Универсальный передаточный документ вместо товарной накладной

Оформление универсального передаточного документа. Может ли он использоваться вместо товарной накладной?

ГлавнаяЗащита прав потребителейТорговля и товарыНакладнаяВиды накладныхОформление универсального передаточного документа. Может ли он использоваться вместо товарной накладной?

Любой процесс экономической, хозяйственной деятельности организации подлежит документальному подтверждению. Для сопровождения каждого такого процесса был разработан свой официальный бланк. Многие из таких образцов дублировали друг друга.

При это информация в одном документе могла противоречить данным другого. Бухгалтерия при этом обязана была следить, чтобы все документы были в порядке и информация в них не искажала действительность.

Это навело на мысль создать один универсальный образец, который бы заменил многие другие ценные бумаги бухгалтерского учетного дела.<\p>

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Что это такое, вместо каких документов может использоваться?

УПД – расшифровывается как универсальный передаточный документ. Создан для выполнения разных функций, в частности для уменьшения издержек обработки бумажной бухгалтерии.

УПД действует активно и используется в документообороте разных организаций. Его ввела и узаконила Федеральная налоговая служба (ФНС) письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96.

Отличия УПД от накладных:

  • Разница УПД и товарной накладной (ТОРГ-12) — в том, что УПД содержит помимо перечисления товара, цены на каждый товар, общей суммы еще и данные по НДС, таможенной декларации и страну происхождения товара.
  • От товарно-транспортной УПД отличается отсутствием транспортной составляющей документа.

Когда оформляется?

Для упрощения документооборота разработана единая форма универсального передаточного документа. УПД может быть использован как организациями, так и индивидуальными предпринимателями. Его применение возможно при любой системе налогообложения.

УПД оформляют при:

  • поставке товаров, услуг или выполнении работ;
  • передаче имущественных прав пользования.

Преимущества использования:

  • уменьшение документооборота;
  • единый стиль и форма оформления разных бухгалтерских учетных документов таких, как ТОРГ-12, М-15, акты передач, ТТН;
  • сокращение времени на оформление, обработку, проверку всех видов документов, когда есть единая форма;
  • единый документ снижает риск расхождения в цифрах и реквизитах между документами по одной экономической сделке;
  • уменьшение расходов на бумагу, на место для хранения в архиве.

Заменяет ли счет-фактуру, товарную накладную ТОРГ-12 и транспортную (ТТН)?

Рассмотрим, заменяет собой универсальный передаточный акт товарно-транспортную накладную (ТТН) или нет, что лучше – УПД или ТОРГ-12, и нужна ли транспортная накладная, если есть универсальный документ.

УПД не заменяет транспортную накладную, так как в нем нет строк, относящихся к транспорту, имеющихся во втором документе. Транспортная накладная нужна для сопровождения перевозки товара.

УПД не может заменить ТТН, если договором предусмотрена отгрузка товара на склад покупателя автомобильным транспортом.

Товарно-транспортная накладная по форме N 1-Т оформляется при любом раскладе независимо от того, кто доставляет товар: покупатель, продавец или наемный грузоперевозчик, нанятый любой из сторон договора.

УПД может заменять счет-фактуру, так как основная часть сформирована по ее образу и подобию и содержит все необходимые данные.

Помимо обязательных реквизитов счет-фактуры, перечисленных в пункте 5 и пункте 6 статьи 169 НК РФ, УПД содержит обязательные данные первичного учетного документа, узаконенные части 2 статьи 9 Закона N 402-ФЗ.

Как составляется универсальный передаточный документ?

УПД был разработан на базе счет-фактуры, поэтому включает в себя следующие данные:

  • порядковый номер и фактическая дата составления;
  • данные о продавце и покупателе (наименование организации, юридический адрес, инн/кпп);
  • наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя;
  • идентификатор государственного контракта, договора, на основании которого проведена сделка;
  • фамилия и инициалы (имя, отчество), должности и подписи, совершивших хозяйственную операцию (продажа товара/услуги) и ответственных за ее оформление;
  • строка «к платежно-расчетному документу» ( заполняется, если был получен аванс);
  • наименование товара/услуги;
  • единица измерения товара/услуги (кг, литр и другое);
  • количество товара/услуги;
  • стоимость единицы продукта/услуги;
  • валюта, в которой ведется расчет;
  • данные по акцизу, если это акцизный продукт;
  • налоговая ставка;
  • итоговая сумма облагаемого налога;
  • итоговая стоимость всех поставленных товаров/услуг;
  • страна происхождения товара, если это предмет сделки;
  • номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

УПД содержит всю необходимую информацию:

  1. название «Универсальный передаточный документ»;
  2. реальное время составления;
  3. название организации (фирма, ИП, другое);
  4. вид деятельности (продажа товара/услуги);
  5. количественная характеристика (единица измерения);
  6. должностные лица с указанием фамилий, ответственные за выполнение работ, услуг, перевозку товара и их подписи;

Если УПД имеет «статус 1» и выполняет функции счет-фактуры и первичного учетного документа, то все графы должны быть заполнены.

Если УПД имеет «статус 2» и выполняет функции только первичного учетного документа, заполнение всех пунктов не обязательно.

В частности не подлежат заполнению:

  • налоговая ставка;
  • данные по акцизу;
  • строка «к платежно-расчетному документу»;
  • страна происхождения товара;
  • номер таможенной декларации (если продукт иностранного происхождения).

