Документовед: должностные обязанности

Что должна содержать должностная инструкция документоведа: примеры и образцы документов

Должностная инструкция – важнейший документ, определяющий трудовые функции, права и ответственность работника. Именно поэтому крайне важно перед подписанием не просто прочитать документ, а внимательно изучить его положения.

В этой статье мы расскажем, что собой представляет должностная инструкция документоведа, а также приведем несколько готовых примеров типовой документации.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» — первом разделе любой должностной инструкции – работодатель прописывает все основные моменты, касающиеся требований к сотруднику.

Первым делом указывается, к какой категории работников документовед относится (к специалистам), а также каким образованием и опытом работы он должен обладать.

Также от документоведа обычно требуется знание:

  • Конституции РФ;
  • законодательства РФ по вопросам выполняемых функций;
  • основ трудового и административного законодательства;
  • внутренней документации предприятия;
  • основных положений единой государственной системы делопроизводства;
  • стандартов унифицированной системы организационной и распорядительной документации;
  • правил эксплуатации вычислительной техники;
  • порядка оформления, классификации хранения и экспертизы ценности документации;
  • порядка осуществления контроля над исполнением документов;
  • требований к обращению с внутренними, исходящими и входящими документами;
  • требований к отчетности и документам планирования по вопросам деятельности подразделения;
  • организации архивного дела;
  • правил и норм охраны труда;
  • правил пожарной безопасности;
  • культуры общения и служебной этики.

Руководствоваться в своей деятельности документовед должен действующим законодательством страны и внутренней документацией учреждения, в том числе собственной должностной инструкцией и распоряжениями руководства.

Далее следует прописать, кому непосредственно сотрудник подчиняется, а также кем назначается на должность и освобождается от нее.

В конце раздела указывается, какое уполномоченное лицо исполняет обязанности документоведа во время его отсутствия на рабочем месте.

Должностные обязанности: на что имеет право документовед и его ответственность

Стандартные трудовые функции документоведа заключаются в:

  • ведении делопроизводства организации в соответствии с регламентирующей документацией;
  • обеспечении своевременного и качественного выполнения порученных задач в строгом соответствии с установленным порядком работы;
  • рациональном использовании технических, материальных и иных средств в интересах выполнения порученных задач;
  • сохранении от утраты или разглашения документов и сведений, составляющих коммерческую тайну;
  • регистрации входящей корреспонденции;
  • осуществлении контроля над своевременным исполнением документов;
  • подготовке и сдаче в архив организации документальных материалов, законченных делопроизводством, а также составлении описи дел, передаваемых в архив и на списание;
  • обеспечении сохранности проходящих служебных документов;
  • отправлении исполненной документации по исполнителям;
  • осуществлении подготовки документов отчетности и планирования по вопросам деятельности организации;
  • осуществлении печатания и тиражирования служебной документации;
  • оформлении справок, касающихся деятельности предприятия;
  • выполнении иных поручений непосредственного руководителя, отданных в пределах его должностных полномочий;
  • соблюдении трудовой и исполнительной дисциплин, правил пожарной безопасности и охраны труда.

Перечень прав документоведа отражается в соответствующем разделе инструкции и зачастую является типовым. Как правило, сотрудник имеет право:

  • вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию собственной работы и работы организации;
  • запрашивать у других сотрудников предприятия сведения и документы, необходимые для непосредственного выполнения собственных должностных обязанностей;
  • в установленном порядке обжаловать организационно-распорядительные акты учреждения;
  • совершать другие действия, предусмотренные внутренней документацией организации и действующим законодательством РФ.

Отдельный раздел должностной инструкции посвящается зоне ответственности сотрудника и включается в себя, как правило ответственность за:

  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей (в рамках, определенных действующим законодательством о труде);
  • правонарушения, совершенные во время осуществления рабочей деятельности (в рамках, определенных действующим гражданским, административным и уголовным законодательством);
  • причинение материального вреда организации (в рамках, определенных действующим гражданским и трудовым законодательством).

Следует отметить, что работодатель вправе скорректировать текст должностной инструкции в соответствии с собственными представлениями о качественной трудовой деятельности документоведа, однако крайне важно, чтобы законодательству страны данный документ не противоречил.

Образцы должностной инструкции документоведа

Трудовые функции документоведов, работающих в разных организациях, могут несколько различаться, поэтому ниже мы разместили несколько готовых вариантов инструкций, рассчитанных на сотрудников из разных сфер деятельности.

Типовая инструкция (по профстандарту)

С типовой инструкцией документоведа мы предлагаем вам ознакомиться здесь: https://yadi.sk/d/7qkqOxjF3TWpbc

В образовательном учреждении

В учреждениях образовательного учреждения действуют документы следующего типа:

  • в школе: https://yadi.sk/d/JruI8-eK3TWpjs
  • в ДОУ: https://yadi.sk/i/u1BWLcdF3TWpvo

Отдела кадров

Для работников отдела кадров действуют должностные инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriRhttps://yadi.sk/i/tkxIG-9z3TWriR

Ведущего

Полномочия ведущего документоведа несколько шире обязанностей и возможностей обычного сотрудника, поэтому и должностная инструкция оформляется несколько иначе:

  • в общем отделе: https://yadi.sk/i/bK4NZDt73TWqsy
  • в спортивной школе: https://yadi.sk/d/Hm9wGga83TWr7N
  • в ВУЗе: https://yadi.sk/i/bGoUj_r73TWrNp
  • в колледже: https://yadi.sk/i/hJX1w6z93TWrWF

1 категории

Пример инструкции документоведа первой категории вы можете скачать по ссылке: https://yadi.sk/d/iL_trbPd3TWskk

2 категории

Чтобы найти документ, подходящий для специалиста второй категории, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/-6nq5fxI3TWt89

Таким образом, от содержания должностной инструкции зависит объем трудовых обязанностей и прав документоведа, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особой ответственностью.

Источник: http://specworkgid.ru/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/dokumentoveda.html

Должностная инструкция документоведа

Должность документовед, как правило, вводится в крупных компаниях, где работа с документами – отдельный самостоятельный функционал. Для такого сотрудника необходима должностная инструкция. О ее особенностях и пойдет речь.

Требования к квалификации

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37, содержит должность документовед, требования, предъявляемые к сотруднику по данной должности.Должность имеет разновидности:

  • документовед;
  • документовед 1 категории;
  • документовед 2 категории.

Квалификация документовед предполагает, что занимать должность без категории может сотрудник, имеющий высшее профессиональное образование, а требования к стажу не предъявляются. Для получения второй категории необходимо, помимо высшего проф.

образования, иметь стаж работы в должности док-да без категории не менее 3 лет. Документовед 1 категории квалификационные требования: необходимо проработать специалистом второй категории не менее трех лет.

Для всех разновидностей предусматривается наличие профессионального высшего образования.

Что должен знать

Квалификационный справочник дает лишь общее направление и требования к уровню знаний специалиста данного вида. Каждое конкретное учреждение или компания самостоятельно определяет, какой круг нормативных актов надлежит знать их сотруднику. Опираться можно на описания справочника.

Справка

К необходимым компетенциям относится:

  1. знания законодательных и иных нормативных актов, касающихся документационного обеспечения управления;
     
  2. знания технологий работы с организационной и вычислительной техникой;
     
  3. методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем;
     
  4. порядок работы с документами: оформление, хранение, экспертиза, классификация;
     
  5. документообразование;
     
  6. основы трудового права, экономики, программирования, работы с базами данных и т.д.

Оформление инструкции

Как и другие должностные инструкции, должностная документоведа содержит разделы:

  • общие положения (там указываются требования к профессиональной подготовке сотрудника, подчиненность,
  • порядок его назначения на должность,
  • перечень локальных нормативных актов и актов законодательства, которые должен знать сотрудник),
  • служебные обязанности (четкое перечисление по пунктам функционала),
  • права (любой работник помимо обязанностей обладает и правами),
  • ответственность.

Проект инструкции, как правило, согласовывается с юридическим отделом (или юристом), утверждается руководителем и вводится в действие его приказом. С должностной инструкцией сотрудник знакомится под роспись. После выполнения всех этих шагов инструкция приобретает юридическую силу и становится обязательной к исполнению работником.

