Инвентаризация склада

План действий зав склада при инвентаризации

Поступление и выбытие товара на склад во время инвентаризации Движение ТМЦ во время инвентаризации неизбежно приведет к путанице. Причем под движением понимается не только приемка и выдача товара со склада, а также перемещение его внутри склада/складов.

На деле сложно представить ситуацию, при которой нормальный руководитель захочет полностью парализовать свой бизнес, пусть даже на один день. Тем более если режим работы 7 дней в неделю.

На практике вполне допускается отгрузка учтенной при ревизии готовой продукции контрагентам либо укомплектование ее в заказ. Это хоть и накладывает определенную долю риска в корректность инвентаризации, зато минимизирует ваши потери от простоя на складе.

Важно учесть, что отгрузку ТМЦ производят только с письменного разрешения Главбуха. На данную группу товаров заводит инвентаризационный ярлык по форме ИНВ-2.

Порядок проведения инвентаризации на складе

ВниманиеСлучаи, когда инвентаризация проводится в обязательном порядке, такие же как и при остальных проверках (подготовка годовой отчетности, чрезвычайные ситуации, хищения, смена ответственных лиц и др.). Следует обратить внимание на то, что согласно п.

258 приказа 119н кладовщики или заведующие складом могут освобождаться от занимаемой должности только после проведения сплошной инвентаризация имущества, которое за ними закреплено.
ВажноИнициативная инвентаризация осуществляется по поручению руководителя компании.

На складах такие проверки могут случаться чаще, чем в других структурных подразделениях, что связано с большим количеством хранящихся там материальных ценностей, а также их частым перемещением (поступлением на склад и выбытием).

Инвентаризация склада — необходимость и метод проведения

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе.

Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада.

Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие.

На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

Инвентаризация склада

Труд после окончания рабочего дня – не всегда сверхурочная работа Если сотрудник регулярно остается после работы, чтобы доделать незаконченные в течение рабочего дня дела, это еще не значит, что ему нужно оплачивать сверхурочные часы.

< … Увольнение родителя ребенка-инвалида: есть особенности В случае, когда в организации планируется сокращение штата и среди прочих под это сокращение попал работник, являющийся родителем ребенка-инвалида, возможно дату его увольнения придется перенести или вообще сохранить за ним рабочее место.

< … Старые «прибыльные» ошибки иногда можно исправить в текущем периоде Если организация обнаружила, что в одном из предыдущих отчетных (налоговых) периодов при исчислении налога на прибыль была допущена ошибка, исправить ее текущим периодом можно, только если соблюдены два условия.

< … Человеческий фактор можно свести к минимуму, применив автоматизированную систему учета: каждому товару присваивается штрихкод, считывая его с помощью сканера, комиссия сразу видит автоматическую аналитику. При этом важно внимательно следить за соответствием товара и наименование, отображаемому в системе согласно его штрихкода.

При наличии товаров, хранящихся в нетронутых упаковках, количество засчитывается в соответствии с маркировкой. В качестве контрольной проверки вскрывают несколько упаковок и смотрят, соответствует ли количество в них , указанному на маркировке.

Методология проведения инвентаризации на складе

Источник: http://advocatus54.ru/plan-dejstvij-zav-sklada-pri-inventarizatsii/

Инвентаризация склада: правила проведения, инструкция, регламент, программы

Компании, прошедшие период становления, рано или поздно переходят на ведение бухгалтерского учета. Это и требование законодателя в отношении коммерческих субъектов и необходимость получения достоверных сведений о состоянии финансово-хозяйственной деятельности.

Одним из методов предупреждения рисков потери материальных средств по причине неправильного отнесения затрат или влияния личностных факторов (хищения) является проведение инвентаризации.

Мероприятие является общим для всей организации, охватывает все направления деятельности, объекты, по которым ведется учет.

Основной целью инвентаризации является проверка соответствия фактического наличия корпоративных активов в данными бухгалтерского учета.

Чем регулируется ее проведение

Согласно требованиям законодателя, проведение ревизионных мероприятий по специально организованным местам хранения является не только внутренней необходимостью предприятий, но и требованием законодателя.

Так сказано в Законе о бухгалтерском учете, статье 12. Результаты инвентаризации может запросить налоговая служба.

Поводов для проведения сличения фактического наличия материальных средств с данными оборотных ведомостей более чем достаточно:

  • Перед предстоящей сдачей годовых форм отчетности;
  • В обязательном порядке перед планируемой сменой должностных лиц из числа руководства, передаче имущества и других активов в ведении другого предприятия в связи с реорганизацией и иными видами смены правового статуса предприятий;
  • При проведении организационно-штатных мероприятий, которые сопровождаются исключением из штата более чем половины сотрудников;
  • После наступления форс-мажорных обстоятельств, таких как пожар, наводнение, техногенные факторы, которые привели к порче или полному уничтожению материальных и нематериальных активов;
  • В случае обнаружения фактов хищений ценностей предприятия, недостатка материалов на складе, недостачи в кассе.

Согласно общему правилу, все хозяйствующие субъекты обязаны организовывать проведение инвентаризации не реже, чем один раз в год. Стандартно датой фиксации соответствия данных учета и фактического присутствия ценностей по местам хранения является 1 ноября текущего года.

В этом видео показано как провести инвентаризацию товаров на складе в 1С Бухгалтерия 3.0:

Виды такого мероприятия

Согласно общей практике деятельности российских предприятий административными органами используются два основных метода внутренних ревизий.

