Как правильно сделать копию трудовой книжки

Как правильно оформить копию трудовой книжки (образец)

На практике бывают случаи, когда для подтверждения факта трудовой деятельности или стажа некоторые субъекты (к примеру, кредитная организация или потенциальный работодатель) могут запросить у физического лица копию трудовой книжки.

Законодательством порядок изготовления и представления такой копии напрямую не урегулирован, но некоторые аспекты того, как правильно сделать копию трудовой книжки, все же нуждаются в дополнительном разъяснении. Рассмотрим их подробно.

Как оформить копию трудовой книжки?

Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации гласит, что трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.

Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:

  • в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
  • в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).

Трудовая книжка ведется работодателем и находится у него на хранении.

Следовательно, доступ к этому документу работник имеет только в случае увольнения, так как в этом случае трудовая книжка выдается ему на руки.

При очередном трудоустройстве работодатель также заберет трудовую книжку у принятого на работу сотрудника. Такой порядок установлен положениями статей 65, 66, 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

Следовательно, сделать копию или выписку из трудовой книжки работник (за исключением случаев, когда он не осуществляет трудовую деятельность, вследствие чего трудовая книжка находится у него на руках) может, только обратившись к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если вопрос касается государственной или муниципальной службы).

На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 7 Правил работодатель обязан предоставить работнику по его требованию копию или выписку из трудовой книжки.

Вопрос же о том, как правильно оформить копию трудовой книжки, а также образец такого оформления напрямую законодательством не урегулированы.

Однако полагаем, что в ситуации, когда у лица просят предоставить копию трудовой книжки, имеется в виду копия, сделанная при помощи копировальной техники (другими словами, ксерокопирования), с проставлением подтверждающей идентичность оригиналу подписи.

Работодатель на основании статьи 62 Трудового кодекса обязан предоставить работнику копии любых документов, связанных с работой, следовательно, не является исключением и копия трудовой книжки.

Как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки?

Для предоставления такой копии работник обращается к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель же, в свою очередь, обязан изготовить и предоставить копию не позднее трех рабочих дней.

Как правило, такая копия изготавливается кадровым структурным подразделением (при наличии).

Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года (данный правовой акт принят еще в СССР, но действует и на сегодняшний день), копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.

Отвечая на вопрос, как делается копия трудовой книжки, обязательно следует учитывать положения специального государственного стандарта.

В соответствии с пунктом 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст при подтверждении идентичности копии документа оригиналу ниже реквизита “Подпись” приводится формулировка “Верно”.

Кроме этого, на копии должны быть указаны должность подтверждающего копию лица, его личная подпись с расшифровкой Ф.И.О. (напр., Коновалова С.Ю.) и дата подтверждения.

Рассмотрение вопроса, как делать копию трудовой книжки. следует завершить еще одной рекомендацией.

Если копируется много страниц трудовой книжки, может быть целесообразным заверение одного, последнего, листа копии. С этой целью все копии следует прошить по порядку нумерации страниц, а нитку прошивки приклеить к обратной стороне последнего листа при помощи листка маленького размера.

На этом листке следует указать количество подтверждаемых страниц копии, проставить подпись подтверждающего должностного лица.

Штамп печати следует проставить таким образом, чтобы он отразился как на обратной стороне последнего листа копии, так и на маленьком листке, с помощью которого приклеена нить.

Также читайте:

Источник: http://GlavKniga.ru/situations/s502838

Где и как правильно снять, подписать и заверить копию трудовой книжки

Устроившись на работу официально, работник всегда сдает оригинал своей трудовой книжки работодателю.

Так как данный документ является подтверждением трудовой деятельности человека за всю его жизнь, то организации, которые нуждаются в предъявлении им копии данного документа, устанавливают высокие требования к его заверке.

Существует основное правило того, как правильно подписать копию трудовой книжки. Важно, чтобы на каждой странице копии стояла подпись ответственного лица или директора организации. Но перед заверкой нужно правильно снять копию.

Правила снятия копии с трудовой книжки

  1. Копия снимается только на копировальной машине и только с оригинала документа. Не допускается снятие копии с копии документа или распечатка фотографии с телефона или фотоаппарата.
  2. Первым копируется разворот, где указаны личные данные, дата и место выдачи книжки сотруднику, и только потом остальные листы.

    Пустые листы не копируются. При наличии в книжке вкладыша с него также снимается копия. Возможно включение в копию листов о поощрениях, если таковые имеются.

  3. Копия каждого разворота должна быть на отдельном листе А4, хотя иногда допускается и наличие копии двух разворотов трудовой на одном листе.

  4. Завершать копию должен лист с местом работы на данный период времени.
  5. Если запись о текущем месте работы сделана на последней строке страницы трудовой, то нужно обязательно сделать копию следующего пустого разворота.

  6. Обратите внимание на точную последовательность копий разворотов, так как в случае несоблюдения этого правила копию могут не принять запрашиваемые органы.

Как заверить записи в трудовой книжке

Одной лишь подписи руководителя недостаточно для заверки данного документа. На каждой странице, в том числе и последней, обязательно должны быть поставлены:

  • печать}
  • надпись «Копия верна»
  • должность ответственного лица}
  • подпись}
  • дата заверки.

Помимо этого, копия должна содержать запись, что специалист «работает по настоящее время», на последней странице трудовой книжки.

Все копированные листы в последовательном порядке должны быть прошиты вместе, а место сшивки заклеено небольшим листом бумаги, на котором отмечается количество листов и пишется фраза: «всего пронумеровано и прошнуровано». Ниже записываются инициалы и фамилия человека, подписывающего документ. Обратите внимание на то, как правильно подписывать копию трудовой книжки, и перепроверьте наличие всех подписей.

Где заверять копию трудовой книжки

Заверка копии производится в отделе кадров фирмы или компании, где работает сотрудник. При отсутствии в организации такового отдела, копия трудовой заверяется человеком, ответственным за персонифицированный учет сотрудников, например, главным бухгалтером. Также заверка может быть сделана самим директором или руководителем организации.