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/211121-doljnostnaya-instruktsiya-dokumentoveda-17-m10

Должностные инструкции документоведа: положения, виды, образцы и бланки

Документооборот – это основополагающая часть управления в организации, предприятии или компании. Все деловые договора должны быть правильно оформлены и их последующее хранение обязательно быть системным.

С развитием компании увеличивается и количество документов, которые сопровождают все операции и договоры. При этом это происходит независимо от того, к какой сфере деятельности принадлежит предприятие. Такое положение дел обуславливает популярность новому виду профессии – документоведу.<\p>

Что это такое

Должностная инструкция документоведа – это документ, который содержит в себе перечень обязанностей и прав, наложенных на специалиста. В ней также есть положения, касающиеся уровня знаний потенциального соискателя.

Данный документ позволяет ознакомить будущего сотрудника с обязанностями, которые будут наложены на него. Это нужно в первую очередь для установления взаимопонимания между работодателем и его трудящимися. Кроме того, его положения позволяют разрешать споры с начальством иди наоборот аргументировать им наложенные дисциплинарные штрафы.

Суть и цель

Документовед — это работник, в обязанности которого входит регистрация и учет документов. Близкими по роду деятельности к данной профессии являются секретари, референты, архивисты и делопроизводители.

Распорядительные документы начальства обязательно должны быть правильно составлены, чтобы соответствовать нормативам. Кроме того, с ними нужно ознакомить сотрудников, для которых и предназначалось распоряжение.

Информация, отображаемая в документах может устареть и стать неактуальной. В таком случае бумаги нужно разделить в соответствии с законодательными актами для делопроизводства и отправить на хранение в архив.

Читайте также:  Регистры налогового учета

Все эти обязанности наложены на документоведа.

Должностные обязанности этого специалиста могут показаться несколько однообразными и скучными. На практике же дело обстоит несколько иначе. Ведь через данного сотрудника проходят документы, отображающие информацию о деятельности всей компании. Работая с ними должностное лицо может получить представление о механизме развития предприятия.

В крупных организациях обязанности данных специалистов разделяются. Это может быть только оформление, регистрация, контролем за исполнением и т.д.

Какими нормативными актами регулируется

Должностная инструкция документоведа регулируется нормативными актами самой компании и действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

Виды

1 категории

В обязанности документоведа 1 категории входит работа со всем объемом документации на предприятии. В том числе и с приказами руководства компании.

В требования при приеме на работу данного сотрудника входит обязательный стаж работы на данной должности 2 категории не менее двух лет. По своим обязанностям в организации он является руководителем.

2 категории

Ко второй категории можно отнести менее опытных специалистов. В их обязанности также входит работа с документацией компании, однако полномочий при этой меньше.

В требованиях при принятии на данную должность зачастую указан стаж работы не менее двух лет.

В школе

Данный специалист, трудящийся в образовательном учреждении обязан кроме основных законов, знать также и законодательный акт «Об образовании».

Как правило, школа имеет ограниченный штат работников, поэтому документоведу придется совмещать свои обязанности с деятельностью секретаря и кадрового специалиста.

Ему необходимо во время труда придерживаться методических указаний, касающихся труда в общеобразовательном учреждении (письмо Министерства образования №03-51/64).

Специалисту в школе также придется дополнительно подготавливать проекты распорядительной документации по оформлению личных дел, вести книгу учета учащихся и учитывать количество часов, отработанных сотрудниками.

Стоит отдельно отметить высшие учебные учреждения. Ведь в них ведется научная деятельность. Поэтому в должностные обязанности документоведа будет входить подготовка документации для проведения заседаний и составление протоколов. По поручению руководства он также может проводить телефонные переговоры.

ДОУ

В дошкольном учреждении, также, как правило, штат сотрудников небольшой. Поэтому специалисту зачастую придется совмещать свои обязанности с другими родственными профессиями.

Кроме этого, документоведу придется составлять трудовые договора с сотрудниками, оформлять личные дела и вести всю сопроводительную документацию.

Ведущий документовед

Данный специалист является непосредственным руководителем в отделе. Как правило, этот сотрудник должен иметь стаж работы документоведа 1 категории не менее чем два года. В его обязанности кроме составления документов и направления их в архив входит руководство подчиненными.