  • Первый – выборочная проверка складских помещений, например, на предмет наличия наиболее дорогих материалов. Второй тип проверки – полная или сплошная, при которой комиссия проводит полную проверку согласно данным, которые вывели работники бухгалтерии.

Для работников склада, являющихся материально-ответственными лицами, инвентаризация может выглядеть как плановым мероприятием, так и внезапным.

Если проверка регулярная, частота ее проведения закрепляется во внутреннем регламенте организации и обычно начальники складов к таким визитам всегда готовы.

А вот для инвентаризации, проводимой вне рамок учетной политики, предъявляются не только требования контроля финансовой дисциплины, но и своеобразные аттестационные рекомендации к должностным лицам.

Порядок проведения инвентаризации на складе

Проверка состояния склада для целей соответствия данным учета проводится в несколько этапов. Первая стадия мероприятия – создание специальных ведомостей, которые называются сличительными.

Именно по ним работает созданная на предприятии комиссия и туда же заносятся результаты сверки данных.

 Если обнаруживаются недостатки или излишки материальных запасов, об этом делается отметка, берется объяснение с начальника склада.

На практике хозяйствующие субъекты могут халатно подходить к вопросам проведения инвентаризации, что приводит к сокрытию фактов несоответствия данных в межповерочных интервалах. Материально-ответственные лица могут не чувствовать ответственности и провоцировать еще большие потери для предприятия.

Порядок проведения, который рекомендован законодателем:

  1. Создается специальная комиссия. Обычно ее состав закрепляется в учетной политике предприятия, включая резервных должностных лиц (на случай отпуска, болезни);
  2. Оформляется план проведения мероприятий, если это внеплановая ревизия;
  3. Утверждается состав комиссии, план работы, руководитель визирует документацию;
  4. Бухгалтерия подготавливает сличительные ведомости, подписывает ответственным за ведение учета лицом;
  5. Все члены комиссии инструктируются;
  6. Результаты проверки отражаются в сличительных ведомостях;
  7. Отчеты сдаются в бухгалтерию;
  8. Руководитель получает доклад от председателя комиссии.

Инвентаризация товаров на складе в 1С 8.3 — тема данного видео:

Регламент

Состоит в расписании проведения проверок, указания объектов проверки и точного плана мероприятий. Например, такой регламент:

  1. Указывается тип ревизии: плановая, целевая, в рабочем порядке или ежедневная.
  2. Намечается цель проверки.
  3. Задействованные подразделения и лица.
  4. Подробный алгоритм, предписывающий действия должностных лиц по шагам.
  5. Оформление результатов с отчетом руководителю.

Приказ и документы

Для распоряжения по организации используется специальная форма финансового документа ИНВ-22. Оформленный бланк является указанием к началу проведения ревизии, в нем же указывается причина проведения проверочных мероприятий.

Бланк приказа можно скачать здесь.

Образец приказа 

Структура приказа включает его название, номера и даты утверждения, причины проверки и подробный состав комиссии. В ходе проверки невозможно полное приостановление деятельности хозяйствующего субъекта. По этой причине комиссия может инициировать создание следующих документов:

Основные проводки

  • По выявленным недостачам – дебетуется по счетам 94 (специальный счет недостач) и 91.2 (списывается на прочие расходы) при отсутствии виновных лиц. Если инициатор выявлен, делаются проводки Д73-К93 или Д50-К73 (внесено в кассу за счет удержаний);
  • Излишки приходуются в дебет счет 1, кредит 91 с признаком 1.

Акт

Поскольку результаты инвентаризации могут запрашиваться контролирующими органами, законодатель предусматривает специальную форму заключения. Это бланк ИНВ-3, в нем описывается фактическое наличие товарно-материальных ценностей, ассортимент, артикул и прочие характеристики предметов, хранящихся на складе.

Скачать бланк можно здесь.

Образец Акта ИНВ-3

Отражение в 1С

Нередко руководство предприятий и сами бухгалтеры недооценивают возможности прикладных программ для ведения учета. Так, в функциональность популярного софта 1С позволяет запускать сервис виртуального склада, в котором инвентаризация проводится в режиме реального времени. Таким образом предприятие может не терять ценные ресурсы на проведение проверки.

Инвентаризация товаров на складе в 1С:УПП рассмотрена в этом видеоролике:

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/buhgalteriya/vneooborotnye-aktivy/inventarizatsiya/provedenie-na-sklade.html

Методология проведения инвентаризации на складе

На каждом складе хранения вещей встает вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, хранимых на территории, и отчетной документации в виде квитанций, ведомостей, электронных баз данных. В идеальном варианте эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако в реальной жизни такое не всегда случается.

Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета – это сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов, вследствие естественных физических и химических процессов: усушка, порча и другие аспекты, которые характеризуются общим понятием естественной убыли.

Иногда случаются нераскрытые факты хищения имущества (естественно, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). Кроме всего прочего персонал, работающий на складе, при получении и отгрузке товаров, время от времени допускает ошибки, которые ведут к пересортице, недостаче, либо излишкам (так называемым внутренним перетокам).

Такие ошибки уменьшаются в разы, если используется метод адресного хранения. Также иногда бывают ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая, или иная техническая ошибка. Для устранения всех неточностей учета, используется инвентаризация хранимого имущества.

Читайте также:  Максимальный размер декретных в 2017

Общая инвентаризация проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Количество инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете», согласно которому инвентаризацию необходимо проводить хотя бы 1 раз в год перед оформлением годового отчета.

Но на практике, большинство складов, которые осуществляют временное хранение грузов, проводят полную инвентаризацию минимум один раз в месяц, а то и пересчитывают отдельные виды товаров (как правило, ценные грузы) при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию).

Это производится для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Состав комиссии по инвентаризации

Началу каждой плановой инвентаризации предшествует приказ, постановление, либо какой другой нормативный распорядительный документ о проведении инвентаризации, в соответствии с формой ИНВ-22, в которой утверждаются сроки проведения инвентаризации, инвентаризируемые объекты, а также утверждается состав инвентаризационной комиссии. В состав комиссии обычно входят:

Председатель комиссии

  • руководитель складского комплекса;
  • либо его заместитель.

Члены комиссии:

  • главный бухгалтер, либо замещающее его лицо;
  • заведующий складом;
  • представитель общественности;
  • представитель охранной службы, либо службы безопасности;
  • дежурные кладовщики;
  • представители правоохранительных органов, в случае проведения следственных действий;
  • иные должностные лица, привлекающиеся для проведения данной процедуре.

Иногда к проведению инвентаризации привлекаются независимые эксперты и представители аудиторских служб. Если хотя бы один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Начало проведения процесса

К началу инвентаризации вся первичная отчетная документация должна быть сдана в бухгалтерию и проведена по базе данных учетной программы. Соответственно, все остатки должны быть подсчитаны, а известные факты нестыковок обоснованны и подтверждены документально.

О фактах нестыковок материально-ответственные лица ставят в известность комиссию и дают расписку председателю инвентаризационной комиссии. Работники бухгалтерии подготавливаю распечатки сличительных ведомостей по форме ИНВ-19, в которых должны отображаться результаты инвентаризации.

Для имущества, находящегося на ответственном хранении, должны распечатываться отдельные сличительные ведомости.

При пересчете хранимое имущество не должно поступать и отгружаться, а также запрещено перемещение товаром между складами. Запрещается и перемещение ТМЦ в пределах ячеек на самом складе.

Если же товар поступил на склад, то на него составляется отдельная опись под названием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации», форма ИНВ-3. Эти данные в дальнейшем, при подведении итогов инвентаризации, приходуются к товарному отчету склада.

Если процесс инвентаризации идет длительное время, а отдельная группа товара требует срочной отгрузки, то руководитель и главный бухгалтер предприятия должны дать на это свое письменное согласие.

На данный товар заполняется форма ИНВ-2 «Инвентаризационный ярлык», в данной форме указывается количество груза до и после отгрузки, а затем составляют форму ИНВ-4 «Акт инвентаризации товаров отгруженных».

В процессе инвентаризации объекты могут пересчитываются как вручную, так и с помощью терминалов базы данных, работа которых основана на принципе сканирования штрихкодов.

Также когда ассортиментный перечень складского комплекса небольшой можно обойтись ручным подсчетом.

Если же, к примеру, необходимо пересчитать товар на крупном продуктовом складе, то использование терминала базы данных поможет увеличить скорость пересчета за счет значительной автоматизации идентификации товара.

Автоматизированный способ инвентаризации на порядок повышает качество ее проведения. Членам инвентаризационной комиссии раздаются такие терминалы, которыми они сканируют все объекты, которые есть в наличии на складе, а потом эти данные передают в основную базу склада. Сканировать вслепую категорически запрещено, так как не всегда штрихкоды являются корректными.

Поэтому, всегда необходимо сравнивать этикетку и название, которое высвечивается на дисплее терминала. В случае, если при инвентаризации не использовали терминалы базы данных, то фактическое количество записывается в сличительные ведомости, а потом вручную вводится в учетную программу.

При таких действиях необходимо быть очень внимательным и не допускать опечатки, так как это приведет к искажениям результатов инвентаризации.

Если же расхождения между учетными и фактическими данными на некоторые позиции велики, то их необходимо пересчитывать. Лучше всего, если для пересчета назначат другого человека. Если случаев расхождения много, то по инициативе руководства возможен вариант контрольной проверки результатов инвентаризации. Для этого по приказу руководителя создается новая комиссия.

Конечный этап

После окончательного пересчета и выявления расхождений между учетным и фактическим количеством товаров, выводится результат инвентаризации. Он выводится в денежном эквиваленте. Это либо недостача, либо экономия. И то и то в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности.

Так как причиной недостачи может выступать факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (как правило, браки и просрочка падает на недостачу).

Причиной большой экономии может являться обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), либо махинации с документами (сокрытие приходных документов), махинации с учетной программой 1С (есть методы, позволяющие искусственно увеличивать экономию склада).

Таким образом, выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной, до уголовной ответственности).

Сумму недостачи компенсируют материально ответственные лица, путем вычета из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта.

В некоторых случаях, по результатам инвентаризации производятся кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Проведение инвентаризации — единственный действенный метод контроля целостности хранения.

Альтернативой ей может быть только полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора полностью.

Примеры таких реализаций уже успешно инсталлированы и доказывают правильность принятых решений об инвестировании в новые технологии. Более подробно с ценами вы можете ознакомиться в прайсе ответственного хранения.

Вернуться обратно к списку

Источник: http://www.west-pereezd.su/metodologiya-provedeniya-inventarizaczii-na-sklade.html

Инвентаризация склада — независимая, правила проведения, как проводится порядок, правильно

В любой коммерческой деятельности возможны финансовые потери и риски. Некоторые из них можно предотвратить. Например, периодической инвентаризацией складов, где хранятся ТМЦ. Каков порядок ревизии складского хранения?

Как бы ни хранились товары и ценности на складах, рано или поздно возникают вопросы излишков, потерь или иных несоответствий учетным показателям.

Нередко причиной убытков становятся естественные потери, а иногда причина заключается в халатном отношении ответственных работников.

Своевременно предотвратить ущерб или свести его к минимуму помогает периодическая инвентаризация. Как инвентаризуется имущество, находящееся на складском хранении?

То есть инвентаризация должна обязательно проводиться не менее одного раза в год, перед составлением бухгалтерской отчетности за отчетный год.

На практике большинство складов инвентаризуется гораздо чаще. Полная инвентаризация осуществляется не реже, чем раз в месяц.

Каждую неделю проводится инвентаризация отдельных групп товаров, которые наиболее подвержены всевозможным потерям. При выходе каждой новой смены кладовщиков осуществляется выборочная внеплановая инвентаризация.

Что это такое

К таковым может относиться как собственное имущество предприятия, так и объекты, принятые на хранение, арендованные или проданные, но не отправленные.

Инвентаризация склада предполагает проверку сохранности хранящихся ТМЦ. В процессе ревизии подсчитывается их фактическое количество.

Затем реальные показатели сравниваются с данными учетной документации. За счет этого выявляются несоответствия – недостачи или излишки.

Обязательно при инвентаризации склада осуществляется проверка документального подтверждения наличия ТМЦ. Полная инвентаризация склада это пересчет абсолютно всех имущественных ценностей, которые находятся на складе.

Проводиться выборочная проверка может по решению начальника склада. Кроме того материально-ответственные лица могут инициировать внеплановую проверку, называемую инициативной.

Основными условиями проведения любой инвентаризации являются:

Предварительное выявление ошибок При приемке товаров или их оприходовании
Фактическое присутствие минимальных остатков По проверяемым товарам
Присутствие обученных сотрудников В нужную смену
Исправность компьютерной техники И используемого оборудования на момент инвентаризации
Проведение проверки во время Которое менее затратно для организации
Прекращение любых действий С базой данных учетной программы на момент проверки

С какой целью проводится

Хранение имущества на складе осуществляется по определенным правилам, которые позволяют поддерживать соответствие фактического количества учетным показателям.

В идеальном состоянии документальные данные должны совпадать с реальными значениями. Но в действительности процедура учета осложняется многими факторами.

Существует вероятность неверного оприходования товаров. Ну и конечно, нельзя исключать пресловутый человеческий фактор, то есть хищения и халатность.

Инвентаризация на складе позволяет своевременно выявить расхождения с учетом. Если потери вызваны естественными причинами, то их списывают в неизбежные убытки.

Ошибка за счет неправильного оформления документов выправляется. А при виновности отдельных лиц ущерб возмещается за их счет.

Игнорирование проведения инвентаризаций на складе ведет к отсутствию актуальной информации об остатках ценностей на хранении.

Это в свою очередь предполагает такие ситуации:

Затрудняется составление прогнозов Относительно планирования продаж и прибыли, поскольку не известно точных данных о количестве тех или иных ценностей
Излишки или недостачи товаров Рано или поздно приведут к искажению бухгалтерского учета, что чревато штрафами со стороны проверяющих органов
При реализации товаров Организация не может оперативно выполнить заказы клиентов, поскольку менеджер не осведомлен о реальном наличии или отсутствии товаров на складе. Это провоцирует задержки поставок, срыв заказов и падение продаж в целом
При плохой организации Учетной системы любая недостача может списываться на ошибки системной работы. Это повышает риски воровства и пренебрежительного отношения к должностным обязанностям

Посредством регулярных инвентаризаций заинтересованные сотрудники могут своевременно получать актуальную информацию.

Руководитель получает возможность более тщательно координировать действия работников. Управленческие решения более целесообразны при учете правильных данных.

Иногда руководители ссылаются на то, что инвентаризация процесс затратный. Существует даже мнение, что лучше нести незначительные потери товара, чем тратиться на регулярные проверки. Отчасти это может быть верным.

Неправильная организация инвентаризации сопровождается как временными, так и финансовыми затратами. Потому так важно соблюдать определенные порядок, что поможет получить актуальные данные без особых затрат.

Нормативная база

Кроме того обязательно проводить инвентаризационную проверку нужно при:

  • подготовке бухгалтерской отчетности за год;
  • смене ответственных за сохранность имущества лиц;
  • выявлении фактов хищения или халатности;
  • ликвидации или реорганизации предприятий;
  • чрезвычайных ситуациях вследствие стихийных бедствий и т.д.

Выявленные при проверке излишки подлежат оприходованию, а недостачи взыскиваются с виновных лиц или списываются в расходы организации.

Как правильно провести инвентаризацию на складе ↑

В нем утверждается порядок проверки, ее сроки, виды инвентаризуемых объектов, состав комиссии. Перед инвентаризацией все первичные документы передаются в бухгалтерию и проводятся через базу данных учетной программы.

Читайте также:  Декларация по земельному налогу - новая форма за 2018 год: бланк и образец заполнения

Все остатки подсчитываются, факты известных расхождений подтверждаются документально. Комиссия получает последние данные обо всех учетных показателях.

В процессе инвентаризации запрещено любое поступление, отгрузка или перемещение ценностей. Поступивший при проверке товар учитывается в отдельной ведомости ИНВ-3 и приходуется по окончании проверки.

Количество товаров на складе может подсчитываться вручную либо посредством сканирования штрих-кодов. Полученные данные отображаются в акте инвентаризации.

Затем их сравнивают с учетными данными и определяют наличие недостачи или излишка. И то, и другое требует выяснения причин.

Если на отдельные позиции выявляется слишком большое расхождение, то может проводиться повторная инвентаризация другим человеком. При чрезмерном общем количестве расхождений проводится контрольная проверка итогов инвентаризации.

Общие правила

Как делается инвентаризация на складе? Стандартная инструкция по инвентаризации склада выглядит следующим образом:

  1. Издается приказ о проведении инвентаризации.
  2. Формируется комиссия.
  3. Осуществляются подготовительные работы с учетными данными для сбора необходимой информации.
  4. Пломбируются все запасные входы и выходы склада.
  5. От заведующего складом принимаются документы учета и расписка о фактическом присутствии всех инвентаризуемых ценностей.
  6. Подсчитывается количество объектов хранения.
  7. Составляется акт инвентаризации.
  8. Осуществляется сверка реальных и фактических показателей.
  9. Подводится итог проверки.

При ревизии склада необходимо соблюдать определенные правила:

Неполный состав утвержденной комиссии Может вести к признанию итогов инвентаризации недействительными
При проверке Должен присутствовать материально ответственный работник
Опись ведется бухгалтером А подсчет – председателем комиссии и ответственным лицом
Товары подсчитываются соответственно Последовательности расположения при одновременной сверке с учетным количеством
Предназначенные к списанию товары Оформляются отдельным актом
Отдельно записываются Просроченные и испорченные ценности
Отдельной записи подлежат объекты Находящиеся на хранении, но не являющиеся собственностью организации
По завершении проверки Ответственного работника берется расписка, что ценности пересчитаны в его присутствии и претензий к работе комиссии он не имеет
Акты и описи Передаются в бухгалтерию для подведения окончательного итога

Приказ на внезапную процедуру

Внезапная инвентаризация может проводиться в любое время по решению руководителя. Основанием для нее становится соответствующий приказ. Оформляется он также бланком по форме ИНВ-22.

При этом указывается причина проверки. Например, необходимость получения фактических остатков, выявление учетных расхождений, обнаружение факта хищения и подобное.

Структура приказа состоит из отображения:

  • названия приказа, его номера и даты составления;
  • причин проверки, элементов пересчета, сроков проведения;
  • состава комиссии.

В приказе также указывается, что все материалы проверки по завершении процесса передаются в бухгалтерию.

Составление акта

В процессе инвентаризационной проверки проверяется не только количество хранящихся на складе ценностей, но и соответствие оных нормам качества, срокам годности и хранения.

По итогам проверки бухгалтер составляет сличительную ведомость результатов инвентаризации по форме ИНВ-19. Также возможно оформление таких документов:

ИНВ-6 О ТМЦ, находящихся в пути
ИНВ-5 О ценностях, принятых на ответственное хранение
ТОРГ-16 О списании товаров

Документ подписывается всеми членами комиссии, ответственным лицом и заверяется руководством. После этого инвентаризация считается завершенной.

Работа в 1С

Для этого используются различные учетные программы. Как пример, программа для учета 1С. В компьютерной системе создается виртуальный склад, где отображается любое прибытие и выбытие ценностей.

При инвентаризации подсчет осуществляется при помощи специальных терминалов сбора данных, считывающих информацию со штрих-кодов.

Данные передаются сразу в систему, и сразу осуществляется автоматический подсчет результатов. Это позволяет провести проверку в максимально сжатые сроки.

С помощью программы 1С можно распечатывать все документальные формы, касающиеся проведения инвентаризации. Использование 1С для учета целесообразно еще и тем, что в любое время известны учетные показатели остатков.

Проведение инвентаризации склада считается единственным по настоящему действенным методом контроля над хранением ТМЦ.

Альтернативу может составить только полная автоматизация процессов приема и отгрузки грузов с абсолютным исключением человеческого участия.

Источник: http://buhonline24.ru/buhgalterskij-uchet/vneoborotnye-aktivy/inventarizacija/inventarizacija-sklada.html

Инвентаризация склада — услуги проведения инвентаризации товаров на складе

Причины заказать инвентаризацию склада у нас: специализированное оборудование, квалифицированный персонал, работа в удобное Вам время 24/7.

Проблема финансовых потерь и рисков является актуальной для любой компании.

Один из инструментов предотвращения потерь — периодическая инвентаризация товарных остатков на складах. Периодичность проведения ревизии регламентируется учетной политикой компании. Но в любом случае, в соответствии со ст.12 Федерального закона от 6 декабря 2011 г.

N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», независимо от сферы деятельности, каждое предприятие обязано проводить инвентаризацию не менее одного раза в год.

Находящиеся на складах объекты представляют собой товарно-материальные ценности находящиеся в собственности компании; принятые на ответственное хранение, арендованные; проданные, но не отгруженные.

Результатом проведенной работы является опись, которая содержит все товарно-материальные ценности, найденные в местах хранения. Полученный в итоге перечень сравнивается с учетными остатками. Это позволяет выявить недостачи и излишки, ликвидировать пересортицу.

Виды инвентаризации склада

  • периодическая. Подразумевает полную остановку движения товара и его пересчет во всех ячейках;
  • непрерывная. Производится проверка отдельных групп товара без остановки работы склада, как правило, ежедневно либо еженедельно;
  • выборочная. Проводится при возникновении пересортицы и недостачи по определенным группам ТМЦ.

Общая последовательность действий при подготовке и реализации инвентаризации

  1. Создание плана действий и закрепление сотрудников, которые будут проводить подсчет.
  2. Утверждение состава счетной комиссии и технологии проведения пересчета.
  3. Создание приказа об остановке товародвижения.
  4. Подготовка бухгалтерской документации.
  5. Формирование актуальных остатков на момент начала пересчета.

