Журнал учета личных дел работников: образец

Журнал учета личных дел работников — образец

При оформлении трудовых отношений на новоявленного сотрудника в отделе кадров заводится личное дело. Все оформленные дела регистрируются в журнале учета личных дел работников. Ниже представлен образец такого журнала. В данной статье мы ответим на некоторые интересующие вопросы относительно работы с обозначенным выше документом.

Личное дело сотрудника

Несмотря на то, что оформление и ведение индивидуальных дел сотрудников является делом добровольным, многие организации вменили в обязанность своим кадровым службам работу с делами сотрудников. Впоследствии это значительно упрощает работу, так как вся информация систематизирована, и ее поиск занимает минимум времени.

Что входит в личное дело работника

Личное дело представляет собой папку с вшитыми в нее документами (либо копиями) на отдельного работника. Рассмотрим перечень документации в деле работника:

  • заявление сотрудника о приеме его на работу;
  • трудовой договор, который заключался с наемным работником во время оформления трудовых отношений. А также все дополнительные соглашенья к этому договору;
  • личный листок по учету кадров и дополнения к нему;
  • собственноручно заполненная сотрудником анкета либо написанная им автобиография;
  • копия документов о получении образования;
  • выписки из приказов об утверждении в должности;
  • должностная инструкция;
  • характеристики на сотрудника, рекомендательные письма, если таковые имеются;
  • ксерокопии паспорта, свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.;
  • копии либо выписки кадровых приказов (перевод на какую-либо должность, представления и т.п.);
  • документы о награждениях, поощрениях;
  • сведения о нарушениях, взысканиях;
  • иные документы, относящиеся к конкретному сотруднику.

Кадровик, работающий с делами сотрудников предприятия, обязан знать, что входит в личное дело работника. На этот счет у него имеется необходимая инструкция.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Оформление персонального дела сотрудника начинается с правильного заполнения титульного листа.

На данном листе указывается фамилия, имя, отчество сотрудника, дата начала работы в организации (она совпадает с датой оформления дела) и присвоенный номер.

Записи выполняются аккуратным почерком, чернилами синего, черного либо фиолетового цвета. Желательно при внесении информации избегать помарок и исправлений.

Далее идет по порядку вся имеющаяся информация на бумажных носителях. Личное дело пополняется документами по мере их поступления в период работы в организации.

В личном деле обязательно должна быть опись. Это список всей документации, подшитой в персональное дело. В нем по каждому документу отражается следующая информация:

  • название документа;
  • дата подшивки документа;
  • количество листов внесенного документа;
  • при изъятии документа из личного дела отмечается дата изъятия, кем и по какой причине бал изъят;
  • составленная опись заверяется уполномоченным специалистом.

Tитульный лист личного дела работника образец

Как уже отмечалось ранее, при изъятии из личного дела какого-либо документа, во внутреннюю опись ставится определенная отметка. На место изъятого документа вкладывают справку-заместитель.

В справке отражено когда, кем, для каких целей, на какой срок было произведено изъятие документа. Данную справку заверяют подписями сотрудник, выдавший документ, и тот, кто его получил.

Любое изъятие документов из дела работника возможно только с разрешения руководителя предприятия или начальника отдела кадров.

Бывают случаи, когда приходится вносить исправления в титульный лист либо в опись документов. Это случается, когда человек меняет фамилию или другие данные, а также, если уточняющая информация отличается от уже внесенных данных (например, неправильно записано отчество). В этой ситуации кадровик должен заверить внесенные исправления печатью предприятия и своей подписью.

Желательно поместить в дело работника его фотографию. На оборотной стороне снимка пишется фамилия, имя, отчество изображенного сотрудника. Информация заверяется подписью кадрового специалиста и печатью работодателя. Не лишним будет указать дату фотографирования.

Все личные дела сотрудников сшиваются и фиксируются в журнале регистрации личных дел работников.

Ведение личных дел работников

Личные дела работающих на данный момент сотрудников хранятся в отделе кадров. Для них выделяется несгораемый шкаф, который закрывают на замок и опечатывают.

Доступ к базе личных дел имеет начальник отдела кадров и специалист, работающий с данными документами.