Количество экземпляров

Документ распечатывается в двух экземплярах, как и вся первичная документация.

Первый экземпляр остается у продавца с подписью и печатью покупателя, подтверждающие факт получения услуги или товара, второй экземпляр вручается покупателю. По запросу покупателя количество экземпляров можно увеличить.

Постановка подписей

Официально шаблон УПД имеет 5 граф для подписания документа со стороны продавца. Но не все поля в обязательном порядке нужно подписывать. Если он используется, только в статусе первичной документации, то достаточно двух подписей: от руководителя организации и главного бухгалтера.

Если УПД используется как замена ТОРГ-12 и счет-фактуры, то будут еще подписи лица, совершившего отгрузку товара, подпись лица, ответственного за оформление факта хозяйственной жизни, со стороны продавца. Также будут подписи со стороны покупателя: лица, получившего товар и ответственного за хозяйственную часть.

Постановка печати

В УПД есть обозначение М.П. (место печати), что предполагает за собой постановку печати. Но постановка печати в счет-фактурах всегда была не обязательной. Поэтому при подаче бумаг в ФНС без печати, это не будет считаться ошибкой. Отсутствие печати не является поводом для отказа в вычете НДС и подтверждения расходов в целях налогообложения.

Итак, универсальный передаточный документ значительно упростил работу бухгалтерии. Теперь нет необходимости сличать товарную накладную и счет-фактуры на предмет различий и разногласий, уменьшилось количество бумаг для проверки. Появление единого образца, заменяющего передаточный документ и счет-фактуру, существенно упростило работу службы бухгалтерии.

Источник: https://pravo.guru/zzp/torgovlya-i-tovary/nakladnaya/vidy-n/universalnyj-peredatochnyj-dokument.html

ТОРГ-12 уже не нужна или как использовать УПД – Mindcore

29.10.2015

Согласно письму Федеральной налоговой службы России от 21 октября 2013 года № ММВ-20-3/96@, налогоплательщикам предоставлено право на использование новой формы учетного документа – Универсальный передаточный документ (далее УПД), который заменяет счет-фактуру и налоговую накладную (акт). Также представлены пояснения по порядку заполнения и перечень операций, для которых может использоваться УПД.

Стоит отметить, что среди бухгалтеров возможность использования УПД вызвала определенные опасения и разногласия, это связано с тем, что Налоговый кодекс РФ не содержит такой нормы. Напротив, согласно статье 169 НК РФ основанием для принятия к вычету НДС служит счет-фактура.

Давайте рассмотрим все за и против использования УПД.

Для чего разработан универсальный передаточный документ

Потребность в едином документе, который позволил бы сократить время и снизить издержки на обработку информации, возникла достаточно давно. Но с правовой точки зрения его разработка и применение стала возможным только с 2013 года, когда Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» было отменено обязательное применение унифицированных форм первичных документов.

Вслед за отменой унифицированных форм Федеральной Налоговой Службой была представлена новая форма единого документа – Универсальный передаточный документ.

Основой для его разработки послужила установленная форма счета-фактуры, в которую были добавлены реквизиты, обязательные для других наиболее часто используемых форм первичных документов: товарной накладной ТОРГ-12, накладной на отпуск материалов на сторону № М-15, актов о приеме-передаче объектов основных средств (кроме зданий и сооружений) № ОС-1 и № ОС-1б, ТТН. При этом была полностью исключена повторяющаяся информация.

УПД соответствует всем установленным правилам, предъявляемым к первичным учетным документам, соответственно покупатель имеет право признавать расходы на его основании, а также данная форма документа может быть основанием для принятия к вычету НДС.

Применение универсального передаточного документа

УПД могут использовать предприятия на любой системе налогообложения. Так, к примеру, предприятия перешедшие на спецрежим (УСН, ЕСХН) могут использовать УПД, как первичный документ для подтверждения расходов.

В приложении 2 к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@ обозначены следующие операции, для оформления которых может использоваться УПД, а именно:

  • факты отгрузки товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей товара покупателю;
  • факты отгрузки товаров с транспортировкой и передачей товара покупателю;
  • факт передачи имущественных прав;
  • факты передачи результатов выполненных работ;
  • подтверждение фактов оказания услуг;
  • подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

Во всех перечисленных случаях отдельно выставлять счет-фактуру при отгрузке товаров не нужно.

Стоит отметить, если вы решили использовать УПД для целей бухгалтерского и налогового учета, то вам необходимо отобразить данное решение в учетной политике вашего предприятия, а также утвердить форму УПД, которую вы будет использовать.

Важно знать, что нет потребности полностью переходить на использование упрощенного документа, для одного договора, который предполагает несколько поставок, можно составлять как традиционный пакет документов (счет-фактуру, акт, накладную), так и УПД. Кроме того вам не обязательно сообщать об этом покупателю, а тот, в свою очередь, не вправе требовать от вас выставить счет-фактуру вместо УПД.

В случае если в договоре поставки обозначен перечень документов, который должен быть составлен при отгрузке товаров или услуг, вам достаточно составить дополнительное соглашение к договору, в рамках которого прописать условия применения УПД.

Статус УПД. В каких случаях используется тот или иной

Форма универсального документа имеет поле «Статус», которое заполняется налогоплательщиком, в зависимости от назначения УПД.

Статус 1 означает, что предприятие использует УПД одновременно как первичный документ и счет-фактуру.

Статус 2 означает, что предприятие применяет УПД, только как первичный документ для оформления хозяйственных операций.