  6. Инструктаж с членами инвентаризационной группы.
  7. Подсчет фактического количества ТМЦ.
  8. Формирование сличительной ведомости.
  9. Контрольная проверка правильности внесения данных о количестве и местонахождении имущества.
  10. Передача документов в бухгалтерию.

Мы собрали команду настоящих профессионалов, которые не просто знают свою работу на отлично, однако и любят её. Мы стремимся быть лучшими в своем деле, поэтому постоянно совершенствуем методы работы и технологии проведения инвентаризации.

Благодаря автоматизации процесса проведения инвентаризации на складе можно практически полностью исключить влияние человеческого фактора на результаты, а время на пересчета свести к минимуму.

Наша компания, оказывающая услуги профессиональной независимой инвентаризации, использует в своей работе специально разработанное программное обеспечение.

Как оно работает? В компьютерной системе создается виртуальный склад с местами хранения ТМЦ.

Далее, при помощи терминалов сбора данных, методом считывания штрих кодов либо вводя артикулы товара с клавиатуры ТСД, проводится пересчет в каждой отдельной ячейке.

Полученные данные о фактически посчитанном количестве и о местонахождении имущества в режиме online сравниваются с учетными остатками.

Используемое оборудование и ПО делают передачу инвентаризации вашего склада на аутсорсинг в «Скан Контроль» надежной и безопасной.

Регулярная ревизия остатков — пожалуй, единственный действенный метод контроля за сохранностью имущества.

Источник: http://sk-invent.ru/services/inventarizatsiya-sklada/

Инвентаризация склада: деньги любят счет

Инвентаризация склада — неизбежность, настоящая головная боль для начальника склада. Однако, использование актуальной информации о состоянии остатков товаров на складе – действенный способ предусмотреть и сократить возможные денежные потери. Поговорим о способах проведения инвентаризации на складе.

Использование актуальной информации о состоянии остатков товаров на складе – действенный способ предусмотреть и сократить возможные денежные потери.

Независимо от типа вашего склада — будь то региональный РЦ, высотный склад, склад с температурными зонами, открытая площадка или небольшие каморки с ящиками — рано или поздно поднимается вопрос недостачи, потери, излишка или другого несоответствия данных в учетной системе и фактического остатка на складе. Все это чревато серьезными последствиями, а в отдельных случаях и финансовыми потерями.

  • Вы заказываете больше товара, чем требуется

При формировании нового заказа на поставку товаров мы принимаем решение, исходя из остатков на складе.

Зачастую это «призрачные», примерные данные, так как нет точной информации о том, какого конкретно товара, в каком количестве и какому магазину не хватает.

При этом достаточно сложно делать прогнозы по продажам и планировать выручку в долгосрочном периоде, что в отдельных случаях лишает возможности планирования и развития бизнеса.

  • Вы попадаете на штрафы и пени

Излишки товаров, которые не отражены в учетной системе, создадут много вопросов у вашей бухгалтерии и проверяющих органов. Так называемые «красные остатки» обязательно дадут о себе знать при проверке. Это ошибки в учете, некорректные данные при закрытии периода, которые повлекут дополнительные штрафы и пени.

  • Вы не можете гарантировать 100% доставку покупателям

Вы не владеете актуальной информацией об остатках товара на складе, а значит не можете гарантировать наличие заказанного товара и оперативную поставку заказов покупателям.

Если данные о товарах в учетной системе не совпадают с фактом, то менеджер может продать клиенту товар, которого физически нет в наличии. Либо наоборот — сотрудник компании может не удовлетворить запрос клиента, даже не догадываясь, что на складе этот товар имеется.

Это приводит к задержке поставок, срыву заказов и, как следствие, недовольству со стороны клиентов. Плюс ко всему, вы упускаете прибыль – возможные продажи.

  • Вы провоцируете хищение товаров на складе

Если сотрудник компании знает, что учетная система не отображает реальных остатков на складе, то любую пропажу всегда можно списать на систему. Следовательно, отсутствие корректного учета негласно может стимулировать воровство в компании.

Существуют различные способы решения этих проблем: наведение порядка на складе, обеспечение надлежащих условий хранения товаров, настройка корректного учета сроков годности, разработка специальной мотивации для кладовщиков или проведение регулярной инвентаризации склада, сверки остатков.

Достаточно часто мы встречаемся с нежеланием клиентов проводить инвентаризацию и слышим возражения такого типа:

  • Инвентаризация на складе — это затратный процесс, который обойдется моей компании гораздо дороже, чем незначительные потери товара, что вполне естественно для торговли или производства.
  • Инвентаризация товаров на складе — это слишком длительный процесс: моя компания не может себе позволить простой в работе склада на такой срок.
  • Инвентаризация остатков на складе — это неэффективный процесс, во время которого никто не будет «стоять над душой» у кладовщиков. Как мне застраховать себя от искажения ими результатов?

Опасения со стороны собственников бизнеса можно понять, ведь неправильная организация инвентаризации склада может повлечь действительно большие издержки, потери времени и в какой-то степени искаженный не в пользу компании результат. Однако, если разобраться, то правильная организация инвентаризации товара на складе позволит:

  • исключить необоснованные издержки на инвентаризацию;
  • сократить время на проведение инвентаризации;
  • обеспечить достоверность данных по результатам инвентаризации.

Собственно, в этом и состоят главные бизнес-задачи складской инвентаризации, направленные на достижение глобальной цели – обеспечить компанию актуальной информацией о товарных остатках. Для реализации данных задач важно наладить до мелочей процесс инвентаризации, чтобы в случае необходимости автоматизировать отдельные операции или полностью весь процесс.

Читайте также:  Минимальный размер оплаты труда в 2017 году

Существует несколько вариантов проведения инвентаризации на складе: заниматься подсчетом товаров «вручную» и затем сверять с данными учетной системы или автоматизировать процесс.

Инвентаризация склада «вручную»

Чтобы провести опись остатков на складе вручную, не используя для подсчета специальное оборудование, нужно в буквальном смысле закрывать склад, останавливать работу торговой точки и пересчитывать все содержимое. Затем проводить сверку с данными в учетной системе и исправлять расхождения. Важно, чтобы на время проведения инвентаризации склад не пополнялся товарами и с него ничего не отгружали.

Автоматизация инвентаризации склада

Автоматизация процесса инвентаризации склада — это первый шаг на пути к исключению влияния человеческого фактора и ускорению любых процессов в компании. Автоматизация инвентаризации подразумевает под собой, в первую очередь, пересчет остатков с помощью специального оборудования (терминала сбора данных — ТСД), а также быстрый обмен данными между учетной системой и терминалами.

Однако одного использования ТСД не достаточно, важно подойти к вопросу комплексно – только в таком случае процесс инвентаризации становится дешевле, быстрее, снижается риск возникновения ошибок персонала.

Автоматизация любого процесса — это трудоемкий процесс. Важно, чтобы и вложенные в инвентаризацию ресурсы окупились. Инвентаризация склада может осуществляться WMS-системой, обслуживающей работу склада.

Но для этого система должна обладать возможностями для гибкой настройки, удобным и понятным интерфейсом, возможностью выполнять и согласовывать результаты пересчетов в режиме онлайн, без остановки операций с товаром в инвентаризуемой ячейке.

Использование различных типов пересчётов позволяет отказаться от полномасштабной инвентаризации всего склада с полной остановкой товародвижения. Или наоборот, проводить быстрый пересчет всех остатков при передаче смены.

За годы практики внедрения WMS Manhattan Associates мы сталкивались с самыми разными требованиями клиентов в части инвентаризации склада. Например, на одном производственном складе пищевой продукции требовался полный пересчет остатков в ячейках дважды в сутки при передаче смены.

Пересчитывать и подтверждать остатки в ячейках целыми паллетами (верхние ярусы), выполнять пересчет по количеству в неполных или миксованных паллетах в зоне комплектации стало возможным благодаря настройкам WMS.

В результате полный пересчет склада с пятиярусным хранением выполняется в пределах 30-40 минут.

Многие компании хотят иметь возможность выполнять пересчет содержимого ячейки по событию, чтобы моментально выявлять и устранять возможные расхождения между системным и физическим остатком товара на складе. Это могут предложить не все WMS-системы.

Например, Manhattan SCALE поддерживает следующие типы событийного пересчета:

  • смена пользователем назначенного системой адреса размещения;
  • недобор необходимого количества товара из ячейки при сборе заказов или перемещении товара;
  • падение уровня товарного остатка в ячейке ниже заданного минимума (в процентах от максимального);
  • при обнулении остатка в ячейке.

Гибкая настройка плановых пересчетов позволяет ответственному сотруднику склада создавать задания на пересчет ячеек по комбинации критериев для топологии (зона, ряд, секция, ярус) и товарного запаса (партия, срок годности, статус запаса, категория, атрибуты запаса и др.).

До согласования результатов пересчета в ячейке, где было установлено расхождение между системными данными и введенным пользователем количеством, данное количество блокируется для операций резервирования и перемещения.

Согласование выполняет уполномоченный сотрудник, путем финального пересчета содержимого ячейки.

Все операции, безусловно, логируются в WMS. На основании этих данных можно всегда узнать, кто и когда работал с товаром (ячейкой), кто выполнял пересчет и согласовывал результаты.

Таким образом, автоматизация склада на базе WMS Manhattan SCALE предоставит владельцам мощный и гибкий инструмент для инвентаризации склада, настройки и выполнения пересчета товара на складе в режиме реального времени. Что в итоге позволит существенно сократить издержки в долгосрочной перспективе и сделать товарный учет более прозрачным и менее зависимым от человеческого фактора.

Ирина Громова, менеджер по работе с ключевыми клиентами Manhattan Associates

Источник:

Manhattan SCALE™: Supply Chain Architected for Logistics Execution – современная, функциональная WMS система на платформе .Net.
Manhattan SCOPE ®: Supply Chain Optimization…Planning Through Execution – комплексная WMS система с поддержкой модуля управления цепочками поставок.

Все публикации

Источник: https://wms.korusconsulting.ru/inform-center/articles/inventory-management-wms.html

Как провести инвентаризацию на складе

На каждом складе хранения вещей актуален вопрос о соответствии количества товаров и партий грузов, а также об отчетной документации в виде квитанций, ведомостей и электронных баз данных. В идеале эти данные должны совпадать абсолютно точно, однако на практике такое не всегда случается.

Одним из факторов, которые значительно усложняют процедуру учета, является сложность отслеживания уменьшения количества органических грузов из-за естественных физический и химических процессов: усушка, порча и прочие аспекты, которые в общем можно назвать естественной убылью.

Иногда возможны и нераскрытые факты хищения имущества (разумеется, при воровстве никто не будет документировать факт кражи). К тому же персонал, который работает на складе, при получении и отгрузке товаров периодически может допускать ошибки, которые ведут к пересортице, недостачам или излишкам.