Копия выдается в течение недели со дня подачи заявления специалистом на ее выдачу и строго в руки сотруднику. Желательно, чтобы он был осведомлен о том, как правильно заверить копию трудовой книжки, чтобы проверить правильность ее оформления.

Заверенная копия будет принята любой организацией, однако все же стоит уточнить возможные особые требования к заверке данного документа.

Выдача дубликата трудовой книги

В случае утери трудовой книжки или если она пришла в негодность, в соответствии с Трудовым кодексом РФ сотруднику следует выдать ее дубликат. Его оформление происходит на текущем месте работы специалиста. Как правильно сделать дубликат трудовой книжки?

  • Для начала необходимо собрать некоторые документы:
  1. подтверждающие документы}
  2. документы организации}
  3. чистый бланк трудовой книжки}
  4. печать предприятия}
  5. бланки соответствующих документов.
  • Сотрудник должен подать заявление на имя основного лица компании о выдаче дубликата, где обязательно ставит свою подпись и дату. Директор организации должен рассмотреть поданное заявление, проставить на нем резолюцию, заверить печатью организации и подписать в случае согласия.
  • Руководителем компании издается приказ о выдаче дубликата.
  • На титульном листе трудовой книжки пишется слово «дубликат», далее указывается фамилия, имя и отчество сотрудника, а также место и дата рождения, образование (среднее, среднее специальное, профессиональное или высшее). Здесь же должен быть указан суммарный стаж работника до поступления на текущее место работы.
  • По порядку, согласно датам приема и увольнения, вписываются сведения о предыдущих местах работы (наименование организации, дата приема и увольнения, номер и дата документа, подтверждающего работу специалиста в той или иной компании). Каждая запись заверяется печатью организации, прописывается занимаемая должность заверителя, его инициалы и фамилия, ставится подпись. Сотрудник должен быть ознакомлен с каждой записью под подпись.
  • Если в каком-либо из предъявленных документов о подтверждении места работы содержатся неполные или неточные сведения, то такая запись не включается в дубликат трудовой книжки.
  • Дубликат трудовой книжки выдается в течение пятнадцати дней с момента подачи соответствующего заявления лично в руки.
  • Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Источник: http://hr-portal.ru/article/gde-i-kak-pravilno-snyat-podpisat-i-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki

Как заверить копию трудовой книжки работодателем: для банка, кредита, загранпаспорта, фото, образец

Трудовая книжка — это документ, в котором фиксируется история трудовой деятельности человека. Её относят к числу обязательных документов при приёме на работу, если сотрудник ранее уже имел официальный трудовой опыт.

Бывают случаи, когда работодатель должен сделать копию трудовой книжки сотрудника, который работает у него в настоящее время. Такую копию нужно обязательно заверять.

Как правильно её заверить и на какие образцы ориентироваться?

Зачем нужна копия трудовой книжки

Сведения о работе могут понадобиться для предъявления в различные организации. Банки требуют трудовую книжку для подтверждения занятости при выдаче кредита, социальные службы — для постановки на учёт и назначения пособий, в суде она может понадобиться в качестве подтверждения факта работы в какой-либо организации.

Раньше трудовая книжка требовалась и для получения загранпаспорта, теперь достаточно выписать сведения из неё в специальную анкету, а вот для оформления визы принести документ все же придётся. При этом оригинал должен храниться у работодателя, а для предоставления в различные организации будет достаточно заверенной копии.

Кроме того, ксерокопия трудовой книжки пригодится при утере её оригинала для восстановления прежних записей.

По закону трудовая книжка хранится у работодателя, обратиться с заявлением о выдаче заверенной копии необходимо в отдел кадров. Согласно 62 статье трудового кодекса на выполнение этого обязательства организациям даётся 3 дня. При снятии копии нужно соблюдать определённые правила:

  1. Копию можно снимать только с оригинала трудовой книжки на копировальном аппарате.
  2. Копию каждого разворота желательно размещать на отдельном листе формата А4.
  3. Вначале копируется титульный лист с данными работника, затем остальные листы в точной последовательности. При наличии вкладыша необходимо скопировать и его. С пустых листов снимать копии не нужно.
  4. В завершение копируют лист с местом работы на данный момент. Если запись сделана в последней строке разворота, необходимо снять копию и со следующего пустого разворота.

Копия титульного листа трудовой книжки, заверенная печатью

Иногда требуется оформить выписку из трудовой книжки. При этом копируют страницы только за определённый период, указанный работником в заявлении.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: инструкция и образец

Юридическую силу будет иметь только копия, заверенная с соблюдением всех правил.

Кто имеет право заверять документ (в том числе трудовую книжку генерального директора)

Заверяет копию сотрудник кадровой службы, а при её отсутствии — человек, ответственный за ведение и хранение трудовых книжек, например, главный бухгалтер. В штате небольших организаций часто нет ни кадровика, ни бухгалтера, а их обязанности выполняет генеральный директор. В таком случае он имеет право самостоятельно заверять копии своей трудовой книжки.

Правила заверения ТК сотрудника, который работает по настоящее время

Снизу каждой страницы копии проставляется запись «копия верна», а также прописываются фамилия, инициалы, должность ответственного лица, его подпись и дата заверки, ставится печать организации. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров И. А. Иванова. 05.06.2016. Подпись».

Копия трудовой книжки заверяется по чёткой схеме

Последняя страница, кроме перечисленного, должна содержать фразу «работает по настоящее время».

Надпись и печать нужно располагать на половине копии разворота, вторая половина должна находиться на чистой части листа.

Образец заверения копии последнего листа трудовой книжки

Скопированные страницы нумеруются и скрепляются. В месте сшивки приклеивается небольшой листок бумаги, где отмечается общее количество листов и ставится запись «всего прошнуровано и пронумеровано».

Копия трудовой книжки сшивается и заверяется общей печатью

Сколько времени действует копия

Срок действия заверенной копии трудовой книжки законом не установлен. Он определяется учреждениями, затребовавшими такую копию, и обычно составляет не более одного месяца. После внесения изменений в трудовую книжку ранее полученная копия становится недействительной.

Получение заверенной копии трудовой книжки является законным правом работника. Необходимо помнить о том, что невыдача такой копии в установленный срок может обернуться для организации серьёзным штрафом. Неверно оформленная и заверенная копия может привести к отказу в кредите или другим неприятным последствиям.

Источник: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/kopiya-trudovoy-knizhki-zaverennaya-rabotodatelem-obrazets.html

Как правильно заверить копию трудовой книжки пошаговая инструкция

x

Check Also

В России есть большое количество выдающихся людей, которые имеют значительные заслуги перед отечеством, например, олимпийские чемпионы. Для граждан этой категории существует ФЗ, в котором дано …

То, в каком состоянии будет находиться ваш многоквартирный дом (МКД), благополучное и комфортное существование жильцов этого дома, зависит в первую очередь от схемы управления многоквартирным …

Ипотечное кредитование несет собой большие риски, и сегодня, увы, далеко не редкость, когда заемщик не в состоянии оплачивать кредитный долг по ипотеке, что дает банку …

Законодательство РФ предусматривает срок исковой давности по уголовным делам, который является определенным периодом времени, на протяжении которого, лицо, совершившее преступное деяние, может быть привлечено к …

Аренда земли – явление распространенное. Мало кто может себе позволить сразу же выкупить участок, куда дешевле снять его. Однако процедура оформления договора аренды – достаточно …

Для мужчин и женщин северный стаж для пенсии является одним из самых насущных вопросов, ведь не все работают в благоприятных климатических районах. Многие граждане России …

Что такое бракоразводный процесс – понятно, наверное, каждому. Но вот то, как он оформляется и, собственно, осуществляется, далеко не всем. Иногда развод затягивают до неимоверных …

Типичная ситуация: клиент приходит в банк получить деньги, а ему между делом предлагают перевести накопительную часть пенсии в НПФ. Стоит ли соглашаться на такое предложение …

Улучшение жилищных условий – довольно важный процесс, который проходят многие граждане нашего государства. Для его осуществления имеется немалое количество разнообразных путей. Чаще всего люди покупают …

Как известно, возможность получить быстрые деньги всегда привлекает мошенников, именно поэтому в сфере кредитования мошенничество очень развито. О том, какие виды мошенничества существуют в кредитной …

Бюджетная комиссия кабинета министров Российской Федерации в начале октября 2016 года приняла положительное решение относительно заморозки накопительной части пенсии данную информацию сообщил Антон Дроздов, глава …

Купля-продажа квартиры требует максимальной внимательности и знания тонкостей при оформлении сделки купли-продажи как от продавца, так и от покупателя жилья. Серьезным препятствием в заключении сделки …

Факторы, влияющие на стоимость: Возраст водителя и его стаж: Стаж до трех лет, возраст до 22, то коэффициент повышения – 1,7. При стаже более трех …

На рынке недвижимости приватизация жилья рассматривается, как первичная сделка. По завершении процедуры квартира полностью принадлежит гражданину РФ. Кроме этого, от того, насколько грамотно осуществлена процедура …

В жизни происходит всякое, и бывают такие случаи, когда женщины находят себе избранника, а в последующем и мужа в местах не столь отдаленных, обнесенных колючей …

Такие споры возникают по разного рода причинам, чаще как следствие нарушения обязательств, притеснения иных гражданских прав, причинения другому лицу вреда. Разберемся, что такое ГС, особенности …

При наличии недвижимости в которой, владелец не нуждается в использовании ее по назначении. Часто принимается решение сдавать в аренду квартиру или дом, людям которые нуждаются …

Выписка из квартиры или иного места жительства – довольно распространённая процедура. Она состоит всего из нескольких шагов. Но при этом существуют нюансы, в которых неискушённая …

Приватизация, то есть передача занимаемого жилья в собственность нанимателей на бесплатной основе началась в нашей стране в 1991 году (согласно Закону № 1541-1 «О приватизации …

За время, прошедшее с момента её введения, программа маткапитала (иначе его называют ещё семейным капиталом) показала себя как эффективная мера воздействия на изменение демографической ситуации …

Содержание Правила присвоения фамилии ребенку Правовое решение вопросов о смене фамилии детей после развода Исключительные случаи правовой практики Можно ли родителям поменять фамилию ребенку после …

Благодаря такому инструменту как материнский капитал многие семейные пары могут позволить себе иметь больше одного ребенка, не думая о материальных последствиях. Указанный сертификат представляет собой …

Продажа квартиры родственнику с точки зрения законодательства и процедуры оформления, пакета необходимых документов, не отличается от аналогичной сделки с любыми другими гражданами, не являющимися родственниками. …

Если вы решили подать исковое заявление в суд самостоятельно, то для избежания ошибок вам понадобится образец заполнения искового заявления, который можно использовать в качестве шаблона …

Источник: http://moj-doktor.ru/vash-yurist/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-poshagovaya-instrukciya

Как заверить копию трудовой книжки в 2018 году – образец, правильно, для банка, работает по настоящее время

Порой работнику необходимо подтвердить свое официальное трудоустройство. А поскольку трудовая книжка отдается на руки лишь при расчете, то выдают документальную копию.

Как в 2018 году оформить заверение копии трудовой книжки? Наниматель не вправе выдавать своему сотруднику подлинник трудовой книжки, если только это не связано с прекращением трудовых отношений.

Поэтому во всех случаях, когда сотруднику требуется подтвердить трудоустройство или стаж, оформляется копия документа.

Причем оформлена таковая должна быть надлежащим образом. Как правильно в 2018 году заверяется копия трудовой книжки?

Что нужно знать

Трудовая книжка может потребоваться в самых различных обстоятельствах. Но все трудовые книжки должны сохраняться у работодателя.

Трудовая книжка отдается сотруднику только в день окончательного расчета. Поэтому при надобности предоставления трудовой книжки выдается ее копия.

В трехдневный срок с момента подачи заявления изготавливается и выдается заверенная подобающим образом копия требуемого документа.

Копия сохраняет свою действительность в течение одного месяца. Но если за это время в книжке появились новые записи, то копия становится недействительной.

Следовательно, необходимо изготовление нового документа. Кто вправе оформить копию трудовой и заверить ее?

Но в маленьких фирмах нередко вообще отсутствуют кадровые работники. Их полномочия исполняет сам руководитель или бухгалтер.

То есть обращаться за оформлением копии следует к лицу, занимающемуся кадровым учетом. В некоторых случаях копия документа может изготавливаться нотариусом.

Обычно так случается, когда субъект официально не трудоустроен и трудовая хранится у него. Нотариальная копия действительной считается бессрочно, но при условии, что в книжке не появились новые записи.

Определения

Трудовая книга это документ, в каком фиксируются все периоды трудовой деятельности работника.

При приеме на работу любой человек обязан предоставить трудовую книжку работодателю для внесения записи о трудоустройстве.

В период всей трудовой деятельности работников трудовые книжки сохраняются у нанимателя и на руки не выдаются. Получить трудовую можно лишь при увольнении.

Копия трудовой книжки необходима для предоставления по месту требования в различные инстанции.

Понадобиться она может в любых ситуациях, когда при оформлении каких-либо документов требуется подтверждение трудового стажа.

Но законной силой копия трудовой обладает только в том случае, когда она правильно заверена.

Заверение копии любого документа предполагает проставление на ней определенной записи, подписи ответственного лица и печати.

Но при этом требуется правильное оформление. Неправильно проставленный оттиск печати или ненадлежащая запись превращает копию в обычную бумажку, не обладающую никакой юридической силой.

Какова роль документа

Заверенная правильно копия трудовой книжки представляет собой практически аналог оригинального документа.

К наиболее распространенным ситуациям, когда надобна копия трудовой, можно причислить такие ситуации как:

  • оформление кредита;
  • получение государственной субсидии;
  • оформление пенсионных выплат;
  • процедура усыновления;
  • получение загранпаспорта и т.д.

На основании копии трудовой подтверждается период трудовой деятельности.

Законные основания

Заверение трудовой книжки процесс довольно распространенный. Каждый кадровик за период своей деятельности сталкивается с этим не раз.

Но вот определенного норматива, регламентирующего порядок заверения конкретно трудовой книжки, законом не предусмотрено.

Руководствоваться следует общими нормами трудового законодательства и нормативами, касающимися документооборота в целом.

То есть применяются положения, регулирующие копирование и заверение любых важных документов.

К тому же формат трудовой книжки предполагает особый характер данного документа.

Как правильно заверить трудовую книжку

Копия с подобающим заверением трудовой книжки должна быть предоставлена работнику в трехдневный срок с момента получения работодателем письменной формы соответствующего характера.

Заверение копии любого документа можно осуществить двумя способами:

Постранично При этом заверительная надпись и печать проставляются на всяком листе копии
Прошитого комплекта копий В таком случае все страницы копии нумеруются, прошиваются, ставится пломба в виде наклейки с отображением печати, подписи и количества страниц. Заверяется весь комплект в целом

Руководствуясь имеющейся судебной практикой в отношении копий документов, целесообразнее постраничное заверение.

К важным аспектам создания копий относится обязательное указание даты изготовления.  Необходимо это для того, чтобы точно подсчитать срок действительности копии.

Любая новая запись делает копию недействительной, даже если период действия еще не истек. Четкие стандарты относительно внешнего вида копии отсутствуют.

Как правило, зависит это от внутренних правил конкретной организации. Порой правильный с юридической точки зрения документ может не приниматься по причине несоответствия утвержденным требованиям.

Но наличие более одного разворота на листе может вести к тому, что копия не будет принята и потребуется переоформление.

Порядок действий

Когда сотрудник трудится в настоящее время, то порядок изготовления копии трудовой книги таков:

Снимаются ксерокопии Всех заполненных листов книжки
На копии каждого листа в нижней части пишется фраза «Копия верна» Рядом с ней прописывается должность ответственного лица, его подпись с расшифровкой
Далее ставится дата заверения и печать организации Оттиск печати располагается так, чтобы он частично захватывал саму копию и подпись
В некоторых случаях дополнительно пишется «Работает по настоящее время»

Заверяется копия сотрудник кадровой службы, главным бухгалтером либо самим руководителем организации.

Нитка, которой прошита копия, выводится на последний лист копии и проклеивается бланком. На нем указываются данные о количестве листов.

Здесь же проставляется заверительная надпись и подпись ответственного лица. Печать также располагается частью на подписи и на информационном бланке.

При проставлении заверительной надписи и печати нужно учитывать некоторые нюансы:

Надпись частично налагается на изображение копии Но не скрывая имеющуюся информацию
Обычно применяется круглая печать организации Но может использоваться и отдельная печать кадровой службы
Не ставится печать на пустой странице Или в пустой ее части
Печать захватывает надпись и изображение копии Но должна быть ясно читаемой
Конкретное место для внесения заверительной надписи Не регламентировано, но исходить лучше из целесообразности. Нередко отметку ставят в верхнем правом углу, но так скрывается часть информации. Лучше ставить надпись в нижнем левом углу, немного захватывая изображение

Если на момент изготовления копии трудовой книжки человек не трудоустроен, то для заверения документа нужно обратиться к нотариусу.

Как быть с вкладышем

Вкладыш в трудовую книжку необходим в случае, когда все листы оказываются заполненными и некуда внести новые записи. Заполняется вкладыш на бланке установленной формы по общим правилам.

При оформлении вкладыша в верхней части титульного листа книжки ставится отметка с указанием номера и серии вкладыша. Количество таких отметок и следственно самих вкладышей не ограничено.

Особенность оформления вкладыша в том, что при первом заполнении он заверяется подписью ответственного лица и печатью.

Заверительная отметка ставится на первой странице вкладыша. В случае изготовления копии трудовой книжки с наличием вкладыша процесс ничем не отличается.

Вместе со всеми листами трудовой книжки копируется и вкладыш. Заверяется вкладыш в обычном порядке.

Образец заверенной записи

Многие организации требуют указания в заверительной записи факта настоящего трудоустройства. Как правильно заверить копию трудовой книжки « …работает по настоящее время»?

Иногда пишется «…трудится по настоящее время» или подобное. Но с точки зрения закона такая надпись не совсем правомерна.

Во-первых, само нахождение трудовой книжки у работодателя указывает на факт трудоустройства. К тому же копия должна точно отображать оригинал и наличие дополнительных записей данное правило нарушает.

Вносить заверительную запись можно как рукописным способом, так и при использовании специального штампа. Посредством штампа можно выполнять и часть записи или полный ее вариант.

Например, оттиск печати может содержать запись «Копия верна». Ответственному работнику остается только проставить дату и свою подпись.

Если работодатель является индивидуальным предпринимателем и работает без печати, то заверение осуществляется посредством подписи с расшифровкой.

По какому назначению

Но при этом требования к заверительной подписи могут несколько отличаться в зависимости от организации, куда предоставляется копия.

Что касается распространенных ошибок, которые недопустимы в любом случае, то они таковы:

Размещение на одном листе стразу четырех страниц книжки На одном развороте рекомендуется копировать не больше двух страниц
Неправильная формулировка записи Отдельные нормативы устаревают со временем. Сегодня обычно ставится надпись «Копия верна», но еще недавно ставилась только одно из этих слов. Но в коммерческих организациях такое заверение может посчитаться неправильным
Подпись не уполномоченного сотрудника Подпись ставится лицом, которое приказом руководителя уполномочено на ведение и хранение трудовых книжек
Ненадлежащая печать В организации может использоваться несколько печатей, но для заверения можно использовать только круглую печать организации или штамп кадровой службы

Для банка

Банку копия трудовой книжки необходима для подтверждения трудоустройства субъекта и наличия у него стабильного дохода, то есть для кредита.

В целом копия составляется по общим правилам. Но есть и отдельные нюансы, характерные для конкретного банковского учреждения.

Уточнять их нужно непосредственно у получателя. В общем можно отметить следующие:

В большинстве случаев кадровики проставляют надпись «Копия верна» Но по закону предусмотрена иная формулировка. По ГОСТу на копиях документов ставится отметка «Верно». Желательно использовать именно этот вариант
Место проставления заверительной надписи для банка особого значения не имеет Но основной текст должен быть разборчив и читаем
При проставлении подписи ответственного лица Надлежит указывать должность и полное имя заверителя
Некоторые банки требуют проставления надписи о местонахождении трудовой книжки По закону такой надписи не предусматривается, но лучше следовать требованиям банка
Значение может иметь и надпись о факте текущей работы в организации Юридически эта пометка и не предусмотрена, и не соответствует логике. Но банки могу отказать в принятии копии при отсутствии такой записи
Важен для банка и форма копии Чаще всего требуется создание отдельной копии для каждого листа с заверением каждого скопированного листа

Источник: http://jurist-protect.ru/kak-zaverit-kopiju-trudovoj-knizhki/

Как правильно оформить копию трудовой книжки: образец и подробная инструкция

Трудовая книжка — необходимый документ для каждого работающего гражданина. Он требуется при оформлении кредита, получении загранпаспорта и в ряде других случаев, но получить его на руки нельзя. В этой статье мы покажем вам образец, как правильно оформить копию трудовой книжки, и расскажем, какие бывают ошибки при заверении этого документа.

Сотрудник имеет право получить копию трудовой в определенный срок. И за нарушение этих сроков предусмотрена как административная, так и уголовная ответственность для руководителей и других сотрудников.

Согласно ТК РФ, все организации и индивидуальные предприниматели обязаны вести трудовые книжки своих сотрудников.

Это документы установленного образца, бланки и вкладыши к ним печатаются на «ГОЗНАКЕ» Министерства финансов РФ. Они подтверждают факт трудовой деятельности работников и их стаж.

Исключение касается только работодателей-физических лиц. Стаж работы у них подтверждается трудовым договором.

Трудовая книжка требуется при поступлении на работу. Новый сотрудник предоставляет ее вместе с паспортом, СНИЛС и другими документами. Если человек трудоустраивается впервые, то трудовую книжку ему оформляет работодатель.

Где хранится трудовая книжка во время работы и какие данные в нее вносятся

Трудовая книжка хранится у работодателя на протяжении всего срока работы человека в организации. Она содержит сведения о владельце и полную информацию о его трудовой деятельности на протяжении всей жизни. В нее вносятся данные о работе, службе в армии, прохождении курсов, а также о награждениях.

О том, как делать записи в трудовой книжке смотрите в ролике

Что такое копия трудовой книжки и зачем она нужна

Копия трудовой книжки представляет собой заверенные ксерокопии всех заполненных страниц документа, включая титульный лист. В этом ее отличие от выписки, которая содержит лишь часть информации из трудовой. Документ иногда неправильно заверяется — в таких случаях он признается недействительным.

Некоторые факты

Ответственное лицо бесплатно предоставляет ксерокопии всех страниц трудовой книжки. Для этих целей можно применять любое копировальное оборудование, но дубликаты обязательно должны быть разборчивыми. Без полос, подчисток и исправлений.

Обычно необходимость в оформлении копии трудовой книжки появляется в следующих случаях:

  • оформление трудовой или деловой визы;
  • получение загранпаспорта;
  • предоставление сведений о работе и стаже в Пенсионный фонд;
  • восстановление утерянной трудовой книжки (при наличии на руках копии документа этот процесс упрощается);
  • составление и подача резюме потенциальным работодателям;
  • подача заявки на оформление кредита;
  • оформление субсидий.

С чего начать заверение копии трудовой

Рассмотрим, как правильно сделать копию трудовой книжки. Этот документ хранится у работодателя, поэтому следует обращаться в отдел кадров либо непосредственно к руководителю. Работник должен подать заявление на имя директора с просьбой предоставить заверенную копию трудовой. Указывать причины, по которым требуется документ, не обязательно.

Если эта бумага требуется пенсионеру или временно безработному человеку, то следует обращаться в отдел кадров по последнему месту работы. Там точно так же придется написать заявление на имя руководителя.

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

После подачи заявления уполномоченный сотрудник снимает копию с трудовой книжки и заверяет ее. Делать это вправе только руководитель организации либо инспектор отдела кадров. В небольшой компании, в которой нет кадровой службы, документ обычно заверяет главный бухгалтер. Выдача копии трудовой книжки работнику производится в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.

Подробная инструкция по заверению копии трудовой книжки

Есть определенные требования к заверению копии трудовой книжки. Внизу страницы на каждом листе должны стоять:

  • надпись «копия верна»;
  • печать организации, в которой работает заявитель;
  • ФИО, должность и подпись сотрудника, уполномоченного заверять копию трудовой;
  • дата заверения.

На последнюю страницу дополнительно вносится запись «работает по настоящий момент в должности…». Ниже уполномоченный сотрудник ставит свою подпись с расшифровкой, указывает должность и ставит дату.

Все листы нумеруются и скрепляются. В таком виде заверенная копия передается сотруднику.

Распространенные ошибки при заверении копии трудовой

В ряде случаев банки и другие учреждения отказываются принимать копию трудовой книжки. Причиной становится выявление ошибок при заверении документа. Самые распространенные из них следующие:

  • надпись «копия верна» в копии трудовой книжки стоит не на всех страницах, а только на последней;
  • неправильно поставлен штамп (он должен захватывать часть подписи ответственного сотрудника и часть отксерокопированной страницы документа);
  • неправильно сняты копии со страниц трудовой книжки (каждую страницу необходимо копировать на отдельный лист);
  • отсутствует копия титульного листа трудовой книжки;
  • нет расшифровки подписи ответственного сотрудника.

Срок действия заверенной копия трудовой книжки обычно составляет 1 месяц, но банки часто сокращают его до 2 недель. По истечению этого времени копию придется оформлять заново.

Если у вас есть вопросы, пишите в комментариях

Источник: https://otdelkadrov.online/4975-pravila-oformleniya-obrazets-kopii-trudovoi-knizhki

Как правильно заверить копию трудовой книжки пошаговая инструкция

x

Check Also

Оформление наследства по закону Оформление наследства является сложной юридической процедурой, требующей соблюдения особых требований и условий. Если речь идет о принятии наследства по закону, …

Процедура оформления наследственных прав на дом Оформляя завещание на недвижимость, наследодатель, как правило, имеет на руках полный пакет документов на данный объект, позволяющий наследникам …

Порядок оформления квартиры по военной ипотеке ​Ипотечная система кредитования военнослужащих по своей природе является для граждан, проходящих службу по контракту, возможностью на самых благоприятных …

Процедура оформления кадастрового плана земельного участка Кадастровый план земельного участка это документ, составляемый на картографической основе. Его назначение представить техническое описание точных характеристик конкретного …

Процедура оформления земель лесного фонда в собственность Оформить земли лесного фонда в собственность можно единственным законным путем через смену ее категории. В регионах РФ …

Оформляем земельный участок в собственность Оформить земельный участок в собственность необходимо для получения возможности распоряжаться владениями по собственному усмотрению и являться полноправным хозяином таковых …

Оформление земельного пая в собственность Оформление земельного пая в собственность на сегодняшний день является длительным и затратным процессом. По этой причине важно уделить максимум …

Оформление доли в ООО по наследству ​Оформить долю в ООО по наследству можно в случае смерти наследодателя, являющегося владельцем части в уставном капитале субъекта …

Как отменить судебный приказ о взыскании долга по кредиту? Получение банком судебного приказа о взыскании кредитной задолженности упрощенная форма рассмотрения дела и принятия по …

Как открыть свою юридическую фирму? Открыть юридическую фирму с нуля и довести ее до процветания мечтают многие предприниматели, но удается это немногим. Успех бизнеса …

Как открыть агентство по организации праздников с нуля? Для того чтобы открыть агентство по организации праздников с нуля (эвент-агентство), вовсе не нужны большие инвестиции. …

Открываем свой шоу рум Открыть шоу рум с нуля не составит сложности, ведь по сути это обычный магазин, в котором представлена оригинальная или дизайнерская …

Как открыть шиномонтаж с нуля? Открыть шиномонтаж с нуля реально даже для новичка. Это направление отличается небольшими первоначальными расходами и быстрой окупаемостью. Несмотря на …

Открываем свой частный детский сад на дому Открыть частный детский сад на дому сегодня мечтают многие женщины, решившие заняться собственным бизнесом. Эта идея является …

Как открыть чайную с нуля? Открыть чайную с нуля возможно, главное, подходить к делу с умом. Чай всегда считался изысканным напитком, который на протяжении …

Как открыть цветочный магазин с нуля? Открыть цветочный магазин с нуля идея, которая посещает многих людей, мечтающих иметь свой бизнес и наконец-то начать работать …

Открываем свой фитнес-клуб Открыть фитнес-клуб с нуля даже в условиях высокой конкуренции, характерной для современного времени, когда здоровый образ жизни вошел в моду — …

Открываем табачный магазин Как открыть табачный магазин с нуля? Таким вопросом задаются многие начинающие предприниматели. Это продиктовано тем, что капитальные вложения являются небольшими при …

Как открыть страховую компанию? Чтобы открыть страховую компанию ОСАГО в России требуется знание тонкостей организации такой деятельности, наличие терпения, необходимого для прохождения бюрократических инстанций, …

Как открыть стоматологический кабинет в России? Открыть частный стоматологический кабинет в России хотят многие предприниматели. Неудивительно, ведь этот формат бизнеса может принести хорошую прибыль. …

Открываем столовую с нуля Открыть столовую, как и всякое заведение общественного питания, довольно непросто. Потребуется масса разнообразных разрешений, сертификатов и лицензий, но людям кушать …

Специальный счет на капитальный ремонт многоквартирного дома Специальный счет на капитальный ремонт многоквартирного дома является финансовым инструментом накопления и расходования взносов владельцев жилых помещений. …

Как открыть свадебный салон в России? Открыть свадебный салон с нуля это продумать каждый этап проекта, найти поставщика, определиться с ассортиментом, проанализировать рынок, выбрать …

Как открыть рыболовный магазин с нуля в России? Открыть рыболовный магазин с нуля это интересная и перспективная идея. Если правильно использовать увлечение определенной группы …

Источник: http://vrusha.info/vash-yurist/kak-pravilno-zaverit-kopiyu-trudovoj-knizhki-poshagovaya-instrukciya

Правила заверения копии трудовой книжки

Новые нормативные требования к созданию официальных документов, в том числе и трудовой, диктуют необходимость изложения доступной для понимания большинства людей информации в открытых источниках.

Несмотря на то, что кто-то приступает к зарабатыванию денег уже с ранних лет, а кто-то начинает свой трудовой путь в зрелом возрасте, все факты трудоустройства отражаются в трудовой книжке, начиная с самого первого официального места работы.

Поэтому не должно вызывать проблем получение необходимых сведений о профессиональной деятельности, которые иногда можно подтвердить не иначе, как заверить трудовую книжку.

Порядок получения копии

На протяжении жизни люди не раз испытывают необходимость в подтверждении стажа или иных данных, касающихся характера труда. Потребоваться копия трудовой может как человеку занятому, так и оставшемуся без работы. От этого будет зависеть, к кому обращаться за ксерокопией документа.

Заверение трудовой книжки работающего гражданина является прерогативой работодателя. Как правило, в структуру средних и крупных организаций входит отдел кадров или отдел по труду, сотрудники которого отвечают за все операции с кадровыми документами.

Если фирма небольшая и в штате не предусмотрена единица кадровика, то обязанность по ведению и хранению трудовых книжек и выдаче их заверенных копий по приказу возлагается на:

  • главного бухгалтера;
  • помощника руководителя.

Не будет ошибкой, если документ будет подписывать непосредственно руководитель организации. Если физическое лицо трудоустроено к индивидуальному предпринимателю, то обычно запись, доказывающую достоверность сведений о трудовой стезе, делает сам предприниматель.

Копия трудовой книжки подготавливается и подлежит предоставлению в течение 3 рабочих дней с момента её затребования. Подтверждать соответствие копии трудовой книжки подлиннику и выдавать её может исключительно ответственное лицо, имеющее доступ к личной информации.

К данным личного характера свободный доступ не может быть открыт, поэтому и официальная бумага, содержащая такие сведения, выдаётся только лицу, которого они касаются и по заявлению. Но есть и исключения. Официальный запрос различных государственных структур является основанием для выдачи, а также наличие у лица доверенности на получение.

Что касается письменного оформления просьбы, то это регламентируется статьёй 62 Трудового кодекса. Однако у ИП, да и во многих более крупных фирмах это требование не выполняется, чтобы не разводить бюрократии. Мотивируют несоблюдение закона тем, что главное, не забыть удовлетворить запрос сотрудника и тем самым не нарушить прав подчинённых.

Заявление

Одни организации принимают заявления на заверение книжки в произвольной форме, другие же предоставляют специальный бланк для заполнения.

Существенным является указание:

  1. Информации об адресате (например, генеральный директор или начальник кадрового подразделения).
  2. Сведений о заявителе (ФИО и занимаемую должность).
  3. Суть самого запроса.
  4. Дата написания.
  5. Подпись.

Нередко можно услышать требование озвучить цель предоставления, что само по себе незаконно. Если сотрудник не намерен посвящать всех в подробности получения на руки копии своей трудовой, то отказать в её выдаче не могут.

После того как заявление принято, работнику остаётся ждать отведённый срок на оформление запрашиваемого документа.

Когда речь идёт о безработном гражданине процедура выдачи копии трудовой книги существенно отличается. Нужно подчеркнуть, что оригинал находится у самого человека, и обращаться к бывшему нанимателю за копией трудовой книжки не имеет смысла.

По последнему месту трудоустройства имеют право засвидетельствовать лишь период, когда обратившийся трудился в данной организации, выдав соответствующую справку. В данном случае правом заверения копии документов наделены нотариусы.

Они удостоверяют соответствие скопированных листов оригиналу трудовой книжки и делают необходимые записи с целью придания копии законной силы.

При этом в нотариальной конторе лишь подтверждают факт идентичности, в обязанность нотариуса не входит проверка достоверности внесённых в трудовую сведений.

Случается, что нотариусы не принимают сделанные собственноручно копии ввиду плохого их качества или неправильного оформления (например, когда копия сделана с двух сторон).

Также вообще может быть отказано в заверении указанного документа при имеющихся исправлениях, затёртостях и прочего.

Обычно вся процедура занимает немного времени, и гражданин уже в этот день забирает интересующий его документ.

Основное отличие нотариального оформления копии от сделанной работодателем состоит в сроке действия. Так, при получении у нотариуса копия трудовой книжки действует до момента внесения в оригинал документа новых записей.

Оформленную по месту работы копию нужно успеть отдать в месячный период, при этом данный срок может быть и меньше, так как банки сами определяют, в течение какого времени будет считаться действительным подобный документ.

Ещё одной отличительной особенностью является платный характер нотариальных услуг. Сумма, подлежащая уплате, формируется из госпошлины и цены по прейскуранту.

Правила заверения копии на предприятии

За время своей профессиональной деятельности кадровый работник много раз заверяет копии документов по персоналу, к коим относится и копия трудовой книжки.

Ведь именно в организации на протяжении всего периода работы сотрудников хранятся подлинники их трудовых книжек. Поэтому специалистов всегда интересуют все изменения, касающиеся правил подготовки запрашиваемых копий.

И сейчас становится актуальным вопрос, как заверить копию трудовой книжки по новым правилам, применяемым с 1 июля 2018 г.

Чтобы документ был надлежащим образом оформлен, необходимо следовать установленному стандарту, а именно ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Согласно ему все страницы трудовой книжки, начиная с титульного листа и заканчивая страницей с последней записью о работе, копируются с помощью оргтехники на листах формата А4.

Причём позволительно размещать по два разворота трудовой книги на одном листе, но не с двух сторон.

Заверение делается двумя способами:

  1. Каждый лист отдельно.
  2. Весь документ в целом.

В первом случае листы скрепляются подручными средствами (например, канцелярским степлером) и на каждой странице делается завершительная надпись «Верно» или «Копия верна», под ней указывается должность уполномоченного лица, проставляется его подпись с расшифровкой и календарная дата.

Последний лист, касающийся работы, имеет свои особенности. Именно в его заверении и состоит разница вновь принятого нормативного акта от предыдущего. Как правильно заверять страницу трудовой книжки, на которой есть запись «работает по настоящее время», нужно разобраться с учётом недавно принятых положений.

Обычно такая формулировка используется, когда документ предоставляется во внешние организации, а значит, согласно нововведениям, копия трудовой должна содержать дополнительный атрибут. Но всё по порядку.

Вслед за крайней записью о работе (был то приём или, например, перевод) под следующим порядковым номером прописывается фраза «Продолжает работать по настоящее время», которая удостоверяется ответственным работником и печатью.

Данное словосочетание призвано дополнительно засвидетельствовать факт трудоустройства в настоящий момент, хотя неимение записи об увольнении уже говорит об этом. Следовательно, её отсутствие не является причиной для признания документа недействительным.

В обязательном порядке на последней странице необходимо зафиксировать место хранения оригинала трудовой книжки. В качестве примера можно привести подобную надпись: «Подлинник хранится в отделе кадров ООО «Ястреб» в личном деле № 7».

Раньше такого требования при предоставлении копии в сторонние организации не было. К хранению документов строгой отчётности, к которым относится трудовая книжка, предъявляются серьёзные требования.

Книжки должны быть размещены в сейфах и быть в ведении ответственных за то людей.

Заверение многостраничной копии осуществляется по тому же принципу, то есть проставляются аналогичные отметки.

Различие состоит лишь в способе скрепления путём сшивания листов по краю, необходимости их нумерации и заверения всего одного листа (завершающего с текстом или просто отдельного) с обратной стороны, где помимо упомянутых элементов заверительной отметки и места хранения первого экземпляра документа должна присутствовать надпись: «Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью _____ листов».

Копии объёмных документов делаются часто и не только кадрами, но и другими отделами, например, бухгалтерией. Это обуславливает использование специального штампа, который заказывается именно с целью облегчения подготовки таких документов по требованию.

С какой целью обычно берут копию

Причин, по которым устроенному гражданину необходимо оформлять копию документа о работе, великое множество. Ниже приведены некоторые из них:

  1. Запрос на выдачу копии трудовой может поступить от будущего пенсионера, собирающего документы в Пенсионный фонд для назначения пенсии, например, по льготному стажу.
  2. Получить социальные выплаты и льготы, такие как детское пособие на ребёнка и субсидия на коммунальные услуги, реально при направлении данного документа в органы социальной защиты населения.
  3. Чтобы стать мамой или папой малыша, от которого отказались биологические родители, нужно опять же предъявить копию своей трудовой книжки, но уже в органы опеки.

Экономическая направленность требований на выдачу ксерокопии книжки о трудовом пути также распространена. Ведь сейчас практически ни одна семья не обходится без привлечения заёмных средств.

И для того, чтобы одобрили необходимую сумму, потенциальный заёмщик должен подтвердить свою жизненную стабильность и возможность своевременного внесения платежей по кредиту.

Отсутствие официального заработка может свести к нулю шанс на получение займа.

Среди официальных органов, которые также принимают заверенные копии трудовых книжек, можно выделить миграционную службу. Для оформления заграничного паспорта служащие продолжают требовать от граждан рассматриваемый документ, несмотря на отсутствие на то необходимости и законных оснований. Может понадобиться она и в суд при рассмотрении трудовых споров и другим адресатам.

При поиске нового места работы зачастую у нового работодателя вызывает интерес прежний трудовой стаж соискателя. Демонстрация копии трудовой в этом случае будет весьма уместна. Конечно, непосредственный начальник будет изучать занимаемые кандидатом должности, периоды занятости, частоту смены мест работы, основания увольнений и прочие моменты.

Однако жизненный опыт показывает, что не всегда требуется предоставление копии самой трудовой книжки. Ведь для многих понятия копия трудовой, выписка из трудовой книжки и её дубликат равнозначны. В связи с этим отделу кадров приходится выяснять, что же от них требуется на самом деле.

Иногда запросы бывают абсурдными, когда при наличии подлинника трудовой книжки начинают просить её дубликат. А данный документ может быть выдан только при уничтожении или утере оригинала трудовой.

В другой раз из-за отсутствия соответствующих знаний в терминологии специалист вынужден тратить значительное время на подготовку копии всего документа, когда можно было обойтись лишь отдельными листами (выпиской из трудовой).

Электронная трудовая книжка

Если раньше внедрение электронных трудовых книжек казалось событием далёким, то сейчас перспектива скорого перехода на виртуальное ведение основных кадровых документов более чем реальна.

Сегодня идёт работа над соответствующим законопроектом. Уже осторожно озвучивается возможное время перехода на виртуальные трудовые – 2020 год, при этом акцентируют внимание общественности на постепенном вхождении цифрового документа. Ясно одно – процесс неизбежен. Однако ещё предстоит много сделать и в законодательном плане, и в техническом вопросе.

К преимуществам ведения трудовых книжек в электронном виде можно отнести:

  • защиту личных данных;
  • высокую скорость получения сведений;
  • отсутствие необходимости подачи информации о трудовой деятельности для получения государственных услуг.

Главной причиной смены бумажного носителя трудовых данных на электронный называют неэффективность традиционного способа фиксации сведений о труде, характеризующуюся сложностью восстановления такого документа при его потере, и, как следствие, лишением граждан полагающихся им выплат.

Ошибаются все, и при формировании копий кадровых документов ошибки тоже не исключены. А последствия неправильного заверения плачевны: рабочему или служащему приходится повторно собирать кипы документов на выплаты или услуги, поскольку пока переделывается копия книжки, срок действия остальных документов истекает.

Бывает, что необходимый документ надлежаще и вовремя подготовлен, однако не был предъявлен в установленный срок в соответствующее учреждение.

Тогда представитель кадровой службы, несмотря на своевременность подготовки запроса, обязан повторно совершать те же действия по заверению. Радует, когда люди приносят устаревшие варианты копий.

Это экономит время на копирование трудовой книжки и остаётся всего-навсего продублировать заверительную отметку с проставлением новой даты.

Источник: https://tvoeip.ru/kadry/trudovaya/kak-zaverit

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector