Как оформить командировку сотруднику в 2017 году

Как оформить командировку в 2017 году

Деятельность фирмы затрагивает часто многих контрагентов, которые могут находиться в иной местности, чем местонахождение компании. Чтобы с ними взаимодействовать, организация может направлять своих сотрудников для выполнения поставленных производственных целей в служебные поездки. Необходимо правильно производить оформление командировки, чтобы в дальнейшем у фирмы не было проблем.

Изменения по командировкам с 2015 по 2017 года

До 2015 года действовало старое Постановление по регулированию командировок, которое было отменено вступлением в силу новых норм права.

Введенные новшества в большей степени направлены на снижения объема обязательно оформляемых документов при направлении в служебные поездки.

Теперь хозяйствующий субъект самостоятельно решает, какие именно документы он будет составлять во время направление командировки. Свое решение по документообороту он должен закрепить в Положение о командировках и других локальных актах предприятия.

Обязательные документы:

  • Законодательство требует чтобы при направлении в командировку обязательно оформлялся приказ на командировку.

Не обязательные документы, которые оформляются по усмотрению организации:

  • Командировочное удостоверение.
  • Служебное задание.
  • Отчет по командировке
  • А также ведение журнала убывших и прибывших в служебные поездки сотрудников остается на усмотрение администрации.

В связи с этим еще одним изменением стал порядок определения суточных по командировкам. Если организация не применяет командировочное удостоверение, то она должна определять время убытия и прибытия сотрудника, а также длительность командировки в днях, по представленным им документам оплаты проезда, квитанциям оплаты за жилье, чеков на приобретение топлива и т.д.

Внимание! Работник может также на имя руководства подавать служебную или докладную записку, в которой он заявляет о сроках и периоде командировки при отсутствии соответствующих документов, и если руководитель ее принимает и утверждает, то данный документ также может служить подтверждающим в этом случае.

Как правило, служебная поездка считается выполнением работником его обязанностей. Поэтому в обычных условиях он не может отказаться от нее. Однако, законодательством закреплены случаи, когда направление в командировку нельзя оформлять определенным категориям людей.

В командировку отправить нельзя следующих работников:

  • Работниц, которые должны в скором времени стать матерями;
  • Сотрудников, с которыми оформлен ученический договор;
  • Работающих на предприятии, которые еще не достигли возраста совершеннолетия. Однако, если эти сотрудники заняты на творческих профессиях (актеры, журналисты, певцы, писатели и т.д.), а также спортсмены, то этот запрет на них не распространяется.

Данных сотрудников запрещается отправлять в командировку, даже если от них будет получено письменное согласие.

Внимание! Кроме этого существуют категории работников предприятие, которых возможно послать в служебную поездку, но при этом обязательно должно присутствовать в письменном виде их согласие на это.

К ним относятся:

  • Сотрудницы, у которых есть дети до трех лет. Сюда же относятся работники, если у их детей в этом возрасте нет матери.
  • Работники, имеющие детей до пяти лет, если они являются одинокими родителями.
  • Сотрудники, у которых на есть дети-инвалиды.
  • Работники, которые производят присмотр и медицинский уход за больными близкими родственниками.
  • Работники, у которых установлена группа инвалидности, если командировка нарушает их программу восстановления.

Источник: https://kadrypro.ru/komandirovka/oformleniek/kak-oformit-komandirovku.html

Оформление командировки в 2017 году: пошаговая инструкция

Как провести оформление командировки в 2017 году в соответствии с правилами трудового законодательства? О каких изменениях в законе должен помнить работодатель?

В условиях современного бизнеса можно с уверенностью говорить о том, что среди крупных компаний не существует тех, кто не отправляет своих сотрудников в служебные поездки.

Их целью может быть заключение важного договора, представительство, реализация продукции, обучение, закупки… Однако с какой бы целью работодатель ни направлял сотрудника в поездку, он должен придерживаться принятых, установленных трудовым законодательством.

Действующий трудовой кодекс определяет командировку как поездку сотрудника по распоряжению работодателя. При этом она длится в течение определенного срока, необходимого для выполнения служебного поручения. Выполнить такое поручение можно только вне места постоянной работы, поэтому и возникает необходимость в служебной поездке.

Оформление командировки: изменения в трудовом законодательстве

Изменения в трудовом законодательстве 2017 года не принесли существенных изменений в порядок оформления командировки. Они затронули лишь процедуру начисления страховых взносов с определенных размеров суточных.Работодателю предписан определенный лимит, с которого не осуществляется удержание взносов.

Так, например, для поездок по России он составляет 700 рублей. Если происходит выезд за границу, минимальный размер суточных, с которого не начисляются взносы, определен в размере 2500 рублей.

При этом законодатель не ограничивает компании в начислении суточных, а лишь начисляет страховой взнос на разницу между выданными средствами и установленным лимитом.

Гораздо сильнее повлияли на порядок оформления служебных поездок изменения в трудовом законодательстве 2015 года.

Вышедшее в  октябре 2015 года  Постановление Правительства РФ  N 749 значительно упростило документооборот, отменив использование ряда прежде обязательных документов. К их числу относятся: командировочное удостоверение и служебное задание.

Отметим, что данное постановление делает их необязательными для оформления, но не запрещает работодателям использовать их во внутреннем документообороте наряду с другой документацией.

Что считается нарушением правил оформления командировки

При оформлении служебной командировки работодатель должен руководствоваться действующими законодательными нормами. В соответствии с ними в его обязанности входит:

  • Сохранение среднего заработка работника;
  • Сохранение места работы и должности;
  • Оплата расходов сотрудника, связанных с покупкой проездных билетов, наймом жилого помещения, а также дополнительных расходов.

Невыполнение данных обязательств работодателем считается грубым нарушением Трудового кодекса и влечет за собой определенную ответственность работодателя.

Срок командировки

Отметим, что на данный момент в законодательстве не оговаривается максимальный срок нахождения сотрудника в служебной поездке. Согласно действующему законодательству, она может длиться сколь угодно долго: от нескольких недель до нескольких лет.

На данный момент командировкой считается любая поездка сотрудника по распоряжению руководства компании, которая длится больше одного дня. Если ее срок составляет один день, оформление проходит по тем же правилам, однако, суточные работнику не начисляются.

Какие сотрудники не могут быть отправлены в командировку?

Любой работодатель имеет законное право направить в служебную поездку сотрудника, который постоянно трудится в одном и том же месте. Для сотрудников с разъездным характером работы (курьеров, водителей-дальнобойщиков) это не является обязательной процедурой. Привлеченных по гражданско-правовому договору специалистов эти правила не касаются.

Кроме того, необходимо помнить о том, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в деловые поездки или можно только при наличии их письменного согласия.

Справка

К первой категории относятся:

  1. беременные сотрудницы;
  2. работники в период действия ученического договора (за исключением случаев, связанных с обучением);
  3. несовершеннолетние (кроме сотрудников ряда творческих профессий и спортсменов);
  4. специалисты, работающие на условиях гражданско-правовых соглашений.

При направлении следующих категорий работников работодателю необходимо заручиться их письменным согласием, а также убедиться в отсутствии у них медицинских противопоказаний:

  • женщины с детьми до 3 лет;
  • матери или отцы-одиночки с детьми до 5 лет;
  • родители детей-инвалидов;
  • работники, ухаживающие за больными родственниками (при наличии медицинского заключения);

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211167-oformlenie-komandirovki-2017-god-17-m12

Как оформить командировку сотруднику в 2017 году: порядок оформления, необходимые документы, образец заявления

Оформление командировки начинается с подготовки задания и определения срока. После проверки возможности отправления сотрудника издаётся приказ, оформляется смета, выдаётся аванс под отчёт. Весь период отсутствия на рабочем месте командируемого отмечается в табеле особым образом. После возвращения утверждается авансовый отчёт и выполняется перерасчёт.

Что изменилось в оформлении командировки

Изменения законодательства в части оформления документов при командировании специалистов коснулись заполнения:

  • командировочного удостоверения;
  • журнала регистрации командировок;
  • служебного задания;
  • отчёта о командировке.

Теперь требования их заполнять отменены. ТК РФ и Положение о командировках про эти документы, ранее считавшиеся обязательными к оформлению, ничего не говорят.

Однако если руководитель компании считает необходимым ведение подобной документации и вводит такую норму во внутрифирменное положение о командировках, тогда должны готовиться:

  • командировочное удостоверение;
  • служебное задание;
  • журнал регистрации командировок (делается запись о командируемом).

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о поездке.

Обязательно оформляются:

  • приказ о направлении в командировку;
  • авансовый отчёт о командировке.

Приказ издаёт руководитель, документ подписывает должностное лицо, уполномоченное отправлять работников в командировку. А авансовый отчёт оформляет командируемый после своего возвращения. Важный момент: если меняется срок поездки, то издаётся дополнительный приказ о продлении срока командировки или о её отмене.

Оформлять командировочное удостоверение теперь нет необходимости

Этап 1: подготовка к поездке

Подготовка к отправке в командировку начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в командировку сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, командировать их никак нельзя.

Далее, есть категории сотрудников, которых направлять можно, но при этом необходимо получить от них письменное подтверждение согласия на командирование. Вот этот список:

  • женщины с детьми до 3 лет;
  • женщины с медицинскими запретами на командировки;
  • родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
  • родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
  • сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
  • сотрудник-иностранец;
  • высококлассный специалист;
  • сотрудник с инвалидностью;
  • сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, командирование специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться от командировки (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Видео: как направить сотрудника в командировку

Срок командировки

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

Этап 2: оформление документов на поездку

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников — форма № Т-9а).

Читайте также:  Срочный трудовой договор на время декретного отпуска

В тексте приказа прописывают срок командировки

В тексте можно прописать цель и задачи поездки. Подписывать приказ вправе тот человек, у которого имеются полномочия отправлять сотрудников в командировку. Ещё нужно, чтобы командируемый ознакомился с приказом под роспись — очень полезно, особенно если сотрудник с низкой исполнительной дисциплиной.

Если внутрифирменное положение о командировках требует оформления служебного задания, то оно может заполняться в свободной форме или по унифицированной форме № Т-10а. В служебном задании указываются:

  • фамилия, имя, отчество командируемого сотрудника;
  • место и срок поездки;
  • цель и задачи, которые требуется выполнить;
  • содержание отчёта по её итогам.

В задании указывают цель и задачи командировки

Командировочное удостоверение оформляется по форме № Т-10, в нём делаются записи:

  • о работнике, отправляемом в командировку;
  • о сроке командировки;
  • о месте и цели поездки.

Здесь же делаются отметки о прибытии и убытии в пункты назначения.

В удостоверении проставляются отметки о прибытии (убытии) в место назначения

Завершающим этапом составляется смета на поездку, эта бумага подписывается главным бухгалтером и руководителем. По ней оформляется кассовый ордер и выдаётся авансом сумма, необходимая на покупку билета, оплату жилья и проживание в течение всей поездки. Аванс выдаётся перед поездкой, невыдача денег до отправления считается нарушением законодательства.

В день убытия в журнале регистрации командировок делается запись об отправляемом сотруднике. Дата отправления и прибытия засчитываются в срок командировки, поэтому присутствие на рабочем месте в эти дни определяется по решению руководства.

В течение всех дней командировки в табеле учёта рабочего времени по форме № Т-13 проставляется отметка (К) или цифровой код (06), отработанные часы не ставятся.

Табель на командированного работника заполняется на основании распоряжения о командировании. Нерабочие и праздничные дни, приходящиеся на даты командировки, отмечаются кодом РВ (или 03).

Это необходимо при расчёте оплаты труда в выходные и праздники.

Рабочие дни командируемого отмечаются кодом (К), выходные и праздники (РВ)

Этап 3: продление срока командирования

Порядок действий при продлении срока командировки следующий:

  • сотрудника уведомляют о продлении командировки;
  • издают приказ;
  • рассчитывают суточные;
  • выплачивают сотруднику необходимую на дополнительный срок сумму.

Получить письменное согласие необходимо у тех сотрудников, которых отправляют в командировки с их письменного согласия.

О продлении командировки сотрудника уведомляют любым доступным способом

Этап 4: возмещение расходов

В течение трёх дней после возвращения сотрудник сдаёт авансовый отчёт о поездке. Этот документ можно готовить в свободном виде или воспользоваться унифицированной формой № ОА-1. К нему следует приложить все подтверждающие расходы документы — чеки, квитанции об оплате, билеты.

Так как работодатель компенсирует проезд к месту командировки, оплату жилья и проживание, то документы об оплате этих услуг и нужно приложить к отчёту.

Если по подтверждающим документам окажется, что потрачена сумма большая, чем выдан аванс, то компания выдаёт невыплаченные деньги. Если, наоборот, выдано авансом больше, чем потрачено, то работник должен сдать неиспользованные средства в кассу.

Сотрудник отчитывается о результатах командировки в свободной форме

Командировка на собственном авто

Если работник уезжает в командировку на личном транспорте, с ним заключается дополнительное соглашение, в котором фиксируется величина компенсации за использование авто, размер амортизации и другие компенсируемые компанией расходы. Вместе с этим указывается порядок компенсации расходов при командировании на личном транспорте. Так как решение руководителя о такой командировке должно быть письменным, этот момент может быть указан в приказе.

По итогам поездки сдаётся служебная записка, в которой следует указать срок командировки. К этому отчётному документу прикладываются маршрутный лист (путевой лист), кассовые чеки, счета, квитанции, подтверждающие маршрут движения авто. Также срок поездки можно определить по документам из гостиницы или договору найма жилья.

Заграничная командировка

Оформление заграничной командировки происходит так же, как и внутрироссийской с тем лишь дополнением, что деньги выплачиваются в иностранной валюте. Тут важно правильно определить, сколько дней оплачивается в валюте, сколько — в рублях.

Время нахождения на территории иностранного государства и проезда вне России оплачивается в иностранной валюте, проезд по российской территории — в рублях. Дата пересечения государственной границы оплачивается по-разному: день выезда из России — в иностранной валюте, день въезда в нашу страну — в рублях.

Командировочные могут выдаваться через кассу или зачисляться на банковскую карточку.

Командировка и отпуск: такое возможно?

Отпуск — это личное время сотрудника, которым он распоряжается по собственному усмотрению. И уж если возникла такая необходимость, то направлять в командировку можно только с письменного согласия сотрудника.

Важная оговорка — прервать можно лишь ежегодный оплачиваемый отпуск. В таком экстремальном случае компания оформляет отзыв работника из отпуска, затем с его письменного согласия издаёт приказ о командировании.

Совместить по документам отпуск и командировку не получится: либо человек работает, либо отдыхает

Отзыв из командировки или её отмена

Трудовой кодекс не даёт чётких указаний на действия при отмене командировок. Отмена командировки или отзыв раньше срока осуществляется в несколько действий. Перед выпуском приказа сотрудника уведомляют о продлении срока командировки (или об отзыве из неё).

Потом издаётся приказ. Далее сотрудника знакомят с этим приказом под роспись, это можно сделать и после возвращения на рабочее место.

Если деньги уже выданы, а командировку отменили или прервали, то сотрудник оформляет авансовый отчёт и возвращает ранее выданные и не потраченные денежные средства.

Сколько хранить приказ о командировке

Командировочные документы хранятся 75 лет. Есть послабление для краткосрочных поездок, приказ о них должен храниться 2 года. Однако в законодательстве нет чётких указаний, какую командировку можно считать краткосрочной, поэтому имеет смысл хранить приказы обо всех командировках дольше одного дня в течение 75 лет.

Оформление документов на командируемого специалиста выполняется в пять действий. Вначале определяют, какие именно документы следует готовить (нужно ли командировочное удостоверение и служебное задание). Затем издают приказ.

Потом выдают аванс, после этого фиксируют в журнале отправку сотрудника и отмечают в табеле командировочные дни. После возвращения утверждают авансовый отчёт и делают перерасчёт командировочных.

Документы можно оформлять в произвольной форме, в том числе и по внутрифирменным стандартам, так как с 1 января 2013 года формы первичных документов для командировок не обязательны к применению.

Источник: https://kadrovik.guru/kak-oformit-komandirovku-sotrudniku-v-2017-godu.html

Как оформить командировку в 2018 году: инструкция с образцами документов

Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

Кого нельзя направить в командировку

В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

  • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
  • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
  • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

К ним относятся:

  • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
  • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
  • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
  • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
  • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

бухпроффи

Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

Длительность служебных поездок

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

  • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
  • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.
Читайте также:  Транспортный налог: льготы для инвалидов

Дополнительные документы

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

  • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
  • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
  • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
  • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
  • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

Как оформить командировку сотрудника в 2018 году: инструкция для бухгалтера

Шаг 1. Составить приказ на командировку

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

Приказ на командировку в 2018 году образец скачать

Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

См. подробнее – Суточные при загранкомандировках в 2018 году нормы и учет.

Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать бесплатно

Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

  • Личные данные о работнике;
  • Наименование компании, в которую он отбывает;
  • Название населенного пункта;
  • Даты отбытия и прибытия;
  • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

  • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
  • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
  • Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
  • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
  • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
  • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

Как оформить авансовый отчет, скачать бланк

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

Как оформить приходный кассовый ордер, скачать бланк

По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

Как оформить расходный кассовый ордер, скачать бланк

Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

  • Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
  • Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
  • Правильность написания авансового отчета.

Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

Можно ли отправить сотрудника в выходной день

Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

Можно продлить или перенести служебную поездку?

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Можно ли совместить отпуск с командировкой?

Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

  • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
  • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
  • Оформить приказ о направлении в командировку.
  • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

Читайте также:  Продолжительность сверхурочной работы

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-oformit-komandirovku.html

Как оформить командировку сотруднику?

Общие положения о служебных командировках

Обязанности работодателя при направлении работника в командировку

Возмещение дополнительных расходов

Командировки в 2017-2018 годах: оформляем по упрощенным правилам

Решение о направлении в командировку

Определение срока командировки

Служебная записка о командировке

Как оформить сотруднику, прибывшему из командировки, возмещение расходов

Общие положения о служебных командировках

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка — это осуществленная работником на основании распоряжения работодателя поездка за пределы постоянного рабочего места в целях исполнения служебных поручений.

Требований к минимальному и максимальному срокам командировки закон не содержит. Главное, чтобы этот срок был определен соответствующим приказом или распоряжением. То же самое касается и удаленности места назначения от основного места работы.

Таким образом, служебной командировкой в равной степени признается как поездка сотрудника в пределах одного региона (или даже населенного пункта) продолжительностью в несколько часов, так и длительное пребывание по рабочим вопросам в дальнем зарубежье.

Единственное исключение из этого правила относится к работникам, должностные обязанности которых предполагают разъездной характер работы. Постоянные поездки таких сотрудников служебными командировками не являются, независимо от их дальности и длительности.

Обязанности работодателя при направлении работника в командировку

Ст. 168 ТК РФ налагает на работодателя, отправляющего сотрудника в командировку, обязанность по возмещению ему ряда расходов. В число таковых входят:

  • затраты на проезд, причем оплачиваться должны не только поездки к месту командировки и обратно, но и расходы на перемещение внутри места пребывания (при условии, что они связаны с исполнением служебного задания);
  • затраты на аренду или наем жилого помещения (характер такого помещения определяется по договоренности между работником и работодателем — это может быть как гостиничный номер, так и съемная квартира);
  • затраты на проживание (так называемые суточные, то есть расходы, обусловленные пребыванием сотрудника вне постоянного места проживания — сюда могут входить траты на питание, мобильную связь и т. д.). Подробнее читайте в статье Расчет суточных при командировках в 2017-2018 годах (нюансы).

Возмещение дополнительных расходов

Помимо обозначенных выше, компенсации подлежат и иные расходы работника, понесенные им в командировке, если это оговорено локальными нормативными актами предприятия-работодателя либо определено соглашением.

Классический пример — представительские расходы в случаях, когда их наличие обусловлено характером поручения, исполняемого работником в ходе командировки. Как правило, это касается ситуаций, при которых командировка связана с ведением переговоров.

К слову, именно представительские расходы вызывают больше всего споров на этапе их возмещения.

Поскольку законом эта категория затрат не установлена, определение их целесообразности является исключительно прерогативой работодателя.

Тем не менее судебная практика знает немало случаев, когда суд вставал на сторону сотрудника, несмотря на отсутствие в локальных актах организации-работодателя соответствующих положений.

В частности, коллегия по гражданским делам Верховного суда Республики Башкортостан своим апелляционным определением по делу № А60-34890/2015 от 12.11.2015 оставила без удовлетворения иск работодателя к работнику о взыскании излишне уплаченных суточных расходов. Суд признал затраты, понесенные на оплату услуг, представительскими расходами, подлежащими возмещению работодателем.

В свою очередь, работник обязан документально подтвердить понесенные затраты и их целесообразность.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/komandirovki/pravil_no_oformlyaem_i_oplachivaem_komandirovku/

Как правильно оформить командировку

Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой считается любой выезд работника за пределы предприятия для выполнения трудовых обязанностей. Минимальный срок такой поездки составляет один день, а вот максимум не ограничен (ее длительность определяется работодателем с учетом сложности и объема предстоящей работы).

В связи с изменениями, внесенными Постановлением Правительства от 29.07.2015 № 771, для документального оформления в настоящее время используются следующие бумаги:

  • приказ по форме Т-9 — основной бланк, который определяет направление, цель поездки, ее длительность и т. д.;
  • авансовый отчет по форме АО-1 — документ, которым работник доказывает произведенные им расходы с прикреплением подтверждающих документов.

Согласно изменениям, заполнять служебное задание и командировочное удостоверение, равно как и регистрировать выезд, в специальном журнале теперь не обязательно.

Но организации, которые привыкли к прежнему способу оформления поездки, могут не отказываться от составления вышеперечисленных бумаг. Тем более, что законодательно это не запрещено. В этом случае порядок документального оформления командировки должен быть прописан во внутренних локальных нормативных актах компании.

Порядок оформления

Давайте рассмотрим процесс оформления более подробно.

Оформление приказа

Кадровик составляет приказ о направлении в поездку:

  • по форме Т-9 для одного сотрудника;

Скачать

  • по форме Т-9а для группы работников.

Скачать

Также распоряжение может быть составлено в свободной форме.

В нем нужно указать:

  • реквизиты организации работодателя;
  • Ф.И.О., должность работника;
  • место отправления;
  • место назначения;
  • срок пребывания в поездке;
  • цель командировки.

Руководитель компании подписывает документ и передает его в отдел кадров.

Скачать

Ознакомление с распоряжением

Кадровые работники заказывают сотруднику билеты и номер в гостинице (или сотрудник сам может это сделать, смотря как у кого организовано). Сотрудника под подпись знакомят с приказом о направлении в командировку. Также ему выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

Вопросы, решаемые бухгалтерией

Сотруднику выдается аванс на оплату расходов по проезду, места жительства, суточные и на иные расходы, которые сотрудник может произвести по разрешению работодателя.

Деньги выдаются под авансовый отчет, поэтому неизрасходованные средства работник будет обязан вернуть. А израсходованные подтвердить с помощью документов.

На основании приказа бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

  • 700 рублей — при перемещении по территории РФ;
  • 2500 рублей — при перемещении за пределы страны.

Работодатель вправе установить больший размер суточных. Но в этом случае сумма, превышающая указанные порядки, будет подлежать налогообложению и облагаться взносами (п. 3 ст. 217 НК РФ).

Табель рабочего времени

Во время нахождения в рабочей поездке работнику начисляется зарплата. Выплаты за это время равны:

  • среднедневному заработку, если поездка выпала на рабочие дни;
  • удвоенному среднедневному заработку при выходе на работу в выходные или праздничные дни.

В табеле учета рабочего времени (форма Т-13) необходимо отражать отработанное время всех сотрудников, направленных в командировки. На основании приказа дни поездки отмечаются в табеле буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06». Продолжительность отработанного времени в эти дни не указывается.

Однодневная командировка: оформление

Выше мы писали о том, что минимальная длительность поездки может составлять один день.

Однодневная предполагает выезд работника в такую местность, откуда у него есть возможность вернуться домой в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов.

То же самое относится и к аренде жилого помещения. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, согласно пункту 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных для них составляет половину от нормы обычных суточных.

Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

Местная командировка: оформление

Местной принято называть служебную поездку, не требующую выезда сотрудника за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель.

Необходимость отправления сотрудника в местную поездку оформляется с помощью служебной записки. За работником в этом случае сохраняется его рабочее место и заработная плата.

А вот расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Командировка в выходной день: оформление

Если работнику пришлось отправиться по рабочим делам в дни отдыха или праздничные дни, в таких ситуациях производится повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляются другие дни отдыха, согласно ст. 153 ТК РФ. Также компенсируются расходы подчиненного на проезд.

Источник: https://clubtk.ru/oformleniye-komandirovki

Как оформить командировку сотруднику в 2016-2017 году

Мы с Вами знаем массу анекдотов со словами: «уехал муж в командировку» или «возвращается муж с командировки», что же означает формулировка этого слова и как правильно оформить командировку сотруднику в 2016-2017 году.

Командировка — это перемещение сотрудника в любой другой населенный пункт от места, где он работает.

Все перемещения и на любом виде транспорта, сотрудника который официально состоит в штате организации можно считать командировкой.

А вот с внештатным сотрудником немного посложнее, отправить в другой населенный пункт Вы его, конечно, сможете, но вот официально назвать эту поездку командировкой будет нельзя. Кто еще не может отправиться в командировку:

  • Конечно, беременные женщины.
  • Молодые люди, которым нет еще и восемнадцать лет. Хотя в этом пункте есть небольшое исключение. Если, это творческие коллективы, театральные студии, различные драмкружки, спортсмены – то есть, чья подготовка и деятельность невозможна без разъездов.
  • Молодые мамы, или просто мамы, у которых имеются двое и более детей, не достигших и трех лет, могут отправиться в путешествие, только с обязательного своего письменного согласия и с заключением врача о разрешении на данный вид перемещения. Кроме того – руководитель обязан предоставить и письменный вариант отказаться от командировки.
  • Людям, которые являются попечителями тяжело больных людей или инвалидов предоставляются такие же права.
  • Если Ваш работник имеет инвалидность, то здесь тоже есть свою нюансы. Внимательно изучите его программу по реабилитации, может быть, там есть пункт, где оговаривается запрет на любой вид перемещения и разъезд.
  • Еще письменное согласие на отправление в командировку придется получить у отца-одиночки или матери-одиночки, если они воспитывают детей в возрасте до 5 лет.

Правило оформления командировок ежегодно, а иногда и чаще, меняются. Поэтому следить за обновлениями законодательства первостепеннейшая задача для исполнительного работника.

А теперь приятные новости. В 2016 году оформление командировки очень упростилось, но все же есть некоторые нюансы.

Итак, основной документ для выезда в командировку является приказ. Для приказа нет строго установленной формы, но нужно обязательно указать: Ф.И.О. работника, место выезда с реквизитами организации, срок командировки, оговорить условия о выходе на работу в день приезда, какие расходы будут оплачены. И, пожалуй, все.

Командировочное удостоверение уже не применяется внутри страны, но если вдруг Вы соберетесь выезжать в страны СНГ, тогда придется вспомнить его форму вместе со служебным заданием. Работник, который вернулся с выполненного задания, должен отчитаться в течение трех дней (в отчет прилагаем чеки за проживание, чеки на ГСМ и т.д.) и получить деньги в бухгалтерии.

Надеюсь, мы помогли вам с ответом на вопрос «Как оформить командировку сотруднику в 2016-2017 году».

Источник: https://uhelp.pro/info/trudovoe-pravo/kak-oformit-komandirovku-sotrudniku-v-2016-godu/

Ссылка на основную публикацию