Вероятность таких ошибок можно в несколько раз уменьшить, если применить метод адресного хранения. Иногда бывают и такие ситуации, когда в процессе оформления первичных документов допускается арифметическая или другая техническая ошибка. Чтобы устранить все неточности учета, проводится инвентаризация хранимого имущества.

Данное мероприятие проводится для устранения расхождений между данными про учтенное и фактическое количество ценностей, а также для выявления фактов хищения и порчи имущества.

Инвентаризацию необходимо проводить хотя бы раз в год перед оформлением годового отчета. Но на практике многие проводят полную инвентаризацию минимум раз в месяц, а то и при выходе на работу каждой новой смены кладовщиков (проводят частичную внеплановую инвентаризацию). Это делают для того, чтобы избежать материальной ответственности в случае пропажи или порчи ценных грузов.

Каждой плановой инвентаризации должен предшествовать приказ, постановление или любой другой нормативный документ о проведении инвентаризации, в котором утверждаются сроки проведения данного мероприятия, инвентаризируемые объекты и состав инвентаризационной комиссии.

Обычно в состав комиссии входят: руководитель складского комплекса или его заместитель, а также заведующий складом, главный бухгалтер или его заместитель, представитель общественности, представитель охранной службы, дежурные кладовщики и другие должностные лица, привлекающиеся для проведения этой процедуры. Могут также присутствовать независимые эксперты и представители аудиторских служб.

Если один из членов утвержденной комиссии на момент начала инвентаризации отсутствует, то она считается недействительной.

Подготовка к инвентаризации

Перед проведением инвентаризации всем подразделениям компании, которые ответственные за расположение товаров на складе, необходимо провести все операции по выверке остатков (возвраты клиентам и поставщикам, списание брака, обмены и недопоставки).

Если же по каким-либо причинам товар остался на складе, то он складывается отдельно, маркируется и в инвентаризации не участвует. Как правило, все товары расположены по адресам, поэтому перед проведением процедуры нужно проверить соответствие расположению в информационной системе и физическому расположению.

За день до инвентаризации работники склада должны максимально заполнить ячейки на складе комплектования, убрать лишнее на паллетный склад, а также привести в порядок рабочие места (ведь часто на рабочих местах контролеров можно найти много товаров).

Весь склад следует разделить на зоны так, чтобы одна инвентаризационная группа, состоящая из трех человек, смогла подсчитать свой участок за один рабочий день.

Бракованный и нетоварного вида товар должен находиться в отдельном месте на складе и на отдельных виртуальных складах информационной системы, он инвентаризуется по отдельной ведомости.

До начала проведения данного мероприятия новые поступления должны перейти в статус товара для продажи и быть перенесенными в информационной системе на места хранения. Еще есть виртуальный склад для обозначения товара, который «исчезает» во время между инвентаризациями.

Например, он расположен в неуказанном месте или «пересортился» с другими товарами. Перед инвентаризацией этот товар также перемещается по учету на места хранения для попадания в инвентаризационные ведомости.

Проведение инвентаризации

В первую очередь печатаются два типа ведомостей инвентаризации на складе: для подсчета на ячейках хранения (ведомости печатаются по порядку ячеек), и для подсчета товаров на паллетном складе (отсортированные по алфавиту).

Помните, что участники инвентаризации пересчитывают лишь тот товар, который расположен на закрепленном за ними участке склада.

Если же товар отсутствует в ведомости, то он складируется в определенном месте и разбирается отдельными работниками.

Работникам, которые подсчитывают товары на ячейках, нужно достать весь товар с ячейки, пересчитать посерийно, дописать серию, если та не указана в ведомости, и занести количество в ведомость. Подсчитанные серии следует выложить в порядке возрастания количества.

Работники, которые подсчитывают товары на дополнительных местах хранения и на паллетном складе, должны указать в ведомости номер дополнительной ячейки, на которой фактически расположен товар.

После завершения подсчета на инвентаризационном листе ставятся фамилии и подписи всех членов рабочей бригады, делается ксерокопия и лист передается одному из операторов для ввода в информационную систему.

После этого группы меняются копиями ведомостей с другими группами для перепроверки подсчетов. Если были выявлены расхождения, то листы с исправлениями передают старшему оператору для исправления данных в информационной системе.

Завершающий этап

После пересчета и выявления расхождения между учетным и фактическим количеством товара, выводится результат инвентаризации. Как правило, его выводят в денежном эквиваленте, это или недостача, или экономия. И то, и другое в больших количествах является предметом разбирательства для службы безопасности.

Основными причинами недостачи являются факты хищения, халатности, а также ненадлежащего хранения (браки и просрочка обычно падают на недостачу).

Причинами чрезмерной экономии могут стать: обман клиентов (недовложение товаров при отгрузке), махинации с документами (сокрытие приходных документов) или с учетной программой 1С (существуют методы, которые позволяют искусственно увеличивать экономию склада).

В результате выявляются виновные лица, к которым применяются различного рода взыскательные меры (от материальной и административной до уголовной ответственности).

Ответственные лица сумму недостачи компенсируют из своей заработной платы, что оговорено условиями трудового договора или контракта.

По результатам инвентаризации иногда даже проводят кадровые перестановки (руководителей понижают в должности).

Инвентаризация на данный момент является единственным действенным методом контроля целостности хранения. Альтернативой может выступать лишь полная автоматизация процессов обработки грузов с исключением человеческого фактора.

Источник: http://bizsovet.com/story/kak-provesti-inventarizaciyu-na-sklade

Ссылка на основную публикацию