Кто составляет и где используется

Должностная инструкция документоведа разрабатывается в отделе кадров организации, трудом начальника и по персоналу, эйчаров. Могут также ривлекаться юрист и юрисконсульт к разработке документа.Она необходима на этапе приема на работу соискателя, так как с ее положениями он должен ознакомиться в письменном виде до подписания трудового договора.

В инструкции содержатся положения, касающиеся требований к специалисту, обязанностей, которые он должен выполнять и его прав. Это позволяет четко разграничить сферу деятельности работника. Вследствие чего он будет иметь представление о задачах, которые он будет решать во время работы.

Для работника должностная инструкция поможет отказывать руководству в случае если оно дает ему поручения, не входящие в прямые обязанности. Положения также могут быть использованы в суде в качестве доказательств.

Положения должностной инструкции документоведа

Должностная инструкция состоит из четырех частей.

Общие

  • Документовед должен иметь высшее образование соответствующей специальности;
  • Специалист обязан быть ознакомленным с распоряжениями и нормативными актами компании;
  • Работник должен уметь работать с компьютерной техникой, а также умело организовывать архивные дела. Кроме того, он должен знать, как составляются документы;
  • Специалист назначается на свою должность и увольняется с нее приказом руководства компании;
  • Во время отсутствия данного сотрудника, указывается лицо, которое будет временно исполнять его функции.

Обязанности

В обязанности данного сотрудника входит:

  • Разработка и последующее внедрение новых технологичных процессов для работы с документацией и информацией, содержащейся в ней при использовании современной вычислительной техники (это может быть усовершенствование учета, контроля исполнения, справочной и т.д.);
  • Принимать участие в действиях, направленных на совершенствование документооборота и его управления;
  • Проводить контроль существующего делопроизводства в конкретных отделах и подразделениях;
  • Вносить предложения по оптимизации труда в отделе документационного обеспечения;
  • Принимать участие в разработке унифицированных систем документации, а также табелей (имеющих различное назначение);
  • Организовывать, развивать и внедрять систему документации (автоматизированную);
  • Оптимизировать и упорядочивать документопоток;
  • Отбирать документацию для последующего ее хранения в государственных архивах. Проведение экспертиз, на предмет ценности документов;
  • Внедрять новое программное обеспечение, а также проводить инструктаж сотрудникам отделов по его использованию;
  • Изучать мировой и отечественный опыт в данной сфере, после чего принимать участие в разработке более актуальных нормативных документов в организации;
  • Изучает документы (в том числе нормативные и приказы), которые непосредственно касаются его деятельности;
  • Изучает нормативные акты по охране труда, окружающей среды, и безопасного выполнения работ.

О роли документовода расскажет это видео:

Права

Специалист имеет право на:

  • Действия, которые направлены на устранение или предотвращение выявленных им нарушений;
  • Получение все регламентируемые законодательством государства социальные гарантии;
  • Требование оказывать содействие от других сотрудников и руководства для исполнения своих должностных обязанностей;
  • Требовать на предоставления ему всего необходимого оборудования, а также организацию условий для качественного исполнения обязанностей;
  • Ознакомиться с приказами и нормативными документами, которые касаются его деятельности;
  • Требовать от руководства информацию, документы или данные необходимые для исполнения обязанностей;
  • Повышать свою квалификацию;
  • Сообщать о выявленных нарушениях в результате своей деятельности и предлагать способы их устранения.

Ответственность

На документоведа налагается ответственность за:

  • Несвоевременное выполнение должностных обязанностей или же за некачественный труд;
  • Игнорирование правил внутреннего распорядка компании, охраны труда или же техники безопасности;
  • Разглашение информации, которая относится к коммерческой тайне;
  • Правонарушения, которые были совершены во время исполнения должностных обязанностей;
  • Нанесения вследствие своих действий материального ущерба организации.

ДИ документоведа можно скачать здесь.

ДИ документоведа (образец)

В целом профессия документоведа является довольно интересной. Работая на этой должности можно понять, как устроена компания, а также механизм ее функционирования. Полноценный карьерный рост может быть только в больших организациях.

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/dokumentoveda.html

Профессия документовед

Документовед — это специалист, работающий с документацией. Специалист занимается ведением базы данных документов, управляет электронным документооборотом, контролирует ведение документации на соответствие стандартам, установленных в компании, работает с корреспонденцией, а также занимается многими другими задачами.

В нынешнее время должность документоведа очень актуальна, и пользуется большим спросом на крупных предприятиях.

Места работы

Документовед может быть востребован везде, где требуется работа с документацией:

  • в министерствах и ведомствах;
  • в крупных и средних компаниях;
  • в ведомственных архивах;
  • и во многих других организациях.

История профессии

История профессии насчитывает столетия. Первыми документоведами можно назвать писцов. В Древнем Египте писцы переписывали свитки. Писцами были специально наученные письму люди, которые разбирались не только в правописании, но еще знали точные науки.

Сейчас профессия документоведа преимущественно женская и достаточно востребованная по причине бурного развития электронного документооборота и экономики.

Обязанности документоведа

В должностные обязанности документоведа входит:

  • ведение документации;
  • проверка документов;
  • сбор первичной документации;
  • формирование и отправка документов.

Также могут выдвигаться дополнительные обязанности, такие как:

  • контроль за состоянием делопроизводства;
  • ведение реестра;
  • подготовка и представление материалов к совещаниям‚ встречам;
  • подготовка и передача документов в архив;
  • выполнение копировальных‚ редакционных и машинописных работ‚ сканирование документов.

Требования к документоведу

В список основных требований к соискателям данной профессии входит:

  • знание ПК: 1С, Word, Excel, PowerPoint, Outlook;
  • опыт работы с документами;
  • высшее образование.

Образец резюме документоведа

Образец резюме.

Как стать документоведом

Профессия документоведа требует получение высшего образования желательно в области экономики или юриспруденции. Чтобы стать документоведом требуется получить опыт, который можно получить работая помощником юриста, секретарем, бухгалтером или иным специалистом любой смежной профессии.

Зарплата документоведа

Зарплата документоведа в зависимости от региона колеблется от 8 до 50 тысяч рублей в месяц, при этом средняя заработная плата составляет 25 тысяч рублей в месяц.

Помимо высшего образования на рынке есть ряд краткосрочного обучения длительностью, как правило, от недели до года.

Межрегиональная Академия строительного и промышленного комплекса и ее курсы направления «Документовед».

Современная научно-техническая академия и ряд её курсов по направлению «Кадровое делопроизводство».

Источник: https://enjoy-job.ru/professions/dokumentoved/

Профессия документовед: должностные обязанности

Карьера 6 декабря 2015

Документооборот – важная составляющая деятельности и обязательный элемент управления любого учреждения, организации, предприятия.

Деловые бумаги должны быть правильно составлены, системно храниться и оптимально перемещаться. С развитием экономики увеличиваются информационные потоки и количество документов во всех сферах деятельности человека.

Поэтому в наши дни растет спрос на достаточно новую профессию – документовед.

Читайте также:  Отменят ли онлайн кассы для села?

Кто такой документовед

Документовед – это специалист, который занимается регистрацией и учетом документации. Близкими профессиями являются секретарь, архивист, делопроизводитель.

Распорядительные документы руководства должны быть правильно оформлены в соответствии с нормативами и доведены до сведения работников, причем именно тех, для кого распоряжения предназначались.

Документы имеют свойство устаревать, выходить из оборота. В этом случае их необходимо рассортировать в соответствии с законодательными актами по делопроизводству и поместить в архив.

Все это делает документовед.

Должностные обязанности специалиста по работе с документами могут показаться скучными. Но это только на первый взгляд. Через руки документоведа, особенно, если он на предприятии один отвечает за документооборот, проходят все информационные потоки, он по документам может отслеживать работу всех подразделений и понимать механизмы деятельности и развития фирмы.

В крупных же организациях обязанности специалистов по работе с документами, как правило, разделены: оформлением, регистрацией, вводом в электронную базу данных, контролем исполнения, хранением занимаются разные люди и даже целые подразделения.

Что должен знать документовед

Чтобы грамотно составлять документы, в которых информация изложена лаконично, четко и понятно, специалист должен знать назначение и формы составления всех видов документов. Чтобы знать, как выглядит имеющий юридическую силу документ, он должен владеть основами права.

Поскольку сегодня большая часть документов хранится на электронных носителях, и нужен компьютерный обмен информацией, специалист по документообороту должен разбираться в программной обеспечении. Он должен формировать электронные базы данных и уметь объясняться с персоналом, обслуживающим автоматизированные системы создания, хранения и передачи документов.