Стоит отметить, что реквизиты УПД заполняются в соответствии с выбранным статусом.
Если выбран первый статус, то согласно требованиям к первичным документам (ст. 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ), а также к счетам-фактурам ( п. 5, 6 ст. 169 НК РФ), к заполнению обязательны все реквизиты.

Если выбран Статус с кодом 2, то достаточно заполнить только те реквизиты, которые обязательны для накладной (акта). Соответственно, продавец вправе оставить пустыми часть данных в УПД, а именно:

  • строку 5 «К платежно-расчетному документу»;
  • графу 6 «В том числе сумма акциза»;
  • графу 7 «Налоговая ставка»;
  • графы 10 и 10а «Страна происхождения товара» (цифровой код и краткое наименование);
  • графу 11 «Номер таможенной декларации».

Сразу хотим обратить ваше внимание, что поле «Статус» носит сугубо информационный характер. Фактический статус определяется наличием или отсутствие в УПД обязательных показателей первичных документов и счетов-фактуры. Ввиду чего, регистрации в книге покупок и продаж подлежат УПД даже со статусом 2, если в нем заполнены абсолютно все реквизиты.

Несколько преимуществ использования УПД

  • Использование универсальных передаточных документов значительно сокращает документооборот. УПД можно использовать для нескольких целей: НДС, налога на прибыль и бухгалтерского учета.
  • Единый стиль для документов всех видов продаж (ТОРГ-12, М-15, акты № ОС-1 и № ОС-1б, ТТН).
  • Сокращение времени на оформление и проверку документов. Нет необходимости оформлять большой пакет бухгалтерской документации, достаточно заполнить один общий документ.
  • Сокращение рисков, связанных с расхождениями между накладной и счетом-фактурой.
  • Сокращение расходов на обмен (передачу), хранение и учет первичных документов.

В заключение, можем с уверенностью сказать: УПД – достойная альтернатива целому ряду оформляемой контрагентами бухгалтерской документации.

А вот использовать в своей деятельности или нет – выбор остается за каждым из вас.

Источник: http://Mindcore.ru/bez-rubriki/torg-12-uzhe-ne-nuzhna-ili-kak-ispolzovat-upd.html

Счет-фактура, накладная и акт — все в одной форме УПД

Что такое универсальный передаточный документ и можно ли его использовать вместо товарной накладной — об этом пойдёт речь в данной статье.

Поскольку процесс ведение предпринимательской деятельности и процесс подачи отчетности в налоговую не отличается простотой, для упрощения этого процесса была введена специальная единая форма.

Благодаря ей можно упростить не только отчетность, но и взаимоотношения поставщика услуг и заказчика, благодаря универсальности и удобному формату нового документа.

Что это такое

Дорогие читатели!

Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. Если вы хотите узнать,

как решить именно Вашу проблему — звоните по телефонам:

8 (499) 703-15-47 — Москва
8 (812) 309-50-34 — Санкт-Петербург

или если Вам так удобнее, воспользуйтесь формой онлайн-консультанта!

Все консультации у юристов бесплатны.

УПД, официальный документ, утвержденный налоговой службой, который содержит в себе основные реквизиты предприятия и другие данные необходимые для составления отчетности.

Он служит основой для ведения всего бухгалтерского учета предприятия, по нему происходит списание затрат по налогу на доходы, а также вычисляется льгота по налогу добавочной стоимости.

Для предприятия универсальный документ такого плана является отличным решением для правильного и своевременного заполнения бумаг финансового учета первоочередной значимости.

Примите во внимание: УПД — это только рекомендуемая форма подачи отчетности, и работники налоговой не имеют права вам ее навязывать. Пользоваться этим документом вы можете только по собственному решению. Но, как показывает практика, использовать его удобнее и надежнее, в отличие от собственных документов подобного формата.

Данный бланк утвержден официальными государственными органами, его можно применять во всех случаях, предвиденных налоговым кодексом, а именно вместе с первичными бумагами и счетами-фактурами.

УПД будет актуален в следующих случаях:

  • для определения результатов деятельности предприятия;
  • во время передачи прав владельца на определенное имущество;
  • после оказания предприятием любых услуг или проведения работ;
  • после выгрузки продукции.

Также, поскольку УПД содержит всю информацию, что вносится в счет-фактуру, является ее дубликатом и содержит информацию которая вносится во все первичные документы, его наличие не может быть причиной для отказа по вычету НДС.

Как перейти на УПД

Выполнить переход бухгалтерии на учет по УПД не так сложно, как может показаться на первый взгляд.

В соответствии с существующим законом об бухгалтерском учете, для того чтобы утвердить форму первичного документа, необходимо лишь согласие директора – он может сделать это отдельным приказом.

Проблем в налоговой при этом возникнуть не должно, поскольку государство заинтересовано в переходе предприятий на упрощенную форму подачи отчетности по единому бланку.

Обратите внимание: проблемы с переходом могут возникнуть у тех предприятий, которые имеют какие-либо строго определенные формы первичных документов. В этом случае вопрос нужно урегулировать отдельным пунктом договора.

Скачать пустой бланк УПД можно здесь:

в формате Exel;

в формате Word.

Образец заполнения УПД в формате Word можно скачать бесплатно здесь.

Образец заполнения данного документа в формате excel выполнить непросто, но вы можете скачать бесплатно вариант его заполнения на официальном бланке,

На данном сайте https://service-online.su/forms/buh/upd/ можно в режиме онлайн заполнять бланк УПД и распечатывать его. Вам стоит учитывать, что онлайн формы сдачи материала на данный момент не разработано, и подается документ в бумажном виде.