Специалист по работе с личными делами назначается приказом и проходит специальный инструктаж, в котором отражены его обязанности и инструкция о том, что должно быть в личном деле работника, и как правильно их оформлять.

Кадровик также обязан ознакомиться под роспись с Положением об обработке и защите персональных данных наемных рабочих, принятым на предприятии.

При необходимости информацией из личных дел могут воспользоваться начальники подразделений, где осуществляет свою трудовую деятельность сотрудник. Для получения необходимых сведений заинтересованное лицо должно обратиться к начальнику отдела кадров, также допускается обратиться к руководителю предприятия.

Далее издается приказ, который дает разрешение на ознакомление с необходимыми документами. Выдается только та информация, которая отвечает направленному запросу.

Прежде чем получить интересующие сведения, руководитель подразделения или другое должностное лицо проходит ознакомление с утвержденным на предприятии Положением о персональных данных работников и заверяет это подписью.

Свободный доступ к личному делу имеет только сам работник. Дело может быть выдано ему под роспись до конца рабочего дня. После чего папка с документами возвращается на свое место.

Сколько лет хранятся личные дела сотрудников?

После увольнения или выхода на пенсию дела работников могут быть переданы на новое место работы (исключительно по специальному запросу) либо отправлены на хранение в архив.

При этом срок хранения документов в кадровой службе составляет: 10 лет для государственных служащих и три года для всех остальных.

При передаче дела в архив оно сшивается, нумеруется и описывается. Правильно оформленное личное дело передается в архив, где хранится в течение 75 лет.

По истечению данного срока персональные дела работников уничтожаются. Исключением являются документы граждан, занимавших руководящие должности, имевших правительственные награды и различные звания и т.п. Такие дела хранятся постоянно и уничтожению не подлежат.

Оформление и дальнейшее ведение личных дел сотрудников требует дополнительных временных и кадровых ресурсов. Но правильно сформированная база личных данных является хорошим помощником в работе кадровика и руководителя предприятия.

Источник: https://ktovdele.ru/lichnoe-delo-rabotnika.html

Порядок оформления и ведения личного дела работника в 2017 году

Руководитель, желающий контролировать качество труда и смену кадров в организации, должен сформировать систему учёта данных о персонале. Он вправе издать приказ, содержащий инструкции по составлению личных дел работников, а также список ответственных за кадровый учёт.

Что такое личное дело работника

Это набор документов о работнике фирмы. Содержит также его персональные данные, сведения о стаже работы и карьерных достижениях.

Кадровые отделы в государственных и ведомственных структурах (ст. 42 № 79-ФЗ от 27 июля 2004 года) обязаны заводить и хранить досье на служащих.

В коммерческих и гражданских организациях вопросы кадрового учёта решаются на усмотрение руководителя.

Как должен оформляться журнал учёта

Если политика компании предусматривает наличие персональных дел, специалист по кадрам оформляет досье и ведёт журнал учёта. Дела можно заводить на каждого работника либо на ключевых служащих фирмы:

  • руководство и заместители;
  • эксперты компании;
  • работники должностей с высоким уровнем материальной и финансовой ответственности;
  • служащие с перспективой карьерного роста.

Порядок оформления и регистрации персональных дел устанавливают внутренние документы компании — инструкция по кадровому делопроизводству либо инструкция по учёту кадров. Составляя подобную инструкцию:

  1. Выберите и укажите должности, наличие персонального дела для которых обязательно.
  2. Пропишите, какие документы должны быть представлены в оригинале, а для которых достаточно копий.
  3. Разработайте механизм образования и правила хранения личных дел.
  4. Сформируйте реестр ответственных за базу данных.

Нанимая персонал по совместительству, руководитель имеет право завести досье на каждого принятого сотрудника. Дело оформляется в общем порядке, к трудовому договору прикладывается ксерокопия паспорта совместителя и документы, свидетельствующие о его квалификации (при необходимости).

Как сформировать документы в дело

Оформляя договор с новым сотрудником, специалист по кадрам заводит папку с личным делом. В папку он подшивает договор и дополнительные соглашения, резюме, ксерокопии документов и персональную карточку служащего.

Запрещается вписывать в досье информацию об убеждениях персонала компании касательно политики и религии, а также об участии в работе общественных организаций. Исключение — письменное согласие работника.