Для хранения документов в архиве специалист должен знать определенные правила и технические условия. Назначение документов и их конфиденциальность, сроки, условия хранения – по этим признакам нужно рассортировать документы в архиве, а затем еще создать эффективную систему поиска.

Видео по теме

Обязанности документоведа

Должностные обязанности документоведа в учреждении включают в себя

– составление, учет, хранение и контроль документов;

– систематизацию документооборота и обеспечение перемещения документов;

– организацию оптимального документопотока внутри организации;

– организацию хранения и разработку классификаторов документации;

– сортировку, экспертизу ценности и передачу в архив документов с истекшим сроком действия;

– упорядочивание входящей документации;

– разработку стандартных форм и табелей документов;

– создание баз документов с созданием регистрационных номеров и индексов и электронных адресов хранения;

– подготовку необходимых материалов к совещаниям, переговорам и встречам.

Ведущий документовед должностные обязанности выполняет, собственно говоря, те же, но с большей долей ответственности, плюс дает задания нижестоящим сотрудникам.

Должностные обязанности документоведа в образовательном учреждении

Документовед в образовательном учреждении должен знать кроме прочих законодательных актов Закон РФ «Об образовании».

Поскольку детские сады и школы имеют ограниченный штат, то документовед совмещает обязанности и секретаря, и делопроизводителя, и кадрового работника, руководствуется в работе методическими рекомендациями по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (письмо Министерства образования РФ от 2.12.2000 г. №03-51/64).

Должностные обязанности документоведа в детском саду, кроме всего, включают составление трудовых договоров с сотрудниками и оформление личных дел, ведение книги учета детей. Он также работает с воинским учетным столом и ведет соответствующую документацию, если в учреждении есть военнообязанные сотрудники.

Документовед должностные обязанности в школе дополняет подготовкой проектов распорядительных документов по движению контингента и оформлению личных дел, ведением алфавитной книги учеников и учетом часов учебной работы работников школы, обработкой и оформлением сдачи личных дел учеников в архив.

Высшие учебные заведения ведут не только образовательную деятельность, но и научную.

Должностные обязанности документоведа в вузе заставляют специалиста хотя бы в общих чертах понимать профиль деятельности конкретного факультета, ведь ему приходится готовить документы для заседаний и совещаний и вести их протоколы и телефонные переговоры по поручению декана.

Личные качества специалиста по документообороту

Внимательность – это самое главное качество специалиста по работе с документами. Аккуратность, скрупулезность и ответственность дополняют список личных качеств, необходимых для работы с деловыми бумагами. Ошибки в данных, нарушение норм законодательства, потеря документов могут дорого обойтись предприятию при заключении договора или кадровом аудите.

Объемы информации, с которыми работает документовед, требуют хорошей памяти.

Для работы в любой сфере ему нужны усидчивость и грамотность при работе с бумагами, а в сфере управления персоналом – и организаторские способности, и креативность, и коммуникационные навыки.

Постановка правильных целей и работа со структурой компании, так называемые предпринимательские качества, необходимы документоведу для организации оптимального документооборота и классификатора.

Часто на небольших фирмах документовед работает один. Самоорганизованность, дисциплинированность и самоконтроль помогают организовать эффективную работу.

Требования к документоведу

Солидная нормативно-правовая база по документообороту требует профессиональной подготовки.

Поэтому при приеме на работу требуется диплом высшего учебного заведения или среднего специального учебного заведения по специальностям «Документоведение», «Документационное обеспечение предприятия».

Существуют также смежные специальности «Документационное обеспечение в юриспруденции» или «Информационное обеспечение предприятия».

Законодательные и подзаконные акты, распорядительные, нормативные и руководящие документы вышестоящих органов, касающиеся документооборота, – это общие требования к документам, которые должен знать документовед.

Должностные обязанности требуют знаний или хотя бы их основ по методам анализа, исследования, проектирования, реализации и развития документационных систем, по проектированию и эксплуатации автоматизированных систем управления; организации архивного дела и осно программирования.

Преимущества и недостатки профессии документоведа

Профессия документоведа универсальна. Диплом и знания по специальности позволяют выпускнику работать в любой организации, ведь документооборот есть везде. Это главное достоинство профессии.

Вторым преимуществом можно считать возможность работать администратором, архивистом, делопроизводителем, секретарем-референтом, офис-менеджером, помощником руководителя, а не только документоведом.

Третий плюс состоит в том, что, несмотря на кажущуюся рутинность работы, документовед находится в центре информационных потоков в организации и владеет практически всеми ее секретами. Иногда он, кроме высшего руководства, единственный обладатель этих секретов.

Опыт работы и предпринимательская жилка позволяют документоведу при желании организовать собственное дело по предоставлению информационных услуг.

К плюсам профессии можно отнести также работу в офисе в хороших условиях вне зависимости от профиля деятельности предприятия и строгий график работы.

Недостатки профессии документоведа – это однотипность и, самое главное, большая ответственность.

Где может работать документовед

Поскольку документоведы, получившие образование по профилю, умеют работать со всеми видами документов (бухгалтерскими, кадровыми, научно-техническими), они могут быть востребованы в самых разных организациях:

– в органах власти, как местных, так и государственных; – в органах ведомственного управления; – в архивно-документационных службах инженерно-технических и проектных, научно-исследовательские учреждений, в здравоохранении, архивных, библиотечных и музейных, правоохранительных структурах; – в административных службах и отделах коммерческих структур: делопроизводство, офис-менеджмент, управление персоналом;

– в бизнесе по разработке информационных систем, документационному консалтингу, аудиту информационной безопасности.

Карьерный рост документоведа зависит от места работы. В больших структурах он может подняться до управляющего делами, в маленьких – до помощника руководителя. Вершиной карьеры документоведа можно считать подготовку документов для Правительства и Президента Российской Федерации.

Источник: fb.ruКарьера
Профессия звукорежиссер – это… Преимущества профессии и должностные обязанности

Звукорежиссер – это достаточно распространенная профессия, которая обрела востребованность в связи с развитием новых технологий. В данной статье пойдет речь о сути профессии и требованиях к человеку данной специализац…

Карьера
Профессия пекарь: должностные обязанности, инструкции, требования при приеме на работу

Люди уже давно знают о технологии изготовления теста и выпекании хлебобулочных изделий. Учеными было высказано предположение о том, что появление дрожжевого теста уходит на 4 тысячелетия в прошлое. Однако пекари, кото…

Бизнес
Логист – что это за профессия, и какие у него должностные обязанности?

Логист, что это за профессия? Если говорить о том, что такое логистика, то это определение означает управление потоками материальных ценностей и информацией в процессе товародвижения. Есть несколько направлений логист…

Карьера
Профессия “инженер связи”: обязанности, должностная инструкция и особенности

В век современных технологий, когда радио и стационарный телефон используются все меньше, им на смену пришли сотовая связь, интернет и цифровое телевидение. В этих условиях на рынок труда выходит новая и очень востреб…

Карьера
Работа экскаваторщиком: особенности профессии, должностные обязанности, заработная плата

Экскаватор – это многофункциональная землеройная машина, предназначенная для разработки грунтов. В современном строительстве применяется она повсеместно, но не стоит забывать о том, что любой техникой должен кто…

Карьера
Рекламный менеджер: должностные обязанности, особенности профессии, карьерный рост

Читайте также:  Почетный донор россии: льготы и выплаты-2018

Любая компания, развиваясь в условиях современного конкурентного рынка, понимает, что для хорошей реализации выпускаемой продукции ей необходимо проводить качественные рекламные акции и грамотно презентовать свои това…

Карьера
Профессия начальник поезда: описание, должностные обязанности и функции

Профессия начальника поезда очень интересна и ответственна, конечно. Есть в ней один существенный плюс – она стабильна как никогда. Даже в самые переломные периоды жизни государства, тяжелые экономические или по…

Карьера
Самая хорошая работа в мире: топ-10 лучших профессий, должностные обязанности, условия работы, материальное и моральное удовольствие от работы

Где-то между работой вашей мечты и вашей реальной деятельностью существуют лучшие рабочие места в мире. Какие должности занимают счастливые люди? В то время как некоторые из самых крутых карьер также входят в число са…