Поговорим о расшифровке, правилах и особенностях заполнения, куда нужно вводить числа и код товара:

Во время работы с документом вам стоит обратить внимание на окно в верхней его части, где определяется его статус. 1 (единица) значит, что УПД является передаточным актом и счет-фактурой, а 2 (двойка) означает первичный акт. Эти обозначения могут применяться в учреждениях как пользующихся НДС, так и в тех, что от него освобождены.

Приведем пример заполнения для компании с НДС. В начале нужно вписать номер документа, соответствующий его порядку внутри фирмы, и дату момента заполнения. Строку, в которой указываются исправления, заполнять нет необходимости, поскольку это можно сделать позже.

Далее необходимо заполнить строки, касающиеся участников договора – внести их наименования, адреса, номера налогоплательщика и код причины постановки.

А для индивидуального предпринимателя нужно ввести также и личные данные, адрес регистрации и полное имя. Еще ниже вносится информация, дата и номер платежного документа.

Валюта, что использовалась для расчетов, проставляется в виде названия и кода.

В следующем блоке размещена таблица, в поля которой вносится информация обо всех ценностях, выполненных работах и предоставленных услугах, что подтверждаются заполняемым УПН. В таблице указываются их названия, единицы измерения и код предмета по классификатору. После вносится следующая информация:

  • количество оказанных услуг или поставленных товаров;
  • цена каждого пункта без НДС;
  • общая цена всех пунктов без НДС;
  • акциз сбор, если таковой имеется;
  • конкретная ставка НДС.

В каждом следующем столбике указываются соответствующие данные:

  • налог, уплачиваемый по каждому пункту;
  • стоимость каждой услуги или товара с налогом;
  • страна, в которой произведено наименование;
  • код услуги или товара по общему классификатору;
  • номер декларации с таможни, если товар импортирован.

Также заполняется строка о приеме-передаче. В ней нужно указать ссылку с номером и датой соглашения, все данные о перевозке товара и о нем самом, то есть ссылка на накладную. Если же нужные документы отсутствуют, можно обойтись общей информацией.

В последнем блоке необходимо расставить подписи всех сторон, ответственных за сделку, кладовщиков или других лиц, связанных с этим процессом. Также необходимы подписи бухгалтеров, ответственных за оформление документов. В строке, где указываются иные сведения, получатель должен оставить подпись, что претензий не имеет.

Нужен ли к УПД акт

Поскольку УПД изначально содержит в себе все реквизиты, никакие дополнительные документы к нему не требуются. Счет-фактура, любые акты, накладные и прочее заменяются единой формой, которая содержит всю нужную информацию.

Заключение

Для тех, кто занимается предпринимательской деятельностью, сразу же станет очевидной выгода при ведении учета с помощью УПД.

Работать с единым бланком проще по нескольким причинам:

  1. Уменьшение количества документов, которые необходимо заполнять. Как поставщикам услуг и товаров, так и заказчикам будет значительно проще работать с единой формой бланка.
  2. Уменьшение риска расхождений в данных различных документов и шанса того, что в налоговой вдруг будут обнаружены эти ошибки.
  3. Значительное уменьшение количества документов. Вместо нескольких видов бумаг, которые нужны для различных целей, можно использовать единый УПД, где указаны все необходимые реквизиты и данные.

Таким образом, упрощенная форма сдачи отчетности сыграет на руку всем участникам коммерческой деятельности.

Смотрите видео, в котором специалист разъясняет, что такое УПД, и как его использовать:

Источник: https://sovetnik.guru/nalogovoe-pravo/universalnyj-peredatochnyj-dokument.html

Упд универсальный передаточный документ образец заполнения

Универсальный передаточный документ — это бланк, который позволяет совмещать информацию из указанных бумаг, исключает ее дублирование, при этом не нарушается законодательство РФ, чем существенно упрощает учет в бухгалтерии. В его основу положена счет-фактура, которая содержит обязательные реквизиты. Бумага имеет выделенный главный реквизит счет-фактуры, содержит элементы накладной, акта приема-передачи, других бумаг.

УПД не обязателен, применение носит исключительно рекомендательный характер, организация, ИП могут всегда использовать:

  • Счет-фактуру.
  • Разрабатывать самостоятельно и использовать первичные документы на основании статьи 9 «Закона о бухучете».

Данный хозяйственный акт можно применять в любом бюджетном учреждении.

Универсальный передаточный документ когда можно применить?

Налоговый кодекс позволяет использовать бланк в следующих ситуациях:

  • Как налоговый для начисления НДС.
  • Для подтверждения того, что переход права собственности на товар произошел.
  • Как объединяющий, одновременно для первых двух случаев.

На практике, УПД можно применять для реализации следующих целей:

  • Выполнять передачу выполненной работы, услуги вместо акта выполненных работ.
  • Выполнять оформление оказания услуг, например, даже для аренды помещения.
  • Передавать имущественные права вместо товарной накладной.
  • Оформления отгрузки товаров.

Как правильно оформить УПД?

Когда УПД применяется как первичный учетный документ, то должна быть использована каждая соответствующая графа. Если будет оформлено больше полей, ни один налоговик не будет считать это ошибкой. Нужно быть внимательным с графами 7, 8, так как там нельзя указывать НДС или продающую организацию.

Как правильно заполнить универсальный передаточный документ?

УПД представляет собой документацию, в которой не допустимы ошибки. Поэтому, стоит изучить перечисленные ниже правила и ту информацию, которую стоит включить в содержание документа. Указать стоит следующие данные:

  • Номер, дату.
  • Наименование, также налогоплательщик указывает адрес, ИНН.
  • Вносятся данные покупателя.
  • Наименование всех поставляемых, отгружаемых товаров, описывается услуга.
  • Обязательно указать стоимость, валюту. Пример — рубль.
  • Страна происхождения любого товара, например, Россия.
  • Количество.

Документ закрепляется подписями.

Как правильно перейти на УПД?

Чтобы перейти требуется приказ на это руководителя любой организации. Там стоит указать, с какого числа начнется использование акта, сведения об этом должна отображать учетная политика.

Если изменилась стоимость или другие условия, происходит заполнение УКД (что означает — учетно корректировочный акт). Компания должна выписывать 2 экземпляра.

Куда подшивать? Закон позволяет хранить в любой папке.

УПД в бухгалтерии какую документацию заменяет?

Статус данного документа — первичный учетный, поэтому им возможно заменить:

  • Любую товарную накладную, товарный чек.
  • Товарный раздел товарно-транспортной накладной.
  • Акт приема-передачи.
  • Накладную на отпуск материалов.

Кто подписывает УПД?

Любое лицо ответственное за ведение хозяйственной деятельности или человек, отвечающий за бухучет.

Подписи должны быть в строках 10; 13 — за поставщика, должен подписать человек, производивший отгрузку, оказывавший услуги и уполномоченный на это.

В строке 15 — в получении товара расписывается покупатель, его представитель, например, по доверенности, далее в 18 строке должен расписаться ответственный за правильность оформления.

Плюсы и минусы перехода на УПД

К положительным характеристикам относится универсальность бумаги. Например, когда договор поставки предусматривает большое количество отгрузок.

 Но универсальность же делает форму громоздкой, поэтому, многие предпочитают использовать бланки отдельно.

Несмотря на то, что существует рекомендация ФНС на применение УПД, большинство организаций предпочитают использовать старый режим документооборота.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

  • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

(2

Источник: https://law-pravda.ru/obrazcy-dokumentov/upd-universalnyj-peredatochnyj-dokument-kogda-mozhno-primenyat.html

Характеристики универсального передаточного документа

Универсальный передаточный документ представляет собой специальную бумагу, которой подтверждается факт проведения хозяйственной операции, а также объединяется счет-фактура и первичная документация.

Бланк этого документа и рекомендации по тому, как его нужно правильно заполнять, приводятся в специальном письме Федеральной налоговой службы №ММВ-20-3/96, которое было издано 21 октября 2013 года.

При этом стоит отметить тот факт, что использование таких документов является только рекомендательным, в связи с чем субъекты хозяйственной деятельности могут свободно пользоваться отдельно товарной накладной, актами или счетом-фактурой.

Обзор понятия

В процессе ведения различной отчетности бухгалтерам часто приходится тратить достаточно большое количество времени для заполнения одинаковых реквизитов в разных документах, в связи с чем часто поднимались вопросы по поводу того, чтобы сократить издержки документооборота и ввести единый документ, который позволит заменить первичные унифицированные формы. Именно по этой причине и был введен бланк УПД.

Правильно оформленный документ можно свободно использоваться в целях бухгалтерского отдела при ведении отчетности, а также при проведении взаимных расчетов с налоговой службой. Помимо этого, УПД может использоваться как документ, на основании которого осуществляются налоговые вычеты по НДС и расчет налога на прибыль.

Зачем нужна эта бумага

На основании этого документа может вестись бухгалтерский учет, списывание расходов по налогу на прибыль, а также заявление вычета по налогу на добавленную стоимость.

Такое объединение функций является вполне логичным и закономерным, так как правильное оформление первичной документации является одинаково важным как для налогового, так и для бухгалтерского учета.

Эту бумагу можно использовать аналогично первичной документации или счетов-фактур.

При этом стоит отметить тот факт, что в его основе находится именно счет-фактура, который был дополнен определенными реквизитами, определенными в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ, благодаря чему его используют при:

  • отгрузке товарной продукции;
  • передачи результатов выполненной работы;
  • предоставлении имущественных прав;
  • предоставлении каких-либо услуг;
  • отгрузке товарной продукции со стороны комиссионера принципалу.

Бланк универсального передаточного документа

Основные детали оформления

Оформление универсального передаточного документа отличается массой своих особенностей, которые во многом схожи с теми правилами, которые предъявляются его составляющим бумагам.

Сфера и порядок применения

Данная форма может использоваться компаниями и предпринимателями вне зависимости от используемой ими системы налогообложения. Таким образом, юридическим лицам и предпринимателям, работающим на ЕСХН или УСН, можно использовать такую бумагу как первичный документ для того, чтобы подтверждать свои затраты в целях налогообложения.

Если вы приняли решение пользоваться универсальным документом для выполнения целей налогового и бухгалтерского учета, данное решение должно в обязательном порядке фиксироваться в учетной политике. Помимо этого, также должна утверждаться специальная форма УПД, которая будет использоваться компанией.

Указание даты

В рекомендуемой форме указывается три даты:

Дата оформления УПД Строка №1
Дата проведения хозяйственной операции Строка №11
Дата приобретения товарной продукции, результатов работ или услуг Строка №16

При этом стоит отметить тот факт, что данная бумага должна составляться в соответствии с теми правилами, которые предусмотрены для ее составляющих.

Также не стоит забывать о том, что момент, по которому определяется налоговая база по НДС для работ, представляет собой дату оформления акта сдачи-приемки работ. В случае с УПД дата, по которой определяется налоговая база, указывается в строке №11, в то время как для работ она прописана в строке №16.

Как поставить подпись

В строке №10 Должна присутствовать должность, инициалы и подпись того лица, которое занималось отгрузкой товарной продукции или имеет полномочия для подписания актов передачи результатов проведенных работ от имени компании.
В строке №13 Указывается аналогичная информация от того человека, который несет ответственность за корректность оформления факта проведенных хозяйственных операций со стороны продавца.
В строке №15 Указывается информация о том лице, которое получает продукцию или имеет право на подписание акта передачи результатов работ от имени определенного экономического субъекта.
В строке №18 Нужно указать данные о том лице, которое будет нести ответственность за корректность оформления факта проведенных хозяйственных операций со стороны потребителя.

Если в строчках информация о лице совпадает, то в таком случае вполне достаточно указать в каждой из них должность и инициалы, в то время как подпись нужно ставить только в строках №10 и №15.

Заполнение статуса

Главной особенностью этого документа является его оформление при значении статуса «2», так как в данном случае предусматривается возможность пропуска полей, которые предназначаются для указания реквизитов счетов-фактур, включая:

  • акцизную ставку;
  • ставку и сумму налога;
  • реквизиты «к платежному документу»;
  • данные о получателе и отправителе грузов;
  • номер и код страны-изготовителя;
  • информацию из таможенной декларации.

Для того, чтобы получить более подробную информацию об особенностях оформления УПД, налоговая служба рекомендует ознакомиться с официальными руководствами, указанными в письме об использовании единых форм бланков или же скачать бланк Excel.

Необязательные реквизиты в универсальном передаточном документе

Все остальные реквизиты заполнять уже не обязательно, но многие из них все-таки лучше внести, чтобы исключить какие-либо вопросы со стороны контролеров. В частности, это касается даты отгрузки и получения товаров, которые указываются в строках №11 и №16.

Налоговые службы предусматривают возможность того, что информация в строках №1 и №11 будет различаться, и в частности, такое может произойти в том случае, если УПД будет оформляться до проведения непосредственной отгрузки товара, но при этом не стоит забывать о том, что раньше чиновники часто настаивали на невозможности оформления счетов-фактур до того момента, как будет проведена отгрузка товарной продукции.

В строке №9 можно указать определенную информацию о перевозке, и в частности, это касается транспортной накладной, путевого листа или каких-либо других бумаг, которые могут подтвердить передачу груза клиенту.

Прочие рекомендации

Существует также еще несколько важных пунктов, которые нужно учитывать в процессе оформления данной документации.

Изменения в условиях

Стандартный бланк УПД представляет собой только рекомендованную форму применения и может корректироваться самостоятельно каждым субъектом. В процессе внесения корректировок в УПД должны учитываться требования, прописанные в главе 21 Налогового кодекса и закона №402-ФЗ.

В случае изменения УПД в обязательном порядке требуется сохранение перечисленных реквизитов, а также полное сохранение тех реквизитов, которые являются обязательными для счета-фактуры. В случае выполнения этих условий данный документ может использоваться как основа для выполнения всевозможных приходных бухгалтерских проводок, а также для компенсации НДС и расчета налогов на прибыль.

Детали замены

Если УПД имеет статус «2», то в таком случае можно не заполнять те пункты, которые входят в обязательные нормы только для счетов-фактур, и можно оставить эти поля просто пустыми. В частности, это касается строчек №7, а также граф №6, 7, 10, 10а и 11.

Также предоставляются некоторые рекомендации по тому, как нужно заполнять определенные строки УПД:

Номер строки Наименование строки Рекомендации по заполнению
1-7 Должны оформляться в полном соответствии с нормами, прописанными в Постановлении Правительства №1137, изданного 26 декабря 2011 года. Предусматривается возможность заполнения строк №3-4 информацией об КПП и ИНН обеих сторон при отправке грузов. При статусе два предусматривается не заполнение этих пунктов или указание прочерка.Постановлении Правительства №1137
8 Основания, в связи с которыми проводится процедура приема-передачи Основная информация о проводимой финансовой операции
9 Информация о транспортировке и передаваемом грузе Не является обязательным для заполнения, но может включать в себя реквизиты транспортных документов, складских расписок и другой аналогичной документации.
10 Указание о сдаче результатов выполненных работ или передаче товарной продукции Могут указываться должности тех лиц, которые занимались отгрузкой товарной продукции, а также того лица, которое имеет полномочия действовать в соответствии с условиями сделки
11 Дата отгрузки и передачи товара Не является обязательным к заполнению, но может указываться дата отгрузки продукции, а также дата передачи ее новому лицу.

Исправление ошибок

Сложность в исправлении этого документа непосредственно связана с его универсальностью, а также объединением двух других важных бумаг. Не стоит забывать о том, что ошибки должны быть исправлены таким образом, чтобы исключить какие-либо нарушения требований действующего законодательства, которые распространяются на счета-фактуры или первичные документы.

Образец заполнения универсального передаточного документа

Инструкция по работе с 1С

В программах 1С 7.7 или 8.2 УПД представляет собой элемент печатных форм для документов, а также выданных счетов-фактур для реализации. Распечатка УПОД со статусом «1» осуществляется на базе счета-фактуры, зарегистрированного для отгрузочной документации в информационной базе.

Если в документе будет обнаружена ошибка, то в таком случае нужно будет использовать на нужный документ функцию «Корректировка реализации», установив вид операции как «Исправление в первичных документах».

Образец УПД в 1С

На что обратить внимание продавцу

Строки №3 и №4 Должны содержать в себе информацию о наименовании и адресе отправителя, а также получателе груза. Эти показатели обязательно должны дополняться такими данными как КПП и ИНН.
Графа Б Заполнять не обязательно, но самое главное, чтобы предмет сделки был предельно понятен из графы №1. Если же было принято решение заполнить данную графу, то в таком случае в ней можно указать товарный артикул или код того вида деятельности, в пределах которого выполняются услуги или работы.
Строка №10 Нужно указывать должность того лица, которое несет ответственность за отгрузку или сдачи работ, с указанием его подписи и ФИО. Если же документ оформляется со статусом №1, то в таком случае после оформления табличной части в обязательном порядке ставится подпись руководителя, главного бухгалтера или каких-либо других лиц, имеющих соответствующие полномочия.
Строка №11 Указывается дата отгрузки и передачи, которая должна соответствовать дате оформления отгрузочного документа, но есть такие ситуации, когда документ оформляется раньше отгрузки, и именно в этой ситуации используется строка №11, в которой пишется реальная дата проведения операции.
Строка №12 Может включать в себя ссылки на информацию, которая сопутствует передаче, включая информацию о паспортах, сертификатах, а также других документах, которые представляют собой неотъемлемое приложение к УПД.
Строка №13 Обязательно нужно написать должность того лица, которое несет ответственность за корректность оформления сделки продавцом, а помимо этого, указать его подпись и инициалы.
Строка №14 Указывается наименование той компании, которая занимается оформлением документа, ведением бухгалтерского учета у продавца на основании договоров.

Сложности для покупателя

Покупатель может испытать сложности со следующими строчками:

Строка №15 Указывается должность лица, занимающегося получением груза или же приемом результатов выполненных работ.
Строка №16 Указывается реальная дата получение товара или же приема результатов работ.
Строка №17 Записывается должность лица, несущего ответственность со стороны потребителя за корректность оформления сделки, а также его личная подпись.
Строка №18 Записывается должность лица, несущего ответственность со стороны потребителя за корректность проведения сделки. Лицо должно обязательно поставить свою подпись с обязательной расшифровкой.
Строка №19 Приводится наименование организации, занимающейся заполнением документа от имени потребителя. В частности, может указываться название той компании, которая занимается ведением бухгалтерского учета в организации в соответствии с заключенным договором.

Плюсы и минусы

Плюсы Если говорить о преимуществах УПД, стоит отметить следующее:

  • существенное сокращение временных и материальных издержек документооборота;
  • упрощенная процедура заполнения форм со стороны контрагентов;
  • значительное снижение риска допущения каких-либо ошибок в процессе заполнения;
  • минимизация риска предъявления каких-либо претензий со стороны ФНС.
Минусы Универсальный передаточный документ имеет и определенные недостатки:

  • его нельзя использовать вместо товарной накладной;
  • нужно заполнять на порядок больше реквизитов в сравнении с первичной документацией;
  • требуется обеспечение контроля над заполнением УПД со стороны посредников;
  • при появлении серьезных ошибок в документе организация понесет гораздо более серьезные потери.

Именно по этой причине универсальный передаточный документ пока используется как рекомендательная форма, и на компании не накладывается обязанность по его применению в процессе своей деятельности.

Источник: http://buhuchetpro.ru/universalnyj-peredatochnyj-dokument/

Что такое счет-фактура и универсальный передаточный документ? Можно ли использовать их одновременно?

Заключение сделки сопровождается оформлением многочисленных документов, многие из которых давно устарели и просто дублируют данные.

Поправки в бухгалтерском учете удалось внести лишь четыре года назад, когда заработала новая редакция закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и стали внедряться другие критерии при составлении первичных бумаг.

Появились гораздо более эффективные виды, среди которых выделяется УПД, заменяющий разновидности накладных, актов и фактур.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Определение каждого понятия

Счет-фактура — это документ, удостоверяющий фактическую отгрузку товаров или оказание услуг и их стоимость. Заполняется по определенному стандартному образцу, утвержденному Постановлением Правительства в 2011 году (№ 1137). Что же это и в чем разница?

Выставляется продавцом и предпринимателем, когда предстоит отгрузка товара или оказываются определенные услуги. Покупатель обязательно ставится в известность, чтобы не иметь проблем с налоговиками. Существует стандартный, корректирующий и авансовый тип фактуры, заполняемой при внесении предоплаты.

УПД — это универсальный передаточный документ, заменяющий накладную и счет-фактуру. Документ создавался совместными усилиями бухгалтеров и специалистов разного профиля, стал внедряться вместе с законом об учете.

Совмещает счет-фактуру, взятую за основу, вместе с транспортными (товарными) накладными, передачей и приемом бумаг, подтверждающими проведение работ.

ВАЖНО. Внесение дополнительных разделов в УПД позволяет изменять размер ячеек и вписывать новые строки, но не удалять утвержденные пункты в фактуре.

Несмотря на внешнюю схожесть двух форм, между бумагами существуют определенные важные отличия. Особенности счет-фактуры:

  • Подтверждает заключение контракта о продаже и покупке. Обязательно включается НДС.
  • После проведения операции, грузоотправитель и получатель вносят запись в журнал закупок. В результате, предоставляется налоговая льгота (ст.172 НК). Вычет экономит немалые суммы, особенно при оптовых закупках.
  • Документ заполняется от руки и в электронном виде с соблюдением основных требований (ст.169 НК). В случае внезапных изменений в стоимости составляется корректировочный счет.

Особенности УПД:

  • Совмещает в себе первичные документы, такие как накладная и счет-фактура. Для это включены дополнительные необходимые реквизиты (№ 402-ФЗ).
  • При правильном заполнении послужит основанием для вычетов по сборам на прибыль и добавочную стоимость.
  • Разновидности УПД дают возможность совмещать или вносить дополнения. Неизменными остаются графы, отделенные черными линиями.

Пока не присвоен код, УПД в электронном виде не может быть отправлен в налоговую. В 2017 году в счет-фактуру внесли поправки и было разрешено самостоятельно добавлять в упрощенный документ графы идентификатора договора, кода вида товаров и подписи лица, заверяющего счет за индивидуального предпринимателя.

Можно ли использовать эти два документа одновременно?

Можно ли применять и УПД и счет-фактуры? В рекомендациях ФНС России не запрещает применение УПД совместно для отражения в бухгалтерском и налоговом учете фактов хозяйственной жизни.

При этом использование УПД не ограничивает права организации использовать иные формы первичных учетных документов.

Возможности УПД привлекли многие компании и организации. Для налоговиков не имеет принципиального значения какая форма была использована, если при оформлении не были допущены грубые ошибки.

Проблема чаще возникает с партнерами и клиентами, которые предпочитают использовать товарные накладные, акты и счет-фактуры. Особенно это затрагивает бюджетные организации.

Применение двух форм совместно-вполне оправдано. Только для этого руководителю в компаниях негосударственного сектора необходимо по предложению бухгалтера утвердить УПД и включить в него все необходимые реквизиты. При этом следует в обязательном порядке поставить в известность второго участника договора, особенно когда дело касается иностранного контрагента.

ВАЖНО. Для исключения споров следует заранее в контракт вписать пункт, где будут указаны формы первичных документов в рамках проведения конкретной сделки.

Утверждение УПД позволит проводить ряд различных операций без дублирования и за более короткий срок. Что становится проще с УПД:

  1. Проводить отгрузку любых товаров, как с транспортировкой, так и без нее. Возмещение транспортных расходов в этом случае не приносит дохода поставщику и ложится на перевозчика.
  2. Оказывать всевозможные услуги, при наличии соответствующей лицензии.
  3. Передавать права (имущественные), результаты после выполнения услуг и работ.
  4. Заниматься отправкой контрагентам, комитентам и комиссионерам.

Многое зависит от условий договора, УПД предстает как первичная бумага или совмещенная, поскольку фактура всегда включена.

Нужно не забыть указать один параметр. Вписанная единичка говорит о том, что произошло совмещение первички и счета. Двойка свидетельствует о применении первичных документов для отправки и составления акта передачи.

Наиболее выгодно использовать УПД предпринимателям, перешедшим на ЕНВД и УСН, так как этого вполне достаточно для отчетности и нет необходимости рассчитывать и уплачивать налог на добавленную стоимость.

В каком случае не заменит?

Однако возникают ситуация, когда универсальный документ не сможет стать полноценной заменой действующей счет-фактуре. Подобное происходит при:

  • Корректировке показателей, когда отгрузка товара произошла, но изменилась их стоимость в силу разных причин. Если выписывалась накладная, то достаточно подготовить документ с указанием разницы стоимости и заполнить корректировочный бланк.
  • Применении аванса, когда получатель предоплаты выставит счет и не потребуется подготовить выписку из банка и платежное поручение.
  • Необходимости внести коррективы в подготовленную бумагу. Составляется другая фактура (при неизменном номере и дате), только в специальной графе (1а) обозначается внесение откорректированных сведений. Промахи в накладной исправляются проще, нужно зачеркнуть сумму и написать правильную, а также указать число исправления и поставить подпись предпринимателя.

Нельзя сбрасывать со счетов риски, связанные с передаточным документом. Допущенные ошибки при оформлении, особенно при использовании первичной формы, приведут к материальным потерям. После сдачи отчетности не удастся получить имущественный вычет по НДС, возникнут дополнительные затраты из-за налога на прибыль.

Использование УПД носит пока необязательный характер, хотя к разработке формы подключались опытные бухгалтера и специалисты налоговой службы, которые провели широкие дискуссии на форуме официального портала.

С одной стороны, удается избавиться от заполнения многочисленных дублирующих накладных и актов. С другой, пока не появилась возможность передачи данных в электронном виде непосредственно налоговикам и возникают ситуации, когда применение становится нецелесообразным.

Заключение

Счет-фактуру никто не отменял, она по-прежнему востребована и дает полное представление о сделках купли и продажи. Важным условием считается уведомление сторон о том, что при проведении сделки будет использована именно эта форма, выписана накладная вместе с фактурой.

Предпринимателю и руководителю следует позаботиться о том, чтобы включить УПД в бухгалтерский учет, получая все преимущества от простой и модернизированной формы совмещения.

Источник: https://101million.com/buhuchet/otchetnost/deklaratsii/nds/schet-faktura/vybrat-ee-ili-upd.html

Ссылка на основную публикацию