Читайте также:  Отказ от дивидендов (образец)

Заполнение титульного листа — образец

Документы личного дела в хронологическом порядке укладывают в папку-скоросшиватель. На титульном листе указывают в соответствии с ГОСТ 17914–72:

  • Ф.И.О. сотрудника;
  • дату заключения договора;
  • дату составления дела;
  • порядковый номер.

Образец заполнения обложки личного дела поможет начинаючему кадровику привести документы в порядок

Порядковый номер папки должен соответствовать номеру досье в книге учёта. Её оформляют в соответствии с п. «б» ст. 695 Перечня типовых управленческих документов. Данные на страницы дела вносят вручную, разборчиво, ручкой синего или чёрного цвета.

Правила формирования досье

Состав личного дела определяет администрация компании в частном порядке. Типовой набор документов:

  • заполненная при приёме на работу анкета;
  • заявление о приёме на работу;
  • ксерокопия приказа;
  • копии страниц паспорта с пропиской и фотографией;
  • копии ИНН и СНИЛС;
  • документ об образовании;
  • персональная карточка и фотография;
  • рекомендации от предыдущих работодателей;
  • копия трудового договора;
  • опись содержимого папки.

Дополнительные документы:

  • свидетельства о браке/разводе/рождении ребёнка;
  • справки, приказы о переводе;
  • документы о премиях и штрафах;
  • справки об уровне дохода;
  • грамоты, дипломы;
  • прочие.

Внутри папки документы располагают согласно хронологии поступления, при этом бумаги временного хранения должны находиться отдельно от тех, которые будут храниться постоянно. Приложения должны лежать вместе с документами, к которым относятся.

Не все кадровые работники знают, сколько листов может быть в деле. Правила делопроизводства гласят, что толщина папки не может превышать 4 см — дела толще следует расформировать на два тома.

Как составить внутреннюю опись — образец

Специалист по кадрам заполняет внутреннюю опись содержимого в виде таблицы. Опись растёт по мере пополнения папки и содержит информацию обо всех вложенных документах, их номерах, названиях и числе листов. Страницы описи не входят в сплошную нумерацию.

В описи делают запись с указанием общего числа прикреплённых документов и листов дела. Ответственный специалист ставит свою подпись и указывает должность и текущую дату.

Образец заполнения описи

Наименования столбцов внутренней описи:

  • номер по журналу учёта личных дел;
  • индекс документа — согласно номенклатуре;
  • дата составления документа;
  • дата принятия документа в дело;
  • примечание.

Оформление после увольнения сотрудника

Когда досье направляют в архив, кадровый специалист составляет лист-заверитель, где указывает количество листов дела, число листов описи и обозначает номера пропущенных страниц.

Также он оставляет примечание, куда заносит особенности технического состояния дела — неразборчивый текст, склеенные листы, порванные страницы.

В конце описи сотрудник ставит подпись и пишет дату передачи дела в архив.

Бланк внутренней описи находится здесь.

Порядок учёта и хранения документов в организации

Для регистрации в кадровом отделе заводят журнал или книгу учёта, куда по порядку вносят номера каждого досье.

Журнал учёта личных дел — образец

Книгу учёта заполняют согласно типовой форме. Ключевые графы:

  • порядковый номер;
  • номер дела;
  • Ф. И. О. сотрудника и должность;
  • дата формирования дела;
  • дата передачи дела в архив.

Образец заполнения журнала

Ответственный работник после записи информации о новом деле ставит свою подпись. Бланк журнала учёта здесь.

Как вносить поправки в досье

Корректировки в личное дело имеет право вписывать только специалист отдела кадров, определённый приказом директора, а в периоды отпуска — исполняющий обязанности.

Исправления вносят согласно требованиям к заполнению первичной документации — некорректную надпись зачёркивают горизонтальной линией, а рядом ставят подпись и дату.

К делу прикрепляют копии документов, свидетельствующих о необходимости корректировок.

Особенности хранения персональных дел

Хранить досье на сотрудников нужно так, чтобы исключить доступ к ним третьих лиц. Дела содержат в железном сейфе, по порядку согласно номерам. Ключ от сейфа доступен только руководителю и работнику, ответственному за учёт кадров.