Карьера
Профессия диетолог: понятие, определение, необходимое образование, условия приема, должностные обязанности и особенности выполняемой работы

Слово «диета» с греческого переводится как «здоровый образ жизни». Основоположником здорового питания и диетологом считают римского медика Асклепиада. Он есть родоначальник понятия правильного …

Бизнес
Должностные обязанности руководителя отдела продаж. Должностная инструкция типовая

Должность «руководитель отдела продаж» сегодня привлекает многих. Но перед тем как решиться подавать свое резюме на подобную вакансию, необходимо удостовериться, что вы сможете возложить на себя подобную н…

Источник: http://monateka.com/article/135117/

Документовед

Должностные обязанности

Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).

Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления.

Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.

Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров службы документационного обеспечения управления.

Должен знать

Документовед должен знать:

  • законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления
  • порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления
  • методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем
  • порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов
  • организацию архивного дела
  • нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления
  • основы программирования
  • методы проектирования и актуализации баз и банков данных
  • основы эргономики, социальной психологии, социологии
  • документообразование
  • отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления
  • основы экономики, организации труда и управления
  • законодательство о труде
  • правила внутреннего трудового распорядка
  • правила и нормы охраны труда

Требования к квалификации

Документовед I категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.

Документовед II категории: высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет.

Документовед: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

Источник: http://classdoc.ru/eksd/01_all/02_specialisty/107/

Работа в Украине. Поиск Вакансий и Резюме в Украине на Jobs.ua!

(название учреждения, организации)
УТВЕРЖДАЮ
(уполномоченное лицо)

“___” ______________ 200_ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДОКУМЕНТОВЕДА

I. Общие положения

  1. Документовед относится к категории специалистов.
  2. На должность: – документоведа назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы; – документоведа II категории – назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа не менее 3 лет; – документоведа I категории – лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы в должности документоведа II категории не менее 3 лет.
  3. Назначение на должность документоведа и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ____________ (начальника отдела документационного обеспечения; заведующего канцелярией; иного должностного лица).
  4. Документовед должен знать: – Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих, касающиеся документационного обеспечения управления. – Порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления. – Методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем. – Порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов. – Организацию архивного дела. – Нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления. – Методы проектирования и актуализации баз и банков данных. – Основы управления, эргономики, социальной психологии, социологии. – Документообразование. – Отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления. – Основы экономики, организации труда и управления. – Законодательство о труде. – Правила внутреннего трудового распорядка.

    – Правила и нормы охраны труда.

  5. Документовед подчиняется непосредственно ___________ (начальнику отдела документационного обеспечения; заведующему канцелярией; иному должностному лицу).
  6. На время отсутствия документоведа (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
  7. _________________________________________________________________.
  8. _________________________________________________________________.

II. Должностные обязанности

Документовед:

  1. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
  2. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности отдела документационного обеспечения управления.
  3. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства.
  4. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников отдела документационного обеспечения.
  5. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации.
  6. Организует внедрение систем ведения документации.
  7. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков.
  8. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.
  9. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных).
  10. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения.
  11. Принимает участие в работе по подбору, расстановке и повышению квалификации кадров отдела документационного обеспечения.
  12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.
  13. _________________________________________________________________.
  14. _________________________________________________________________.

III. Права

Документовед имеет право:

  1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
  2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
  3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.
  4. Запрашивать лично или по поручению непосредственного руководителя от руководителей подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
  5. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то с разрешения руководителя организации).
  6. Требовать от руководства предприятия, своего непосредственного руководителя оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
  7. _________________________________________________________________.
  8. _________________________________________________________________.

IV. Ответственность

Документовед несет ответственность за:

  1. ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
  2. правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
  3. причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.
  4. _________________________________________________________________.
  5. _________________________________________________________________.

СОГЛАСОВАНО:

Руководитель
структурного подразделения:
________
(подпись)
______________________
(ФИО)
“____” ____________ ____г.
Начальник
юридического отдела:
________
(подпись)
______________________
(ФИО)
“____” ____________ ____г.
С инструкцией ознакомлен: ________
(подпись)
______________________
(ФИО)
“____” ____________ ____г.

Источник: https://jobs.ua/job_description/view/521

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector