Акт приема-передачи документов: образец-2019

Акт приема передачи документов

Приемно-передаточный акт относится к официальному типу бланков, подтверждающему передачу деловой документации от одного участника – другому. Акт заполняется, как правило, при заключении соглашений между контрагентами. Подобный бланк обычно пишется по заявке учреждения, нуждающегося в необходимых материалах либо по заявлению предпринимателя.

Как правильно составить передаточный акт в 2018 году

В законодательстве РФ отсутствуют нормативы по шаблону приемно-передаточного акта, но, как и в каждом деловом свидетельстве, в подобном акте обязаны отображаться следующие сведения:

  • Название свидетельства.
  • Номер и дата оформления, с отображением населенного пункта, где оно составлено
  • Список передаваемых материалов, их число и тип (оригинал либо ксерокопия).
  • Название учреждения, Ф.И.О. сторон, принимавших участие в подписании акта.
  • Подписи представителей сторон, заверенные печатями.

Приемно-передаточный бланк записывается в двух экземплярах, с передачей по одному экземпляру каждому участнику операции.

Перед оформлением акта необходимо вначале подготовить материалы, подлежащие передаче. Заполняя акт передачи, желательно соблюдать следующую структуру документа, которую можно условно разделить на три раздела:

  1. Первый раздел. Здесь заполняется название бланка «Акт приема-передачи документов». Далее необходимо отобразить дату заполнения свидетельства и населенный пункт, в котором осуществлялась операция. После отображаются реквизиты сторон, принимавших участие в оформлении документа. Для юридических лиц — это название учреждения и Ф.И.О. представителей сторон. Для физических лиц – Ф.И.О и паспортные данные.
  2. Второй раздел – отводится под список передаваемых документов. Для удобства он, как правило, оформляется в виде таблицы, с отображением следующих колонок:
  • № п/п.
  • Наименование документа.
  • Дата, в соответствии с учетом документации в учреждении.
  1. Заключительный раздел. В данной части документа отображаются конечные сведения о числе экземпляров составленного документа и подписи сторон сделки. Для юридических лиц здесь необходимо отобразить не только Ф.И.О, но и должности подписантов, с подтверждением сделки печатями учреждений.

Особенности заполнения

При записывании сведений в приемно-передаточное свидетельство необходимо соблюдать особенности формы:

  1. Например, при внутриведомственной передаче материалов, в левом верхнем углу заполняется название учреждения. В правом углу ставится резолюция руководителя учреждения.
  2. Затем записывается дата составления приемно-передаточного бланка.
  3. В описательной части перечисляются Ф.И.О. участвующих лиц в передаче документов, с отображением должностей.
  4. Далее составляется таблица с перечислением передаваемых документов.
  5. Затем отображается число экземпляров составленного бланка
  6. В заключении ставятся подписи представителей сторон.

Если данный документ предназначен для внутреннего использования учреждения, документ утверждается руководителем предприятия.

При заполнении межведомственного бланка, пункт № 1 не заполняется и подписи участников должны заверяться печатями.

Основное назначение приемно-передаточного акта – это доказательство того, что документы действительно переданы в количестве, отображенном в бланке.

Содержание документа

Каждое учреждение имеет право оформлять приемно-передаточный акт по индивидуально разработанной форме. При этом, важным обстоятельством является то, чтобы в бланке были отражены пункты:

  • Название, дата и место написания свидетельства передачи.
  • Название учреждения, где выполняется передача документации (для юридических лиц)
  • Полная Ф.И.О представителя, передающего бумаги. При необходимости отображаются данные паспорта.
  • Полная Ф.И.О представителя, принимающего бумаги (если представитель из другого учреждения, то проставляются реквизиты и название учреждения).
  • Список отдаваемых материалов, с отображением числа экземпляров, числа страниц, номера документов и даты его создания. При больших объемах передающего материала удобней составлять списки в табличной форме.
  • В конце бланка проставляются подписи участников операции, а при межведомственной передаче дополнительно заверяется печатями учреждений.

Надо отметить, что составлять такие акты можно при приеме важных документов на хранение в период какой-либо деятельности.

Например, можно сдать документы представителю, оформляющему по доверенности заказчика заграничные выездные материалы.

  При утере исполнителем переданных документов, такой акт будет основанием для обращения в любую инстанцию для разрешения спора. Можно привести еще не мало примеров, показывающих полезность составления подобных актов.

Акт приема передачи документов другому лицу

Приемно-передаточный акт является приложением к договору между сторонами и обеспечивает факт передачи товаров от исполнителя к заказчику.

Заключение соглашения между исполнителем и заказчиком, осуществляется в соответствии с законодательством РФ.

А подписанный приемно-передаточный акт лишь является официальным фиксирующим документом, с помощью которого выполняется передача деловых документов.

Данное свидетельство о передаваемой документации обладает юридической силой.

Форма составления свидетельства об отправке документации другому лицу предусматривает отображение следующих пунктов:

  • Название свидетельства.
  • Дата подписания.
  • Место подписания.
  • Название передаваемых материалов в виде списка.
  • Число передаваемых материалов.
  • Ф.И.О. участвующих сторон.
  • Основание для оформления бланка.
  • Подписи сторон.
  • Печати.

В составляемом свидетельстве можно также отображать сведения о документации. При этом, раздел с претензиями необходимо описывать отдельно.

Требования к акту передачи документов другому лицу

При сегодняшнем развитии бизнеса возникает не мало вопросов по финансированию проектов, приобретению оборудования, требующих вложение немалых средств, из-за чего вымываются оборотные средства предпринимателей.

Одним из выходов из складывающихся обстоятельств является аренда объектов. При этом, заключение соглашения об аренде не будет полным без оформления соответствующего приемно-передаточного акта объекта, с отображением всего перечня документации и оборудования, предаваемого другому лицу, в данном случае арендатору.

Если в договоре аренды отображаются все моменты относительно использования оборудования (сроки и режим эксплуатации, условия оплаты, продолжительность соглашения и т.д.

), то в приемно-передаточном акте отображается факт передачи документации, в которой обозначены все технические характеристики арендуемого оборудования, и указывается количество документов.

Поэтому приемно-передаточный акт передачи другому лицу играет важную роль в отношениях между сторонами сделки.

В спорных ситуациях заверенный бланк передачи может стать решающим, так как при разрешении спорных вопросов о исполнении договора, благодаря письменному акту можно доказать, например, факт передачи той или иной документации или начало действия договора между сторонами. Можно сказать, что акт подтверждает факт начала исполнения договорных отношений.

Перед составлением приемно-передаточного бланка нужно подготовить требуемые материалы, которые будут предаваться клиенту.

Составление приемно-передаточного бланка начинается, как отмечено в предыдущих разделах, с отображения реквизитов участников и отметкой места и даты составляемого свидетельства. В отличии от бланка, составляемого между учреждениями, приемно-передаточный акт другому человеку предусматривает отображение сведений о получателе с указанием паспортных данных и адреса проживания физлица.

В содержательной части, выполненной в виде таблицы отображается список передаваемой документации с отображением (названия каждого документа, состава, числа страниц, экземпляров и т. д,).

Заключительным этапом в оформлении акта является его подписание участниками приема-передачи.

Скачать примеры составления стандартного приемо-передаточного акта

Источник: https://DocInfo.net/akt-priema-peredachi-dokumentov/

Образцы актов приема-передачи за 2018 год

Акт приема-передачи документов – является документом, который необходимо составить для того чтобы подтвердить факт передачи от одного лица другому документов, которые указаны в акте.

Документы передаются от одного юридического лица другому по договору. Передача осуществляется сотруднику при его переводе на иную должность, во время увольнения, ликвидации структурного подразделения, и пр.

Как составить акт приема-передачи документов.

Нет утвержденной законом формы акта приема-передачи документов, но в акте должна быть определенная информация.

Актом приема-передачи автомобиля называется документ, который является подтверждением факта передачи транспортного средства. Он служит дополнением к договору купли-продажи либо аренды автомобиля.

Для сторон заключения документа могут быть продавец и покупатель, владелец (арендодатель) и арендатор, представитель сервисной (ремонтной) службы и заказчик.

Если передача автомобиля во временное пользование происходит внутри организации, например водителю, составление акта приема-передачи необязательно, достаточно приказа руководителя.

Акт приемa передачи материальных ценностей является документом, подтверждающим факт передачи товарно-материальных ценностей для ответственного хранения.

После того как акт подписан, хранитель (ответственный за приемку и хранение ТМЦ) будет нести полную ответственность зa полученные ТМЦ.

Если же условия будут нарушены, он должен компенсировать передавшему ТМЦ причиненный ущерб полностью либо частично оплатив стоимость ТМЦ. Как составляется акт приема-передачи ТМЦ

Акт приема-передачи квартиры является документом, подтверждающим факт передачи квартиры в собственность от одного лица другому со всеми правами и обязанностями по ее содержанию.

После подписания данного акта квартира должна перейти в полноправное владение к покупателю. Тогда вся ответственность за ее сохранность ляжет на него.

К акту прилагают ключи от квартиры и документы, необходимые для предоставления в органы государственной регистрации жилого помещения.

Акт приема-передачи товара является документом, который составляют для подтверждения факта передачи товара одним лицом другому. Зачастую, этот акт оформляют при передаче товара по договору комиссии либо хранения. Во время продажи может быть хватит и товарной накладной ТОРГ-12, если в условиях договора не оговорено подписывать акт.

В этой категории можно ознакомиться с образцами актов приема-передачи и примерами их заполнения в году.

Источник: https://biznes-prost.ru/category/obrazcy-dokumentov/akty/akt-priema-peredachi

Акт приема-передачи документов

Акт приема-передачи предназначен для фиксации факта передачи документов от одной стороны другой. Сторонами по акту могут выступать как физические, так и юридические лица. Акт позволяет упорядочить процесс документооборота и снизить вероятность всевозможных инцидентов связанных с утерей документов.

Законодательством РФ не установлена унифицированная форма документа, поэтому каждая компания имеет возможность разработать собственную форму.

Однако, в акте целесообразно указывать дату и место передачи документов, список документов, с указанием их наименования, количества, даты и номера, формы (оригинал или копия).

Эти данные позволят точно идентифицировать переданные в рамках акта документов и при необходимости требовать их возврата. 

Акт приема-передачи документов составляется в двух экземплярах, по экземпляру для каждой из сторон.

  Скачать акт приема-передачи документов (*.doc)  

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ

г. ________________                                                                             «___»_________ 20__г. 

___________________________ в лице _____________________, с одной стороны, передал,

а _______________________________ в лице _________________________, с другой стороны, принял следующие документы:

Наименование документа Дата документа Номер документа Форма Кол-во
1
2
3
4
5
6
7
8
9

Данный акт составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру для каждой из сторон.

Передал документы:                                                                 Принял документы:

                       /                          /                                                              /                          /

                      МП                                                                                                                            МП

Источник: http://allcontract.ru/docs/yuridicheskie/akt-priema-peredachi-dokumentov.html

Акт приема-передачи 2018 скачать образец, бланк бесплатно автомобиля, квартиры, помещения, товара — formy-i-blanki.ru — Скачать бесплатно бланки, приказы и формы отчетности

09.02.2018

Акт приема-передачи (автомобиля, квартиры, помещения, товара и пр.) – документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи имущества, недвижимости, товара и пр.

на, возможно, определенных условиях и сферой пользования (пользование, ответственное хранение и проч.

Читайте также:  Нулевая декларация по налогу на прибыль-2018

), в котором подробно характеризуется передаваемый или получаемый товар или какие-либо материальные ценности, с указанием стоимости.

Законодательством не определено конкретной форму или образца акта приема-передачи. Поэтому он составляется с учетом особенностью конкретной сделки. 

Однако существует некоторые утвержденные унифицированные формы. 

Например, форма первичной учетной документации по учету основных средств № ОС-1, ОС-1а, ОС-1б: 

Акт приема-передачи основных средств

Или унифицированная форма № МХ-1: 

Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение

Также есть форма:

Акт о приемке товаров ТОРГ-1

Бланки являются примерными и могут корректироваться в зависимости от конкретной ситуации и потребностей. Рекомендуется консультация с юристом при заключении сделки и составлении текста акта приема-передачи и договора (при наличии).

Как правило, акт составляется в двух экземплярах, по одному у каждой из сторон и является неотъемлемой частью сделки (купли-продажи, аренды, найма, дарения, сдачи на ответственное хранение и проч.) закрепленной соответствующим договором, к которому акт является приложением и в котором прописано, что передача происходит согласно акту. Однако не всегда при заключении договора прибегают к составлению дополнительного акта, решение о составлении которого осуществляется по обоюдному согласию сторон. Акт имеет юридическую силу.

Акт (от лат. actus — действие) — это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами [Википедия].

Однако есть ряд полей, которые, как правило, присутствуют всегда в документе:

• наименование акта;• дата и место составления;• участники сделки (Наименование юридических лиц, реквизиты, адреса и/или ФИО, адреса проживания, паспортные данные сторон, контактные телефоны и пр.);

• основание подписания акта: данные основного договора (номер, дата, регистрационный номе (если есть) и пр.);

• назначение передачи: во владение, на ответственное хранение, во временное пользование и пр.• полный перечень товаров, имущества, объектов недвижимости и пр., подлежащих приему передачи, который включает ассортимент, а так же их количество, информация, касающаяся качества товара;• информация, относительно обнаруженных (или не обнаруженных) дефектов передаваемого или же получаемого товара;• возможные претензии одной стороны к другой, касательно вышеперечисленных аспектов передачи;• общая стоимость передаваемых (получаемых) объектов;• подписи сторон / оттиск печати организации (при наличии).• информация об отсутствии взаимных претензий;• прочие поля и информация.Предмет приема-передачи должен быть однозначно идентифицирован.Для конкретной ситуации перечень характеристик описываемых позиций может меняться. Например, Если средство состоит из отдельных узлов, необходимо указать их уникальные номера. Для автомобиля или другого транспортного средства указывают: марку, цвет, модель, государственный регистрационный номер и другие номера (вин-код и уникальные номера двигателя, рамы и других узлов), пробег (при передаче автомобиля в аренду, либо под ответственное хранение), технические характеристики и состояние на момент услуги или сделки. Для квартиры или помещения указывают все особенности помещения на момент составления акта приема-передачи, а именно: состояние потолков, перекрытий, окон, стен, дверей, полов. Когда помещение арендуется вместе с мебелью или другим имуществом, это, также, необходимо указать в документе.В момент передачи-приемки принимающее лицо должно проверить наличие, количество и внешнее состояние объекта, проверить отсутствие неисправностей.К оценке технического состояния объекта акта можно привлекать независимых экспертов. В этом случае их подписи также ставятся на документе, а в тексте приводят данные о них.

Скачать также:

Источник: http://www.formy-i-blanki.ru/akt-priema-peredachi-skachat

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

Акт приема передачи кадровых документов – образец его составления можно скачать по ссылке, которая представлена в статье. Из публикации читатель узнает о том, каким образом правильно составить акт, какую информацию следует в него включить.

Что такое акт-приема передачи кадровых документов?

Рассматриваемый акт составляется в том случае, если в организации меняется ответственное за хранение и составление кадровых документов лицо. Несмотря на то, что законодательно процедура передачи дел не урегулирована, очень важно уделить ей пристальное внимание. Это позволит избежать дальнейшей путаницы в кадровом делопроизводстве.

Процесс передачи дел можно разделить на несколько этапов:

  1. Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
  2. Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
  3. Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Акт передачи кадровых документов – образец и перечень сведений, которые должны в нем содержаться

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

В акт приема передачи может включаться следующая информация:

  1. Наименование организации.
  2. Наименование документа.
  3. Дата его составления.
  4. Место составления (населенный пункт, где находится организация).
  5. Данные о лице, передающем кадровую документацию (Ф.И.О., должность).
  6. Данные о лице, принимающем документы (Ф.И.О., должность).
  7. Перечень передаваемых документов с указанием их количества, периодов, в течение которых документы составлялись.
  8. Примечания.
  9. Подписи принимающего и передающего работников.
  10. Дата передачи.

Образец акта приема-передачи кадровых документов можно скачать по ссылке.

***

Таким образом, акт составляется в произвольной форме. Информация, содержащаяся в статье позволит заполнить документ правильно, а образец иллюстрирует, как это сделать.

Источник: https://zakoved.ru/trudovaya-deyatelnost/akt-priema-peredachi-kadrovyh-dokumentov-obrazets.html

Акт приема передачи документов

Факт передачи документов от одного сотрудника другому оформляется актом приема-передачи документов. Как правильно его составить и заполнить, расскажем в статье.

Деятельность любой фирмы и предприятия сопровождается производством большого количества деловых бумаг.

За каждым должностным лицом закреплен свой пакет документации, которым он пользуется в повседневной работе и за хранение которого несет ответственность. Со временем срок действия деловых бумаг истекает, и они подлежат передаче в архив на хранение.

Другая ситуация, при которой может возникнуть необходимость оформления передачи бумаг — перемещение их из одного отдела в другой. Наконец, третья ситуация передачи бумаг — должностное лицо, отвечающее за данный пакет документации, может уволиться или перейти на другую должность. В таком случае, возникает необходимость оформления передачи бумаг от одного лицу другому.

Во всех перечисленных выше случаях законодательство требует составления акта прием-передачи. Наличие всех положенных реквизитов, а именно, подписей лиц, осуществляющих сдачу и прием деловых бумаг и подписей членов комиссии, если таковая будет создана, являются необходимым атрибутами акта, обеспечивающими его юридическую силу.

Требование составления акта не является жестким для всех случаев передачи бумаг. Акт обязателен, если передаются товарно-материальные ценности или бланки строго учета. В остальных ситуациях акт составляется по обоюдному желанию сторон. Обычно это делается с целью придания данной процедуре юридического статуса.

Читайте также по теме:

В каких случаях применяется акт приема-передачи

Ниже перечислены ситуации, в которых необходимо составление акта прием-передачи:

  • передача пакета деловых бумаг от одного сотрудника другому;
  • перемещение деловых бумаг внутри организации (из одного подразделения в другое);
  • передача товарно-материальных ценностей;
  • сдача документов на хранение в архив;
  • передача деловых бумаг в случае смены организацией делового статуса.

Следует отметить, что приведенный выше перечень не является исчерпывающим.

Рассмотрим более детально особенности оформления передачи документации в каждом случае.

Оформление архивного хранения

Порядок передачи бумаг в архив регламентируются соответствующими правилами и нормативными актами. Во многих организациях имеется в наличии свой собственный архив и сотрудник, отвечающий за его работу. Этот же сотрудник осуществляет прием документов на хранение и подписывает акт приема-передачи.

Справка

Следует обратить внимание, что особенность подготовки деловых бумаг для передачи в архив зависит от срока их предполагаемого хранения. Так, обязательному прошиванию и нумерации подлежат дела со сроком хранения более 10 лет, а дела со сроком хранения менее 10 лет можно оставить в скоросшивателях.

Оформление ликвидации, реорганизации или продажи фирмы

Процедура оформления ликвидации и процедура оформления реорганизации или продажи несколько отличаются. В первом случае часть документов фирмы должна быть передана на хранение в муниципальный или государственный архив. Государственная система делопроизводства регламентируется своими собственными стандартами, соблюдение которых обязательно при оформлении ликвидации фирмы.

В случае же оформления реорганизации или продажи предприятия необходимо создание двусторонней комиссии, в которую должны войти представители обеих компаний.

Оформление смены руководства или учредителя

В случае смены руководства или учредителя предприятия вся числящаяся за ним документация должна быть передана новым должностным лицам. Прежде всего, это учредительные документы компании и печать. Процедура приема и передачи проводится в присутствии специально созданной комиссии.

В том случае, если новый руководитель фирмы уже назначен, то вся документация передается ему, если же нового руководителя пока нет, то ответственность за сохранность учредительных документов и печати возлагается на комиссию по приему и передаче.

Оформление увольнения должностного лица

Данный случай является самым распространенным и его оформление обычно не вызывает затруднений. Перед увольнением должностное лицо, ответственное за хранение бумаг, составляет акт приема-передачи, который подписывается им самим и новым должностным лицом.

Оформление передачи конкурсному управляющему

Арбитражный управляющий принимает и ведет дела организации в случае оформления процедуры банкротства. Он осуществляет все операции по работе с деловыми бумагами фирмы вплоть до ее полного закрытия. После этого документация компании передается на государственное хранение в соответствующем архивном учреждении.

Форма акта приема-передачи документов

Правила составления

Процедура передачи документов осуществляется при обязательном присутствии как передающего, так и принимающего должностного лица. Если данная процедура предполагают наличие специальной комиссии, то обязательно должны присутствовать все ее члены.

Каждая бумага должна быть проверена на полноту и правильность оформления и зафиксирована в акте. Принимающая сторона должна произвести подсчет всех единиц передаваемого пакета документации. В том случае, если имеется в наличие комиссия, то подсчет осуществляют ее члены.

Порядок оформления

На законодательном уровне не закреплен единый стандарт оформления акта приема-передачи. Это означает, что каждая компания может оформлять его по-своему. Однако ряд пунктов этот документ должен содержать в обязательном порядке:

Преамбула содержит информацию о лице, сдающем документы и лице, осуществляющих их прием, а также список лиц, входящих в состав комиссии, если таковая была создана.

Основная часть акта содержит перечень всех документов и сведения об их количестве.

Подписи всех лиц, участвующих в процедуре.

Сам текст акта может быть составлен в процессе осуществления ручного подсчета бумаг. Другой вариант — сначала готовится черновик, в нем дается список всех единиц подсчета, а уже потом указывается их число, документ перепечатывается и его подписывают обе стороны и все участники комиссии.

Читайте также:  Дефлятор ввп: формула

Структура и содержание

Как правило, акт составляется на фирменном бланке компании, где уже указано ее полное наименование. Далее следует подробное название документа, например, «Акт приема-передачи документов юридического отдела».

Следующим пунктом указывается место проведения процедуры и дата составления акта. Далее перечисляются все лица, принимающие участие в передаче, а потом — общий перечень передаваемых документов.

Удобнее всего оформить данный перечень в виде таблицы:

Оформление бумаг, подлежащих передаче

Существующие правила делопроизводства регламентируют порядок подготовки и оформления бумаг, подлежащих передаче. Законченные и закрытые дела должны быть прошиты и пронумерованы. Первой страницей такого дела является опись всех документов, входящих в папку.

Незаконченные дела должны быть разложены по папкам, в которых бумаги организуются в хронологическом порядке. Если это предусмотрено правилами, то бумаги должны быть снабжены необходимыми реквизитами: датой и регистрационным номером.

Прием и передача бухгалтерских документов

Для обеспечения надлежащего порядка приема и передачи бухгалтерских документов необходимо иметь точный перечень всех бумаг, имеющихся в наличии.

Справка

Согласно общему правило, такой перечень содержится в номенклатуре дел предприятия или прописывается в его учетной политике.

При осуществлении передачи бухгалтерской документации, необходимо сразу определить, входят ли в ее состав бланки строгой отчетности. В силу того, что данный вид бумаг является материальной ценностью, факт их передачи лучше всего оформить отдельным актом. Важно при этом, чтобы в данной процедуре принимала участие специально созданная комиссия.

Кадровые документы при подготовке к передаче удобнее всего группировать по видам и срокам хранения. Например, все бумаги, которые должны храниться более 75 лет, должны быть собраны в один блок, а все остальные — в другой.

В целях оптимизации дальнейшей работы, можно отдельно сгруппировать все бумаги, которые в дальнейшем будут уничтожены. Например, приказы по кадровой работе хранятся от трех до пяти лет. Их передачу можно оформить отдельным актом. Также отдельным актом оформляются передаваемые чистые бланки трудовых книжек.

Особого внимания требует осуществление передачи учредительных документов, поскольку они являются основными документами компании.

Передачу гербовой печати компании можно также оформить отдельным актом.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211032-qqq-17-m8-akt-priema-peredachi-dokumentov

Акт приема-передачи документов – правила и порядок составления

В ходе хозяйственной деятельности в организации образуется большое количество документов.

Каждое должностное лицо в своей работе пользуется определенным пакетом, которые у него хранятся и за которые он отвечает.

Но каждый документ имеет срок хранения. По истечении, которого он подлежит сдаче на хранение. Также бывают случаи, когда бумаги нужно передать от одного работника к другому, либо переместить из одного структурного подразделения в другое.

Назначение и законодательное регулирование использования данного акта

Скачать бланк и образец Акта приема-передачи документов.

При перемещении любых документов должен составляться акт приема – передачи, который фиксирует факт передачи документов от одного работника к другому, либо сдачу в архив на хранение.

Этот документ имеет юридическую силу при наличии всех положенных реквизитов, главными из которых являются подписи сдающей и принимающей стороны, а также комиссии при ее наличии.

Законодательство обязывает составлять акт только в нескольких случаях. Основной, это передача товарно-материальных ценностей и бланков строгого учета.

В прочих случаях акт составляется по желанию сторон, что бы придать процедуре юридический статус.

Когда он применяется

Акт приема передачи документов желательно составлять в следующих случаях:

  • перемещение документов из одного структурного подразделения в другое;
  • передача документов от одного должностного лица другому;
  • передача товарно-материальных ценностей;
  • передача документов при смене юридического статуса компании.

Этот перечень не является исчерпывающим.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы:

  • для регистрации ИП
  • регистрации ООО

Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн.

  • Ведение бухгалтерии для ИП
  • Ведение бухгалтерии для ООО

Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН, ЕНВД, ПСН, ТС, ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Особенности процесса в различных ситуациях

Архивное хранение

В данной ситуации оформление документов зависит от того куда они сдаются на хранение. В большинстве организации имеется свой архив и лицо ответственное за него.

Дела долгого срока хранения должны быть прошиты и пронумерованы. Документы со сроком хранения менее 10 лет допускается хранить в скоросшивателях.

Лицо, сдающее документы на хранение сдает их по акту ответственному за архив лицу.

Ликвидация, реорганизация, продажа предприятия

При ликвидации организации создается комиссия, которая в том числе отвечает за передачу дел на хранение в государственный архив. Это довольно трудоемкая работа, поскольку в государственной системе делопроизводства есть свои стандарты, которые обязательно должны быть выполнены для приема дел на хранение.

При продаже и реорганизации, комиссии образуются с двух сторон. Это может быть и одна комиссия, но в нее обязательно должны входить представители обеих сторон.

Смена директора, учредителя

При смене руководителя и учредителя организации создается комиссия по приемке-передаче всей числящейся за ним документации.

Как правило, это учредительные документы и печать организации. Если уже назначен новый руководитель, то все дела передаются ему, если же нет, то ответственность за сохранность этих документов несет комиссия.

Увольнение сотрудника

Самый распространенный и в то же время самый простой случай, когда составляется акт приема – передачи дел, это увольнение должностного лица и передача всей его документации другому.

Передаче конкурсному управляющему

При процедуре банкротства любой организации назначается арбитражный управляющий, который и ведет все дела до полного закрытия компании. Документы в этом случае должны быть переданы на хранение в государственный архив.

Правила составления

Передача документов производится в присутствии передающего и принимающего должностного лица. Если есть комиссия, то в присутствии всех членов комиссии.

Каждый вид документов пересматривается на полноту и соответствие заполнения и записывается в акт. Подсчет производит, как правило, принимающая сторона. Если при приемке-передаче присутствует комиссия, то подсчетом занимаются члены комиссии.

Порядок оформления

Законодательство не устанавливает форму акта приемки – передачи документов. Но в практике делопроизводства сложилась определенная форма данного документа.

Основные реквизиты акта приема-передачи:

  • наименование организации;
  • наименование документа;
  • дата и место составления;
  • вводная часть, в которой указывается лицо сдающее документы, лицо, их принимающее и состав комиссии при ее наличии;
  • перечень документов с указанием числа;
  • подписи всех участвующих в приемке-передаче.

Акт составляется либо непосредственно в процессе подсчета вручную, либо сначала составляется черновик, который затем перепечатывается и подписывается всеми членами комиссии.

Структура и содержание

Акт может составляться на бланке организации, где вверху указывается полное наименование организации.

Затем идет наименование акта, например акт приема-передачи документов отдела кадров.

Ниже ставится дата и место составления акта.

Далее идет основная часть акта, указываются все участвующие стороны.

Для перечисления документов лучше составить таблицу, в которой предусмотреть колонки для наименования документов, их количества, желательно предусмотреть колонку для примечаний.

Оформление передаваемых документов

Перед передачей документы должны быть оформлены согласно правилам делопроизводства. Дела, которые уже закончены должны быть сшиты и пронумерованы, первой страницей должна идти опись.

Все прочие документы должны быть сформированы в папки и дела, распределены в хронологическом порядке и иметь все необходимые реквизиты, такие как дата и номер при необходимости.

Нюансы составления для различного вида бумаг

Для того, что бы правильно осуществить процесс приема-передачи документов, прежде всего нужно знать, какие документы должны быть в наличии, в том или ином случае.

Как правило, они должны быть прописаны в номенклатуре дел, либо в учетной политике организации.

Для бухгалтерского делопроизводства

Передавая бухгалтерские документы от одного лица другому нужно учитывать, имеются ли среди них бланки строгой отчетности.

При их наличии и передаче лучше составлять отдельный акт, поскольку они являются материальной ценностью, также желательно, чтобы их передача осуществлялась комиссией, а не только принимающей и передающей стороной.

Для кадровых документов

При передаче кадровых документов их лучше скомпоновать по наименованию и срокам хранения, то есть те документы, которые подлежат хранению 75 и более лет складываются отдельно, все прочие отдельно.

В процессе приемки-передачи также можно отобрать документы подлежащие уничтожению, к ним относятся, например приказы по кадровой работе, которые хранятся от 3 до 5 лет. Эти документы можно занести в отдельный акт.

Чистые бланки трудовых книжек лучше передать отдельным актом, как материальные ценности.

Учредительные и правоустанавливающие

Основными документами любой организации являются учредительные документы, поэтому их передача должна осуществляться с особой тщательностью.

Отдельное внимание при передаче таких документов нужно уделить гербовой печати.

Порядок передачи бумаг в государственный архив при ликвидации предприятия рассмотрен в следующем видео сюжете:

Источник: http://www.DelaSuper.ru/view_post.php?id=11001

Образец акт приема передачи документов

В делопроизводстве возникают ситуации, когда необходимо передать документы, для чего и составляется специальный акт. Его целевая направленность — снятие ответственности с сотрудника, которому предстоит принять задокументированную работу. Также это дает возможность с максимальной достоверностью оценить положение дел в определенный момент времени.

И хотя в составлении нет ничего сложного, нельзя недооценивать важность и необходимость его оформления.

В дальнейшей работе без него в некоторых случаях доказать сам факт передачи важной информации от одной стороны к другой бывает практически невозможно.

Бумага имеет юридическую силу, а, значит, в случае возникновения спорных моментов, именно она будет являться официальным документом, с которым придется считаться любым судебным инстанциям.

При передаче другому лицу

Акт приема-передачи является подтверждением того факта, что передача от одного физического лица к другому, или от юридического лица другому юридическому лицу через их официальных представителей, состоялась.

Перечисленную ниже информацию следует указать в акте при передачи документов другому лицу:

  • порядковые и серийные номера;
  • содержание;
  • количество страниц;
  • количество экземпляров;
  • наличие оригиналов или копий и т.д.

Такая скрупулезность при оформлении необходима для возможности отличить по различным признакам любые другие подобные бумаги.

При смене генерального директора

Акт приема-передачи документов при смене гендиректора оформляется после того, как издан указ о его смене, а данные о проделанных изменениях отправлены в налоговую службу, или после подготовки протокола собрания учредителей о смене на руководящем посту организации. Данная бумага оформляется секретарем, подписывается уже бывшим и будущим директорами, а также председателем общего собрания учредителей.

Читайте также:  Доходы будущих периодов в балансе. это что?

При увольнении главного бухгалтера

Акт приема-передачи документов при увольнении главного бухгалтера составляется в любой произвольной форме и обязательно в двух экземплярах, поскольку один из них сохраняется в самой организации, а второй должен быть передан уже бывшему главному бухгалтеру.

В нем непременно указывается следующая информация:

  • дата, когда происходит передача бумаги;
  • наименование и реквизиты;
  • подробная информация об отсутствующих бумагах и обнаруженных расхождениях в учетных данных.

От старого руководителя новому

В таком случае следует указать следующую информацию и данные:

  • все учредительные документы организации;
  • не сданные в бухгалтерию оставшиеся учредительные бумаги;
  • управленческая отчетность.

При реорганизации ООО

При составлении в процессе реорганизации ООО не существует какого-либо установленного образца.

В данном конкретном случае все оформляется в свободной форме, поскольку основное в нем — констатация факта перехода всех прав ООО к правопреемнику.

Обязательное условие к оформлению — утверждение лицами, которые приняли решение о его реорганизации. Стандартный образец акта приема-передачи при реорганизации ООО включает следующие обязательные разделы:

  • наименование;
  • дата его оформления;
  • перечень передаваемого имущества;
  • подписи участвующих сторон;
  • отметки об утверждении.

При продаже фирмы

При продаже уже готовой фирмы данная бумага играет очень важное значение, так как вместе с продажей к новому руководству переходит ответственность за сохранность всех имеющихся бумаг, а также печати действующего предприятия.

Образец акта приема передачи документов

Хотя в большинстве ситуаций он может быть составлен в произвольной форме, существуют и действующие образцы, по которым они должны быть составлены.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(5

Источник: https://law-pravda.ru/obrazcy-dokumentov/akt-priema-peredachi-dokumentov.html

Акт приема-передачи документов

Акт – свидетельствующий документ о свершившемся факте или событии, который составляется несколькими сторонами. Для его составления предусматривается унифицированная форма, которая подтверждается нормативными актами. Соблюдение этой формы заполнение обязательно. Ниже представлен шаблон на акт приема-передачи документов и образец заполнения.

Помимо вышеупомянутой унифицированной формы, также необходимо придерживаться порядка и правил составления, требуемых министерством, которое предоставляет соответствующий инструкции. Ниже представлен пример заполнения акта о передаче документов.

Образец акта приема-передачи документов

Образец акта приема-передачи документов

Скачать образец акта приема передачи документов в формате doc

Заполненный акт о приеме-передачи документов подтверждает факт приема-передачи документов как свершившееся событие. Акт приема-передачи документов относится в категорию официальных документов. Он имеет юридическую силу.

Этот акт будет служить основанием и частью для всякого договора. В момент подписания тех или иных документов официального соглашения, стороны составляют акт приема-передачи документов.

В нем запротоколированы все принятые или выданные документы.

В акте точно перечисляется наименование документов, количество копий и дополнительные сведения, требующие приема-передачи. В некоторых ситуациях достаточно наличие копий или оригинала. По такому принципу должна передаваться абсолютно любая документация, имеющая официальный статус.

Передача может выполняться в обратном направлении если обнаружились документы, не представленные или в случае их утери или иных причин. Передача выполняется только по заявлению установленного образца.

В акте указывается дата передачи, куратор, выполняющий роль по приему-передачи документов и другая важная информация.

Правила заполнения

Чтобы заполнить акт о приеме и передаче документов не нужно особых знаний и дополнений, даже со стороны делопроизводства он оформляется по определенной форме. Для моделирования ситуации ниже берётся акт приёма-передачи между двумя предприятиями.

  • Первым делом прописывается полное название и назначение составляемого документа, его суть;
  • После этого должен быть указан город, в котором был составлен акт, а также фактическая дата;
  • Потом указывается стандартная информация о стороне, передающей документацию: нужно обязательно выделить организационно- правовую форму (ООО, ЗАО, ИП и прочие), данные от ответственном лице, подписывающем документы, это могут быть как представители совета директоров, так и сотрудники, наделённые полномочиями для подписания соответствующей документации. Для второго случая должен быть указан номер приказа/удостоверения, на основании которого предоставляются эти полномочия, а также ФИО данного сотрудника пишется полностью;
  • После такие же сведения предоставляются и о второй организации, это те же пункты: форма и название предприятия, должности ответственных лиц, их личные данные или информация об ответственных лицах.
  • Когда все данные о сторонах внесены, должны быть подробно прописаны передаваемые документы. Обычно акты составляют, когда передаваемые документы имеют особую ценность или же в случае большого количества документации, поэтому лучше заранее оформлять все данные в табличном варианте.

Таблица составляется из следующих столбцов:

  1. Первый из них содержит порядковые номера для данного документа.
  2. Во втором должно быть наименование (пишется полностью).
  3. В третьем фактическая дата.
  4. В четвёртом порядковый номер, передаваемой бумаги в системе внутреннего документооборота организации.
  5. Пятый столбец предусмотрен для указания вида бумаг: оригинал или копия, для копий также подписывается заваренная она или нет.
  6. В шестом столбце информируют о количестве целых листов в обмениваемом документе.

Таблица не ограничена определенной информацией, можно добавлять пункты по усмотрению обеих сторон. Внизу указывается количество имеющихся экземпляров данного акта, а также сколько из них находятся у заинтересованных сторон и еще ниже должны быть проставлены заверяющие подписи обоих предприятий-фигурантов.

Источник: https://ru.FaceBusinessman.com/obraztsy-dokumentov/akty/akty-priyema-peredachi/akt-priema-peredachi-dokumentov.html

Образец простого акта приема — передачи документов — самая полная информация

Здравствуйте, уважаемые подписчики! Я часто слышу, что после увольнения бывшие работодатели предъявляют претензии к своим сотрудникам. То они не могут найти документ, то не нравится заполнения и так далее.

Для того, чтобы обезопасить себя, обязательно, при увольнении нужно составить акт приема-передачи документов. Сегодня в статье я расскажу о том, как правильно составить этот акт и не допустить основных ошибок.

Будьте внимательны, следуйте основным правилам и работодатели не смогут вам ничего предъявить.

Акт приема-передачи бухгалтерских документов

Акт приема-передачи документации относится к официальным документам с юридической силой, которые являются обязательной частью любого договора. Если в результате официального соглашения стороны подписывают какие-либо документы, то, соответственно, составляется акт приема-передачи документов, который является запротоколированным перечнем документов.

Обязательно указывается наименование документов, подлежащих передаче, количество экземпляров и прочие существенные параметры, например, передается копия или оригинал. Таким образом официально передается любая документация.

Передача назад осуществляется по заявке установленного образца, в которой указываются наименования переданных и не представленных документов (в случае, если часть была утеряна или не может быть представлена по иным причинам). Может быть указана должность лица, уполномоченного на проведение проверки, дата передачи и другая информация.

Источник: http://btimes.ru/documents/acts/akt-priema-peredachi-dokumentov

Опись и учет передачи учредительных документов другому лицу

Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:

  • документы регламентированного кадрового и бухгалтерского учета;
  • договорные документы;
  • учредительные и корпоративные документы;
  • внутренние организационные документы;
  • документы в ходе взаимодействия с госорганами и контрагентами компании.

Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).

Порядок передачи документов по описи при увольнении и прочих случаях

На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов, образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:

  • № п/п,
  • Наименование документа,
  • Количество листов в документе,
  • Уточняющие сведения.

Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов.

Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.

Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel.

Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом .

Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов.

Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр. Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:

  • наименование документа;
  • номер, дата и место составления;
  • перечень передаваемых документов, их количество и тип – оригинал либо копия;
  • наименование юридических лиц, ФИО сторон акта;
  • подписи ответственных лиц, печати.

Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.

К чему приводят неучтенные документы?

Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости их восстановления.

Источник: http://you-right.ru/stati/dela-yurlic/opis-i-uchet-peredachi-dokumentov

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи. Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п.

Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным доказательством по гражданскому делу.

Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

05 марта 2017 г.                                                                              г. Ульяновск

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

от 01 февраля 2017 г.

Источник: http://blognalog.com/uchet/obrazets-prostogo-akta-priema-peredachi-dokumentov-samaya-polnaya-informatsiya.html

Ссылка на основную публикацию