Продолжительность хранения дела в отделе кадров — все время, пока работает сотрудник. С момента увольнения досье передаётся в архив, и назначается новый срок хранения — 75 лет. На госслужбе после увольнения служащего папка с делом остаётся в отделе кадров 10 лет, и только потом направляется в архив.

Ознакомление с персональным досье

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, за исключением случаев, когда об этом есть приказ руководителя компании. Ежегодно специалист отдела кадров в присутствии комиссии предоставляет дело работнику для ознакомления.

Тот не имеет права вносить корректировки, добавлять или изымать документацию из папки. В случае обнаружения неточностей он обязан заявить об этом ответственному по кадрам, прикрепив к заявлению копии подтверждающих документов.

Государственная структура и частное предприятие обязаны одинаково ответственно относиться к учёту и, формируя базу досье, соблюдать требования нормативно-правовых актов и ГОСТ, касающихся оформления внутренней документации компании. Кадровый специалист, работая с делами, обязан соблюдать требования Трудового кодекса РФ в области защиты персональных данных работников.

Источник: http://sb-advice.com/law/3456-instruktsiya-po-oformleniyu-i-uchyotu-lichnyih-del-rabotnikov.html

Как хранятся личные данные сотрудников на предприятии?

Каждая компания время от времени проходит проверку по типу хранения и обработки личных данных каждого трудоустроенного работника. Если присутствуют какие-либо несоответствия, необходимо ознакомиться с условиями законодательства и максимально подготовиться ко всевозможным проверкам.

В течение последних 6 лет законодательный орган часто обращал внимание на защиту персональных данных на предприятии.

С течением этого времени был принят закон О персональных данных, а также дополнительно внесены изменения в Трудовой кодекс РФ.

Именно он теперь регулирует защиту персональных данных сотрудника и введен в виде дополнительных нормативных актов. Этим должен руководствоваться каждый человек, который имеет отношение к подобной информации.

Правила хранения и оформления личных дел сотрудников

Создавая личное дело сотрудника, нужно учитывать некоторые нюансы:

  • Документы временного пользования в личном архиве не должны быть. То есть временные документы должны храниться отдельно от постоянных;
  • Позаботьтесь о том, чтобы исключить из персонального дела подлинные документы для постоянного хранения;
  • Каждый документ необходимо представлять в одном единственном варианте;
  • Одно дело в архиве не должно превышать более 40 миллиметров (4 см);
  • В основной папке должны храниться как документы, так и объяснительные приложения к ним.

Учтите, что Федеральным законом запрещается подвергать и включать в обработку информацию о работнике. Речь идет о религиозных и политических отношений, данные о частной жизни — без письменного разрешения. Персональные данные могут быть применены в виде трудоустройства или с учетом продвижения сотрудника по службе, обеспечения сохранности и безопасности имущества работника.

Как правильно оформить личное дело сотрудника?

Личные дела должны быть оформлены одинаково и аккуратно. Это позволяет исключить потерю чрезвычайно важной документации.

Персональное дело работника оформляется в следующем варианте:

  • На основном листе находятся все данные сотрудника: фамилия, имя и отчество, а также дата, когда было заведено личное дело;
  • Если они хранятся в одной папке, отсортируйте их согласно алфавиту для облегчения дальнейшей работы;
  • Следите за общей суммой страниц одного дела. Количество не должно превышать больше 250 единиц.

Необходимость журнала учета личных дел работников

Необходимость этого журнала существует для каждого предприятия. Единой формы журнала нет. Но ее можно самостоятельно создать или же приобрести в магазине. Содержание может меняться в зависимости от деятельности организации.

В журнале присутствуют данные о персональных делах, которые были когда-то заведены в конкретной организации.

В подобной графе заносится дополнительная личная информация, дата, фамилия, имя и отчество работника и так далее. Закрытие дела сопровождается пометкой в журнале в виде причины и даты закрытия.

Если в бланк дела сотрудника внести опциональные данные, можно использовать дополнительную графу под наименованием — Примечание.

Нужно ли вести журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Сегодня существует приказ Минздравсоцразвития Российской Федерации под номером 739н, согласно которому оформляется журнал учета людей, которые отправились в командировку.

По новым правилам каждый руководитель должен вести учет собственных сотрудников, которые направляются в служебные командировки как по территории Российской Федерации, так и в иностранные государства. Чтобы этот учет был осуществлен, требуются две формы регистрации убывших в командировку работников:

  1. Журнал учета сотрудников, которые отправились в командировку;
  2. Журнал учета работников, которые прибыли из служебной поездки.
Читайте также:  Инвентаризация отходов

Чтобы организовать учет командировочных работников, руководитель компании должен назначить уполномоченное лицо, которое ответственно за регистрацию выбытия и прибытия. Помимо этого, работодатель должен хранить журнал выбытия и прибытия на протяжении пяти лет с момента оформления.

Сколько лет хранится личное дело сотрудника?

Законодательство обязывает каждого руководителя фирмы хранить данные, которые создаются с течением времени. Отдел кадров ответственен за это. Помимо этого, закон об акционерных обществах и ООО вносит обязанность хранить подобные документы. К таковым относятся:

  • Приказы;
  • Положения;
  • Документы по личному составу и тому подобное.

Сегодня персональные дела в архиве должны храниться 75 лет. Однако государственные власти планируют сократить этот срок вчетверо, сэкономив бюджетные денежные средства. Ведь для хранения одного дела затраты составляют порядка 40 рублей в год.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(8

Источник: https://legionfg.ru/kak-xranyatsya-lichnye-dannye-sotrudnikov-na-predpriyatii/

Журнал учета личных дел работников: образец

x

Check Also

Не каждый проблесковый маячок законен Постановлением Правительства РФ от 20 апреля 2015 г. №374 установлены ограничения на применение проблесковых маячков желтого или оранжевого цвета. Соответствующие изменения внесены в Правила дорожного …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не каждый долг облагается налогом Вчера Президиум ВАС РФ рассмотрел дело авиационного завода Авиакор к налоговой инспекции а взыскании налогов на сумму прощеного долга. В 1996-1998 годах самарское финансовое ведомство …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не забудьте сдать СЗВ-М за ноябрь В декабре срок сдачи ежемесячного отчета в ПФР немного сдвинулся в связи с тем, что 10 декабря приходится на субботу. Последним днем приема СЗВ-М …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не забудьте о подтверждении основного вида деятельности в ФСС 15 апреля – последний срок для подтверждения основного вида деятельности в ФСС. Напомним, что подтвердить основной вид деятельности необходимо для определения …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не всегда можно штрафовать за опоздание с представлением документов в ИФНС Суд рассмотрел дело о непредставлении в указанный налоговой инспекцией срок документов в ходе выездной налоговой проверки. 31 октября 2013 …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не все материалы проверок направят в следственные органы Если размер суммы налогового ущерба не считается крупным или особо крупным, материалы по делу налоговики в следственные органы не направляют. Даже если …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не все имущество облагается налогом Объекты недвижимого имущества, обремененные ограничениями в порядке приватизации, должны учитываться на забалансовом счете акционерного общества и не подлежат обложению налогом на имущество организаций и земельному …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не все документы подтверждают право на имущественный вычет Справка из ГУП Центр арендного жилья и протокол о передаче жилого помещения к договору купле-продаже с рассрочкой не являются документами, подтверждающими право …

https://www.youtube.com/watch?v=EQ0qIzi7kI4

Не бойтесь оценивать качество госуслуг В последнее время в соцсетях, на форумах, а также прочих ресурсах интернета стали появляться анонимные комментарии, предостерегающие граждан от использования номера 0919, так как якобы …

НДПИ для независимых производителей не увеличится Вчера 1 июня премьер-министр Владимир Путин провел совещание по повышению налога на добычу полезных ископаемых. Выяснилось, что данная мера рассматривалась правительством как один из …

Налог на добычу полезных ископаемых — 2018 НДПИ (расшифровка аббревиатуры – налог на добычу полезных ископаемых) подлежит начислению и уплате лицами, у которых имеется лицензия на пользование участком с целью …

Плата за негативное воздействие на окружающую среду Плата за негативное воздействие на окружающую среду На законодательном уровне плата за негативное воздействие на окружающую среду взимается согласно требованиям Закона № 7-ФЗ …

Нашли основание для внеплановых проверок Депутаты Московской областной думы выступили с законодательной инициативой — ввести в законодательство в качестве основания для внеплановой проверки отсутствие уведомления о начале предпринимательской деятельности, пишет …

Обложение материальной помощи страховыми взносами При возникновении сложных жизненных обстоятельств, работник может обратиться к своему работодателю за материальной помощью. Это разовая денежная поддержка, не связанная с трудовыми обязанностями, которую работодатель …

Начисляется ли амортизация на землю Начисляется или нет амортизация на землю– вопрос возникает в связи с отнесением земельных активов к категории основных средств. Для объектов основных фондов характерно постепенное устаревание …

Начисление процентов по микрозаймам ограничено Банк России в информационном письме напомнил, что с 1 января 2017 года в силу вступило ограничение на начисление процентов по договору потребительского микрозайма, заключенному после …

Порядок начисления амортизации Стоимость активов предприятия, относящихся к ОС, погашается начислением амортизации, т. е. износа, вызванного участием объектов ОФ в производственном процессе. Амортизационные отчисления постепенно (в течение определенного срока) включаются …

Амортизация после модернизации Нередки случаи, когда основным фондам компании требуется доработка, достройка или техническое перепрофилирование. Так бывает, например, когда работающее оборудование не может соответствовать внедренным новым технологиям, но при соответствующей …

Начата регистрация лекарств в рамках эксперимента по маркировке В соответствии с постановлением Правительства РФ от 24 января 2017 г. №62 с февраля 2017 года стартовал эксперимент по маркировке отдельных видов …

Начался спад кредитования индивидуальных предпринимателей Портфель кредитов индивидуальным предпринимателям в банковской системе в первом квартале 2015 года снизился на 61,4 млрд руб. Половину этого снижения обеспечил лидер рынка – Сбербанк. …

Начали работу новые интернет- сервисы Росреестра В целях реализации положений Федерального закона от 13 июля 2015 г. № 218-ФЗ О государственной регистрации недвижимости, вступившего в силу с 1 января 2017 …

Начали действовать новые тарифы по ОСАГО С 12 апреля 2015 года начали действовать новые тарифы ОСАГО. Они приняты указанием Банка России от 20 марта 2015 г. № 3604-У. В результате …

Началась выдача прав нового образца Сегодня, 1 апреля 2014 года в России началась выдача водительских удостоверений нового образца. Основное отличие новых прав от старых – в количестве категорий и подкатегорий …

https://www.youtube.com/watch?v=wM6Z5ev8lO8

Население будут переписывать через интернет Госдума поддержала в третьем чтении принятие законопроекта О внесении изменений в Федеральный закон О Всероссийской переписи населения, которым устанавливается возможность проведения переписи населения с использованием …

Источник: http://2018-g.ru/predprinimatelju/zhurnal-ucheta-lichnyx-del-rabotnikov-obrazec

Журнал учета работников выбывающих в служебные командировки

В кадровом отделе любого предпринимательского учреждения состоит штатная единица, отвечающая за формальный учет командировочных работников. Ведение соответствующего учета проводится в специально предназначенной для этого книге/журнале, куда и записываются все требуемые сведения.

Порядок в котором должен вестись данный учет на предприятии ежегодно определяется ведомственным приказом Минздравсоцразвития и он является обязательным на всей территории Российской Федерации.

Далее будет описана инструкция по ведению указанного журнала, а также о форме в которой должна фиксироваться информация.

Что из себя представляет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

По приложению к приказу Минздравсоцразвития 129-ФЗ 2017 года, журнал представляет собой книгу учета по формату А7, страницы которой имеют все необходимые столбцы и графы для отражения обязательной информации.

На каждой странице фиксируются следующие данные:

  • фамилия командировочного;
  • порядковый номер формального трудового договора;
  • документы, предусматривающие легитимность отправления в командировку (локальный приказ руководителя);
  • должный срок служебной командировки;
  • а также место отправления.

Журнал учета заполняется ответственным служащим отдела кадров посредством постановки работника в реестр командировочных сотрудников, с последующей выдачей талона.

Обязательным сведением так же является и дата, в течение какой он будет пребывать в служебной оформленной командировке. Без этих данных командировать работника нельзя, поэтому удостоверение таких обстоятельств является обязательным.

Конечным действием уполномоченного лица является выдача талона.

Кто ведет журнал учета работников выбывающих в служебные командировки?

Ведением описываемого журнала занимается уполномоченная штатная единица из отдела кадров. Назначается такой сотрудник не формальным работодателем, а руководителем кадрового подразделения.

Руководство организации в этом случае только подписывает локальный приказ о прямом назначении.

Такой работник, как правило, занимается только ведением учета, и на побочные обязанности отвлекается только при необходимости.

Работники, которые собираются в служебные командировки, должны информировать о предстоящем отбытии именно ведущего учет инспектора.

В его обязанности помимо самого ведения журнала входят также:

  • регистрация всех обязательных данных по конкретной командировке (с датами, сроками, местом пребывания, наименованием работ к проведению в процессе);
  • выдача талонов;
  • принятие заявлений о расчете формальных компенсаций и передача этой информации в имеющийся отдел бухгалтерии.
Читайте также:  Аннулирование трудового договора

Срок хранения журнала учета работников выбывающих в служебные командировки

Сам журнал на практике рассчитывается к использованию на один налоговый период. Таким периодом фактически признается один календарный год.

Это удобно для самого учреждения и для исполнительного работника, потому что прошлогодние командировки не имеют практически никакой информационной ценности, если они уже были проведены и оплачены.

Соответственно наиболее актуальным сроком ведения является один год, а хранить книгу учета можно столько времени, сколько необходимо формальной организации, но не менее 5-ти лет.

При каждом отделе кадров имеется функционирующий архив, где хранятся подобные информационные данные. Каких-либо предельных ограничений в процессе хранения законодательными приказами не установлено.

Журнал учета приказов о командировании работников — бланк

Для того чтобы понять как примерно выглядит подобная книга, рекомендуется ознакомиться с примерным образцом или бланком такого документа.

Как уже было сказано, форма является типовой для всех случаев, независимо от наименования и направления учреждения.

Утверждается она ежегодно профильным приказом Минздравсоцразвития, поэтому оно является обязательной для обеспечения по всей территории РФ.

Особенности ведения журнала учета личных дел работников

В первую очередь следует указать, что ежегодно необходимо следить за форматом книги, потому что он меняется в зависимости от разработки новых законодательных норм для кадрового сегмента.

Помимо этого в самой книге допускаются исправления в форме перечеркивания и добавления новых данных, потому что сама командировка может быть отменена, а в служебный отъезд может быть направлен совершенно другой работник.

Напомним, что ранее (до 2014 года) подобные исправления не допускались, что вызывало у кадрового отдела большие трудности. Если под каждой записью не будет стоять соответствующая подпись уполномоченного субъекта, то подобная формальная запись будет читаться не легитимной, поэтому за этим необходимо наблюдать более внимательно.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(6

Источник: https://russiansu.ru/komandirovka/zhurnal-ucheta-rabotnikov-vybyvayushhix-v-sluzhebnye-komandirovki.html

Что входит в личное дело работника: 11 основных документов

Кто ведет личное дело работника?

Сотрудники предприятия являются основным его ресурсом, управление которым и применение его потенциала доступно только при наличии полной и достоверной информации.

Что такое личное дело работника

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

  • Автобиография заменяется резюме;
  • Анкета – листом по учету кадров;
  • Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника — читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

  • Подтверждение прохождения конкурса на должность;
  • Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
  • Допсоглашения;
  • Данные о прохождении военной службы;
  • Экзаменационные листы;
  • Документы о награждениях, повышениях по службе;
  • Допуск;
  • Декларация о доходах;
  • Медицинское соглашение;
  • Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Образец личного дела работника.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

  • Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
  • Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Титульный лист личного дела.

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

  • Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
  • Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
  • Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
  • Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
  • Далее идет наименование папки – ФИО работника;
  • В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Относительно оформление документов он обязан:

  • Принять;
  • Пронумеровать;
  • Описать;
  • Подшить;
  • При необходимости внести изменения;
  • Закрыть дело;
  • Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

  • Регистрационный номер документа;
  • Присвоенный индекс;
  • Дата фиксирования документа;
  • Заголовок;
  • Номера листов согласно нумерации дела;
  • Примечание.

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности — смотрите в этом видео:

Источник: http://FBM.ru/bukhgalteriya/kadrovyjj-uchet/lichnoe-delo-rabotnika.html

Ссылка на основную публикацию