оформленная документация не обладает юридической силой, и налоговые органы ее не примут.

Если первичных документов было несколько экземпляров, то поправки вносятся в каждый из них. При составлении первичной документации, ее оформлении необходимо руководствоваться законами.

Источник: http://buhonline24.ru/otchetnost/pervichnye-dokumenty/ispravlenija-v-pervichnyh-dokumentah.html

Какие ошибки в первичке списать расходы не помешают, а какие лучше заранее исправить

Часто бывает, что какие-то реквизиты первичного документа заполнены неправильно или вовсе пусты. Однако само по себе это не повод снимать расходы компании. Главное, чтобы такая ошибка не препятствовала проверяющим идентифицировать продавца или покупателя, наименование товаров и их стоимость.

А кроме того, другие важные для исчисления налога факты. Именно такой достаточно туманный вывод содержится в письме Минфина России от 4 февраля 2015 г. № 03-03-10/4547, которое налоговики разослали по всем инспекциям страны.

В рамках этой статьи мы разберемся, на какие реквизиты следует обращать особое внимание, а какие ошибки можно не исправлять.

Какими документами компания может подтвердить расходы

Расходы при расчете налога на прибыль можно признать, только если они подтверждены первичными документами (п. 1 ст. 252 НК РФ). Однако никакой специальной первички для целей налогового учета кодекс не устанавливает. Значит, можно использовать первичку, составленную в соответствии с бухгалтерским законодательством.

То есть по правилам, прописанным в Федеральном законе от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Согласно этому документу, можно либо использовать типовые формы, либо бланки, разработанные компанией.

Контролеры не должны требовать, чтобы компания подтверждала налоговые расходы исключительно унифицированными формами (письмо Минфина России от 6 мая 2013 г. № 03-03-06/1/15770).

Какие реквизиты обязательно должны быть в документах

Чтобы первичный документ можно было использовать как в целях бухучета, так и для налогообложения, в нем должны быть указаны все обязательные реквизиты. Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Всего их семь. Пройдемся по каждому из них.

Формы первички компания утверждает самостоятельно. Поэтому теоретически назвать их можно как угодно. Но лучше не называть документы произвольно, накладная пусть остается накладной, а путевой лист путевым листом. В противном случае, возможно, придется отстаивать интересы компании через суд (постановление ФАС Дальневосточного округа от 11 июля 2013 г. № Ф03-2842/2013).

Тут все понятно – без даты просто нельзя будет понять, к какому периоду относится расход. А ошибка в дате может привести к тому, что расходы будут учтены не в том периоде, к которому относится документ. Защитить расходы скорее всего не удастся даже в суде (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 21 июля 2014 г. № А78-7040/2013).

Есть и еще один риск. По мнению налоговиков, если дата в накладной предшествует отгрузке, то это документ по несуществующей сделке. Ведь первичку надо составить в момент совершения операции или сразу после нее (ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ).

Читайте также:  Договор о материальной ответственности

Поставщики, выписывая документы, нередко путают название покупателя. Например, вместо «Стела» могут написать «Стелла», или наоборот. Такие ошибки несущественны. То же самое – указано полное или сокращенное название.

Ведь это не мешает идентифицировать компанию, если все другие сведения (ИНН, адрес) верные.
Поэтому советую в реквизитах компании всегда указывать ее ИНН.

Несмотря на то, что этот реквизит обязателен только для БСО и счетов-фактур.

Если речь идет о поставке товаров, то, само собой, в накладной нужно пояснить, о каких именно товарах идет речь. И этого будет достаточно.

Сложнее с работами и услугами. По мнению Минфина, в актах сдачи-приемки работ необязательно детализировать их перечень (письмо от 9 апреля 2014 г. № 02-06-10/16186). Но налоговики на местах снимают расходы, если предмет сделки описан кратко. Судьи же по-разному подходят к подобным ситуациям.

Так, они могут занять сторону контролеров (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 2 июля 2012 г. по делу № А31-5783/2011). В то же время в постановлении ФАС Московского округа от 30 сентября 2011 г. по делу № А40-135537/10-129-428 указано, что приводить конкретные услуги в акте не обязательно.

Так что безопаснее расшифровать услуги. Либо как минимум сделать в акте отсылку к тому разделу договора, в котором есть подробное описание услуг.

Кроме того, в акте должно быть оговорено, что услуги оказаны в полном объеме и в соответствии с договором. Тогда в случае спора судьи скорее всего разрешат учесть расходы.

Это подтверждает постановление ФАС Московского округа от 15 июля 2011 г. № КА-А40/7114-11.

  • НАТУРАЛЬНОЕ ИЛИ ДЕНЕЖНОЕ ИЗМЕРЕНИЕ

В первичном документе необязательно должны быть денежная стоимость и натуральный измеритель одновременно. Достаточно привести один из них (подп. 5 п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Скажем, в акте по услугам можно привести лишь их стоимость. Указывать единицу измерения необязательно.

Это подтвердили и судьи в постановлении Президиума ВАС РФ от 20 января 2009 г. № 2236/07. Однако в случае с поставкой товаров нужно указывать и рубли, и штуки (упаковки, комплекты и т. д.). В других ситуациях в первичке удобно указывать только натуральный измеритель.

Например, в требовании-накладной на передачу материалов внутри компании.

Вопрос участника: 

– В накладной сумма цифрами написана верно, а прописью с ошибкой. Исправлять ли такую неточность?

– Да, ошибку лучше исправить. При проверке такая нестыковка неизбежно привлечет внимание налоговиков. И доказывать свою правоту вам придется через суд (постановление ФАС Северо-Западного округа от 22 апреля 2011 г. № А56-40217/2010). Поэтому всегда проверяйте, как расшифрована сумма в накладной.

Во всех первичных документах должны быть указаны должности сотрудников, совершивших сделку и ответственных за правильность ее оформления.

К примеру, в товарной накладной № ТОРГ-12 есть три строки с должностями: сотрудник, который отпустил груз; специалист, который разрешил отпуск, и названа должность главного бухгалтера.

Тогда тот сотрудник, который отгрузил товар, это совершивший сделку. А главбух и специалист, который разрешил отпуск, – ответственные за правильность оформления.

Вопрос участника:

– Если в документе вместо «генеральный директор» написано просто «директор», надо ли его исправлять?

– Если в документе стоит верная подпись, а также Ф. И.О. руководителя компании, то спор с инспекторами маловероятен. Ошибку можно не исправлять.

Желательно, чтобы подписи в договоре и первичке визуально были одинаковыми. Разумеется, если эти документы подписывает один и тот же человек. Правда, судьи зачастую не считают это нарушением. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 10 октября 2013 г. № А66-13511/2011.

Также в документах должна быть расшифровка подписей. Но если все остальные сведения верные и сделка реальна, то судьи отменяют доначисления. Как это сделали судьи ФАС Восточно-Сибирского округа в постановлении от 5 августа 2013 г. № А19-18249/2012.

Кроме того, безопаснее также проверить полномочия лиц, подписавших документ. Однако покупатель не обязан исследовать достоверность подписей. Следовательно, даже если представитель продавца открещивается от подписи, это не лишает вас права учесть расходы по реальным покупкам (постановление Президиума ВАС РФ от 8 июня 2010 г. № 17684/09).

Ошибки в каких графах несущественны

Это все те реквизиты, которые в Законе о бухучете не упомянуты. Например, если вы используете унифицированную форму товарной накладной, то поле «Грузоотправитель и его адрес» заполнять не обязательно. С этим согласились представители ФНС России в письме от 25 ноября 2014 г. № ЕД-4-15/24227.

Порядковый номер и печать также не являются обязательными реквизитами первички. Однако от нумерации документов лучше не отказываться. Что же касается печати, то, если компания использует свои бланки первички, печать можно не проставлять.

Тогда это правило стоит зафиксировать в учетной политике. Хотя замечу, что лишней печать не будет, поскольку она подтверждает подлинность бумаги. Поэтому советую заверять печатью как минимум те документы, которые вы передаете контрагентам.

Но допустим, компания продолжает использовать унифицированные формы. Во многих таких бланках печать предусмотрена. Поэтому безопаснее ее проставлять.

Скажем, компания составила товарную накладную по унифицированной форме № ТОРГ-12. В этом случае печать нужна – она предусмотрена в типовом бланке. Или другая ситуация.

Поставщик выписал первичку в свободной форме, но реквизит «М.П.» в ней значится. Такой документ также надо заверить печатью.

Кроме того, несущественными можно считать ошибки, которые никак не препятствуют налоговикам определить все параметры сделки. Ранее мы рассмотрели пример с опечаткой в названии компании. Менеджер также может запросто забыть про дефис или не поставить кавычки, прописные буквы заменить на строчные и т. д. Все эти ошибки исправлять не обязательно.

Вопрос участника:

– Могут ли снять вычет по НДС из-за ошибок в первичке?

– Главный документ для вычета НДС – это счет-фактура. В то же время одним из условий вычета является оприходование товара либо принятие работ или услуг. А об этом свидетельствует как раз первичка. Поэтому, если в первичке не хватает какого-нибудь обязательного реквизита, инспекторы запросто могут отказать в вычете НДС.

Однако тут действует тот же принцип, что и в случае с налогом на прибыль. Если сделка на самом деле имела место, то вычет НДС правомерен даже несмотря на беспорядок в документах (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 23 июля 2014 г. № А27-17950/2013) или вообще отсутствие накладной (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 23 мая 2014 г. № А78-7283/2013).

Разумеется, при условии, что счет-фактура оформлен без ошибок.

Как исправлять первичку

Начнем с того, что исправлять первичные документы можно старым способом, когда неверные данные зачеркивают и указывают правильные. При этом сотрудники компании ставят надпись «Исправлено», расписываются и указывают дату (п. 4.2 Положения от 29 июля 1983 г. № 105).

Это старое правило не противоречит общему требованию, которое предусмотрено в статье 9 Федерального закона № 402-ФЗ. Здесь сказано, что исправление необходимо заверить сотрудникам, подписавшим первичку изначально. Они же должны указать дату исправления.

Поэтому, если покупатель сам исправит недочеты, допущенные поставщиком, инспекторы могут признать документ недействительным, снять расходы и вычеты. Защитить их получится только в суде.

Вот пример выигранного дела – постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2012 г. № А52-1706/2011.

Однако если приходится исправлять много данных в первичке, такой способ сделает документ нечитаемым. Более того, старый способ не всегда подходит, если документ составляют в бухгалтерской программе.

Вот почему на практике применяют другие методы. Например, аннулируют первый вариант, а затем выписывают правильный документ. Так поступить удобно, если в первом документе слишком много неверных данных.

Еще один способ – оформляют корректирующий документ, который первый вариант не отменяет, а уточняет. Так удобно поступить, если изменяют стоимость товаров. В этом случае стороны договора делают запись в новом документе: «Приводим исправленные цены на товары». Сложность этого способа состоит в том, что исправления в первичных документах придется подтвердить обеим сторонам сделки.

Теперь о ситуации, когда в документе просто не хватает каких-то сведений, например даты.

В Федеральном законе № 402-ФЗ нет требования, что документы должны быть составлены исключительно в печатном или рукописном виде. Поэтому можно применять комбинированный метод.

То есть часть реквизитов заполнять на компьютере, часть от руки. А значит, в напечатанный бумажный документ поставщик может дописать недостающие сведения от руки.

Главное исправить сведения в двух экземплярах – своем и покупателя. Поэтому, если вы получили документ с недочетами, дописывать данные в одностороннем порядке не стоит. Иначе налоговики выявят расхождения при встречной проверке.

Вопрос участника:

– Что делать, если ошибку обнаружили инспекторы в ходе проверки?

– Придется просить контрагента внести корректировки по всем правилам. Причем в оба экземпляра первички. После чего исправленные документы компания может представить налоговикам вместе с возражениями на акт проверки.

Например, в постановлении ФАС Северо-Западного округа от 19 апреля 2011 г. по делу № А13-15657/2009 судьи указали, что компания может в любое время внести в первичку данные, которые она должна заполнить как покупатель.

Например, строку о получении груза в товарной накладной.

Follow Alinga

Узнайте больше об Alinga Consulting Group

    Аудит и Налогообложение     Юридические услуги     Бухгалтерский учет и расчет заработной платы

Есть вопросы? Спросите эксперта!

Источник: Èðèíà Êëþò, ìåòîäîëîã, âåäóùèé êîíñóëüòàíò Awara IT Consulting; pravcons.ru

Источник: http://www.acg.ru/kakie_oshibki_v_pervichke_spisat_rashody_ne_pomeshajut_a_kakie_luchshe_zaranee_ispravit

Исправление ошибок в бухгалтерских документах

Заполнение бухгалтерского учёта — дело очень кропотливое. Поэтому зачастую даже опытные специалисты допускают ошибки, которые требуют обязательного быстрого исправления. Неважно, по какой причине они были сделаны, корректировку данных в бухгалтерских документах нужно проводить по определенным правилам. В таком случае у организации никогда не будет проблем с надзорными ведомствами.

Исправление ошибок бухгалтеров: основные правила

Все основные требования к бухгалтеру, по поводу исправления записей в бухгалтерских документах, были установлены приказом Министерства Финансов Российской Федерации. Основываясь на нём можно сказать, что метод исправления зависит от:

  • Вида документа;
  • Даты его заполнения;
  • Даты обнаружения недочетов.

Всего существует 3 метода исправления, которые могут относиться ко всем видам документов:

  • Корректура. Способ применяется преимущественно в документах, распечатанных на бумаге. При допущении ошибки, неверные сведения зачеркивают таким образом, чтобы написанное можно было прочесть. Также все исправления обязательно заверяются подписью и ФИО человека, который производил запись. Обязательным пунктом является проставление даты внесения изменений и печати организации;
  • «Красное сторно». Данный метод исправления ошибок относится к бухгалтерским счетам. В таком случае, при ошибке проводка должна заново пройти, но красным цветом. Сумму, которая отмечена такими чернилами, при подсчете итогового результата нужно обязательно вычитать. После этого необходимо сделать новую проводку с правильными данными и обычными чернилами;
  • Дополнительная проводка. Если проводка бухгалтерских счетов была сделана не вовремя или в изначальной корреспонденции была отмечено неверная сумма, то необходимо исправлять ошибки именно таким методом. Так, организация должна составить новую проводку на ту сумму, которой не хватает. Если же цифра немного завышена, то проводка должна быть отмечена красным цветом. Также обязательно необходимо поставить причину данного исправления.
Читайте также:  Служебная тайна

Мы подробнее рассмотрим несколько типов бухгалтерской документации, ошибки в которых требуют обязательного исправления.

Ошибки в первичных бухгалтерских документах

К первичным бухгалтерским учетным документам относятся:

  • приходные кассовые ордера, а также квитанции прикрепленные к ним;
  • расходные кассовые ордера;
  • акты приемки сдачи;
  • договора, которые были составлены между сторонами при операции сделки или расчёта.

В том случае, если специалистом отдела бухгалтерии была допущена ошибка в первичном документе, то исправлять ее необходимо до того, как сведения не были занесены в бухгалтерский учёт.

Если ошибки были допущены при составлении ордеров или квитанций к ним, которые были заполнены в распечатанном варианте, то исправлять ошибки в них запрещено. Единственным решением будет являться повторное оформление документов.

Вся основная документация можете исправляться при помощи способа Корректуры. То есть в случае неправильного внесения каких-либо данных, специалист отдела бухгалтерии аккуратно зачеркивает их, и выше прописывает исправленный вариант.

Даже если ошибка была допущена в одной цифре, исправлять необходимо всю прописанную сумму.

После этого, нужно прописать дату изменения, подпись человека, который осуществлял изменения, а также поставить печать организации. Также добавить фразу «Написанному в исправлении верить».

Если документ имеет электронный вариант, то его можно исправить , а после распечатать и подписать все данные заново.

Ошибки в регистрах бухгалтерского учета: как исправить

Для исправления документа, который уже был занесен в бухгалтерский учет, нужно воспользоваться учетным регистром.

Также, как и в первичных документах, операцию необходимо выполнять корректурный способом. Исключением считается ситуация, когда недочеты напрямую связаны с корреспонденцией бухгалтерских счетов, а также, если информация была занесена в итоге бухгалтерского или налогового учета. Поэтому необходимо воспользоваться способом исправления «Красное строно».

Нередко такой метод бухгалтеры применяют для снижения начисленной стоимости в суммах по бухгалтерским счетам или же для прописания отрицательных отклонений, а также при недочетах, которые были отражены в корреспонденции счетов.

Нередко необходимо исправить ошибки, которые были занесены в регистры бухгалтерского учета, и обнаружились после отчётного периода. Так, бухгалтеру нужно исправить все данные, после откорректировать всё в форме бухгалтерской отчётности по соответствующим налоговым расчётам. Затем специалист должен уплатить в бюджет сумма налоговых платежей.

Как составить бухгалтерскую справку

Если ошибка была допущена при фиксировании хозяйственных операций в счетах бухучета, специалисту необходимо оформить бухгалтерскую справку, которая свидетельствует об исправление проводок.

Причиной этому действию является то, что все данные, которые отражаются в учетных регистрах, производятся на основе первичных учетных документов.

Данный факт зафиксирован в Федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Такая справка является необходимой для реализации исправления данных, а также факты допущения ошибки. После этого на основании ее сведений правильный вариант и переносится в учетные регистры. Стоит отметить, что бухгалтерская справка переносится в них обособленно от других документов.

Оформляется она в свободной форме, но при этом обязательным критерием является прописание всех реквизитов, которые закреплены в федеральном законе «О бухгалтерском учете».

Однако в бюджетных организациях документ имеет особую форму — ф. 433.

Также нужно прописать:

  • Описание ошибки, допущенной при оформлении хозяйственной операции;
  • Полное название, а также местонахождение документа, в котором необходимо провести исправление данных;
  • Подробное содержание ошибки;
  • Объяснение причины, по которой была допущена она;
  • Способ коррекции неправильно внесённой информации.

Юридическая ответственность

Если бы специалист отдела бухгалтерии пропустил ошибку и занес в бухгалтерский учёт, после чего неё обнаружили сотрудники Налоговой Службы при проведении проверки, то данная ситуация может повлечь за собой штрафные санкции.

Так, по статье 120 Налогового кодекса Российской Федерации их размер составляет от 10 000 до 30 000 рублей, а также это может быть штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога или же страховых взносов. При этом его сумма должна быть более 40 000 рублей.

Зачастую документы с ошибками принимаются за поддельные бумаги. Поэтому к ответственности привлекаются именно по данной статье.

За использование поддельного документа человек или организации привлекаются к уголовной ответственности по статье 327 Уголовного кодекса Российской Федерации. За такое преступление человек или организация могут получить:

  • Штраф до 80000 рублей;
  • Штраф в размере зарплаты за период до шести месяцев;
  • Исправительные работы до 2 лет или обязательные работы до 480 часов;
  • Арест до 6 месяцев.

Если судом будет доказано, что сотрудник бухгалтерии заведомо подделал документ, то ему грозит либо административная, либо уголовная ответственность.

Например, компания, которая изготавливала поддельные бланки или печати, будет привлечена к административной ответственности по статье 19.23 КоАП РФ. Наказанием будет штраф, в размере от 30 000 до 40000 рублей и конфискация подделок.

Источник: http://buh-spravka.ru/buhgalterskij-uchet/buhgalterskij-uchet-obekty-istoriya/ispravlenie-oshibok-v-buxgalterskix-dokumentax.html

Если допущены ошибки при оформлении счетов-фактур и первичных документов

Ошибки в документах – счетах-фактурах и «первичке» (бумажных или электронных) неизбежны. Ведь от ошибок, как известно, никто не застрахован. И не всегда в этом виновата компания, которая составляет документы. Случается так, что в процессе их оформления изменяются реквизиты самой компании или ее контрагента либо условия сделки.

В редких случаях учетные документы, имеющие погрешности в оформлении, можно оставить в том виде, в каком они составлены изначально. Чаще всего требуется внести в них исправления. Но как правильно это сделать? Какие требования законодательства следует учесть?

Ошибки в документах могут быть выявлены любым из участников сделки, но исправить их, несомненно, должно лицо, составившее документы.

Согласия контрагента для этого (если только речь не идет о взаимной договоренности сторон об изменении стоимости ранее отгруженных товаров, оказанных услуг, выполненных работ) не требуется.

Достаточно лишь уведомить о данном факте контрагента и, соответственно, после устранения ошибок направить ему исправленные экземпляры документов.

Как правило, ошибки допускаются одновременно и в первичном документе (товарной накладной, акте), и в счете-фактуре, хотя на практике могут быть ситуации, когда требуется исправить только один из них.

Основания и правила устранения погрешностей в оформлении вышеупомянутых документов в главном схожи: обязательному исправлению подлежат существенные ошибки. Но имеются и некоторые различия, которые как раз и обусловлены разными подходами к определению степени существенности ошибки, выявленной в первичном учетном документе либо счете-фактуре.

Порядок исправления ошибок в счете-фактуре, который представляет собой документ налогового учета, определен гл. 21 НК РФ. В частности, ее положения помимо первичного документа допускают составление налогоплательщиками еще двух видов документов: корректировочного и исправленного (ст. 169 НК РФ). Ситуации, при которых необходимо составить тот или иной счет-фактуру, следует различать.

Корректировочный счет-фактура

Несмотря на то, что корректировочный счет-фактура имеет свой порядковый номер и в нем указывается дата составления, он по своей сути является дополнением к первоначальному счету-фактуре.

Ведь в нем наравне с ранее отраженнымисведениями об осуществленной операции дополнительно отражаются новыестоимостные и количественные показатели ранее отгруженных товаров, выполненных работ или оказанных услуг, а также окончательный результат произведенной корректировки (то есть увеличение или уменьшение показателей) (п. 1, 2 Правил заполнения корректировочного счета-фактуры).

Налоговые нормы (п. 3 ст. 168, п. 10 ст.

172 НК РФ) предписывают составлять корректировочный счет-фактуру только при определенных обстоятельствах (которые приводят к изменению цены (тарифа) и объема (количества) отгрузки) и при достижении взаимной договоренности между участниками сделки о корректировке стоимости (количества или цены). К числу определенных обстоятельств, в частности, относится следующее:

  •  увеличение или уменьшение стоимости отгрузки (например, вследствие предоставления скидки покупателю или изменения условий сделки);
  •  возврат продавцу не оприходованных покупателем товаров;
  •  утилизация покупателем (по договоренности с продавцом) принятых на учет бракованных товаров;
  •  недостача товара или расхождения в сведениях о количестве товара (объеме работ или услуг), указанных в товарно-сопроводительных документах и счете-фактуре.

Принимая во внимание форму корректировочного счета-фактуры и правила его заполнения, можем с уверенностью утверждать, что поводом для составления такого документа является не исправление существенных ошибок, допущенных при его оформлении, а согласованная сторонами корректировка стоимости (количества или цены) по совершенной операции. Словом, упомянутая коррекция не имеет ничего общего с исправлением ошибок.

Исправленный счет-фактура

Исправлять счет-фактуру необходимо в том случае, если в первоначальном документе допущены существенные ошибки. Такими признаются ошибки, которые препятствуют налогоплательщику реализовать право на вычет «входного» НДС. Если же ошибка не признается таковой, изменения в счет-фактуру можно не вносить.

Существенные ошибки

Названные ошибки в счете-фактуре перечислены в таблице 1.

Таблица 1

Вид ошибки В чем проявляется Строка, графа счета-фактуры
Нельзя определить, кто именно является продавцом или покупателем (пп. 2 п. 5, пп. 2 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) Неверно указаны сведения в на­именовании, адресе, ИНН/КПП продавца или покупателя* Строки 2, 2а, 2б, 6,6а, 6б
Нельзя определить, какой именно товар, работа или услуга реализованы или приобретены (пп. 5 п. 5, пп. 4 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) Неверно указано наименование товара, работ или услуг Графа 1
Невозможно определить стоимость отгруженных товаров (работ, услуг) или сумму предоплаты (пп. 8 п. 5, пп. 5 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) Неверно, например, указаны:– наименование валюты (пп. 6.1 п. 5, пп. 4.1 п. 5.1 ст. 169 НК РФ);– количество товаров (работ, услуг) (пп. 6 п. 5 ст. 169 НК РФ);– цена товаров (работ, услуг) (пп. 7 п. 5 ст. 169 НК РФ)** Строка 7, графы 3, 4, 5
Невозможно определить ставку НДС (пп. 10 п. 5, пп. 6 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) Указана ставка 18%, а налог исчислен исходя из ставки 10% либо по операциям, поименованным в ст. 149 НК РФ, начислен НДС по ставке 10 или 18% Графа 7
Нельзя определить предъявляемую покупателю сумму налога (пп. 11 п. 5, пп. 7 п. 5.1 ст. 169 НК РФ) Допущена арифметическая ошибка при умножении графы 5 на графу 7 или не заполнены показатели указанных граф Графа 8
Нельзя определить, кем подписан счет-фактура (п. 6 ст. 169 НК РФ) Счет-фактура завизирован лицом, не имеющим на это полномочий*** Строки для указания Ф. И. О. и проставления подписей

*
Если в счете-фактуре есть опечатки в наименовании покупателя (заглавные буквы заменены строчными и наоборот, проставлены лишние символы (тире, запятые) и др.), которые не препятствуют идентификации покупателя, то такой счет-фактура не является основанием для отказа в принятии к вычету сумм налога (Письмо Минфина России от 02.05.2012 № 03‑07‑11/130).

Источник: http://bishelp.ru/business/esli-dopushcheny-oshibki-pri-oformlenii-schetov-faktur-i-pervichnyh-dokumentov

Допустимы ли в первичке арифметические ошибки

x

Check Also

С 1 января 2016 года вводятся новые ставки акцизов Владимир Путин подписал Федеральный закон от 23 ноября 2015 г. №323-ФЗ, которым устанавливаются новые налоговые ставки по подакцизным товарам с 1 января 2016 года.

С 1 февраля начнется эксперимент по маркировке лекарств Постановлением Правительства РФ от 24 января 2017 г. №62 утверждено проведение эксперимента по маркировке контрольными (идентификационными) знаками (КиЗ) лекарств и мониторингу за оборотом отдельных видов лекарственных препаратов для медицинского применения.

С 1 сентября вступают в силу новые требования к такси 22 апреля Дмитрий Медведев подписал закон «О внесении изменений в отдельные законодательные акты РФ», регулирующий ответственность за нарушение ПДД.

С 1 октября пени по недоимкам юридических лиц рассчитываются по-новому ФНС России на своем официальном сайте напоминает, что с 1 октября 2017 года начисление пеней по недоимкам организаций осуществляется по-новому порядку – на неуплаченную сумму налога по каждому сроку.

С 1 октября начнет действовать механизм банкротства физлиц С 1 октября вступят в силу изменения в Федеральный закон от 26 октября 2002 г.

Читайте также:  6-ндфл: строка 130

№ 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» в части банкротства граждан, не являющихся индивидуальными предпринимателями, напоминает пресс-служба ]]> ФНС России ]]> .

Гражданин может быть признан судом банкротом при условии, что требования к нему составляют не менее 500 тыс.

С 1 марта информацию о коммунальных долгах начнут передавать в бюро кредитных историй Национальное бюро кредитных историй (НБКИ) подготовило методологическую и технологическую базу для поставщиков жилищно-коммунальных услуг и услуг связи для передачи информации о не исполненных в течение 10 дней решениях суда о взыскании задолженности с пользователей.

С 1 квартала будет новая форма 4-ФСС РФ C 1 квартала 2015 года будет применяться новая форма 4-ФСС РФ.

Проект приказа ФСС России об утверждении новой формы размещен на е ]]> дином портале для размещения информации о разработке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатов их общественного обсуждения ]]> . Правда, в самом тексте проекта приказа ФСС России нет, представлен лишь порядок ее заполнения.

С 1 июля изменяется МРОТ Федеральным законом от 19 декабря 2016 г. №460-ФЗ принята новая величина минимальной оплаты труда (МРОТ) с 1 июля 2017 года. Она составит 7800 руб.

С 1 декабря начнется публикация рейтингов регионов по внедрению инфосистемы ЖКХ Замминистра связи РФ Михаил Евраев на Всероссийской практической конференции «Государственная политика в области тарифного регулирования и управления жилищным фондом» сообщил, что с 1 декабря 2015 года начнется публикация рейтингов регионов по внедрению информационной системы «ГИС ЖКХ». Соответствующие письма с оценкой каждого из регионов уже направлены в субъекты РФ, сообщает пресс-служба ]]> министерства ]]> . Михаил Евраев обратил внимание жилинспекций на необходимость привлечения к административной ответственности тех организаций, которые не выполнили требования законодательства.

С 1 апреля в силу вступает новый порядок фармаконадзора С 1 апреля 2017 года в силу вступает новый порядок осуществления Росздравнадзором фармаконадзора. Соответствующий приказ от 15 февраля 2017 г. №1071 принят Росздравнадзором.

Источник: http://znaj-mir.ru/v-pomoshh-predprinimatelyu/dopustimy-li-v-pervichke-arifmeticheskie-oshibki

Исправляем ошибки в первичных документах

Все хозяйственные операции организации оформляются оправдательными документами. Эти документы должны быть составлены с учетом требований законодательства. Ведь иначе соответствующие расходы налогоплательщика могут быть не приняты для целей налогообложения.

По каким правилам оформлять

Пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса России опреде­ляет, что расходами признаются обоснованные и доку­ментально подтвержденные затраты.

То есть затраты, которые подтверждены документами, оформленными в соответствии с российским законодательством.

Исходя из норм пункта 1 статьи 11 Налогового кодекса под зако­нодательством России в данном случае следует пони­мать прежде всего бухгалтерское законодательство (см., например, письмо Минфина России от 27 апреля 2006 г. № 03-03-04/1/404).

Как предписывает статья 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», все хозяйственные операции организация должна оформ­лять оправдательными документами. Последние служат первичными учетными документами, на основании кото­рых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Те же документы, форма которых в этих альбомах не преду­смотрена, должны иметь ряд обязательных реквизитов, а именно:

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измери­тели в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правиль­ность ее оформления;
  • личные подписи указанных лиц.

Как исправить первичные документы

Как быть, если в первичном документе все-таки допуще­на ошибка? Обратимся к Закону о бухгалтерском учете.

В пункте 5 статьи 9 этого документа записано, что ис­правления в первичные документы можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных опера­ций.

Причем исправления должны быть подтверждены подписями тех лиц, которые заверили эти документы. Помимо этого, обязательно должна быть проставлена да­та внесения исправлений.

Практически каждая ошибка бухгалтера, даже незначительная на первый взгляд, может обернуться для компании серьезными неприятностями.

Многие бухгалтеры при исправлении ошибок пользуют­ся специальным штрих-корректором. Этого делать нель­зя. Как указано в пункте 4.1 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержден­ного приказом Минфина СССР от 29 июля 1983 года № 105, подчистки и неоговоренные исправления в пер­вичных документах не допускаются.

Исправлять неточности нужно так: неверные данные следует аккуратно зачеркнуть, а рядом вписать правиль­ные. Кроме того, исправление ошибки должно сопровождаться надписью «Исправлено», датой внесения попра­вок и подписями ответственных лиц.

Но обратите внимание: в кассовых и банковских доку­ментах не допускается никаких исправлений. Об этом сказано и в Законе о бухгалтерском учете, и в Положе­нии по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденном приказом Минфина России от 29 июля 1998 года №34н.

Последствия ошибок в «первичке»

Статья 120 Налогового кодекса предусматривает ответ­ственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налого­обложения.

Наказание при отсутствии признаков нало­гового правонарушения – штраф 10 000 рублей, если на­рушение совершено в одном налоговом периоде, или 30 000 рублей, если нарушение совершалось в течение нескольких налоговых периодов. А если занижена нало­говая база, то штраф составит уже 20% от суммы неуп­лаченного налога, но не менее 40 000 рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расхо­дов понимается, в частности, отсутствие первичных до­кументов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета.

Если необходимые первичные документы у фирмы оформлены, но в них содержатся отдельные недостатки, ответственность за грубое нарушение правил учета до­ходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложе­ния не применяется. Однако первичные документы сле­дует составлять правильно, так как от этого во многом зависит и обоснованность подтверждаемых расходов.

Если требования законодательства по оформлению пер­вичных документов не будут выполнены, то при нало­говой проверке инспекторы могут «снять» соответст­вующие расходы, мотивировав это тем, что они не подтверждены документально. Конечно, подобные пре­тензии во многом формальны, но к чему лишние споры?

Источник: http://uk-audit.ru/articles/ispravlyaem_oshibki_v_pervichnyh_dokumentah/

6 самых расространенных ошибок в счете

В небольших компаниях весь первичный документооборот часто ведет не бухгалтер, а человек для которого бухгалтерия непрофильная деятельность, а потому счета и документы, которые потом поступают в бухгалтерию далеки от совершенства.

Арифметические, орфографические ошибки, опечатки, несоответствие данных в пакете первичной документации в конце концов приводит продавца к недополученным доходам или репутационным потерям, а покупателя – к отказу в вычетах и признании расходов.

Мы проанализировали ошибки в счетах и выбрали 6 самых распространенных ошибок в счетах, которые в дальнейшем имеют тенденцию клонироваться в платежные поручения, счета – фактуры, товарные накладные и акты.

1. Сумма прописью не соответствует сумме цифрами

Очень распространенная ситуация, когда, например, в счете стоит цифра «45 000 руб.00 коп», а прописью «Сорок пять руб.00 коп.» . Несоответствие суммы цифрами и прописью может запутать контрагента и в итоге он заплатит за товары или услуги не ту сумму.

Дальнейшие переговоры на тему ошибки в счете не добавят теплоты в партнерские отношения и выставят продавца в невыгодном свете.

Недопонимание может возникнуть и с налоговиками, которые могут доначислить продавцу налог на прибыль и НДС с большей из двух сумм по ошибочному счету-фактуре.

2. Неправильно посчитана сумма ИТОГО

Бывают в счетах и арифметические ошибки. Такие ошибки подлежат исправлению, так как их наличие гарантировано скопирует неточность в счета-фактуры, которые являются основным документом для учета НДС.

3. Неправильно подсчитан НДС

Наверное самая критически важная ошибка, как для компании-продавца, так и для покупателя. Допустим, неправильно подсчитан НДС со 100 000 рублей и вместо 18 000 рублей в счете указан 20 000 рублей. Логично, что из счета ошибка скопировалась в счет-фактуру и товарную накладную. Инспекторы могут потребовать, чтобы ваша компания перечислила в бюджет 20 000 рублей.

Ведь продавец выставил покупателю такой НДС. Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС, при чем такую претензию будет проблематично оспорить в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товара и сумму НДС.

Кроме арифметических ошибок, неточность может возникнуть из-за банальных округлений, что очень часто бывает при подготовке счетов, когда используют шаблоны в Excel. Например, в счете из-за округлений стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадает на несколько копеек с итогом. Далее «особенность» округления чисел Excel дублируется в счет-фактуру.

Если ошибку заметят внутри компаний-контрагентов до того момента, когда ее заметят налоговики, то стоимость ошибки в простом счете приравняется к стоимости переделки всего пакета первичных документов и репутационным потерям продавца. Если ошибка останется в документах, то налоговая может отказать в вычете НДС под тем же предлогом – невозможно определить стоимость товара.

Покупатель после таких неточностей, скорее всего, примет решение сменить поставщика.

4. Ошибки в реквизитах продавцапокупателя

Наиболее распространенные ошибки в реквизитах связаны с опечатками в наименовании, ИНН, КПП, в расчетном счете.

Менеджер в названии может забыть дефис, кавычки, маленькие буквы поменять на большие, поменять буквы местами, задвоить буквы, написать избыточное количество нулей в расчетном счете, несуществующий ИНН и т.д.

Подобные ошибки дублируются в платежные поручения, что приводит к ошибочным платежам. Согласно Положению ЦБ банк- получателя обязан вернуть денежные средства ошибочного платежа обратно на счет.

Но кто вернет потерянную репутацию из-за выяснений «где деньги?» Иногда ошибки в реквизитах могут быть для налоговых органов основанием отказа к вычету НДС, если неточности будут скопированы в счета – фактуры. Придирка налоговых органов может быть формальна: продавца (покупателя) по документам невозможно идентифицировать.

5.Разные названия одного и того же товара

Если одни и те же товары в счете, счете – фактуре и товарной накладной называются по-разному, то такие ошибки подлежат немедленному исправлению, чтобы сохранить нормальные отношения с покупателем.

Например, при поставке товара в счете и счете- фактуре указывалась «Колбаса «Докторская», а в товарной накладной уже появилась «Колбаса варено-копченая».

Налоговики при проверке компании – покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС.

6.Ошибки в названиях должностей

Для налоговиков неточность в написании должности в документе это всегда повод усомниться в реальности сделки.

Например , вместо должности « главный бухгалтер» указано бухгалтер, но если стоит подпись и ФИО работника, уполномоченного подписывать документы, то проблем не должно возникнуть .

Существенный риск появляется , если должность работника, подписывающего счета и первичные документы , вообще не указана. Такие расходы налоговики могут не учесть и доначислить налог на прибыль.

Конечно, все эти вышеуказанные ошибки возможно исправить, правда некоторые придется исправлять уже в судебном порядке. Поэтому болезнь лучше предупредить, а не лечить ее последствия.

При подготовке счетов и любой первичной документации мы рекомендуем использовать сервис КУБ, который обеспечит 100 % гарантию от любых ошибок, связанных с человеческим фактором.

Главное один раз правильно заполнить всю справочную информацию.

Арслан Хакимов,
Сооснователь сервиса КУБ

Источник: https://kub-24.ru/2016/12/29/6-samyh-chasto-vstrechayushhihsya-oshibok-v-schete/

Ссылка на основную публикацию